海关关务安全管理制度.docx
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海关关务安全管理制度.docx
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海关关务安全管理制度
制定部门
制订日期
文件编号
版次
页数
页码
管理部
xxx.09.10
AD-MG-08
2.0
共16页
1/16
发行章
核准
审核
制定单位
会签
制定人
陈聪明
胡卡兵
李开创
文件履历表
版次
变更日期
变更原因
变更内容说明
修订审核
1
xxx/01/03
文件制定
2
xxx/09/10
依照ISO9001:
2015及AEO要求修订
全面修订
李开创
1.目的
为了规范海关关务管理过程的单据、运输管理过程,确保海关关务工作没有被延迟。
2.范围
适用于关务作业、出货、装柜、运输过程。
3.规范性引用文件
ISO9001:
2015及中国海关《海关认证机构企业标准(一般认证)》
4.定义与术语
4.1EDI,全称ElectronicDataInterchange,译名:
电子数据交换。
是中国海关采取的报关方式,中国海关对电子报关进行优先审批。
4.2报关单据:
与报关作业有关的单据,见8.2具体说明。
5.权责
5.1报关员:
5.1.1依照业务提出的出货要求(如:
时间、出货地址、数量、出货方式等)向海关报关作业。
5.1.2在海关EDI完成报关电子档案作业。
5.1.3通知业务、资材达成报关进度。
5.2仓库:
5.2.1及时跟进业务、报关的装柜信息。
5.2.2审查货柜司机的真实身份(核对驾驶证、身份证等有效证件)。
5.2.3审查装柜单的内容,核对业务出货要求,如发现异常马上通知业务、报关。
5.2.4对货柜、拖车进行检查、拍照。
5.2.5清理装柜现场,拉上警戒线。
5.2.6按货柜实际情况,排货货柜作业。
5.2.7再次审查装柜单完整性,统一交财务、报关保管。
5.3业务:
5.3.1提报报关要求(如:
时间、出货地址、数量、出货方式等)。
5.3.2收集货运公司营业执照、实际考察等,审查货运公司的资历。
5.3.3提示货运公司提供司机证明(照片、驾驶证、身份证等)。
5.3.4跟进货柜动态,确保安全进入海关关口。
6.流程图
报关作业流程图(见后面附件)
7.作业内容
7.1报关备案
7.1.1公司实行EDI联网报关模式,海关采用电子手册(合同)备案。
7.1.2业务部门与客户协商实际出货日期,联系船运公司和通知报关作业。
7.1.3报关员根据业务提供的出口成品信息,按照海关规定要求,将数据输入电子手册,打印出口成品的申报资料。
7.1.4所列印资料经公司业务﹑财务﹑报关部门审核,审批时注意有无错误地方。
如发现错误马上纠正,并提示错误部门对造成错误的成员给予批评、教育,以警示下次注意。
7.1.5报关员将以上资料汇总实施报关作业。
7.1.6如海关提示报关资料有错误,报关员马上向财务、总经理报告,并依照海关要求改进。
7.1.7运输、业务、出货、包装等资料处理完毕全部归档保管,由报关员设置专区专柜严格保管,未经法人代表或其代理人授权,非直接负责人不可调阅。
7.1.8所有海关的法律文书、证书,以及海关专用章使用完毕之后统一放置在保险柜由法人代表或其代理人管理,如需要使用登记使用动向。
7.2货物运输安排
7.2.1业务收到客户发出的实际出货计划,马上安排出货事宜,及要求报关员依照7.1开展报关作业。
7.2.2业务与客户确认实际交货期后,将要交货的数量、体积、到达地点等资料送给船运公司,船运公司根据交货资料制作装柜单,并安排托运船名、运输商等资料反馈给业务。
7.2.3业务收到资料马上将以上资料给资材仓库、保安,请提示其注意核对资料。
7.2.4运输商货柜司机将根据落货日期安排运输车辆凭《装箱单》到肯上进行装载运输工作。
7.3货物装运作业
7.3.1货柜司机到来,先由保安核对司机资料,然后通知仓库。
7.3.2仓库人员必须检验司机的订单号、《装箱单》等,核实货物的名称、规格、数量等,在此过程中,一定要警惕非货单物料的进出,确认无误后才可签批命令仓管装柜作业。
