华盛酒管系统软件V5说明书收银员手册.docx

华盛酒管系统软件V5说明书收银员手册.docx

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华盛酒管系统软件V5说明书收银员手册

第一节、菜单概述

在华盛酒店管理系统3.X屏幕快捷栏，单击收银图标，如图（1-1）。

图（1-1）

图标的右面出现收银工具栏,如图（1-2）。

图（1-2）

前台菜单项说明见表1-1。

表1-1：

前台工具栏图标

收银工具栏的图标说明见表1-1。

菜单名称

图标

说明

快捷键

客人帐

打开帐单查询窗口，进入客人帐单。

CTRL+B

录入客帐

打开入帐菜单快捷栏，将费用入帐到一位或更多客人帐单。

CTRL+E

收银功能

外币兑换和收银员报表。

关闭收银员

关闭某一班次的收银员钱箱

快速结帐

打开快速退房对话框

CTRL+M

AR帐

应收帐管理

积分卡管理

积分卡、会员卡管理

表1-1

第二节、客人帐

操作步骤：

1、在华盛酒店管理系统3.X主屏幕快捷栏，单击收银图标。

图标右面出现收银工具栏。

2、在收银快捷栏上单击客人帐快捷按钮

弹出收银登录窗口，如图（2-1）

图（2-1）

3、输入收银员口令，并单击登录。

弹出客人帐查询对话框，列出在住的所有客人,如图（2-2）

图（2-2）

4、如果未选取复选框，客帐查询对话框会列出目前入住的所有客人，可以使用4个复选框中的其中一个作为部分查询工具来定位所需的客人帐单，见表2-1。

复选框

功能

本日预离

列出今日预期离店的所有客人（DueOut），此处可选择单个客人退房，或使用零余额退房（指不打开帐单屏幕，给零余额客人退房）。

住店及离店

列出目前住店的及今天已退房的所有客人（CheckedIn、StayOver、WalkIn、DueOut、CheckedOut）。

离店结帐

仅列出今天已退房的所有客人（CheckedOut）。

前一天退房的客人不出现。

不含假房

列出不含假房的当前在住客人。

表2-1

5、用下列方法，定位所需的客人帐单输入项

向下滚动清单：

在房号字段输入房间号码按Tab键；

在姓名字段输入姓或姓的首字按Tab键；

在团队字段输入团队名或团队名首字按Tab键；

在小组字段输入小姐号按Tab键；

符合查询标准的所有客人输入项出现在客帐查询对话框，其他输入项即行消失，如图（2-3）

图（2-3）

6、选择客人,单击选择（如欲选择当前表格上的所有客人，单击选择全部）。

弹出所选客人的帐单对话框,如图（2-4）

图（2-4）

一、再次打开帐单

关闭某位客人帐单后，马上会发现还需再次打开帐单。

单击上次帐单按钮即可，不必再去从头到尾查询客人清单。

1、打开客帐查询对话框。

2、单击上次帐单，再次打开最后一次打开的帐单。

二、同时打开多个帐单

1、单击所需客人姓名左侧的灰色框，选择需要的帐单。

在各选定姓名旁的灰色框内出现红色选择标记，如图（2-5）

图（2-5）

2、单击选择，以堆叠方式打开全部选定的帐单，在帐单底部为各帐单选项卡，单击某一帐单选项卡，可使其位于堆叠帐单的最前面，成为活动帐单，如图（2-6）

图（2-6）

三、在帐单窗口入帐

1、单击入帐。

弹出入帐窗口对话框，如图（2-7）

图（2-7）

2、项目字段，单击向下箭头，弹出部门下拉式列表。

3、选择符合费用类型的代码。

注：

某些部门有标准品名，使酒店跟踪各入帐项目。

例如，小酒吧内存放点心和饮料等项目清单，如选择小酒吧品名，本系统即认为小酒吧部门代码。

在某些情况下，部门代码或品名有固定价格，这时本系统将默认此价，但也可以覆盖此价格并改变数量。

4、单价字段输入价格，可任选输入数量、摘要和参考等内容。

5、如果要在该客人帐单上同时添加同一消费类别的多笔帐，可以单击锁定项目代码复选框，从而节省时间，如图（2-8）

图（2-8）

6、完成后单击入帐，新费用便录入客帐帐单中，并更新余额字段。

7、完成后，按关闭，帐单出现新费用，帐单窗口右顶部的余额被更新。

四、入帐窗口选项

入帐窗口按扭，见表2-2

按钮

操作

入帐

在客人帐单上入帐指定费用。

删除

入帐前，输入内容发生错误时，清除录入客帐字段。

注：

清除不影响已入帐的费用，已入帐的费用仍客帐帐单上。

打印

打印帐单上的当前入帐清单。

关闭

关闭入帐窗口。

选取“锁定项目代码”复选框

为同一部门录入多笔费用时，不必每次选择消费项目代码。

选取“锁定房号”复选框

为同一客人录入多笔费用时，不必每次选择房间号码（只有在入帐窗口才有效）。

表2-2

五、录入客帐调整

如想进行入帐调整，必须在摘要字段键入调整理由

