操作手册.docx
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操作手册.docx
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操作手册
第一部分填报用户操作部分
第1章数据录入
项目部用户主要工作是负责数据的录入。
数据录入功能用于执行数据的采集、管理和查看。
数据录入界面中提供了丰富的功能,主要有:
数据填录、数据运算、数据审核、数据上报、表单打印、表单导出、上级审批等。
如图1-1所示,在界面上将数据录入分为三个功能区域来介绍:
任务和单位选择区域、表单数据区域、功能区域。
图1-1数据录入分区
1、单位选择区域
从业务角度看,在不同的业务方案下,不同的单位在不同任务时期下对应着不同的业务数据。
在左侧任务单位选择区域中,用户可以方便快捷地切换任务、时期与单位。
当前登录的用户可以看到有权限的单位树形,可以在填报期内填写当前单位的当前期的数据;另外也可以切换到历史时期查看历史数据,也可以查看其他单位(当前用户有权限的范围内)的数据。
2、表单数据区域
表单数据区域是用户填录数据的主体部分。
系统提供的表单形式包括:
固定表、浮动表,附件表、分析表、查询表等,以支持多种应用场景。
用户填录业务数据时可以选择手工录入,也可以从excel中复制数据粘贴到系统中,也可以直接导入,下文将单独展开章节进行详细应用操作方面的介绍。
表单数据区域为用户提供了选择切换表单的功能,若表单较多,可以先定位表单分组,再定位至目标表单。
在表单中选中某个单元格,则系统在信息栏中显示该指标的编号、代码、含义。
部分表单中有些单元格会以特殊颜色标识,这些单元格一般为有运算公式的单元格,这些单元格的值无需填写是系统通过计算直接获得的。
此外还有其他一些方便用户便捷操作的工具,在下文将详细介绍。
3、功能区域
功能区域提供了数据录入涉及到的全部操作,并且系统可以根据实际需求为用户定制不同的功能。
一般常用功能包括:
保存、运算、审核、上报、打印、导出等。
具体按钮及其用法在下文功能按钮说明部分详细介绍。
1.1填报流程
基层用户执行数据填报的一般通用流程如下图所示。
图1.1-1数据填报流程图
基层用户进行数据采集的一般步骤是:
数据填录、数据运算、数据审核,若审核不通过则修改数据,若审核通过则可以执行上报。
上报后的数据若被上级单位退回,则需要重新修改数据并重复上述填报步骤。
1.2填报
1.2.1选择任务
系统以不同的时间单位作为统计业务数据的周期,根据实际使用情况来制作。
系统目前支持多种类型任务,如:
年报、半年报、季报、月报、旬报、周报、日报、不定期报。
如果一套系统中存在多个任务,也可以根据所属分类来设置任务分组。
如果存在多个任务分组,用户选择时先在任务分组列表下拉框中选择所属任务分组,再在该分组下选择任务;如果不存在任务分组,则直接选择任务列表中的对应任务。
在时期列表选择对应的填报期。
数据分区为默认数据分区。
当勾选上“记忆当前任务和时期”后,用户下次进入数据录入界面,将默认选中上次所选的任务和时期,用以简化操作记忆用户操作习惯。
完成选择后,点击“确定”按钮,则进入到数据录入界面;点击取消,则取消当前所选。
@当勾选上“记忆当前任务和时期”后,其他涉及到选择任务和时期的地方也默认进入该任务和时期。
进入到数据录入界面后,可以通过点击界面左上角的时期按钮,重新进入到任务选择窗口,方便用户在表单填报界面查看其它期的数据。
1.2.1选择单位
进入到数据录入界面,左侧区域以树形结构展示单位级次树,默认显示的是单位名称,如下图所示。
该区域根据权限控制,只展示当前用户拥有权限的单位列表,一般是当前用户所属单位和自己的下级单位。
图1.2-2单位树形
1.2.1.1单位展示
在单位列表单击一个单位名称,则选中该单位,那么在表单区域将同时显示该单位的信息数据。
切换单位则系统实时刷新显示切换后的单位数据。