7.3.3所有货车、集装箱在装载货物前后必须接受例行的车箱检查拍照并清洁干净(具体作业方式见《货物安全管理制度》要求。
7.3.4如检查中发现车门不严或车箱破乱等不符合要求的,仓库负责人提出拒绝给该类车箱装载货物。
7.3.5装载中由仓管主管、保安进行监控,未经许可人员或车辆不得进入该区域内。
7.3.6装载完毕,仓库主管在订单号、装箱单等资料上签名发送运输。
7.3.7发货单据、装箱货单据等资料的原始单据于发货后次日(最好在二十四小时内)交资材主管,由资材主管交财务、业务审查。
7.3.8对于公司的运输资料系统要严格保密,特别是客户出货资料和系统要确保控制以防无许可的接触。
7.4货物运输路线跟进
7.4.1业务告知运输公司安全运输路线,驾驶员途中按照安全路线行驶不可私自更改驾车路线。
7.4.2驾驶员不得在运输途中被非法装载违禁、危险物品等,保证物品在运输过程中是安全的运输。
7.4.3业务电话跟进运输公司,让运输公司插报货柜的运动路线,直到跟进应在预定的时间内到达目的地,否则须主动与追踪人员联络,阐述其原因。
7.4.4业务可以要求运输公司提供驾驶员安全教育背景、工作背景调查和吸毒史检查,通过以上调查侧面了解货柜司机运动路线改变的动机。
7.5突击检查(临时检查):
7.5.1突击检查时机:
每年不定期的由报关高级负责人下达AEO管理事项突击检查。
7.5.2突击检查步骤:
7.5.2.1由内审小组负责进行不定时的、不事先通知的突击检查,目的是验收内部安全的落实性,特别是敏感区域、特殊岗位人员、敏感管理部位的管理落实性,以确保工厂、客户及其财产的安全。
7.5.2.2敏感区域是指:
门禁(工厂各出口)、仓库、成品区、包装区、出货区、货柜等对工厂安全和客户财产会产生重大影响的控管区域。
7.5.2.3特殊岗位人员是指:
工厂保安、出货人员、成品检验员、仓库员、钥匙管理员、业务人员以及会与工厂产品发生直接联系并产生潜在危险可能的人员,对此部分人员工厂需定期进行必要的身份确认及背景调查,对其工作也需作相应的监督。
7.5.2.4敏感管理部位是指:
电脑系统、门窗、路灯、报警装置、监控装置,确认以上没有被破坏或有良好的运作。
7.5.2.5实施3-5批的进出口报关单据穿行测试。
7.5.2.6补救措施:
在突击检查中如果发现不足,应立即采取相应的措施,如:
硬件损坏、照明不足、文件缺失、落实不到位等等,立即召集相关人员,研究对策和补救措施进行纠正和预防,并报告安全管理代表。
7.5.2.7对于以上的检查,要做好相关的记录。
7.6关务内审工作开展(定期检查)
7.6.1审核内容:
7.6.1.1保税货物的收发、仓储、运作是否符合海关法规规定。
7.6.1.2依照中国海关《海关认证机构企业标准(一般认证)》执行。
7.6.1.3业务合同的执行(一般贸易出口穿行测试资料)。
7.6.1.4仓库盘点执行情况。
7.6.2审核方向:
7.6.2.1是否建立、运行、落实与海关关务有关的部门管理制度。
7.6.2.2是否建立、运行、落实来料收货管理流程。
7.6.2.3是否建立、运行、落实来料仓管理流程。
7.6.2.4是否建立、运行、落实保税和非保税管理。
7.6.2.5是否建立、运行、落实敏感区域的分类管理。
7.6.2.6是否建立、运行、落实物料台账卡管理。
7.6.2.7是否建立、运行、落实仓库的消防管理。
7.6.2.8是否落实仓库人员的海关关务工作培训。
7.6.2.9是否落实仓库人员贸易安全知识培训。
7.6.2.10是否建立、运行、落实敏感区域的钥匙管理。
7.6.2.11其他AEO要求的事项。
7.6.3审核权限:
7.6.3.1调取公司货物管理单据、报表。
7.6.3.2调取公司有关AEO管理的文件和资料。
7.6.3.3调取公司有关监管设备。
7.6.3.4深入公司关务软件管理。
7.6.3.5进入公司关于关务的ERP财务软件。
7.6.3.6当发现有人刻意隐瞒、阻扰、破坏审计工作或拒绝提供有关资料的,报总经理批示,对当事人提出责任处罚。
7.6.3.7提出制止、纠正和处理违反海关法律法规行为的意见,以及改进管理、提高工作经济效率的建议。
7.6.3.8对严重违反海关法律法规、公司规定和造成严重损失的人,提出追究其管理责任,甚至法律责任。