1、单击入帐，弹出入帐窗口对话框。

2、在项目字段，单击向下箭头，弹出部门下拉式列表。

3、在价格字段，输入调整金额。

4、在数量字段，输入负号。

5、在摘要字段，输入调整的理由，此为必须输入的字段。

6、单击入帐。

7、单击关闭，入帐窗口关闭，客人帐单上显示调整值和更新的余额。

六、调整帐页的部门费用

若需对特定部门的费用进行调整或打折扣（按百分比或金额），可以使用调整按钮。

本系统计算部门结欠金额，进行单项调整。

1、单击调整按钮，打开调整对话框，如图（2-9）

图（2-9）

2、在日期字段，输入调整的日期范围（客人在酒店预订的时间段为默认日期范围）。

3、单击调整下拉列表，弹出选定部门对话框，如图（2-10）

图（2-10）

4、用鼠标单击需要的部门或使用空格键选择——代码，选定，如图（2-11）

图（2-11）

5、对所需项目作好标记后，单击OK，关闭选定部门对话框，在调整对话框的部门代码字段出现选定的项目代码。

6、输入折扣百分比（折扣百分比字段）或总折扣（在总折扣字段）作为正的金额。

7、从折扣部门下拉列表，选择拟修改的项目。

8、单击OK。

七、拆分费用

也许会有这种情况，一笔指定费用入帐正确，但客人希望把其中一部分转到另外帐页。

如果遇到这种情况，首先必须拆分费用。

1、选择需要的拆分费用，该费用呈蓝亮显示。

2、单击拆分，弹出拆分金额对话框，如图（2-12）

图（2-12）

3、在金额拆分字段，输入需要从原费用减去的金额，并分别列出。

4、单击OK。

八、结帐选项窗口

结帐选项窗口按扭，见表2-3

按钮

操作

转帐路径

为当前帐单建立和定义帐页

固定费用

为当前帐单输入、查看并修改固定费用，本系统在夜审期间及打印提前结帐帐单时自动入帐固定费用。

贷方入帐

录入贷方帐务信息

帐单形式

打开帐页格式工具栏，选择当前帐页的打印格式。

预览帐单

在屏幕上查看当前帐页格式或细目。

付款方式

接受付款，不必打印帐页和发票。

档案

打开客人档案，进行查看或修改。

帐单调整日志

查看所帐务修改日志

房费和税金

入帐今天的房费和税（通常为自动操作，但有时可能需要提前入帐）

已结帐单

查看房间已结帐明细

过滤条件

将费用类型进行分类

私人信息

输入立刻显示在帐单上的文本（帐单窗口关闭时，该信息不予保存）。

借物-归还

录入借物明细

恢复

将已退房的客人恢复到其原来的房间或PX房

结帐提示

录入客人退房提示信息

关闭

关闭退房选项工具栏。

表2-3

1）转帐路径

1、在帐单屏幕，单击选项，弹出退房选项工具栏,如图（2-13）

图（2-13）

2、单击转帐路径弹出该帐单的转帐对话框，列表的第一项为窗口0，定义为“全部非转帐入帐”。

若其他窗口已经定义，就列在窗口1、2、3下面，如图（2-14）

图（2-14）

3、在窗口字段，单击向下箭头弹出窗口，如图（2-15）

图（2-15）

4、选中后单击OK。

5、使用下拉列表填入转入房号字段。

6、单击OK，提示要求刷新帐单窗口，如图（2-16）

图（2-16）

2）固定费用

1、在帐单屏幕，单击选项，弹出退房选项工具栏,如图（2-17）

图（2-17）

2、单击固定费用，弹出固定费用屏幕及预订的姓名和日期，如图（2-18）

图（2-18）

3、单击增加，弹出录入固定费用对话框,如图（2-19）

图（2-19）

4、单击部门向下箭头，选择拟设置为固定费用的代码。

5、在相应字段输入数量和金额。

6、单击OK，关闭编辑固定费用对话框，弹出固定费用屏幕，对话框内显示费用代码、单价、数量，合计显示为固定费用，如图（2-20）

图（2-20）

7、单击返回，固定费用屏幕关闭。

3）贷方入帐

1、在帐单屏幕，单击选项，弹出退房选项工具栏,如图（2-21）

2、单击贷方入帐，弹出贷方入帐屏幕，如图（2-22）

图（2-22）

3、选择相应付款方式、金额点击入帐即可。

4）帐单形式

帐页格式，见表2-4

帐页格式

操作

详细帐页——标准

默认选项。

房间号码、日期、文本、补充文本和贷方或借方金额下每行一笔入帐。

每天部门代码汇总

把相同部门代码所有入帐和同一天的所有入帐合在一行上。

如果单行有两个或多个入帐，入帐数量出现在补充文本字段。

帮助信息使冗长的帐页更具可读性。

每次逗留部门代码汇总

把整个逗留期间指定部门代码的所有入帐合在一起，入帐日期为团队中入帐的最近日期。

对于逗留一、二周只要简要的入帐汇总的客人很有用，他们只要简要的入帐汇总。

每天方案代码汇总

如果酒店对指定的费用类型赋予“方案代码”——例如代码1指同一天的房费和早餐，——这些费用将集中在一起，在帐页上一行打印出来，不属于该方案的任何入帐将单独打印出来。

