进出口报验报关操作手册.docx
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进出口报验报关操作手册.docx
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进出口报验报关操作手册
1说明
1.1通过制定进出口报验、报关控制管理办法,进一步提高海都集团进出口报验、报关质量,保证货物及时报验、通关,降低报关差错率,避免滞报。
1.2本程序适用于海都集团进出口货物的报验、报关工作。
2职责
2.1业务部负责海都集图进出口货物的报验、报关、委外报验、委外报关业务;负责本公司异地口岸海关的注册和年审。
3工作程序
3.1区内企业境外原辅材料进口操作程序
3.1.1总经理与供应商签定合同后,对于信用证付款的情况,由财务部在合同签订当日提供一份给业务部;对于T/T付款情况,由总经理在合同签订当日提供一份给业务部。
3.1.2合同备案:
3.1.2.1业务部在准备申请前1个工作日准备好《关于进口料件的申请》、《加工贸易进口料件申请备案清单》到出口加工区管委会审批,领取《威海出口加工区加工贸易业务批准证》、《加工贸易进口料件清单》。
3.1.2.2业务部在准备申请前1个工作日准备好《电子帐册变更作业呈批表》、《进口料件报备申请表》到海关备案。
3.1.3单据索取:
业务部负责向供应商索取《商业发票》、《装箱单》、《提货单》、《原产地证书》、《健康证书》,并要求其在货物到港前3个工作日内邮寄到业务部,业务部在收到客户单据正本时,收取人员须在工作台帐上登记。
3.1.4货物投保:
业务部收到客户单据后,投保业务员负责在收到单据当日将相关单据传递给保险公司进行投保。
3.1.5进口报验
3.1.5.1业务部报验专员需在货物到港前3个工作日内准备好副本提单、发票、装箱单、品质证书、合同等相关单证,单证齐全后到商检部门报验,缴纳相关手续费,领取《入境货物通关单》。
3.1.5.2业务部需在货物到达前1个工作日内填写完《卫生除害处理工作联系单》,在货物到达时立即联系商检消毒。
3.1.5.3业务部需在货物到达前1个工作日内将相关信息(数量、预计到达时间)传递给仓储科,提前做好接货准备;消毒后,仓储科根据有关入库流程安排入库,入库完毕后,仓储科需立即通知业务部。
3.1.5.4业务部在收到仓储科入库完毕通知后,立即开具《检测业务联系单》、《委托检验检疫申请单》,于1个工作日内联系商检部门采样化验。
3.1.5.5业务部报验员负责跟踪商检部门采样化验进展,在商检部门出具《检验报告》后立即取回。
3.1.6进口报关
3.1.6.1报验通过后,业务部报关员在1个工作日内准备好报关所需单据,并填写《代理报关委托书》。
3.1.6.2单据齐全后,于
(1)个工作日内到海关报关,通关后在海关领取《出口加工区进境货物备案清单》,并在工作台帐上登记。
3.1.6.3通关后,若是T/T付款,业务部负责在1个工作日内将报关单原件和其他单据移交财务部,并在交接单上签收;若不是T/T付款,业务部自留原件备案。
3.1.6.4对于报关时需要抽检的情况,业务部根据海关对进口货物的抽查要求,组织相关业务员现场查验。
3.2区内企业境内原辅材料进口操作程序
3.2.1区外到区内货物现暂时实行月底集中报关制。
即本公司本月26号之日至次月25日这一时间段从国内购买的原料需报关的,商检允许进口的种类和海关已备案种类。
由海都关卡专员填写《威海出口加工区集中报关备案清单》记录每天进口的货物名称、数量和金额。
每月26日,海都关卡专员与区内公司的记账保管员核对进口数量无误后,再与出口公司报关员进行核对,核对无误后在《备案清单》上填入累计数后交业务部。
3.2.2业务部在每月25日后2个工作日内向各下属公司索要出口合同、发票、箱单、出口厂检单,根据出口合同再次核对海都关卡专员填写的单据,数量准确无误后由业务制作进口报检单,取商检进口通关单。
