OA办公管理系统在地产企业中的应用.docx
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OA办公管理系统在地产企业中的应用
电子科技大学学院
论文题目OA办公管理系统在地产企业中的应用
学生
学号
专 业
系(分院)
指导教师
指导单位
2011年6月制
摘要
在二十一世纪社会和经济高速发展的今天,各政府事业单位或企业或组织由于规模的扩大和竞争激烈,在这种办公的复杂性增加和办公要求提高的环境下,传统的手工办公方法效率低下,更浪费大量的人力物力资源,已经无法满足需求,都在寻求一种高效率规化网络化的办公方式,于是OA广泛的被应用于办公。
OA办公管理系统将计算机网络和办公结合起来,有效地提高了办公效率。
本论文通过研究OA的概念、发展、特点,以与在某地产企业中办公应用状况。
OA在该地产公司通过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程、项目审批等功能模块支持企业办公的现状,为企业在激烈的竞争中提供有力的管理后台。
同时通过在该地产公司的应用,探讨了OA的不足之处和发展趋势,为OA的推广做了一个例。
关键词:
OA办公管理系统;效率;地产企业;功能模块;办公
ABSTRACT
Inthe21stcenturysocietyandrapideconomicdevelopmenttoday,eachgovernmentinstitutionsorenterpriseororganizationduetotheexpansionofthescaleofandcompetitionisintense,inthisofficecomplexityincreasesandofficecallsforincreasedenvironment,thetraditionalmanualofficemethodinefficient,themorewastealotofmanpowerresource,itisimpossibletosatisfyalltheneeds,arelookingforanefficientstandardizednetworkedofficeway,henceOAiswidelyappliedinoffice.OAmanagementsystemwillcombinecomputernetworkandoffice,effectivelyimprovetheofficeefficiency.Thispaperstudiestheconcepts,development,OAcharacteristic,aswellasareallyestateenterprisesinChengduofficeapplicationstatus.IntherealestatecompanyOAthroughinformationrelease,electronicdocumentsandknowledgemanagement,workflowautomation,thecompany'sassetsmanagement,informationexchange,decisionsupport,humanresourcemanagement,financialofficeprocessetcfunctionmodulesupport,thepresentsituationofenterpriseworkforenterpriseinthefiercecompetitioninthemanagementprovideapowerfulbackstage.Butatthesametime,throughtheapplicationintherealestatecompany,discussestheOAdeficiencyanddevelopmenttrendinthepromotionofOAismadeanexample.
Keywords:
OAmanagementsystem;Efficiency;Realestateenterprise;Functionmodule;office.
第1章引言
在二十一世纪社会经济和科技高速发展的今天,各政府事业单位或企业或组织规模扩,交流加深,办公节奏加快,管理变得困难,在这种办公的复杂性增加和办公要求提高的环境下,传统的手工办公方法效率低下,人力和物力资源浪费严重,已经无法满足需求,都在寻求一种快速高效规化的现代办公方式,于是OA办公管理系统被广泛的应用于办公。