每次逗留方案代码汇总

整个逗留期间每个方案代码为一行。

每天单行

除付款外，所有入帐集中在一起在单行上打印出来，每行的文本为该周的这一天。

团队每天汇总

（在团队主帐单：

），类似于“每天部门代码汇总”，只有在部门代码、日期和房价都相同，才把入帐合在一起。

只是显示团队主帐户的入帐。

而不是各客人的入帐。

团队人员汇总

（在团队主帐单：

），每天每人一行。

只是显示团队主帐户的入帐，而不是各客人的入帐。

按房间分类的详细帐页

逐行细目是按房间号码分类的，对团队有用。

按流水顺序分类的详细帐页

逐行细目是按入帐顺序分类的。

度假酒店帐页

度假酒店帐页格式可清楚地表示任何费率的变化，所有房价行首先按费率汇总，接着按详细的流水顺序列出其它所有的费用。

对度假酒店很有用，某些客人逗留时间较长，会有房价变化。

房费+早餐

将前一天晚上的早餐费用和房费合并在一起，按“房费”列出。

按流水顺序方案汇总

类似于“每天方案代码”，但还按流水顺序列出余下的入帐。

按校验号汇总

集中所有的POS入帐，及其校验号码，按日期分类帐页。

团队帐页按天小计

显示每天按房间号码分类的所有入帐，包括单行上打印的小计，它汇总了每天所有的入帐。

团队帐页客人/按天小计

显示按房间号码分类的所有入帐，及该天的小计。

团队帐页部门/按天小计

显示按部门代码分类的所有入帐，及该天的小计。

团队帐页汇总

通常用于团队主帐户，但也可用于单个客人，团队帐页迸发总由以下几个帐页组成：

1、每位客人的帐页最多由9个栏目组成将所有费用汇总到团队主帐户、（栏目根据酒店的需要在设置中确定。

）2、系列帐页，各帐页每天从第一帐页汇总其中一个栏目。

3、“主帐页汇总”，按主要部门组汇总所有费用。

表2-4

1、单击选项,弹出退房选项工具栏。

2、单击帐单形式,弹出帐页格式工具栏,如图（2-23）

图（2-23）

3、单击需要的帐页格式，选定的格式带有选择标记，帐单工具栏关闭。

5）预览帐单

1、单击选项。

弹出退房选项工具栏。

2、单击预览帐单。

弹出当前帐页预览，及滚动条、上翻、下翻，如图（2-24）

图（2-24

3、如只要打印帐页的信息，单击打印。

6）付款方式

1、单击选项。

弹出退房选项工具栏。

2、单击付款方式。

弹出窗口，如图（2-25）

图（2-25）

3、在付款方式、限额输入客人付款信息单击OK。

7）档案

1、在选项工具栏，单击档案。

打开与当前帐单有关联的档案，如图（2-26）

图（2-26）

2、如必要，在客人档案更新可以改动的字段（有关客人档案的详细内容，参阅“预订手册”）。

3、完成后，单击关闭。

返回帐单窗口。

8）帐单调整日志

1、在选项工具栏，单击帐单调整日志，打开修改日志窗口，如图（2-27）

图（2-27）

9）房费及税金

1、单击选项。

弹出退房选项工具栏。

2、单击房费及税金,提示房费过帐成功。

10）已结帐单

1、单击已结帐单,弹出客间已结帐单窗口，如图（2-28）

图（2-28）

2、将光条移到需要查看项目上，单击OK可查看已经帐务明细。

3、将光条移到需要恢复项目上，在冲帐原因上输入冲帐信息单击恢复提示确认对话框单击确

定即可恢复已经帐务，如图（2-29）

图（2-29）

11）过滤条件