3.2.3出口的下属公司准备出口报关单据,包括出口发票、箱单、报关委托、出口报关单、商检出口通关单、出口核销单;业务部准备进口报关单据,包括复印出口方的发票、箱单,制作进口报关单、报关委托、商检进口通关单报海关。
3.2.4必须在本月底双方公司同时报关。
3.2.5海关新规定从2007年取消累计报关,实施一批一报制。
即每批货物到海关门口后报关,报完关后方可进公司卸货。
3.2.6业务部需要在货到前1个工作日由采购部通知业务部货物名称、数量、金额,出口公司及时提供出口合同、发票、箱单、厂检单,本部门报检员准备进口报检单。
3.2.7出口公司准备好出口报关单据(同上),本部门准备好进口报关单据(同上),双方同时到海关报关,海关放行后货物方可入厂。
3.2.8如果有新产品需由采购部提前3个工作日通知本部门,通知品管部准备好在商检备案时所需的资料,在商检备案。
3.2.9业务部准备好备案清单在管委会审批,在海关备案。
3.3区内企业出口操作程序
3.3.1订舱
3.3.1.1业务部根据订单需求在发货前14个工作日内制作《订舱单》,与船务公司联系安排发货时间和分配舱位。
3.3.1.2发货时间和舱位确定后,业务部在工作台帐上登记出港时间和舱位号,与生产该单的下属公司经理确认好完货具体时间,在发货通知单上登记并下发发货通知单给仓储科、品管部、下属公司生产助理、新产品开发室。
3.3.2单据准备
3.3.2.1出口负责人根据核销手册、库存、生产情况安排需准备报验报关的种类与单据;与下属公司经理确定具体装货日,提前安排拖车。
3.3.2.2订单评审时,客户服务室应根据付款方式是信用证付款协助业务部向日方索要信用证初稿交业务部核对,需要时客户服务室为业务部提供翻译服务,业务部在1个工作日内完成核对并回复。
3.3.2.3订单评审通过后客户服务室需立即将订单评审的复印件递交业务部,业务部根据此单立即制《货品报验清单》和向化验室和生产该单的下属公司下达检验和取样通知(通知上需注明建议完成时间);集团化验室检验后,化验室需在化验完成当日向业务部提供《出口食品原始检验记录》和《细菌检验报告》。
3.3.2.4业务部需在订单评审通过后的
(2)个工作日内到加工区管委会索取《威海出口加工区加工贸易业务批准证》、《加工贸易进口料件清单》、《加工贸易出口制成品清单》;在订单评审通过后的
(1)个工作日内向纸箱厂联系索取《出境货物运输包装性能检验结果单》;在订单评审通过后的
(1)个工作日内向船务公司索取《集装箱检验检疫凭条》;在订单评审通过后的(3)个工作日内准备好《装箱单》、《销售合同》、《报件检批组批次情况清单》《出境动物产品检验检疫原始记录》。
3.3.2.5出口报验所需单据业务部需在(3)个工作日内全部准备齐全。
3.3.3出口报验
3.3.3.1出口报验所需单据准备齐全后,业务部报验员负责在
(1)个工作日内在商检部门报验。
3.3.3.2商检开具《检验任务联系单》后,业务部于1个工作日内向品管部开具《采样通知单》,在当日联系取样送检。
3.3.3.3业务部报验员负责跟踪商检部门采样化验进展,在商检部门出具《检验报告》后立即联系商检开具《出境货物通关单》以及客户所需的其它单据。
3.3.4出口报关
3.3.4.1业务部报关员根据出口负责人提供的装箱日期和报验通过时间安排报关时间。
3.3.4.2确定报关时间后,报关员需在1个工作日内准备好报关所需的《出口货物报关单》、《商业发票》、《装箱单》、《代理报关委托书》、《集装箱装货清单》、《装货单》、《出境货物通关单》等单据。
3.3.4.3有效单据汇总齐全后报关员在1个工作日内到报关行联系报关信息预录入,索取《出境货物报关单》。
3.3.4.4领取《出境货物报关单》核对无误后,立即到海关办理报关,领取《出境货物报关单》,并在工作台帐上登记。
