采购控制程序.docx
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采购控制程序
采购控制程序
目次
采购控制程序
1范围
本文件规定了采购过程的控制要求,以保证采购的产品符合规定的采购要求。
本文件适用于产品用原材料、元器件、机电等产品及产品外协加工的采购、入库、保管、发放过程的控制。
2规范性引用文件
QG/XT201-2003文件控制程序
QG/XT215-2003产品的监视和测量控制程序
3职责
3.1管理部负责归口管理,具体负责与供方沟通、采购合同签订、器材技术标准档案管理及其他有关工作;有关部门配合;
3.2质量部负责合格器材供方评定、采购产品的验证工作;
3.3研发或服务部门负责提供采购信息,协助管理部收集新型、特殊器材技术标准。
4程序
4.1合格供应厂商的评定
4.1.1对供应厂商的要求:
•其产品应满足有关标准和技术文件的要求;
•具有一定的生产能力和质量保证能力;
•货源稳定、供货及时、价格合理;
•能提供良好的技术服务。
4.1.2对供应厂商的评定
合格供应厂商(包括器材供应商、生产厂商和外协加工厂商)的候选名单由管理部提供,质量部负责组织评定,使用部门及相关部门配合。
质量部负责评定质量保证能力和控制手段;必要时请相关部门协助。
管理部负责评定供货或加工能力、价格及售后服务。
4.1.2.1评定可采取以下一种或几种方法:
•供应厂商提供的类似产品及长期使用的情况的评定;
•供应厂商现有的产品样品的评定;
•供应厂商通过国内外质量认证机构的质量体系认证的情况的评定;
•供应厂商现有生产样品进行评价或对比类似产品的质量、试验结果以及历史情况;
•必要时,可到供应厂商进行实地考察,对其生产能力和质量保证能力是否能保证采购或外协产品的质量,进行评定,作出考察意见。
4.1.2.2评定结果
根据评定情况及各相关部门的意见由质量部作出评定结论,并填写外购器材、外协加工单位质量评定表(表1)。
评定结论应经公司主管副总经理批准。
4.1.2.3合格供应厂商名单的的编制、使用和管理
质量部根据评定结论编制合格供应厂商名单,经主管副总经理批准后发布。
合格供应厂商名单作为产品选用、采购和外协的依据。
确需选用、采购非合格器材供应单位的器材,应按规定办理代用手续。
根据器材供应和外协加工单位的质量情况,适时修订认定单位名单,并由质量部建立和保存合格供应厂商的质量记录。
4.2采购信息
4.2.1采购信息形式
采购信息应形成书面采购文件,采购文件的形式一般有:
请购单(表2)、外购器材清单、产品外购件汇总表、采购计划、产品外协申请表(表4)。
4.2.2采购文件的内容
采购文件应清楚地说明订购产品的要求,一般包括:
类别、型式、等级、数量或其他准确标识方法。
还应包括技术要求和质量控制要求,如:
规范、图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资料(包括产品、程序、过程设备和人员的认可或鉴定要求)的名称或其他明确标识和适用版本。
4.2.3采购文件的审批
采购文件应得到审批。
器材的零星采购由请购人填写请购单,按审批权限经过审批。
产品外购件汇总表(单机定额)由总(副)工程师批准。
采购文件的修改应按原审批手续进行审批。
4.2.4采购文件控制
采购文件应符合QG/XT201-2003《文件控制程序》的要求。
4.3采购计划
除零星采购外,管理部应根据申请部门或科研生产计划要求,制订器材采购计划,由部门经理审核,经主管副总经理批准。
4.4采购合同与实施
4.4.1采购人员应按批准的采购计划进行采购。
大宗采购和外协可签订采购合同,必要时可采取招议标进行。
采购合同的内容应包括:
•数量、价格;
•交货期限、地点;
•验证安排、放行方式;
•需要时包含包装、运输、防护等要求。
4.4.2研制过程中所需少量、特殊的外购器材,经项目研制负责人审核后报管理部,经管理部同意后,器材申请部门自行采购。
4.5采购验证
按QG/XT215-2003《产品的监视和测量控制程序》有关规定执行。
4.6采购产品的入库、保管、发放
4.6.1入库
仓库保管员应认真核对和检查入库单(见表3)器材名称、型号及规格、计量单位和数量;质量级别或质量要求;检验员签章,元器件还应具备验证合格证。
4.6.2保管