如果用户需要查看单位编码,则勾选“是否显示编码”选项,单位树刷新后系统将同时显示单位编码和单位名称。
默认不勾选此选项,即只显示单位名称。
如果用户希望扩大表单的显示区域,可以双击表单选择区与单位选择区中间的收缩按钮,即可将任务和单位选择区隐藏,再次点击该按钮则可展开任务单位列表。
为便于用户使用,系统支持单位定位,即切换任务后焦点仍然定位在之前所选单位上。
如果在不同的时期之间切换,系统不仅能够定位到原来的单位上,也能定位到原来的表单上,方便用户查看。
1.2.1.2单位查找
1、本地查找
在单位列表上方的检索框
内键入需要查找的单位名称(支持模糊搜索),单击
图标,系统将在单位列表中以黄色标示出包含键入信息的单位。
如果有多个单位符合搜索条件,可以用
箭头查找定位到下一个单位。
如果通过本地查找检索不到结果,则可继续使用过滤功能。
图1.2-3本地查找
2、单位过滤
在检索框
内键入需要过滤的单位名称(或名称的部分字段)、企业代码(或代码的部分字段),单击
图标,弹出过滤窗体,窗体中列出符合过滤条件的单位。
选择一个单位后单击“定位”按钮,则在单位列表中以蓝色标示出对应的单位。
筛选出的单位数量较多时,将分页显示,点击相应按钮或输入页码可实现翻页操作。
图1.24单位过滤
@查找的查询范围是当前显示的树形中(从已加载出的单位中查询);过滤的查找范围是整个树形(从数据库中直接查询)。
1.2.1.3.实体选择
单击任务和单位选择器区域右上部“全部单位”按钮,系统弹出的实体选择界面。
用户可按照单位名称、从属关系、表单类型、自定义公式等方式来选择单位,选择后单击“确定”按钮,录入界面的单位列表将显示符合条件的单位。
图1.2-6实体选择器
相关功能按钮说明如下:
【本地查找】:
在查找内容输入框中键入需要查找的单位名称(或名称的部分字段)后,单击该图标,将在单位列表中以黄色突出显示符合查找条件的单位。
【下一个】:
执行“本地查找”操作后,单击该图标,将选中下一个满足搜索条件的单位。
【过滤】:
在查找内容输入框中键入需要查找的单位名称(或名称的部分字段)、企业代码(或代码的部分字段)后,单击该图标,将在单位列表下方显示过滤后的单位名称。
选择目标单位后通过“定位”按钮在单位树中定位。
【选择】:
将左侧单位列表里选中的呈蓝色的单位加入右侧已选列表。
【直接下级】:
选择被选中的单位的直接下级单位。
【所有下级】:
选择被选中的单位的所有下级单位。
【全部选择】:
将左侧单位列表中所有单位加入右侧已选列表。
【按名称查找】:
单击该按钮,输入查找关键字,“确定”后系统将所有匹配的单位添加到已选单位列表。
【报表类型】:
单击该按钮提示选择表单类型,选择需要查询的表单类型如单户表或者汇总表,“确定”后则此类表单类型的所有单位都会被添加到已选单位列表。
图1.2-8按表单类型选择
【上报状态】:
单击该按钮提示选择上报状态,可以在当前单位节点下根据上报状态来筛选状态符合的单位,选择确定后,将在右侧已选区域将列出符合上报状态条件的单位。
图1.2-9按上报状态选择
【设选择标志】:
可以把经常操作的单位从已选列表中保存并设置成标志,以便以后要用到这些单位时可直接通过标志来选择。
该设置最多支持8个标志,并且该标志是区分用户来进行记录的。
【按标志选择】:
直接根据已经设置好的标志进行单位的快速选择,提供便捷方式。
【删除】:
如果要取消对某个单位的选择,可在右侧已选列表中选中该单位,然后单击该按钮。
【删除当前页】:
在右侧已选列表中,当单位数量过多分页显示时,单击该按钮,可以删除当前页的所有单位。
【全部删除】:
将右侧所有已选单位删除。
1.2.2表单录入
1、基础单位用户进入数据录入功能,在弹出任务选择窗口选择对应的任务和时期,完成后点击“确定”按钮,进入数据录入界面。
2、选择单位,在单位树形中鼠标点击选择,或者利用查询过滤功能来选择单位。
3、选择表单,选择需要填写的表单页签。