1、单击过滤条件,弹出过滤条件窗口，如图（2-30）

图（2-30）

2、输入相关信息时间、房号、选中费用名称单击OK。

12）私人信息

1、单击私人信息,弹出私人信息窗口，如图（2-31）

图（2-31）

2、输入需在帐页上打印的文本。

3、单击OK。

返回帐单窗口。

13）借物-归还

1、单击借物-归还,弹出借物-归还窗口，如图（2-32）

图（2-32）

2、在保险箱、钥匙、借物输入相关信息单击OK。

14）恢复

1、打开客人帐查询对话框，单击离店结帐复选框，复选框出现“√”标记，当前列表只包括已经离店的客人，如图（2-33）

图（2-33）

2、选择要恢复的客人，单击客人姓名（呈高亮显示），然后单击选择,弹出客人帐单，

在帐单顶部右边的余额下方显示“CheckedOut”。

3、在选项中单击恢复,系统询问，是否将客人恢复到原来房间或PX房（如果系统设置可使用PX房），如图（2-34）

图（2-34）

4、完成以下其中一项：

单击原来房间，将客人恢复到原来房间（该房此时尚未再分配）。

单击PK房，再次打开客人帐单，不恢复其房间（再次打开以PX开头的原来

房间号码的帐单，不将原来房间分配给该客人）别忘记过后为该客人退房。

余额字段下的客人状态从“CheckedOut”恢复到“DueOut”。

15）结帐提示

1、单击结帐提示,弹出结帐提示窗口，如图（2-35）

图（2-35）

2、在结帐提示输入信息单击OK。

九、帐页之间转移费用

通常将指定类型的费用转到指定窗口（帐页），但有时特殊费用需要转到其他窗口。

例如，客人想分开支付私人电话和公务电话，这就需要将某些电话费用移到另外窗口。

1、单击需要移动的条目左边的灰色复选框，复选框出现红色选择标记，如图（2-36）

图（2-36）

2、激活将移入费用的窗口（此时为窗口1），单击该窗口，或按Tab键，直到所要的窗口为止。

3、将光标置于激活窗口的任何地方，单击鼠标右键，显示下列弹出式菜单，如图（2-37）

图（2-37）

用鼠标拖至另一个窗口，该选择项被转移到选定窗口。

十、明细转帐

1、单击转帐，弹出转帐对话框，如图（2-38）

图（2-38）

2、在“房号”区，输入房间号码，或单击房间（或姓名）向下箭头，弹出住店客人查询对话框，如图（2-39）

图（2-39）

3、选择欲转入费用的客人，再单击选择。

关闭入住客人查询对话框，“房号”字段出现选定的房间号码，如图（2-40）

图（2-40）

4、单击明细转移，弹出转移到选择对话框，如图（2-41）

图（2-41）

5、单击OK，本系统转移费用并确认转移。

十一、余额转出

1、单击转帐，弹出转帐对话框，如图（2-42）

图（2-42）

2、在“房号”区，输入房间号码，或单击房间（或姓名）向下箭头，弹出住店客人查询对话框，如图（2-43）

图（2-43）

3、选择欲转入费用的客人，再单击选择。

关闭入住客人查询对话框，“房号”字段出现选定的房间号码，如图（2-44）

图（2-44）

4、单击余额转移，弹出余额转移对话框，如图（2-45）

图（2-45）

5、单击OK，关闭转移余额对话框，帐页显示转移余额的负入帐。

十二、明细转入

1、单击转帐，弹出转帐对话框，如图（2-46）

图（2-46）

2、在“来自其它房间帐”区域，单击房号向下箭头，打开住店客人查询对话框。

