会务工作24节点法.docx
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会务工作24节点法
会务工作“24节点法”
《秘书工作》2011年第5期
曹影群
会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。
济宁市委办公室在实践中探索总结了会务工作“24节点法”,把会前筹备、会中服务、会后总结“三步曲”细化量化为24个节点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。
一、会前筹备
1、拟订会议方案。
会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表面形式。
内容包括:
会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。
制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。
方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。
2、起草、审核会议通知。
会议通知是会议组织者向夫员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。
起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。
通知的内容包括:
会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。
会议通知一般由会议的承办单位负责起草,报党委办公室审核,由分管副秘书长或办公室主任签批。
做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。
3、下发会议通知。
要把握好两点:
一是及时,使参会人员充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。
在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”、“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。
4、落实与会人员。
按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后拉出请假人员名单,并及时向有关领导报告。
5、协调出席领导。
根据会议性质拟写领导出席安排,报请秘书长同意后,逐一进行电话通知。
内容包括:
会议时间、地点、议程。
并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。
会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。
6、预订会议室。
会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。
7、编印会议须知。
与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。
大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。
内容包括:
日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
8、制作会议证件。
有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。
证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
9、布置主席台。
主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。
主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。
10、制作会标,摆放花草。
会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标长度、字体与会场是否协调一致。
根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜色、形状的花草来装饰会场,可以调节会场色彩,点缀会场气氛。
某些法定会议,还需要悬挂党微。
11、检查音响和灯光。
根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:
布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。
某些法定会议播放《国歌》、《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。
检查会场内是否有灯光损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。
12、编制座区图,摆放座签。
根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。
座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。
13、组织调度会议用车。
大型会议活动,需要借用或租用车辆。
要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
14、安排新闻报道。
需要新闻报道的会议,要提前通知有关新闻单位,并要求其将记者名单报市委值班室,要按名单通知到具体人。
15、安排会场警卫和交通疏导。
通知公安、交警、信访等部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。
规模较大的会议,由于到会车辆较多,要安排交警在会场附近进行交通疏导,必要时进行交通管制。
16、电力保障。
会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。
会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。
二、会中服务
17、组织会议报到。
会议报到是与会人员身份再确认的过程,是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。
通过报到能及时使与会人员了解会议安排,掌握会议动态,同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。
会议报到工作要求热情周到、迅速、有条不紊。
18、分发会议材料。
会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会人员桌上。
要做到“三不”:
即不错一字;不漏一份;不掉一人。
对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,确保不出差错。
19、与音响师对接。
准备一套会议材料,包括会议的主持词音响师,以方便其把握议程安排与音响的调配。
20、会议值班。
会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事项,落实领导交办的事项等。
安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。
值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。
21、会场服务。
提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。
遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。
22、维护会场秩序。
会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。
会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。
发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止,要注意做到言辞温和有礼,态度严肃认真,行动不愠不火。
会议开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。
三、会后总结
23、会议资料总结归档。
会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等悼念起来,按顺序装订成册,以备查考。
有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。
根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。
24、召开分析总结会。
分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导作好今后的会务工作。
注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。
有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。
(作者系山东济宁市委副秘书长、办公室主任)
读书的意义
读书到底给我们什么?
温总理曾说,读书不仅给人力量,而且给人安全感和幸福感。
他说,我很希望有一天看见地铁里面人人都捧着一本书。
我看到这段话的时候,心里真是充满了感动。
因为我们平时说读书给人知识、给人力量,似乎已经是一个最高境界。
但其实我把现在的阅读分成有用的阅读和无用的阅读。
所谓有用的阅读就是为知识的阅读,为了拿一个文凭,为了在社会职业中提升自己的阅读。
在这个时代,当然是重要的。
但是,比这更美好的境界是无用的阅读,就是为生命、为成长的阅读,它不见得给你一个直接的文凭,不一定给你专业的技能,但是它给你心灵的辽阔,给你幸福感和安全感。
读书在我们今天这个时代到底有什么用呢?