7.6.4审核方式:
7.6.4.1内审:
厂内每年对组建关务审查小组,对关务工作进行内部审查,组成人员由总经理任命。
7.6.4.2聘请外部有资历的财务公司做公司的财务顾问,并每年对公司的财务运作进行审计检查。
7.6.4.3通常是在请外部财务公司审查时,厂内事先审查一次管理制度类,外请财务公司审查财务报表。
7.6.5审核程序:
7.6.5.1每年的10月开展内审。
由财务主管提报请外部财务公司过来审计,并制作内审计划,审查计划参考ISO9001要求注明包括审计的目的、时间、范围、内容、方式、要求等。
7.6.5.2审计人员依照计划开展审查。
在审查过程如实记录工作情况,以利于上级获得有价值的审计信息。
7.6.5.3外部财务公司对公司财务报表做审计。
7.6.5.4财务主管依据双方的审计记录,制作审计报告向总经理报告。
7.6.5.5审计记录经总经理审核之后归档管理,未经允许不得随意调阅。
7.6.6在审计过程如发现以下行为,将报海关和公安机关立案:
7.6.6.1发现企业内部人员私揽货物报关;
7.6.6.2发现企业内部人员假借海关名义牟利;
7.6.6.3向海关人员行贿等行为。
7.6.7在审计过程如发现以下行为,追究当事人的责任:
7.6.7.1单据不规范(不规范具体项目见8.5)。
7.6.7.2单据有错误(明显填写错误事项)。
8.报关单据审核要点
8.1进出口报关作业基本流程:
业务提交进出口信息和有关数据→报关文员制单初步审核→报关员审核→报关行复审→报关员报关、申报作业和政府机关审核批示→出货出关作业→资料回收→报关高级负责人抽查审核。
8.2报关过程有关单据:
8.2.1与海关有直接关系的单据:
出货明细表、销售单、装箱单、司机/货运公司资料等、报关单、征税单、手册等;
8.2.2公司物流ERP记录:
业务订单、采购单、送货单、进料单、领料单、成品入库单、销售单、外发加工单。
8.2.3账册和内部管控记录:
进出口账册、对账单、委外加工管控单等
8.3审核内容:
申报的品名、规格、数量/重量、包装、编码、产地等。
8.4报关单据审核三原则:
8.4.1符合海关报关单填制规范要求;
8.4.2客观反映进出口货物实际情况;
8.4.3客观反映进出口贸易性质。
8.5报关单据审核注意事项:
8.5.1报关单要抓住重点,特别是8.5.2要求的信息,对上面的数据要进行合法性、真实性进行研判。
8.5.2审核备案号、许可证号、手册协议号、提运号、批准文号、随附单据、贸易方式(监管方式)、征免性质等信息是否都正确。
8.5.3审核经营单位、收货单位、申报单位、日期、进出口岸是否错误。
8.5.4审核运输方式、运输工具名称、集装箱号是否与实际一致。
8.5.5审核申报货物的毛重、净重、件数、包装种类、标记唛头及备注是否与实际一致。
8.5.6审核成交方式、运费、保费、杂费单价、总价、币制是否都正确。
8.5.7审核商品编码、商品名称、规格型号是否正确。
8.5.8审核计量单位和数量、申报计量单位和数量、成交计量单位和数量是否正确。
8.6审核发现问题处理方式:
8.6.1发现报关单据有差错的,马上更改。
如果海关已经审批了,依照海关要求及时修改报关单据,并重新审核。
8.6.2对错误来源调查,如果是人为错误,必须对当事人处罚以示警戒:
8.6.2.1单据漏签字或漏写项目的,对当事人处罚20元一次;
8.6.2.2在8.5项目中的错误的,对当事人处罚50元一次;
8.6.2.3因错误导致海关提报重新报关作业的,对当事人处罚200元。
8.6.3如严重触犯了法律法规,马上报案处置。
8.7单据保管方式
8.7.1单据保存期限:
8.7.1.1与进出口有关的单据至少保留三年;
8.7.1.2海关下发的法律文书、通知、证书永久保留;
8.7.1.3公司物流ERP数据至少保留三年。
8.7.2资料保管方式依照公司《记录管理程序》运作。
8.7.3如需要销毁,必须经报关负责人批准。
8.7.4如有人离职,必须将其保管的单据做为重要交接项目。
9.相关文件
无
10.相关记录
报关单据
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