公文写作注意事项.docx
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公文写作注意事项.docx
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公文写作注意事项
(一)公告
1、公告的用途
公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。
2、公告的写作:
(1)标题:
①发文机关+文种,如:
《中国人民银行公告》。
②发文机关+事由+文种,如:
《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。
(2)正文:
大都只限于宣布具体事项。
也有的公告正文相对复杂一些,即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。
其常用“特此公告”作结或省去结语。
(二)通知
1、通知的用途
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。
传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
2、通知的写法:
(1)格式:
用公文的一般格式。
(2)标题:
发文机关+事由+文种,如:
《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》。
事由+文种,如:
《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。
(3)正文:
1)批示性通知
批示性通知含“颁发”型通知、“转发”型通知和“批转”型通知三种。
a)“颁发”型通知#p#分页标题#e#
“颁发”型通知又称“发布”或“印发”型通知,是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。
其正文部分,一般首先说明制订所发布的规章的目的、根据,然后写明发布事项,最后是提出执行要求。
b)“转发”型通知
是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。
其正文有两种写法,一种正文包括两部分:
开头部分先写明转发文件的名称,表明态度,提出原则要求。
最后以“现转发给你们,请认真贯彻执行”,“请结合具体情况,参照执行”、“请研究执行”等惯用语句提出执行要求。
一种正文只写转发决定和执行要求,十分简洁。
c)“批转”型通知
是指转发下级机关发来的公文的通知,其写法与“转发”型通知基本相同。
正文一般先写明转发文件的名称,表明态度,宣布转发,阐明意义,提出要求。
2)指示性通知
是指上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项,但限于发文机关的权限,或因其内容不命(令)或指示的。
这类通知又称规定性通知或布置性通知。
其正文包括:
概述情况和问题,写明通知事项,提出工作要求,或用“特此通知,望认真执行”等结语。
3)告知性通知:
是指告知某一具体事项,这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。
其正文先写明发文机关的决定事项及作出该决定的目的,“现就有关问题通知如下”是常用的过渡句。
然后写明对有关事宜的安排,应知事项等。
最后用“特此通知”结束。
会议通知是告知性通知的一个重要类别,其正文部分应写明召开的会议名称,须知事项两部分,须知事项包括会议名称、议题、时间、地点,与会人员,报到时间、地点,需带的材料,食宿安排,联系方式等内容。
4)任免通知
任免通知的正文一般比较简单,直接写明任命谁什么担任什么职务,或者免去什么人的什么职务即可。
[page]
(三)通报
1、通报的用途
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
2、通报的特点:
(1)严肃性。
(2)教育性。
(3)典型性。
(4)时间性。
3、通报的写法
(1)格式:
用公文的一般格式。
(2)标题:
发文机关+事由+文种,如:
《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》
事由+文种,如:
《关于××学校相继发生食物中毒事件的通报》
(3)正文:
1)表彰性通报
正文包括介绍先进事迹、宣布表彰决定、发出学习号召和提出希望要求等几项内容。
2)批评性通报
正文包括叙述错误事实,指明危害,分析错误性质,申明通报决定,提出引以为戒的要求和切实可行的防范措施等几项内容。
3)情况通报
正文写法主要有两种,一种先写发布通报的缘由,然后写明通报事项,最后提出要求和希望;一种是将内容按问题分类,分成若干个部分来写。
(四)公告
1、公告的用途
公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。
2、公告的写作:
(1)标题:
①发文机关+文种,如:
《中国人民银行公告》。
②发文机关+事由+文种,如:
《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。
(2)正文:
大都只限于宣布具体事项。
也有的公告正文相对复杂一些,即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。
其常用“特此公告”作结或省去结语。
(五)通知
1、通知的用途
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。
传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
2、通知的写法:
(1)格式:
用公文的一般格式。
(2)标题:
发文机关+事由+文种,如:
《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》。
事由+文种,如:
《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。
(3)正文:
1)批示性通知
批示性通知含“颁发”型通知、“转发”型通知和“批转”型通知三种。
a)“颁发”型通知#p#分页标题#e#
“颁发”型通知又称“发布”或“印发”型通知,是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。
其正文部分,一般首先说明制订所发布的规章的目的、根据,然后写明发布事项,最后是提出执行要求。
b)“转发”型通知
是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。