发达国家早在20世纪70年代就开始了对OA的研究和应用,我国是在1985年才开始引入[1]。
由于OA的开发理念不同和技术的更新,OA也经历了多个不同的发展阶段,向着简单到复杂、个体到协同、固定到移动等的方向发展。
随着应用的加深,我们对OA也有了更深的了解,市场上不同版本的OA层出不穷,生产OA办公管理系统的企业竞争也越来越激烈。
OA(OfficeAutomation)是将计算机网络和办公结合起来的一种办公管理系统,能够有效地提高办公效率。
本论文通过研究OA的概念、发展历程、发展趋势、特点以与在某地产企业中办公应用状况,例如通过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程、新项目申请审批等功能模块支持企业办公,为企业提供自动化办公的管理后台,为企业在激烈的竞争中获得发展提供了动力,同时也分析了该地产公司OA的不足之处,以便改进。
要跟上时代科技进步的步伐,运用高新技术武装企业,企业才能获得更好的发展。
OA办公管理系统的运用,使人们不再像过去那样采用效率低下的手工方式办公,促使办公向着更加简洁、更高效、更快速、更标准化、更科学的方向发展,实现了企业间工作人员的快速信息交流、资源共享,无纸化办公降低办公物料消耗,同时为管理者提供了全局性的决策支持,极提高了办公效率,为企业的生存发展具有重要意义,对于其他性质的机关组织提高办公效率同样意义重大。
第2章OA办公管理系统的现状
2.1OA办公管理系统的简介
OA办公管理系统,即OfficeAutomation的缩写,是一种利用计算机和网络来帮助各企事业单位部日常办公的办公型软硬件系统,提供了一种新型的办公方式,能够帮助系统用户处理各方面的公务,促进人员交流更加快捷和方便,极提高企事业单位办公效率,节省人工耗费。
OA办公管理系统通过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程、项目审批等功能模块帮助工作人员实施办公,也可以根据具体企事业单位的特点和需求具体设定特殊的功能模块或二次维护升级,具有可扩展性的特点;OA办公管理系统的实施和维护是由OA办公管理系统管理员负责,并且管理员还拥有对系统用户设置使用权限围的权力,使各用户的在自己的权限围各司其职;其系统适用性广泛,包括基层执行、中层管理、上层决策的全部人员都可以通过它来办公。
采用OA办公是政府企事业单位和公司进入现代化办公的重要标志,比传统的手工工作方式有着极大优越性,对于提高劳动率和经济效率多方面有着非常重要的作用。
2.2OA办公管理系统的选择标准
信息时代的今天,为了提高办公效率,降低物资、时间和人力成本,增强竞争力,越来越多的企事业单位选择了实施OA办公管理系统,也激励了OA的开发。
现在市面上存在多种品牌的OA办公管理系统,其功能模块存在许多差异,质量也良莠不齐。
所以,选择一个好的OA办公管理系统对企事业单位就显得非常重要。
以下将介绍几种选择OA的标准:
2.2.1系统界面简洁易用,突出显示重要信息
办公追求的是效率最高,办公人员希望能够在第一时间学会和使用所需的功能模块并开展工作。
一个杂乱的OA界面让人花费更多时间在寻找功能模块上,可能导致看不清或选择错误,也不容易学会;相反,简洁而干净的系统界面能让人最快速地找到目标,方便使用;对于新手而言,也有助于他们尽快的学会操作[2]。
在日常工作中,人们常常会由于信息太多而眼花缭乱,好的OA办公管理系统能将重要的信息突出显示,与一般信息区别开来。
比如说,在一家中型房地产开发企业,其部办公重要的信息是对工作流的管理,即:
工程项目管理信息、财务管理信息、人力资源管理信息、产权证办理信息等等重要部分,应该将其功能模块放在醒目位置;其他方面,如:
办公用品管理、公司规章制度、通告、周例会通知等等一般信息,设置在界面角落不显眼的位置。
2.2.2系统安全性强
OA办公管理系统储存和处理着大量企业信息,这些信息对企业项目的顺利实施、部组织的稳定甚至企业存亡会产生很大影响,不可丢失或被窃取。
在本论文系统的安全性包括了两方面:
一是对于系统部用户,二是对于企业整体和外部而言[3]。
对于系统用户,一个好的OA能够:
或者在技术上加强各种资源的授权访问机制,在组织中区别对待不同职位和部门的系统用户(角色权限限制),或者对某资源加密(密码验证方式),对以此规用户在系统中的操作。
每人在登录OA办公管理系统时,要先填写用户名和密码,才可在登陆以后根据自身职位部门、职位获得使用OA相应的角色权限,防止滥用和误用系统,避免上层信息向基层泄露,或者是不同部门之间的信息泄露等不安全状况。
就企业整体和外部方面来说,对于好的OA办公管理系统安全性要求更严格。