3.3.4.5如需转关,报关员需在1个工作日内准备好转关材料交代理公司办理,并要求其在签收单上签收,同时跟踪转关进程。
3.4区外企业境外原辅材料进口操作程序
3.4.1总经理与供应商签定合同后,对于信用证付款的情况,由财务部在合同签订当日提供一份给业务部;对于T/T付款情况,由总经理在合同签订当日提供一份给业务部。
3.4.2合同备案
3.4.2.1新产品开发室和生产部门需在准备申请前2个工作日提供《单耗情况报备表》,新产品开发室需在准备申请前2个工作日提供《加工工艺》。
3.4.2.2业务部在准备申请前7个工作日准备好《介绍信》、《合同备案清单》、《加工贸易单耗情况报备表》、《进口合同》、《出口合同》、《加工贸易企业经营状况及生产能力证明》并填写《合同备案审批表》。
3.4.2.3业务部在准备申请前7个工作日联系外经委出具《加工贸易业务批准证》、《进口料件申请备案清单》、《出口成品申请备案清单》、《出口成品及对应进口料件消耗备案清单》。
3.4.2.4业务部在以上单据准备齐全后到海关申请备案和申领《加工贸易手册》。
在申领过程中,若是非A类企业,业务部还需在海关开具《银行保证金台帐开设联系单》后到银行开具《银行保证金台帐登记通知单》,领取该单后再到海关申领《加工贸易手册》;对于A类企业可直接在海关领取《加工贸易手册》。
3.4.2.5合同备案与《加工贸易手册》申领完成后,业务部于1个工作日内将有关单据移交财务部,并办理交接手续。
3.4.3单据索取:
业务部负责向供应商索取《商业发票》、《装箱单》、《提货单》、《原产地证明》、《卫生证书》、《无木质包装证明》、《进口合同》,并要求其在货物到港前3个工作日内邮寄到业务部,业务部在收到客户单据正本时,收取人员须在工作台帐上登记;业务部负责联系代理报检在货物到港前3个工作日内提供《入境货物调离通知单》。
3.4.4货物投保:
业务部收到客户单据后,投保业务员负责在收到单据当日将相关单据(《发票》、《箱单》《提单》)传递给保险公司进行投保。
3.4.5业务部需在货物到达前1个工作日将相关信息(数量、预计到达时间)传递给仓储科,提前做好接货准备。
3.4.6进口报验
3.4.6.1业务部需在货物到港前3个工作日内准备好进口报验所需单据并在系统中打印《入境货物报检单》。
3.4.6.2货到后,业务部于1个工作日内,联系检验检疫部门,并向品管部开具《采样通知单》,通知采样后联系商检部门开具《出入境检验检疫抽/采样凭证》、《出/入境货物取样记录》、《内部业务委托联系单》,收到上述单据后填写《实验室检验申请单》,连同以上相关单据汇总齐全后于当日一同提交给商检化验室进行化验。
3.4.6.3业务部报验员负责跟踪商检化验室采样化验进展,在其出具《检测报告》后立即将已经准备好的报验单据连同《检测报告》一同送商检部门报验,同时将《检测报告》复印件递交给品管部一份。
3.4.6.4商检部门在自立核查无误后出具《入境货物检验检疫证明》,报验员负责跟踪报验进展,及时领回《入境货物检验检疫证明》。
3.4.7进口报关
3.4.7.1报验通过后,业务部报关员在1个工作日内准备好报关所需单据,并填写《代理报关委托书》连同单据一同递交进口通关代理商办理通关手续。
3.4.7.2业务部报关员需跟踪通关办理进展。
3.6区外企业出口操作程序
3.6.1订舱
3.6.1.1业务部根据订单需求在发货前14个工作日内制作《订舱单》,与船务公司联系安排发货时间和分配舱位。
3.6.1.2发货时间和舱位确定后,业务部在工作台帐上登记出港时间和舱位号,与生产该单的下属公司经理确认好完货具体时间,在发货通知单上登记并下发发货通知单给仓储科、品管部、下属公司生产助理、新产品开发室。
3.6.2单据准备
3.6.2.1出口负责人根据核销手册、库存、生产情况安排需准备报验报关的种类与单据;与下属公司经理确定具体装货日,提前安排拖车。