如果当前用户负责多个表单的填报,则切换不同的表单进行填报。
如果表单存在分组,可以先选定表单分组,再在该分组下选择表单。
另外,录入界面右边提供了快速选择面板
,支持表单移动、选择与查找。
在快速选择面板中,支持通过输入表单名称或者表单代码进行表单的查找;支持设置显示表单的标志、编号、主标题、副标题;支持筛选默认(全部表单)、已填报表单、未填报表单、标记已填报表单。
4、录入数据,在表单数据区域录入数据,可利用“锁定表头”、“回车”键等工具让填报过程更方便。
同时除了点击对应单元格进行手工录入,系统也支持复制粘贴。
5、完成数据填写后,点击“保存”按钮即可。
1.2.3运算与审核
1、基层填报用户可以根据自己有权限填录的部分来填写表单中呈白色的单元格,即为非运算单元格。
而表单中呈特殊颜色的单元格是含运算公式的,如图示中的绿色单元格。
填写数据时,这些运算单元格无法编辑填写,是系统通过运算公式从对应的白色单元格已填的数据计算产生的。
填写并保存一张表单后,点击【运算】按钮进行数据运算,完成计算后,特殊颜色的单位格就可根据公式得到结果。
图1.2-10单元格
2、单表数据填写完成并保存后,单击【审核】按钮,对当前表单进行审核,对已经填写数据进行正确性、合理性验证。
若有审核错误,则需根据审核错误重新填写数据,并重新进行运算、审核,直至审核通过。
当审核不通过时,系统会在表单展示区的下部给出审核信息,包括:
错误公式、公式说明、错误数据、所在表单等,指示出审核不通过的数据信息。
为了方便用户快速找到修改错误位置,系统提供了审核错误定位功能:
直接点击问题公式,则问题表单涉及到的所有问题指标将标识为红色显示;直接点击问题指标,则问题表单涉及到的问题单元格将标识为红色显示。
另外当浮动行有多行数据产生翻页时,如果审核错误数据过多,可以在执行审核时勾选下图选项只显示审核出错的数据。
图1.2-11过滤审核数据
3、完成所有数据填录并保存后,通过【全部运算】按钮,可按表单钩稽关系进行整套表的数据运算,即执行默认公式方案下的所有表间公式和表内公式。
4、全部表单的数据填写运算完成后,同样需要检查表与表之间数据的正确性、合理性。
点击【全部审核】按钮后,若有审核错误,则需根据审核错误修改数据,并重新进行上述操作,直到全部审核通过。
@如果审核结果有错误,同时管理员设置允许填写出错说明后执行上报,则用户在有提示审核错误后添加出错说明后也可以继续执行上报。
1.2.4下级单位上报
1、下级单位完成表单数据录入修改且通过审核后,可执行上报,即将已填报完毕的数据上报给上级单位。
在数据录入界面中点击【上报】按钮,上报提示成功后,报送工作完成。
此时,该单位状态由“未上报”变为“已上报”,同时单位颜色的也由未上报的黑色变化为已上报的红色。
另外在数据录入界面的下方,系统提示当前任务名称和单位上报状态。
@说明:
数据上报之后,将无法再做修改,只有上级单位审批未通过将其退回后才能进行修改。
1.2.5上级单位审批
1、上级单位用户进入数据录入功能,选择任务和时期,可以选择切换下级单位,查看已经上报单位的业务数据。
2、上级单位对下级已上报数据进行检查,以核实数据的正确性,如果上级审核数据不合格,上级单位可把已上报的单位点击【退回】按钮,同时填写退回意见,退回给下级单位,由下级单位进行修改。
退回成功后,被退回单位的上报状态由“已上报”变为“已退回”。
3、上级单位如果确认已上报的下级数据通过,可以单击【确认】按钮。
确认完成后,此单位的上报状态由“已上报”变为“已确认”。
@【确认】并非是上报流程中的必要项,一般的报送流程可以是上报—>退回—>再上报—>完成。
@如果业务需要存在【确认】时,则流程可以是上报—>退回—>再上报—>确认—>完成。
1.2.6下级单位修改后再次上报
1、已退回单位的基层填报人员需要对被退回的数据进行修改。
2、修改完成后重新上报,直至数据审核通过并上报成功。
3、至此完成数据填报流程。