由于信息化建设的不断发展,企业和其他企事业单位合作或者与客户商讨服务时,越来越频繁的使用网络,在方便交流信息的同时,也带来了潜在的威胁。
目前OA通常采用在线自动检测IP地址锁定、硬件加密锁、等方法保护OA办公管理系统安全,维持其稳定。
2.2.3系统管理员可以灵活设置权限
通常各企事业单位设置有很多的部门、不同的工作人员,人员之间的流动性强(离职、入职、调派等),这些要求OA办公管理系统能够灵活的设置权限,维持管理层次有序正确的运用,确保OA对每一项流程、每一个角色权限的控制。
2.2.4OA办公管理系统的统一性好
OA办公管理系统在企事业单位部实施统一的部署,集中化管理办法,实现统一登录,统一流程,统一界面,统一格式,统一权限,统一的数据库基础数据。
此外,为了给系统的扩展延伸提供基础,OA办公管理系统各项接口、技术标准还要与国际标准统一[4]。
2.2.5OA办公系统应该具有好的扩展性
企业在成长扩时,会产生更多的工作流而对OA办公管理系统提出更高的要求,好的OA本身采用开放性的系统结构,采用常用的编程语言,如:
SQL数据库、JAVA等,支持OA二次开发或与门户、第三方系统实现整合。
2.2.6OA办公管理系统的响应速度并发状况良好
好的OA办公管理系统能快速处理办公,在第一时间响应用户,提高工作效率;支持多层级(通常是6级以上)的组织结构;能在1000人以上并发处理状况下,系统稳定良好的运行。
2.2.7适合企业自身的规模、行业
“只选对的,不选贵的”、“适合自己脚的鞋子才是最好的”——我们买东西的时候常常听到别人说的这两句中肯建议,同样也适用于企业选择OA。
不同规模、不同行业的企业管理具有不同的特点,对OA的需求各不一样,尤其是企事业单位的规模对OA办公管理系统的选择影响最大。
就规模而言,大型企业管理结构复杂,人数众多,事务处理复杂,因此对OA办公管理系统的稳定性、系统安全、灵活性和群集式管理要求更高。
对于中小企业,员工相对较少,电脑台数少,对OA的功能模块要求趋向于大众化,各OA生产厂商生产的办公管理系统一般都能满足中小企业的需求。
2.3OA办公管理系统的发展和趋势
图2.1OA发展阶段
2.3.1第一阶段个体办公自动化(20世纪70年代中期~20世纪70年代末)
20世纪七十年代,全球尤其是发达国家经济繁荣发展,需要办公的业务量急剧增多,带来企业效率低下。
为改变这种状况,以综合性技术开发的OA兴起。
这一阶段的OA主要是通过运用计算机单机版办公软件如:
excel,和通讯软件:
email等代替传统的手工方式处理个人日常性工作,特点是个人办公自动化和日常办公自动化,它提高了个体工作效率,但是在组织部缺乏交流和沟通。
2.3.2第二阶段文档型OA(20世纪80年代~20世纪90年代末)
此时,OA也被称为“无纸化办公”,文件不再必须被打印、复印出来,节约了大量纸制资源。
这一阶段的工作重点是文档管理,也加入了如资产、人事等的管理。
由于局域网出现和关系数据库与其他辅助功能的应用,文档和信息能够实现共享,如:
日程安排表、BBS、文档管理、公司记事、办公用品管理等等。
工作流也初具形态。
这一阶段的OA办公管理系统各功能模块相对独立,对企事业单位的办公效率提高成绩不明显。
中国政府和一部分企业开始逐步认识和使用OA,揭开了OA在中国发展使用的序幕。
2.3.3第三阶段工作流程型OA(21世纪初期)
进入二十一世纪后,世界经济和技术的快速发展,个体化办公方式让OA用户无法实现数据共享,个体性的使用已不满足需求,于是对OA提出了更高的要求OA,此时向着流程型发展。
流程型OA在文档型OA的基础上,以网络为中心,进一步完善了人力库存管理、文档管理、制度管理、财务管理、流程审批等等工作流程方面的管理;同时各种信息开始集成,数据集中展现,协同理念得到应用,初步解决了信息孤岛的问题,数据统一性增强,显著提高了办公效率,降低了部损耗。
OA存在的问题是可扩展性较差,OA开发商恶性竞争和系统知识产权存在隐患。
如图:
2.2新流程图
图2.2新流程图
2.3.4第四阶段知识管理型OA(2005年~2010年)
在知识经济时代,随着OA应用的深入,加上互联网技术的发展,OA已发展成为以“知识管理”为中心思想,运用“协同”办公方法、实施“门户”技术的办公管理系统。
它的特点有:
数据的集成性更好;工作流程得到优化;是将准确的知识传播到准确的用户手中,知识得到共享;与其他应用系统能够更好的融合;完全利用网络技术;以对知识的管理为基础等等。
这一阶段的OA办公管理系统极提高了企业办公效率。
2.3.5第五阶段未来的OA(2011年~)
移动型OA:
经济的发展使得异地办公越来越频繁,未来将采用更先进互联网技术和移动通信技术,如3G移动网络技术,实现手机移动办公,彻底打破地域限制[5]。
智能型OA:
能帮助办公人员分析基础的商业信息,提高其工作绩效;对不同层级的用户,尤其是中高层管理者需要有一个综合型系统平台,帮助分析复杂的数据和信息,为预测和决策提供支持。
协同型OA:
随着市场的分工和企业间日益频繁的经济等形式的交流,仅仅局限于企业部的传统办公管理系统已无法满足需求,于是OA开始向协同方向,即满足跨组织、跨系统办公的方向发展。
同时,协同OA能整合组织部其他系统:
管理信息系统、财务系统、企业资源计划系统等等,简化、统一工作流。
标准型OA:
上一段提到OA的协同化,意义之一就是促进不同企事业单位合作办公,就要求OA能够适用于绝大多数企业,尽可能消除差异,做出通用接口、使用特点、功能模块一致的系统,向标准型发展。
门户型OA:
人们要求未来的OA能更人性化,向着门户型发展,不仅是被动地让用户使用所包含的信息和数据,而且是通过对组织部各种资源汇聚整合和集中展示,让用户一站式使用,由于OA所包含的功能将越来越多,如何让OA更加人性化易于使用,也是一个重要的发展趋势[6]。
第3章某某房地产开发使用OA背景与现状
3.1该房地产公司的使用OA背景
某某房地产开发是一家中型私营地产开发企业,在和其他地方有多个项目。
由于房地产行业的特点:
资金流动性大,人员多,项目信息多而繁杂等因素,致使办公流程复杂,信息传递慢,资源大量浪费,效率低下,无法适应房地产行业的快速发展。
因此公司需要一个有效地平台对组织进行管理,节约资源消耗,提高办公效率。
3.2该房地产公司办公管理现状
目前该企业使用致远OA办公管理系统对公司部办公进行管理。
OA系统设置了信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程等功能模块,通过系统管理员的授权,为每一位用户进行角色权限限制。
如图3.1OA办公管理系统的基本结构和图3.2OA登陆界面,人员需密码和账号才能成功登陆[7]。
图3.1AO办公管理系统的基本结构
图3.2OA登陆界面
现在,员工每天上班的后的第一件事就是登陆OA,查看是否有公司发的新、新通告等,随即开始展开日常工作,极提高了办公效率。
但是该公司OA办公管理系统只能承受160名用户在同一时刻登陆在线办公,承受能力较差;并且只能限制在公司部电脑上登陆,地域限制较强,安全性有待加强[8]。
第4章OA办公管理系统在该地产公司的应用研究
4.1OA在某某房地产XX公司的应用概况
在该房地产企业过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、信息交流、决策支持管理、公司资产管理、人力资源管理、企业财务支持等功能模块来提升企业的办公效率,下面将对这些功能模块的应用做详细的研究。
4.2OA在信息发布方面的应用研究
图4.1信息发布基本功能模块
传统的信息发布方式是将信息在布告栏上贴,由大家自己去看或者是广播、口耳相传,这些方式不但浪费资源,容失真,传播效率也不高。
为解决这些难题,OA建立了信息发布平台[9]。
在平台上设置公告栏模块,将发布的公告、最新的行业规章、公司制度、开会通知等各种信息成功上传后,系统用户登陆后界面右下角将弹出大约10*10cm的包含此次发布信息题目的提示小窗口,需要查看的用户只需要单击提示窗口上的“打开”或“下载”字样,就可以方便的查看或下载所发布的信息,若用户不看,则单击提示窗口右上方的叉图标,即关闭提示窗口。
通过这种途企业部员工之间能快速的传播信息,了解公司的最新动态。
比如:
当某一个新员工入职,为了使大家能够尽快的认识新员工,拥有发布权限的用户将该新员工的照片、职位、等基本信息发布在公告栏上,方便老员工的对新员工的了解,为未来更好合作工作做好前提。
此外,该公司的OA办公管理系统还设置了聊天交流室,开展企业文化建议、技术交流、办公环境改善等各种讨论。
见图4.1是管理者为了了解员工是否同意在办公室安装监控器对大家进行的一次探讨,通过用户在聊天交流室的投票,可以查看出结论。
图4.2投票栏
各个系统用户投票以后,投票发起者就可以看见投票结果分析,并且将投票结果在OA上发布。
图4.3是否在办公室安装监控器的投票结果
根据投票结果公布消息如图所示
图4.4消息通知
管理者或其他有权限用户可以指定参加的系统用户,或者用户使用匿名方式发表意见,这样方便了企业管理者了解基层人员的所思所虑,与时的采取措施解决员工问题,提供一个和睦、舒适的企业环境。
4.3OA电子化文件和知识管理方面的应用研究