我想除了我们应对世界之外,更重要的是确认自我。
今年的毕业生都在抱怨,入行的门槛越来越高了,入行的薪水越来越低了,他们说,我们这拨孩子怎么这么倒霉,扩招进来的,而出门的时候偏偏赶上了危机,到处不是减薪,就是裁员,我们怎么办?
社会给我们的价值评定又是什么?
我想不管这个社会现在给你什么评定,关键是自己怎么认定自己?
有这样一个故事,说有一个徒弟去问他师傅,一碗米是多少钱的价值?
师傅说,一碗米,这太难说了。
看在谁手里。
要是在一个家庭主妇手里,她往里加点水,蒸一蒸,半个钟头一碗米饭出来了,就是一块钱的价值。
要是在有点脑子的小商人手里,他把米好好泡一泡,发一发,分成四五堆,用粽叶包成粽子,就是四五块钱的价值。
要是到一个更有头脑的大商人手里,把它适当地发酵、加温,很用心地酿造下来,一瓶酒有可能是一二十块钱的价值,所以一碗米到底多少价值,这要因人而宜。
假设我们每个人的生命都是一碗米,谁能说一碗米是多少钱的价值啊?
但是这里有一个规律,我们加工的时间越短,费的心思越少,越接近原来的形态,它的价值就越低。
而今天大家都说职业竞争很激烈,我看到我周围的孩子们,就是着急把自己做成一碗米饭卖出去,就是赶紧得把自己变现了。
有谁经得起把自己酿成一瓶酒呢?
酒离米的形态是最远的,酿造的时间是最长的,中间失败的元素是最多的,你还敢于这样去实验吗?
所以我们说,读书养心。
一个人的心灵辽阔了、自由了,自我的确认明确了,那么他跟这个世界的默契程度就会大。
但这不是说这个世界就能变得温柔了。
文化的力量,我们不能夸大它,它不能阻止地震的来临,它也不能改变金融危机,它能改变什么?
它改变的是我们面对这一切的态度,它改变的其实是我们自己和世界相遇的方式。
生活都挺残酷。
可以说生活就是一锅滚开的水,它一直都在煎熬你,问题是你自己以什么样的质地去接受煎熬,最终会看到不同的结果。
我们来做一个实验,你的眼前有三锅水,都滚开滚开的,你试着往第一锅水里扔一个生鸡蛋,第二锅水里面扔一根生的胡萝卜,第三锅水里面扔点干茶叶。
生鸡蛋,最开始很鲜亮、很柔弱,都是流动的,像我们鲜鲜亮亮的、满怀梦想的心,但是在生活里熬啊、煮啊,最后煮硬了,愤世嫉俗,以偏概全,觉得这个世界很艰难,人心很险恶,前途很渺茫,我们经常看到这样的人,充满了抱怨,这是被生活煮硬的人。
再看胡萝卜,胡萝卜一开始有款有型,鲜鲜亮亮很漂亮,但是最后成了胡萝卜泥了,就是被生活煮软了的人,“好好先生”,大家人云亦云,为他人活着,服从别人,这种人固然挺善良,但是失去了自我。
再看第三个锅里,茶叶同样是受煎熬的,但是恰恰是这种煎熬沸腾,使得它所有的叶片都舒展开,能够起伏着,把自己的能量释放出来,在被这个社会成就它的同时,它也把无色无味的水改变成了一锅香茶,这就是彼此的成全。
我们能做什么呢?