4.6.2.1存放器材的库房或场地其环境条件应满足器材的安全可靠、不变质和其他特殊质量要求,确保器材性能完好;
4.6.2.2仓库管理要做到科学、合理、方便、安全,基本要求是:
帐、物、卡相符;排放合理,标识清晰;四定位(库、架、层、位);具有合格证或质量保证书;
4.6.2.3库存器材按规定定期进行检查,如发现有质量问题或超过器材保管期的器材,应及时隔离、报废或听侯处理;
4.6.2.4发现有错料、混料应及时纠正,并做好记录,必要时应重新验证;
4.6.2.5贵重物品和危险品的保管应符合公安机关和有关部门的安全规定。
4.6.3发放
4.6.3.1器材保管应按出库凭证发料。
认真核对出库实物和出库凭证的内容,产品有特殊要求的器材,需经计划调度人员签字后方可出库;
4.6.3.2对有追溯性要求的器材,应保留或移植其标识;
4.6.3.3器材发放时应遵循先进先出、按批发放的原则。
4.7器材代用及非定点单位加工
4.7.1器材代用的申请
在科研生产过程中,因各种原因的缺料,由管理部填写器材代用单(见表6),交有关部门审批。
4.7.2器材代用的审批
由设计人员、工艺人员负责审查代用情况,如同意,则应在代用单上签字,并经有关部门签署意见。
4.7.3免办理器材代用手续
有下列情况之一者,可不办理器材代用手续:
同牌号、同状态、同性能、不同公司的器材(进口产品);以高性能代替低性能的器材。
4.7.4非定点单位加工
因科研生产或其它各种原因,需要在合格外协加工单位名单外的单位进行外协加工,由外协人员填写非定点单位外协申请表(见表5),经质量部和管理部批准后进行。
5记录
记录控制符合QG.XT202-2003《质量记录控制程序》的有关规定,执行本文件产品的记录:
•外购器材、外协加工商(单位)质量评定表;
•合格器材供应商(单位)名单;
•合格外协加工商(单位)名单;
•采购计划;
•请购单;
•入库单;
•领料单;
•器材代用单。
6附加说明
本程序由管理部负责起草和解释。
附录A采购流程
表1外购器材、外协加工单位质量评定表(式样)
外购器材、外协加工单位质量评定表
编号:
单位名称
地址
产品型号、名称、规格
认定结论意见
认定组对质量控制建议
认定组签字
主管领导意见
备注
表2请购单(式样)
请购单
年月日
类别
编号
名称及规格
单位
数量
需用日期
请购原因
及用途
备注
年
月
日
标准请购主管请购人
表3入库单(式样)
入库单
购入单位发票号码年月日编码
分
类
名称型号规格
数
量
单
位
实际
生产单位
付款
方式
备注
单价
金额
管理费
进项税
总金额
采购检验仓库财务记帐
表4产品外协申请表(式样)
产品外协申请表
申请部门
申请人
申请时间
外协单位
名称
外协单位
联系人
联系电话
外协
项目
内容
1.产品名称:
5.
附加
说明
2.加工部件名称:
3.加工数量:
4.交货时间:
主管领导
意见
备注
说明:
1.批量外协加工统一由管理部办理,填写本申请表报质量部并办理加工合同,经检验入库后再支付加工费用。
2.为加快新产品的研制开发,小批量(10套以下)的外协加工可由设计人员负责办理申请和合同,并报送管理部,以便安排检验和支付加工费用。
3.外协加工应在定点单位中进行。
若需在非定点单位外协,须提出书面申请,经质量部和主管副总经理批准后,方可进行外协加工。
表5非定点单位外协申请表(式样)
非定点单位外协申请表
申请部门
申请人
申请时间
外协单位
名称
外协单位
联系人
联系电话
外协
项目
内容
1.产品名称:
5.
附加
说明
2.加工部件名称:
3.加工数量:
4.交货时间:
质量部
意见
主管领导
意见
备注
说明:
1.本表用于因研制开发需要,到非外协定点单位加工时使用。
2.加工前,请经办人按表格内容认真填写,部门经理签署意见后,即交至管理部,同时附上有关图纸。
3.加工需在管理部会同质量部及相关人员,了解情况,审批同意后,方可进行。
并签定加工合同,安排检验等。
表6器材代用单(式样)
器材代用单
NO.
工作令号
图号
数量
原要求牌号状态及规格:
现代用牌号状态及规格:
代用原因:
申报人
年月日
设计师
年月日
工艺师
年月日
质量部
年月日
公司主管领导
年月日
使用方
年月日
————————
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