我们已经进入了知识经济时代,知识管理对企业的发展起着越来越重要的作用。
顺应时代发展要求,此OA建立了电子化文件和知识管理的模块,支持对文件和知识的上传、保存、分享和打印,让工作中的知识得以更广泛的传播,促使大家共同进步。
其中文件和知识的上传分为在线编辑和原有上传两种,在线编辑就是上传的用户在线填写相关信息,并直接在文档编辑文件或知识,文档类型为WORD文档,PPT等办公常用类型,编辑成功后保存上传到服务器。
原有上传就是用户电脑上本来就有的文件或知识上传至系统服务器,等待管理员的审批,不合格的文件或知识被退回,审批通过后文件被分类编号发布,所有阅读权限用户就都可以共享文件或知识,通过这种方法,员工之间相互交流工作心得,增强学习和工作积极性,促使大家共同努力从而公司想着更好的方向发展[10]。
当一名新员工入职某某房地产开发公司,他需要先向OA办公管理系统管理员处报到,由系统管理员给予设置了角色权限的登录名和密码,然后该新用户可登陆OA,进入文件管理功能模块,在文件或知识的分类菜单上选择查看本公司的公司规章制度、福利待遇、基本项目信息等电子化文档,了解公司基本信息,减少了很多培训环节。
同时对于老员工来讲,当她想要查看某一地产项目的具体信息时,不用离开自己的办公位置去费心找纸质资料,同样可以马上找到所需要的电子化文件,节约了办公时间和纸资源的浪费,也提高了检索效率[11]。
上传的用户或是管理者在“上传管理”页面可以查看自己或有权限围的用户上传的文件或知识信息,并且拥有对文件或知识的更改、删除权限,这些功能只需要点击相关按钮即可实现。
4.4OA在工作流自动化方面的应用研究
该房地产公司的OA工作流自动化功能的围较大,主要包括以下几方面,如图4.5工作流功能模块[12]。
图4.5工作流功能模块
4.4.1上交周报月报
社会经济的变化日新月异,人们需要不断地学习总结才能赶上步伐,某某房地产开发和很多企业一样,要求员工每一年。
每一月和每一周都对过去一段时间的工作做出总结,以便加强自身工作能力,于是该企业的OA办公管理系统中,在行政管理模块中设置了周报和月报功能,而年报由于使用的频率太少另外处理。
在每一周末或者月末,基层用户打开登录界面登录系统后,找到该功能,首先填写好本次汇报题目,再在页面的文本框中开始写汇报,完成后提交;系统将自动转发至汇报人的直属上司,上司审阅做出批示后,再一次发送回汇报人,汇报人就可以再系统上看上司的批示了。
同时,汇报人能够回看自己以前的周报和月报,直属上司也能会看自己和直属下属的过去汇报。
图4.6周报月报流程
4.4.2日程事务安排表
“日程事务安排”是为防止遗忘未来事务而设置,其自动报警功能会在事务当日提供短信提示。
这一功能位于工作流自动化模块之下,以当月月历的形式打开,也可以通过填写上方“查询”跳转到想要的月份,已建好备注的日期会以粗体形式显示,将鼠标移至数字面就会出现以备注的情形显示已建好的事务安排。
点击今天与之后某一天的号数,打开后选择“新建事务安排”出现以小时划分的当天表格,选择好时刻并在时刻后的栏目中填写备忘事务,保存成功后返回月历界面便可看见备注[13]。
4.5OA对公司资产的管理应用研究
OA对公司资产的管理是指对公司部所有的有价值的资产进行有条理规的管理。
有价值的资产包括固定资产和无形资产。
管理过程延伸在资产的整个生命周期,在第一时间详细记录每个资产的申请、发放、使用、外借等的状态。
资产管理的功能分为资产详细产品信息、申请发放使用记录、查询统计等子功能,通过OA对资产的管理,有权限的用户可以随时知道资产的状态,合理的分配资产,节约资源,提高使用效率。
如图4.7固定资产管理基本功能模块所示。
图4.7固定资产管理基本功能模块
4.5.1OA对会议室管理的应用研究
出于企业办公地点的限制和资源节约的考虑,办公室较少且大小不一,为合理利用办公室,避免出现会议室空闲或者开会高峰时多部门争抢一个办公室的冲突,某某房地产开发的OA支持办公室管理,其中一项重要功能是办公室预订功能。
部门秘书拥有预订办公室的权限,当部门决定开会时,秘书先登录OA,打开预订办公室功能,查询各个办公室在各个时段的使用状态,再选择好合适的办公室和时间,节约参会者的时间。
在预订办公室时,系统要求写上备案并被保存,为以后的查询做好准备。
备案即会议的题目、参会者、开会的主要事情、需要用到的设备配置等基本信息。
在选择好参会者后,可以根据参加围系统自动的发送会议通知,快速有效地通知参会者,提高出勤率。
第一步:
查看办公室1是否已经被预订
第二
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