我们不能要求社会降低温度,不再沸腾,减少煎熬,我们只能选择自己是一个生鸡蛋,是一把干茶叶,还是一个胡萝卜,我们能选择的是自我。
读书就是干这个的,就是滋养自己。
一、素养
蓝斯登原则:
在你往上爬的时候,一定要保持梯子的整洁,否则你下来时可能会滑倒。
提出者:
美国管理学家蓝斯登。
点评:
进退有度,才不至进退维谷;宠辱皆忘,方可以宠辱不惊。
卢维斯定理:
谦虚不是把自己想得很糟,而是完全不想自己。
提出者:
美国心理学家卢维斯
点评:
如果把自己想得太好,就很容易将别人想得很糟。
托利得定理:
测验一个人的智力是否属于上乘,只看脑子里能否同时容纳两种相反的思想,而无碍于其处世行事。
提出者:
法国社会心理学家托利得
点评:
思可相反,得须相成。
二、统御
刺猬理论:
刺猬在天冷时彼此靠拢取暖,但保持一定距离,以免互相刺伤。
点评:
保持亲密的重要方法,乃是保持适当的距离。
鲦鱼效应:
鲦鱼因个体弱小而常常群居,并以强健者为自然首领。
将一只稍强的鲦鱼脑后控制行为的部分割除后,此鱼便失去自制力,行动也发生紊乱,但其他鲦鱼却仍像从前一样盲目追随。
提出者:
德国动物学家霍斯特
点评:
1、下属的悲剧总是领导一手造成的。
2、下属觉得最没劲的事,是他们跟着一位最差劲的领导。
雷鲍夫法则:
在你着手建立合作和信任时要牢记我们语言中:
1、最重要的八个字是:
我承认我犯过错误
2、最重要的七个字是:
你干了一件好事
3、最重要的六个字是:
你的看法如何
4、最重要的五个字是:
咱们一起干
5、最重要的四个字是:
不妨试试
6、最重要的三个字是:
谢谢您
7、最重要的两个字是:
咱们
8、最重要的一个字是:
您
提出者:
美国管理学家雷鲍夫
点评:
1、最重要的四个字是:
不妨试试;2、最重要的一个字是:
您
洛伯定理:
对于一个经理人来说,最要紧的不是你在场时的情况,而是你不在场时发生了什么。
提出者:
美国管理学家洛伯
点评:
如果只想让下属听你的,那么当你不在身边时他们就不知道应该听谁的了。
三、沟通
斯坦纳定理:
在哪里说得愈少,在哪里听到的就愈多。
提出者:
美国心理学家斯坦纳
点评:
只有很好听取别人的,才能更好说出自己的。
费斯诺定理:
人两只耳朵却只有一张嘴巴,这意味着人应该多听少讲。
提出者:
英国联合航空公司总裁兼总经理费斯诺
点评:
说得过多了,说的就会成为做的障碍。
牢骚效应:
凡是公司中有对工作发牢骚的人,那家公司或老板一定比没有这种人或有这种人而把牢骚埋在肚子里公司要成功得多。
提出者:
美国密歇根大学社会研究院
点评:
1、牢骚是改变不合理现状的催化剂。
2、牢骚虽不总是正确的,但认真对待牢骚却总是正确的。
避雷针效应:
在高大建筑物顶端安装一个金属棒,用金属线与埋在地下的一块金属板连接起来,利用金属棒的尖端放电,使云层所带的电和地上的电逐渐中和,从而保护建筑物等避免雷击。
点评:
善疏则通,能导必安
四、协调
氨基酸组合效应:
组成人体蛋白的八种氨基酸,只要有一种含量不足,其他七种就无法合成蛋白质。
点评:
当缺一不可时,一就是一切。
米格-25效应:
前苏联研制的米格-25喷气式战斗机的许多零部件与美国的相比都落后,但因设计者考虑了整体性能,故能在升降、速度、应急反应等方面成为当时世界一流。
点评:
所谓最佳整体,乃是个体的最佳组合。
磨合效应:
新组装的机器,通过一定时期的使用,把磨擦面上的加工痕迹磨光而变得更加密合。
点评:
要想达到完整的契合,须双方都做出必要的割舍。
五、指导
波特定理:
当遭受许多批评时,下级往往只记住开头的一些,其余就不听了,因为他们忙于思索论据来反驳开头的批评。
