40事业部会议管理办法修改版.docx
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40事业部会议管理办法修改版
株洲联诚集团有限责任公司地铁铝部件事业部工作手册
文件编号
LC-WI—5-DT—01
文件版本
B/1
事业部会议管理办法
提出
更改记录
日期
更改项
更改日期
更改者
审核
换版为B/1
日期
批准
日期
1目的
为规范事业部会议管理,改善会议质量,提高事业部整体工作效率,特制定本制度。
2适用范围
适用于本事业部所有会议管理。
3职责
3。
1综合管理部负责事业部会议的统筹协调、安排会议场地及本制度的执行监督;
3.2会议组织召集人或主办部门协助综合管理部进行会议的组织工作,即:
总经理主持的会议由综合管理部负责通知与会人员,其他主管领导或者个人主持的会议(培训、接待会、评审会)由组织召集人自行通知与会人员;
3。
3事业部各项例会会议纪要由各部门指定专人负责,其他会议由组织召集人指定人员做好会议纪要;
3。
4综合管理部负责对违反本制度的行为进行考核;
4内容规定
4。
1会议计划与统筹
4.1。
1会议安排的原则为:
小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会;
4.1.2各类会议的优先顺序为:
事业部月度例会、事业部周例会、事业部临时行政会议、部门会议、专业会议;
4。
1.3会议场地设:
一会议室(海外三楼)、二会议室(海外二楼),三会议室(地铁二楼)、四会议室(海外三楼)、客户室(海外二楼)、西门子会议室(海外二楼)。
4。
1.4所有会议场地使用者以及负责人必须遵照以上要求来组织、安排会议场地。
即所有需要用会议场地者(会议组织者、培训组织者、外宾接待者)必须先到综合管理部进行会议场地需要的申请。
所有会议室由综合管理部(OA事务员)负责统一安排。
如需投影仪或者麦克风等仪器的须到会议场地负责人处登记后方能借用,场地负责人负责投影仪的调试,其他非仪器的准备工作(横幅、招待品)由相关责任人自行负责安排;
4。
2会议内容
4。
2.1己列入事业部的例行会议如下:
4。
2。
1.1联诚地铁月度重点工作讨论会
时间:
每月月底主持:
总经理
与会人员:
事业部领导、各部门经理、各车间主任
记录人:
综合管理部经理
4。
2.1。
2联诚地铁月度重点工作会议
时间:
每月月初主持:
总经理
与会人员:
事业部领导、全体管理人员、各班组长(含辅助)
记录人:
综合管理部经理
4。
2.1。
3联诚地铁总经理办公会议
时间:
每周六上午9:
30主持:
总经理
与会人员:
事业部领导、综合管理部经理、物流管理部经理、项目经营部经理、制造部经理
记录人:
综合管理部经理
4.2.1。
4生产周工作例会
时间:
每周四下午14:
00-16:
00主持:
生产副总经理
与会人员:
各部门经理、各车间主任、调度员、项目经理、发送主管、计划员及相关人员;
记录人:
制造部计划员
4.2.1.5季度供应商质量分析会时间:
一季度一次
主持:
质量副总经理
与会人员:
质量工程师、采购员、供应商代表、及相关人员;
会议内容:
通报上月供应商发生的质量问题,提出解决办法和措施;信息收集人:
质量技术员;
记录人:
质量管理部
4。
2。
1.6日常工作会议
时间:
根据需要不定期进行主持:
根据会议内容
与会人员:
会议涉及的相关人员;
记录人:
会议指定记录人
4。
2.2属下列情况之一者,按“谁召集,谁通知”的原则进行会议通知:
4。
2。
2。
1未列入事业部例行会议;
4.2.2.2例会需对会议议题、会议时间、会议资料、会务安排等作特别说明;
4。
2。
2.3其它提拟人认为应另行通知的情况;
4。
2.3会议通知形式一般为口头或电话通知
4。
2。
4会议的其它准备工作
4.2。
4。
1会议提拟部门应提前做好会议资料准备的组织工作;
4.2。
4。
2会议组织部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
4。
2.4。
3事业部召开的公司级会议和各种例会会务统一由综合管理部负责;
4。
3会议组织
4.3。
1会议组织遵照“谁召集,谁组织”的原则;
4.3.2会议主持人须遵守以下规定:
4。
3.2。
1主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备;
4。
3。
2.2主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明;
4。
3。
2。
3会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率;
4。
3.3与会人须遵守以下规定:
4.3.3。
1应准时到会,并在《会议签到表》上签到;
4.3.3。
2会议发言应言简意赅,紧扣议题;
4。
3.3.3遵循会议主持人对议程控制的要求;
4。
3.3。
4遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移,原则上不允许接听电话;
4.3.3.5做好主持人的会议纪录;
4.3。
4原则上严格根据制度执行,会议组织者可根据实际需要对会议安排进行合理调整.
4.4会议记录
4.4.1事业部各类会议原则上应确定专人负责记录,会议记录员的确定应遵守以下规定:
4.4.1。
1各部门应常设一名会议记录员,负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作;
4.4。
1.2会议记录遵照“谁组织,谁记录"的原则,如有必要,会议主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员;
4。
4.1.3事业部总经理主持的例会、临时行政会议原则上由综合管理部负责会议记录工作;如有特殊情况,则由事业部总经理指定人员负责会议记录工作;
4.4.2会议记录员应遵守以下规定:
4。
4。
2.1做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要;
4。
4。
2。
2会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名;
4。
4.3会议记录归档
4.4。
3.1会议记录由会议记录员负责整理、编制,交会议主持人签字审批后,将会议纪要在办公软件上分发、传阅并张贴在厂务公开栏;
4。
4.3.2会议记录由部门会议记录员存档一份备查,每年定期进行归档至资料室;
4。
4。
3.3会议记录属于事业部机要文件,保管人员不得擅自外泄;
4。
4。
4会议记录内容落实
4。
4。
4.1会议记录问题涉及的部门及相关责任人,应在规定的时间内将问题予以落实解决,并及时向相关领导汇报;
4.4。
4.2综合管理部对会议记录问题的执行情况负有检查、监督权,并将检查中发现的问题及时向总经理汇报;
5考核
5。
1各会议与会人员必须准时参加,对于不按时参加会议者(迟到5分钟以内的),处50元/次的考核;对于无故缺席不来者,处200元/次的考核;
5.2会议途中不得随意离开,有事必须经主持会议领导同意方可离开,对于中途无故离开者,处100元/次的考核;
5。
3会场上必须将手机调成震动、无声或关机,接听电话必须举手示意领导后迅速离开会场接听,接听完后须回到会场,否则处50元/次的考核;
5。
4凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的情况,处会议通知者50-100元/次的考核;
5.5会议记录问题涉及的部门及相关责任人,没有在规定的时间内将问题予以落实并解决,也没有向相关领导汇报者,处200元/次的考核;
5.6以上所有考核在当月工资体现。
6记录表单
6.1
会议纪要
文件编号:
LC—WI—5—DT—01—01版本:
B/1 NO:
DT—年份-流水号
时间
地点
签发
主持
记录
主题
与会人员:
会议综述
呈:
送:
发:
联诚地铁***年***工作例会
文件编号:
LC—WI—5-DT—01-01版本:
B/1 NO:
DT—年份-流水号
日期:
年月日星期
地点:
主持:
记录:
参加:
分发:
签发:
____
(姓名/日期)
会议目的:
序号
主题/参与
责任人
描述
提出人
完成日期
状态备注
联诚地铁会议签到单
主题:
会议主持人:
会议地点:
会议时间:
与会人员:
序号
签名
序号
签名
序号
签名
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