3.6.2.2订单评审时,客户服务室需同时开始准备签字齐全有效的《销售合同》,并在订单评审通过后
(1)个工作日内移交业务部。
3.6.2.3订单评审通过后客户服务室需立即将订单评审的复印件递交业务部,业务部根据订单要求安排报验时间和前期单据准备工作。
3.6.2.4业务部在报验前联系品管部在报验(3)个工作日前出具《出口水产品出厂检验结果单》、《出口产品备货单》;联系化验室在报验(3)个工作日前出具《细菌检验报告》(如果是蔬菜类则还需出具《食品理化检验报告》);联系纸箱厂在报验(3)个工作日前出具《出境货物运输包装性能检验结果单》;联系船务公司在报验3个工作日前提供集装箱号,收到集装箱号后立即制《集装箱检验检疫凭条》。
3.6.2.5特殊情况:
报检前牡蛎产品需采购部提供《出境加工用养殖双壳贝类供货证明》,海带产品需提供《备案厂厂检单》,菜类产品提供蔬菜基地情况说明,虾类产品海捕情况说明。
3.6.3出口报验
3.6.3.1对于需要批批化验的情况,业务部于1个工作日内向品管部开具《采样通知单》,通知品管部采样,入库验货;常规化验的每隔十批货通知一次品管部,每次需化验时业务部于1个工作日内向品管部开具《采样通知单》,业务部报验员需跟踪化验进程,及时领取《检验报告》。
3.6.3.2业务部报验员收集齐全报验所需单据后到商检部门办理报验,商检部门出具《出境货物通关单》及其他证明材料。
3.6.3.3货物装箱后,品管部负责在当日出具《出口水产品监装记录》,由业务部在限期内转交商检。
3.6.4出口报关
3.6.4.1报验完成后,出口报关员在报验所需单据准备齐全后需立即填写《代理报关委托书》,一同递交给出口报关代理公司代理报关。
3.6.4.2出口报关员需跟踪报关进展。
3.7委外报验报关业务操作程序
3.7.1委外报验报关业务的定义:
是指海都集团的进出口业务在报验报关业务中委托外单位办理的过程。
3.7.2业务部业务员在外贸合同项下货物抵港15个工作日前,准备好合同复印件,并在货物抵港5个工作日(近洋2个工作日)前将委外报验报关信息输入到系统。
3.7.3业务部在准备好合同复印件后,需在2个工作日内与进出口货物所在地货运代理企业签订货运代理委托协议(业务部门有指定代理的与指定代理签,无指定代理的由业务部指定),如经常在该地进出口,则与当地代理企业签订长期协议,其中包含报验报关双方职责和代理费用等事项。
3.7.4业务部业务员在进口货物抵港3个工作日(日本等近洋航线提前1个工作日)前,根据货物情况汇总报验报关相关书面单证,(包括发票、装箱单、海运正本提单、海运进口信用证、托收承兑付汇情况表、空运正本运单及其它单证如:
熏蒸证明、非木质包装证明、许可证、免税证明、加工贸易手册、原产地证书等单证);出口货物需在货物发运5个工作日前将合同、发票、装箱单、外汇核销单、加工贸易手册以及其它商检、海关所需的单证汇总好。
3.7.5业务部核实电子数据与书面单证是否准确无误,在单证按时、准确、有效的情况下,正式对外委托,并将有关单证快件寄往委托单位。
正常情况下,进口要求受托方在3个工作日内办理完报验报关手续,出口需在2个工作日内办理完报关手续。
3.7.6外汇核销单按照业务需求情况由业务部到外管局申领,外汇核销单申领后60天仍未结案时,业务员须在业务部备案。
3.7.7报关单、外汇核销单的传递。
业务部负责跟踪报验报关信息,并及时催交报关单及有关单证。
单证返回后,业务部应在1个工作日内将报关信息及时输入到系统,并将报关单复印件留存业务部,报关单、外汇核销单正本单证直接送交财务部。
进口报关单在办理后20个工作日内、出口报关单在货物出口日期后45个工作日内交财务部,如不能在规定的期限内收回报关单,业务部相关责任人需提前到财务部备案,说明可收回报关单的预计日期,并负责跟踪催回报关单。
3.8D类(不作价设备)《加工贸易手册》申请程序