1.3数据填报方式
本章节主要介绍基层用户执行数据填报的典型的常用的方法。
从填报方式分为两大部分,一是目前系统支持的接口传送方式,如EXCEL文件导入、JIO上传、ASI上传;二是常用表单的手工填录,如固定表、浮动表、附件表。
1.3.1手工录入
除上述介绍的把数据通过接口导入系统的辅助方式之外,系统支持浏览器和在线客户端两种模式来实现在线填录数据。
这种填录方式较为直观,实时性强,且通过网络高效率传送数据信息,实现业务共享,按职责权限控制业务数据和报送状态。
下文将以浏览器端为例介绍。
在数据录入模块中,表单以页签的方式在数据录入界面进行展示,便于表单的分类分组与切换查找。
当用户需要填写或查看某张表单时,切换页签将该表单选择为当前表单即可。
如果任务中表单数量较多时,系统支持表单分组,点击“所有分组”页签将显示所有表单,点击“具体分组”页签将显示某个分组下的表单。
当表单数量较多时,可使用表单页签区域右侧的按钮,进行表单选择。
其中,
:
向前移动一个页签;
:
向后移动一个页签;
:
移动至第一个页签;
:
移动至最后一个页签;
:
弹出表单选择窗口,在表单树形目录中,查找选择需要的表单。
@在表单选择窗口,可以根据表单名称或表单编码进行查询,快速定位;可以设置数据录入界面表单的显示方式,如显示标志、显示编号、显示主标题、显示副标题;可以根据填报情况筛选,如已填报表单(只显示已经录入的表单)、未填报表单(只显示还未录入的表单)、标记已填报表单(显示全部表单,但会在已经录入的表单后标记五角星符号)。
选择完成后点击确定或者双击,即可定位在该表单的数据录入界面上。
图1.3-19表单快速选择面板
@如果对当前表单进行了数据修改或录入,但并没有保存,此时进行表单切换时,系统将提示“表单已经修改,是否保存?
”,单击“确定”按钮保存数据,单击“取消”则不保存修改过的数据。
数据录入作为基层用户的主要工作区域,支持数据采集查看核对等工作。
首先,由系统技术人员根据实际业务需要,制作出一套业务表,其中可以灵活定制各种表样,包括固定表、浮动表、附件表,查询表,等。
固定表指表单行列固定的基础表,如资产负债表;浮动表指行数或列数不固定的基础表,可根据业务需要增加、删除浮动行或者列,如货币资金明细表;附件表可以对附件进行上传、下载、查看、删除;查询表是将查询模板整合到数据录入中,方便用户查询相关数据信息。
下面以典型的基础表单为例,来介绍不同性质的表单的数据填报及一些常用功能。
1.3.1.1固定表
2014年度物资采购支付情况表是一张固定表,部分表样如下图所示,下文以2014年度物资采购支付情况表为例介绍。
固定表是表单的行列都是固定不变的表,固定表的填写相对较为简单,与excel的使用类似,将光标定位到要填写数据的单元格,输入相应数据后保存即可。
图1.3-202014年度物资采购支付情况表
固定表的填写区域包括三种类型的单元格:
白色单元格、绿色单元格、带“-”单元格。
白色单元格为需要直接填写数据的指标;绿色单元格表示该指标含有公式,指标值可以通过运算得到;带“-”单元格无指标映射不需要填写。
除了手工录入,系统也支持快捷键Ctrl+C、Ctrl+V,可以将EXCEL中的数据复制并粘贴到系统表单中,同时也支持系统表单之间的数据复制粘贴。
指标类型主要有:
数值型单元格、字符型单元格、枚举型单元格和日期型单元格,下面将逐一介绍。
数值型单元格与字符型单元格可直接输入。
✐当录入的浮点型数据精度大于预设精度时,系统会根据四舍五入对录入数据进行截取。
日期型数据录入时,会弹出选择日期窗口,单击日期即可填到单元格中。
图1.3-21日期选择
关联枚举的单元格点击会弹出下拉框,选中所需内容即可。
如枚举项过多不宜查找时可通过“检索”功能快速定位。
图1.3-22枚举指标选择
1.3.1.2浮动表
浮动表是行数或列数不固定的基础表。
货币资金明细表是浮动表,较有代表性,部分表样如图所示,下文以货币资金明细表为例介绍。