其正文有两种写法,一种正文包括两部分:
开头部分先写明转发文件的名称,表明态度,提出原则要求。
最后以“现转发给你们,请认真贯彻执行”,“请结合具体情况,参照执行”、“请研究执行”等惯用语句提出执行要求。
一种正文只写转发决定和执行要求,十分简洁。
c)“批转”型通知
是指转发下级机关发来的公文的通知,其写法与“转发”型通知基本相同。
正文一般先写明转发文件的名称,表明态度,宣布转发,阐明意义,提出要求。
2)指示性通知
是指上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项,但限于发文机关的权限,或因其内容不命(令)或指示的。
这类通知又称规定性通知或布置性通知。
其正文包括:
概述情况和问题,写明通知事项,提出工作要求,或用“特此通知,望认真执行”等结语。
3)告知性通知:
是指告知某一具体事项,这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。
其正文先写明发文机关的决定事项及作出该决定的目的,“现就有关问题通知如下”是常用的过渡句。
然后写明对有关事宜的安排,应知事项等。
最后用“特此通知”结束。
会议通知是告知性通知的一个重要类别,其正文部分应写明召开的会议名称,须知事项两部分,须知事项包括会议名称、议题、时间、地点,与会人员,报到时间、地点,需带的材料,食宿安排,联系方式等内容。
4)任免通知
任免通知的正文一般比较简单,直接写明任命谁什么担任什么职务,或者免去什么人的什么职务即可。
[page]
(六)通报
1、通报的用途
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
2、通报的特点:
(1)严肃性。
(2)教育性。
(3)典型性。
(4)时间性。
3、通报的写法
(1)格式:
用公文的一般格式。
(2)标题:
发文机关+事由+文种,如:
《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》
事由+文种,如:
《关于××学校相继发生食物中毒事件的通报》
(3)正文:
1)表彰性通报
正文包括介绍先进事迹、宣布表彰决定、发出学习号召和提出希望要求等几项内容。
2)批评性通报
正文包括叙述错误事实,指明危害,分析错误性质,申明通报决定,提出引以为戒的要求和切实可行的防范措施等几项内容。
3)情况通报
正文写法主要有两种,一种先写发布通报的缘由,然后写明通报事项,最后提出要求和希望;一种是将内容按问题分类,分成若干个部分来写。
(七)意见
1、意见的用途
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
2、意见的写作:
(1)格式:
用公文的一般格式。
(2)标题:
①发文机关+事由+文种,如:
《国家基本建设委员会关于基本建设推行合同制的意见》
②事由+文种,如:
《关于加快实现社会福利社会化的意见》
(3)正文:
①开头:
简要说明提出意见的目的、根据及缘由;
②主体:
可分条列项写明工作意见,从总体目标和要求到提出具体措施和步骤,从各个角度、各个方面对有关工作如何进行提出指示性和建议性意见。
③结尾:
通常就与意见的实施有关的事项作出说明,或把此部分内容作为主体部分一项内容写出,不必单列结尾部分。
(4)落款:
包括发文单位、印章、发文日期。
3、写作意见的注意事项:
①看法要明确。
②办法要具体。
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(八)函
1、函的用途
函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
2、函的分类:
(1)按行文方向可分为:
去函和复函
(2)按内容可分为:
商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。
3、函的写法:
(1)格式:
用公文的一般格式。
(2)标题:
发文机关+事由+文种,如:
《公安部关于调整新护照收费标准的函》。
事由+文种,如:
《关于申报工商营业执照的函》。
(3)正文:
1)商洽性函
机关之间商量或接洽工作,可以使用商洽性函。
如:
《××省人民政府办公厅关于商请办理直通香港运输车辆有关牌证的函》。
其正文要写明商洽事项,含有协商、祈请语气的“妥否、请函复”这类惯用语。
#p#分页标题#e#
2)询问性函
机关之间询问问题,征求意见,可以使用询问性函,如:
《××省体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函》。
其正文要写明询问的事项和答复要求,最后以“盼复”或以上意见,请予函复结尾。
3)请求性函
机关之间请求帮助或配合工作,以及向有关主管部门请求批准,可以使用请求性函。
如:
《××省人民政府办公大楼关于申请拨款维修省府机关办公室的函》。
其正文说明提出申请的理由和请求批准的事项。
不相隶属的机关之间请求批准,不应用请示,而一般要用函。
4)答复性函
机关之间回复问题,可以使用答复性函。
如:
《国家物价局、财政部关于调整新护照收费标准的复函》。
其正文首先引述对方公文的标题和文号,这是对发文缘由的揭示,然后表明态度,并以“现函复如下”这一惯用的过渡语句领起下文写明答复事项,或提出指示意见。
写完后全文也就结束了,不用使用结束话。
4、写作函的注意事项
(1)文种的选用要正确。
(2)内容要简洁。
(3)措词要具体。
(九)会议纪要
1、会议纪要的用途
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
2、会议纪要的种类
(1)按其内容和功用不同,可划分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。
(2)按会议性质不同,可划分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。
3、会议纪要的写法:
(1)标题:
会议名称或会议议题+文种,如:
《全国江河堤防建设现场会议纪要》。
(2)正文:
开头部分:
概述会议情况即简要交代会议的时间、地点、出席人员、会议内容等。
主体部分:
写明会议议定事项,会议讨论、形成的意见或概括会议精神的要点等。
结尾部分:
对与会单位和有关方面提出贯彻会议精神的要求和希望,或者概括会议内容。
(3)落款:
写上制文机关名称、成文时间。
4.会议纪要的特点:
(1)纪实性;
(2)提要性。
5、写作会议纪要的注意事项
(1)要做好会议纪录。
(2)要突出会议要点。
(3)要善于整理会议意见。
这些公文格式,我们要灵活掌握,活学活用。
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