3.8.1业务部接到采购通知后于1个工作日内填制《加工贸易不作价设备申请备案清单》,客户服务室协助在需求的时间内提供《(设备名称)工作原理》、设备照片、《进口合同》。
3.8.2填好后到对外经济贸易合作局办理申请,在《加工贸易不作价设备申请备案清单》上加盖公章后,立即填制《介绍信》、《生产能力证明》。
3.8.3将以上单据汇总后,业务部设备进口专员负责到海关申请和领取《加工贸易手册》。
3.9鲑鱼特殊手续办理程序
3.9.1生产部门根据业务部特殊手续办理的时间要求在限期内向业务部提供《来料加工产品发货记录》。
3.9.2业务部在特殊手续办理前3个工作日内准备好《商业发票》、《装箱单》、《生产日报表》、进口原材料所需整套单据(包括《商业发票》、《装箱单》、《提货单》、《原产地证明》、《健康证明》、《进口货物报关单》)。
3.9.3业务部根据出口报关操作程序办理领取《出口货物报关单》。
3.9.4业务部联系船务公司在特殊手续办理前3个工作日内提供《提货单》。
3.9.5业务部在特殊手续办理前3个工作日内联系威海渔政办理《鲑鱼来料加工监督检查报告单》。
3.9.6业务部在准备好以上单据后邮寄给北京渔业协会办理鲑鱼来料加工出口证明。
3.9.7业务部负责跟踪证明办理的进展,确保及时收到《鲑鱼来料加工出口证明》。
3.10普惠制和原产地证明申请程序
3.10.1业务部在申请前3个工作日内准备好《商业发票》、《原产地证明》,填制《原产地证明书申请书》。
3.10.2准备好以上单据后,业务部向商检部门提出普惠制(日企)/《原产地证明》(非日企)的申请,提交材料审核。
3.10.3商检审核通过后在《原产地证明》上签字盖章,业务部申请办理专员负责将其递交给业务部有关人员。
3.11展期申请程序
3.11.1业务部在办理展期申请前3个工作日内准备好《展期情况说明》、《〈加工贸易业务批准证〉展期申请表》、《变更合同》、《加工贸易手册》、《出口货物报关单》。
3.11.2以上单据准备齐全后,业务部到对外经济贸易合作局申请展期,领取《〈加工贸易业务批准证〉变更证明》。
3.11.3业务部领取《〈加工贸易业务批准证〉变更证明》后,业务部需在1个工作日内填制《展期情况说明》、《展期申请表》、《变更合同》。
3.11.4业务部在以上资料准备齐全后到海关办理展期手续,海关出具变更清单并附在《加工贸易手册》里。
3.12变更申请程序
3.12.1业务部在办理变更申请前3个工作日内准备好《变更申请》、《〈加工贸易业务批准证〉变更申请表》、《变更合同》、《加工贸易手册》、《出口货物报关单》,原《加工贸易业务批准证》和原合同。
3.12.2以上单据准备齐全后,业务部到对外经济贸易合作局申请变更,领取《〈加工贸易业务批准证〉变更证明》。
3.12.3业务部领取《〈加工贸易业务批准证〉变更证明》后,业务部需在1个工作日内填制《变更申请》、《合同变更呈批表》、《变更合同》。
3.12.4业务部在以上资料准备齐全后到海关办理变更手续,海关出具变更清单并附在《加工贸易手册》里。
3.13样品发送操作程序
3.13.1业务部需在样品制作过程中准备好《商业发票》、《装箱单》,移交青岛海关代理报关机构进行报关。
3.13.2业务部在样品制作完成后填制《样品装货通知》,并向船务代理公司索取《提货单》。
3.13.3以上单据准备齐全后传真给客户并按照时间发送样品。
3.13.4业务部负责在样品发送后,跟踪样品发送进展,确保样品及时保质的到达客户处;若出现样品没有按时到达,业务部负责调查原因并及时上报市场助理/市场副总。
3.14客户所需单据发送程序
3.14.1仓储科和品管部需在货物装箱后立即整理好《业务报表》并传递给业务部。