3、选择欲转移费用的客人，单击选择，在“转移到房间”区域，显示选定客人房间号码和姓名，返回按钮变成转帐，如图（2-47）

图（2-47）

4、单击明细转帐，弹出对话框，如图（2-48）

图（2-48）

单击全部或标记可将费用转出。

十三、转回

1、单击转帐，弹出转帐对话框，如图（2-49）

图（2-49）

2、单击转回，弹出转回选择对话框，如图（2-50）

图（2-51）

3、输入转回的房间号码，也可以选择指定的部门代码、方案代码和日期范围。

4、单击全部，本系统转回费用，并确认转回的数量，返回帐单窗口。

十四、给一个或数个客人退房

1、打开客帐查询对话框见图，如图（2-52）

图（2-53）

2、单击本日预离复选框,复选框出现选择标记，窗口显示今天将退房的客人清单，如图（2-54）

3、使用下列其中一种方法选择客人：

向下滚动列表，找到客人的姓名。

使用房间、姓名、团队或组字段，跟踪要找的客人。

（使用团队或组方式时，表格上出现选择所有按钮），如图（2-55）

图（2-55）

4、单击所需客人姓名旁的灰色框，红色选择标记出现在各选定客人姓名旁，如图（2-56）

图（2-56）

5、单击选择（选择带红色选择标记的帐页）或选择全部（选择当前列表的所有帐页）。

打开选定的帐单。

（如果帐单包含不止一个帐页，第一个帐页呈高亮显示。

）如图（2-57）

注：

如果前面已做了选择，会出现上一个帐单按钮。

这样就能返回到已打开的上一个帐单上。

图（2-57）

6、对每个客人操作如下：

a、单击结帐，弹出类型工具栏，如图（2-58）

如图（2-58）

b、单击离店退房。

弹出付款对话框，金额字段显示总应付款，如图（2-59）

图（2-59）

注：

付款部门字段的默认值是预订对话框输入的付款方式。

必要时可使用下拉列表改变付款方式。

c、如用支票付款，在补充信息字段输入支票号码。

如用信用卡支付，在相应字段中输入信用卡号码及到期日期（该字段在前面一步选择付款方式时即出现）。

d、如果给客人用特快退房，单击特快退房复选框（这样使客人在酒店统计中按特快退房统计）。

在快速退房复选框出现选择标记。

e、单击入帐。

付款入帐到相关帐页，并打印出分项收据。

注：

如果整个帐单不是零余额，就不能把客人结帐退房。

十五、退房保留帐单

1、单击退房，出现退房类型按钮，如图（2-60）

图（2-60）

2、单击退房保留帐单，客人房间号码变为PX号码，如图（2-61）

图（2-61）

3、单击确定，客人帐单上的房间号码现已带前缀PX，表示客人已离开房间。

注：

PX房间号码出现在帐单时，该客人不能在入住该房间。

事实上，其他客人可以入住该房间，PX房间号码只表示该客人曾经住过该房间。

4、在客人帐单上单击关闭，客人帐单以PX号码登记在客人帐单查询列表。

十六、临时结帐

1、单击结帐,弹出帐页类型按钮栏，如图（2-62）

图（2-62）

2、单击临时结帐,弹出付款对话框，显示在金额字段输入的应付总金额（针对选定的帐页窗口），如图（2-63）

图（2-63）

3、在付款部门字段，从下拉列表选择付款方式。

注：

付款部门字段的默认值是客人预订中记录的付款方式。

4、在金额字段，输入客人支付的金额（如与默认值不同）。

