工程资料归档规定初稿.docx

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工程资料归档规定初稿

淮安新港建设工程部

档

案

管

理

规

定

（审批稿）

淮安新港建设工程部

2011年9月

第一章、资料内容

一、招投标资料

第一条归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。

第二条招标投标档案应当专人管理。

档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。

档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。

第三条招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：

（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；

附件包括：

1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；

2、邀请招标或直接发包的证明材料；

3、满足招标条件的其他材料的复印件。

（二）招标事宜备案表及附件资料；

（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；

（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；

（五）招标公告或者投标邀请书；

（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；

（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；

（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；

（九）清标情况报告;

（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；

（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；

（十二）评标报告；

（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。

）；

（十四）中标结果公示表；

（十五）中标通知书；

（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；

（十七）合同副本；

（十八）工程招标代理评价意见表；

（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；

（二十）工程建设项目招标投标合同备案表；

（二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表；

（二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；

（二十三）投标文件的电子光盘；

（二十四）需要存档的其他材料。

第四条归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。

所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。

第五条招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。

同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。

第六条归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。

第七条保证档案的保管、保密。

第八条对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。

第九条不得擅自处理或带走招投标档案资料，禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。

第十条档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。

对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第十一条招投标档案只能当场查阅，不能借阅。

查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。

查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。

二、工程资料

第一条工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。

第二条建设单位应当从工程立项起，向勘察、设计、施工和监理单位提出编制报送工程档案的要求，做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，保证工程档案材料的完整。

第三条工程移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位收集保管。

第四条施工单位应当按照有关规定和合同的约定，及时真实准确编制施工技术文件材料，包括竣工图。

由专兼职档案员（或资料员），负责收集、整理、归档和报送档案资料。

监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案，并在竣工验收前移交建设单位。

第五条应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；有足够的库房，配置必要的设施，确保城建档案的安全；采用先进技术，实现城建档案管理的现代化。

第六条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第七条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按国家有关规定执行。

禁止擅自销毁工程档案。

第八条　禁止出卖属于国家所有的档案。

档案复制件的交换、转让和出卖，须按国家有关规定办理。

第九条档案管理人员，应当遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，不得泄漏建设档案中涉及的国家秘密。

第十条一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。

第十一条排列

1、文字材料在前，图纸在后。

2、文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。

即：

以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。

4、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。

竣工图必须应有图纸目录。

第十二条工程文件的排列顺序为：

1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工验收文件5、竣工图；6、声像、电子文件材料。

第十三条一个建设工程项目由多个单项工程组成时，以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类，应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。

1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。

文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。

同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。

2、竣工图原则上按专业组卷。

当工程图纸较少时，也可合并立卷。

三、审计资料

第一条审计资料有送审资料及审计结束后审计局返还资料（审计报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算）等。

送审资料目录见“附件二”。

第二条需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序，与之相对应的意见、说明等附后。

第二章、归档要求

一、整理

第一条去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

第二条文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。

如一卷中A4规格的文件材料占多数，就以A4规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。

第三条对于文件材料原件规格不足A4（或16K）时，常用裱贴方法有两种：

一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4（或16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法。

裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。

第四条图纸一律按手风琴折叠法，图签外露于右下角，图纸不应露白。

二、编目

第一条编目是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。

第二条卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从1号开始。

第三条页号编写位置：

单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。

第四条案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

第五条卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。

第六条序号，用以固定卷内文件次序。

卷内文件依其排列先后填写序号。

序号用阿拉伯数字从1起依次标注。

第七条文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。

第八条责任者，填写文件材料的主要形成单位（竣工图的责任者为施工单位）。

第九条文件题名：

填写文件标题的全称。

无标题的文件应根据内容拟写题名。

卷内原有完整、准确的图纸目录，题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图1－10”。

第十条日期，填写编制文件的形成日期或起止日期。

质保资料的编制日期可以省略。

第十一条页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。

第十二条备注，对卷内文件变化作必要说明。

第十三条卷内目录放置于本卷首页之前。

第十四条案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。

第十五条案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。

第十六条案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，字数控制在50个汉字内。

第十七条同一项目的案卷题名时，建设单位、项目（工程）名称一般应保持前后一致。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，案卷题名应写明项目名称和工程名称（或编号）。

如：

“清华苑二期（项目名称）22－23号住宅（工程名称）工程准备阶段文件”。

第十八条建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。

如：

“淮安新港建设有限公司”，简称“淮安新港建设”，不得简称“新港公司”或“新港建设”。

第十九条市政基础设施工程，或者建设单位与建设项目名称相同，或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑，案卷题名的构成应略去建设单位名称。

如：

“人民商场（既是建设单位，又是建设项目名称）扩建工程建筑竣工图”。

第二十条建设项目名称应按立项文件内容准确填写；建设项目只有1个工程，工程名称省略。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，工程名称应按工程实际内容填写。

第二十一条卷内文件材料内容，应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容，按《文件材料组合表》（附件一）准确填写。

同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。

同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二……”表示，但文字材料一般不超过3卷，图纸卷不能超过5卷。

第二十二条编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

竣工图编制单位为施工单位。

第二十三条编制日期，即卷内文件的形成起止日期，与卷内目录中日期相一致。

第二十四条密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期和短期三种。

三、装订

案卷采用装订和不装订两种形式。

即文字材料装订，图纸不装订。

四、照片材料的整理

第一条照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。

第二条将排列整理好的照片，依次粘在芯页上。

2张照片粘一张芯页。

第三条每张照片应编写页码，有简洁扼要的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容（含人物）。

第四条照片材料原则上应单独立卷。

当照片较少时（几张），可不单独立卷，将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后，与竣工验收文件一并立卷。

第三章、建筑工程资料（文件）归档组卷目录及保管期限

分类名称

案卷名称

分类

代码

资料（文件）名称

保存单位和保管期限

专业名称

案卷题名

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案

A类

建设单位文件或

资料

工程准备阶段文件

A1

立项文件

A1-1

立项申请报告及批复

永久

√

A1-2