3.14.2业务部根据《业务报表》在货物离港前3个工作日内填制《装船通知书》(附样品明细),并准备好《样品商业发票》、《样品装箱单》、《商业发票》、《装箱单》;品管部在货物离港前3个工作日内出具《赏味期限明细》,新产品开发室在货物离港前3个工作日内出具《成分分析表》,业务部负责与船务代理公司联系在货物离港前3个工作日内提供《样品提单》、《产品提单》;业务部负责在报验通过后在商检部门办理《原产地证明》、《检验报告》。
3.14.3业务部在货物离港前3个工作日内收集齐全以上单据后列出清单一同在货物离港时邮寄给客户,并与客户确认是否按时收到,若客户急需则在客户要求的时间内提前传真一份给客户后再邮寄。
3.15加工贸易业务申请程序
3.15.1业务部在准备办理申请业务前1个工作日在“加工贸易企业web申领系统”中申请并同时准备好《加工贸易业务批准证申请表》、《进口料件申请备案清单》、《出口成品申请备案清单》、《成品对应料件单损耗情况》、《进口合同》、《出口销售合同》等必备单据。
3.15.2单据准备齐全后,业务部到外经贸接受资料查验并提出申请。
3.15.3申请通过后,业务部在外经贸领取《加工贸易业务批准证》、《进口料件申请备案清单》、《出口成品申请备案清单》、《出口成品及对应进口料件消耗备案清单》。
3.16《加工贸易手册》核销程序
3.16.1业务部在准备核销前1个工作日内准备好《企业合同核销预录入呈报表》、《核销报告》、《边角料内销申请》,填制《核销申请表》。
3.16.2以上单据准备齐全后业务部根据实际情况在海关补缴税金,领取《海关进口税专用缴款书》、《海关进口增值税专用缴款书》后在海关办理核销。
3.16.3核销结束后业务部在海关领取《加工贸易结案通知书》。
3.17报表管理
3.17.1《应付海运费周报与运输追踪记录表》
3.17.1.1《应付海运费周报与运输追踪记录表》是追踪记录发货情况和海运费情况的报表,每发生一笔记录一笔,每周汇总统计一次,每周统计时还须按照船运公司分类统计汇总。
3.17.1.2每周统计完成后提交业务部部长审核后发布。
3.17.2《核销手册使用情况》
3.17.2.1《核销手册使用情况》是核销手册的使用情况工作台帐。
3.17.2.2《核销手册使用情况》每核销一笔记录一笔。
3.17.2.3每周集中统计一次上报业务部长,每月总结一次。
3.17.3《出口情况明细表》
3.17.3.1《出口情况明细表》是每月销售情况的统计报表。
3.17.3.2《出口情况明细表》每月统计一次。
3.17.3.3《出口情况明细表》统计完成后上报业务部长审核后发布。
3.17.4《海都集装箱装货情况日报表》
3.17.4.1《海都集装箱装货情况日报表》是每日发货情况日报表。
3.17.4.2《海都集装箱装货情况日报表》需在每日下班前统计当日的发货情况并完成该表。
3.17.5《船期表》
3.17.5.1业务部需每个月汇总整理船期表,并将最终的船期表及时提供给客户服务室等需求部门。
3.17.5.2《船期表》中需包括出发港、目的港、离港时间、到港时间、提前装箱日等基本信息。
3.17.6《进口费用周报表》
3.17.6.1《进口费用周报表》是追踪记录进口货物情况和进口费情况的报表,每发生一笔记录一笔,每周统计汇总一次(统计时还须按照进口代理公司的要求进行分类统计及汇总)。
3.17.6.2每周统计完成后提交业务部部长审核后发布。
3.17.7《每月船期更新表》
3.18.8.1此表与3.17.6同,因为船期表主要作用是为客服室接订单安排生产提供参考,因一般合同都是提前1个多月签订,故每周的船期变动信息不具有太大的参考价值。
况且船期一般变动不大,船公司基本都是按月安排船期。
3.18《核销手册》管理
业务部应建立进口核销手册汇总表,每周统计一次手册核销情况,对于累计差异量较大的要及时上报业务部长,进行处理;每月初前3个工作日对上个月的手册核销情况进行一次月度汇总,将汇总结果上报给业务部部长,业务部部长
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