图1.3-23浮动表
货币资金明细表的列数固定的,但行数可以可根据业务的需要进行插行或减行。
表单数据的录入与固定表相似,选择中单元格,录入数据后,点击保存即可。
同时,当选中表单内的浮动区域时,表单右上方位置会出现浮动区域的功能操作区
,用于对浮动区域的相关的操作,具体介绍如下:
【插行】:
在浮动区域已选中的位置向前插入n行或者向后插入n行,系统预置了常用数字行,也可以自定义插入的行数;插列同理。
【删行】:
删除选中的浮动行。
【排序设置】:
对可以进行排序的指标设置升序、降序或不排序。
【浮动行数据进行筛选】:
可以根据浮动行合计编码筛选,也可以输入筛选条件的公式,目标是从较多的浮动行数据中只筛选到满足条件的数据;同时筛选完成后可以操作【显示所有数据】。
【分级合计设置】:
对设置了合计编码的浮动区域设置自动合计的方式,如下图所示,类款项可以作为自动合计的指标,可以设置一个或多个级次。
图1.3-24分级合计设置与效果
【设置分页大小】:
浮动行分页大小设置。
【首页】:
切换到浮动行分页最前页。
【前页】:
切换到浮动行分页上一页。
【后页】:
切换到浮动行分页下一页。
【尾页】:
切换到浮动行分页最后页。
1.3.1.3功能键说明
上面四节介绍的是手工录入的四种基本表,下文则将展开介绍数据录入功能区域中的各个功能按钮的作用及使用方法。
●【运算】:
对当前单位当前表单进行运算,执行的是当前表的表内公式。
●【全算】:
对当前单位的所有表单的数据进行运算,执行的是默认公式方案下的表内公式和表间公式。
●【审核】:
根据审核公式对当前单位的当前表的数据进行审核。
a)审核结束后,审核结果在表单的下方显示。
b)单击一条审核结果,将在表单内标记出错单元格,以便用户修改。
c)单击页面左下角“当前表单审核结果”按钮隐藏审核结果;再次单击显示审核结果。
d)单击审核结果中的【导出】、【打印】按钮,可对审核结果进行导出和打印。
导出的格式支持PDF和TXT两种。
e)通过
的筛选条件来过滤错误类型。
f)单击蓝色字样“添加出错说明”,可以对当前错误信息进行出错说明的添加、修改和删除。
g)单击页面右下角的“X”按钮,关闭审核结果。
●【预警】:
当表单内有预警公式的时候,可以通过此功能查看预警指标,比如当某个业务数据是特别关注的指标时可以由系统管理员设置预警公式,比如该指标所填的数值低于50000元时用红色标识出来,在50000元-100000元之间时用绿色标识出来,大于100000元时用黄色标识出来。
●【全审】:
对当前单位的一套表单的数据进行审核,执行整套表单的默认公式方案下的表内审核公式和表间审核公式。
●【审核直接下级】:
选中某个汇总单位节点后,可以单击此按钮选择审核其直接下级单位,选择审核的公式类型后,直接进入批量审核结果界面。
●【审核所有下级】:
选中某个汇总单位节点后,可以单击此按钮选择审核其所有下级单位,选择审核的公式类型后,直接进入批量审核结果界面。
●【汇总直接下级】:
选中某个汇总单位节点后,可以单击此按钮选择汇总其直接下级单位数据,选择后对数据进行汇总。
●【汇总所有下级】:
,选中某个汇总单位节点后,可以单击此按钮选择汇总其所有下级单位数据,选择后对数据进行汇总。
●【保存】:
将录入区中已经填写的数据保存到数据库中。
●【刷新】:
对当前页面进行刷新。
●【填报说明】:
填报时用户可查看当前表中相关的说明,说明内容在表单下方显示,可以通过单击“填报说明”页签进行切换、收起和展开。
●【打印】:
打印当前表单。
●【打印预览】:
在打印前预览打印出的效果。
●【批量打印】:
批量打印多张表单。
@在打印选项中,可以通过设置“不打印空表”选项来灵活设置,不勾选则打出全部表单,勾选则打出非空表单。
●【单位金额转换】:
把表内数据金额单位的换算,可以用默认的金额单位,也可以自定义。
自定义时:
a)转换除数:
金额转换的除数,如:
元转换为千元,除数选择“1000”;千元转换为万元,除数选择“10”;还可以在此编辑框中手工输入特定数值,用于外币单位与人民币单位的转换。
b)新金额单位:
用于设置金额单位转换后的金额单位。
c)转换方式:
简单四舍五入转换,按平衡公式转换。
d)保留小数位:
数据进行舍位后,保留小数的位数,如:
将110011元转换为千元,可舍位除数中选择“1000”,如在“保留小数位”中选择“2”,则最后结果为“110.01”。
e)平衡范围:
用于设定舍位平衡时,需要平衡调整的单元格可调整的最大差额,默认设置为2,只有按平衡公式方式转换时可选。
设置转换选项后,单击“确定”按钮即可查看转换结果,再次选择此菜单可取消金额转换。
系统还提供了简单金额转换的快捷方式,单击录入界面工具栏中右侧的金额单位选择框,选择需要的金额单位,可直接进行金额转换。
@表单数据进行金额转换后,则不能再录入数据。
●【上期数提取】:
方便提取上期历史时期数据,简化重复性的录入操作,具体步骤如下:
a)单击数据提取按钮,弹出选择表单界面,如图,可根据表单分组来显示表单;
图1.3-29上期数提取选择表单
b)双击左边可选表单可将其添加到右边已选列表中,选择需要提取数据的表单后单击“确定”按钮。
c)系统提示“是否覆盖现有数据”,勾选此选项则直接用提取过来的历史数据覆盖现有数据。
默认不勾选。
d)提取完成后弹出数据提取的日志信息,包括提取的表单信息及执行结果。
e)单击“导出”按钮,可将日志信息导出为文本文件。
●【关闭】:
关闭当前表单界面,回到主界面。
●【汇总明细查看】:
在汇总单位节点,支持查看其下级单位数据,具体操作如下:
a)在左边的单位树形单位中选中一个汇总单位,然后表单区域选中要查看的数据单元格,单击“汇总明细查看”按钮,弹出明细数据查看界面;
b)左侧显示该单位及其下级单位树形结构,右侧显示所选区域的指标数据表。
在单位树形结构中可以切换选择单位,右侧数据表中对应筛选出数据;
c)可以查看有权限的同级单位、直接下级、所有下级的数据;
d)单击“导出”按钮,将汇总明细导出到Excel或文本文件中;
e)单击“转置”按钮,将数据表的横表头和纵表头指标位置交换;
f)单击“设置”按钮,可设置分页值;
g)单击“关闭”按钮,关闭退出该明细界面,回到录入界面。
图1.3-30汇总明细查看
●【历史明细查看】:
用法同汇总明细查看功能,查看的是有权限单位的各个时期的数据。
在查询出的表中,单位和时期都是查询维度,且时期可以选择一个或多个。
图1.3-31历史明细查看
●【公式追溯】:
可以选择一个或者多个计算单元格,查看该值是通过哪些公式和哪些原始数据运算得到的。
数据追溯的展现的方式有两种,分别是树形模式和列表模式。
并可以将追溯到的数值列表导出到EXCEL中。
●【查看公式】:
选中一个有运算公式的单元格后,单击该图标,则在数据录入界面表单的下方将显示该单元格的相关公式。
●【锁定表头】:
选择一个单元格后单击该图标,则将该单元格上方和左侧的行、列进行锁定,此时图标变为已锁定状态,当通过滚动条进行拖拽时,被锁定的区域仍旧保留在屏幕上,以便用户填写数据时进行相关表头的查看。
此时单击该图标,图标变为未锁定状态,则锁定解除。
●【回车方向】:
该功能目的是满足用户键盘操作的习惯,用户可以单击“回车方向”来调整光标移动的方向,如上、下、左、右。
在用户录入时,则可直接通过Enter键来切换,定位到下一个单元格上,方便键盘快捷操作。
●【指标信息】:
在表单内选中一个单元格,则指标信息会标志出当前单元格的编号、指标代码和指标名称,用以明确用户当前正在操作的单元格的信息。
●【数值计算】:
可以选中若干单元格进行数值计算。
比如选中下面左图中的三个单元格,单击【数值计算】,则可以得到下面右图中的求最大值、最小值、平均值、合计值和计数。
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