5、单击入帐，相关帐页出现所付款项，应付金额数（在帐单顶部右边）被更新。

注：

如果到目前为止的金额已付清，余额变成零，整个帐页呈灰色，在该帐页再入帐费用时，即变成白色，但先前的入帐仍为灰色。

6、如还要结算其他帐页，系统询问是否想处理其它帐页。

7、完成后，单击关闭，关闭客人帐单。

十七、提前离店

1、单击结帐，弹出帐页类型工具栏。

2、单击提前离店结帐和，弹出付款对话框，及该帐页应付余额，如图（2-64）

图（2-64）

3、在付款方式字段框的下拉列表，选择付款方式。

如支票付款，在补充信息字段输入支票号码。

如信用卡支付，在相应字段输入信用卡号码和过期日期（该字段在前一步选择支付方式时即出现）。

4、完成后单击入帐，当前帐页金额从余额中扣除（在帐单顶部右边），如果还有另外帐页，系统询问是否也要支付。

同时，系统打印出已付金额的分项收据。

5、对客人帐单上留下的其他帐页，按以上步骤操作。

处理完帐单上所有的帐页后，总金额为零，客人退房完成。

注意，结帐窗口的右顶角出现“退房”字样。

6、单击关闭，关闭客人帐单。

第三节、录入客帐

一、单笔费用入帐

1、在华盛酒店管理系统3.X主屏幕快捷栏，单击收银图标。

图标右面出现收银工具栏。

2、在收银快捷栏上单击录入客帐快捷按钮

弹出收银登录窗口，如图（3-1）

图（3-1）

3、输入收银员口令，并单击登录,弹出录入客帐对话框，如图（3-2）

图（3-2）

4、在房间字段，输入房间号码或单击房间向下箭头，打开客人查询，从清单上选择所需客人。

5、填写部门、价格、数量、备注及参考等字段，再单击入帐，费用即录入到选定客人的帐单中。

二、多笔费用入帐

1、在房间字段，输入第一笔费用入帐的房间号码，也可以单击房间向下箭头，打开客人查询，从列表中选择所需客人。

2、若有必要，填入部门、单价、数量、备注和参考等字段。

3、如想使用同一项目代码入帐多笔费用，单击锁定项目代码复选框（这样项目字段呈锁定状态，就不必在每次入帐时重新选择）。

4、如想为一位客人入帐多笔费用，单击锁定房号复选框（这样房间字段呈锁定状态，就不必在每次入帐时重新选择）。

5、单击入帐，费用入帐到选定的客人帐单中，如图（3-3）

图（3-3）

6、完成后，单击关闭，入帐窗口对话框关闭。

第四节、收银功能

1、在收银员工具栏，单击收银员功能图标

2、单击收银员报表，如图（4-1）、（4-2）

图（4-1）

图（4-2）

第五节、快速结帐

1、在收银员工具栏，单击快速结帐图标

如图（5-1）

图（5-1）

2、使用某种查询字段，或向下滚动列表选择客人，所需要的客人姓名呈高亮显示。

3、单击选择，弹出选定客人帐单的付款对话框，自动填入未结清的余额及预订中要求的付款方式。

如果付款方式是信用卡，还应填入卡号的过期日期，如图（5-2）

图（5-2）

4、必要时，可改变付款方式，输入补充信息。

5、如果给客人用特快退房，单击特快退房复选框，特快退房复先框出现选择标记。

6、完成后单击入帐，为客人打印出收据。

7、单击零余额退房，本系统用零余额查询将退房的客人清单，显示以下其中一种提示信息，如果客人为零余额，出现下列提示，如图（5-3）

图（5-3）

单击确定，然后单击关闭，快速退房窗口关闭。

注：

如果系统发现半天用房的零余额客人，会出现提示信息，询问是否为每位零余额的半天用房的