提出者:
英国行为学家波特
点评:
总盯着下属的失误,是一个领导者的最大失误。
蓝斯登定律:
跟一位朋友一起工作,远较在父亲之下工作有趣得多。
提出者:
美国管理学家蓝斯登
点评:
可敬不可亲,终难敬;有权没有威,常失权。
吉尔伯特法则:
工作危机最确凿的信号,是没有人跟你说该怎样作。
提出者:
英国人力培训专家吉尔伯特
点评:
真正危险的事,是没人跟你谈危险。
权威暗示效应:
一化学家称,他将测验一瓶臭气的传播速度,他打开瓶盖15秒后,前排学生即举手,称自己闻到臭气,而后排的人则陆续举手,纷纷称自己也已闻到,其实瓶中什么也没有。
点评:
迷信则轻信,盲目必盲从。
六、组织
奥尼尔定理:
所有的政治都是地方的。
提出者:
美国前众议院院长奥尼尔
点评:
只有能切身体会到的,群众才认为那是真实的。
定位效应:
社会心理学家曾作过一个试验:
在召集会议时先让人们自由选择位子,之后到室外休息片刻再进入室内入座,如此五至六次,发现大多数人都选择他们第一次坐过的位子。
点评:
凡是自己认定的,人们大都不想轻易改变它。
艾奇布恩定理:
如果你遇见员工而不认得,或忘了他的名字,那你的公司就太大了点。
提出者:
英国史蒂芬约瑟剧院导演亚伦艾奇布恩
点评:
摊子一旦铺得过大,你就很难把它照顾周全。
七、培养
吉格勒定理:
除了生命本身,没有任何才能不需要后天的锻炼。
提出者:
美国培训专家吉格吉格勒
点评:
水无积无辽阔,人不养不成才。
犬獒效应:
当年幼的藏犬长出牙齿并能撕咬时,主人就把它们放到一个没有食物和水的封闭环境里让这些幼犬自相撕咬,最后剩下一只活着的犬,
这只犬称为獒。
据说十只犬才能产生一只獒。
点评:
困境是造就强者的学校。
八、选拔
近因效应:
最近或最后的印象对人的认知有强烈的影响。
提出者:
美国社会心理学家洛钦斯。
点评:
结果往往会被视为过程的总结。
洒井法则:
在招工时用尽浑身解数,使出各种方法,不如使自身成为一个好公司,这样人才自然而然会汇集而来。
提出者:
日本企业管理顾问酒井正敬。
点评:
不能吸引人才,已有的人才也留不住。
美即好效应:
对一个外表英俊漂亮的人,人们很容易误认为他或她的其他方面也很不错。
提出者:
美国心理学家丹尼尔麦克尼尔。
点评:
印象一旦以情绪为基础,这一印象常会偏离事实。
九、任用
奥格尔维法则:
如果我们每个人都雇用比我们自己都更强的人,我们就能成为巨人公司。
提出者:
美国奥格尔维马瑟公司总裁奥格尔维。
点评:
如果你所用的人都比你差,那么他们就只能作出比你更差的事情。
皮尔卡丹定理:
用人上一加一不等于二,搞不好等于零。
提出者:
法国著名企业家皮尔卡丹。
点评:
组合失当,常失整体优势,安排得宜,才成最佳配置。
十、激励
马蝇效应:
再懒惰的马,只要身上有马蝇叮咬,它也会精神抖擞,飞快奔跑。
点评:
有正确的刺激,才会有正确的反应。
倒u形假说:
当一个人处于轻度兴奋时,能把工作作得最好。
当一个人一点儿兴奋都没有时,也就没有作好工作的动力了;相应地,当一个人处于极度兴奋时,随之而来的压力可能会使他完不成本该完成的工作。
世界网坛名将贝克尔之所以被称为常胜将军,其秘诀之一即是在比赛中自始至终防止过度兴奋,而保持半兴奋状态。
所以有人亦将倒u形假说称为贝克尔境界。
提出者:
英国心理学家罗伯特?
耶基斯和多德林。
点评:
1、激情过热,激情就会把理智烧光。
2、热情中的冷静让人清醒,冷静中的热情使人执着。
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