《使用邮件合并制作批量文档》面授学案.docx
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《使用邮件合并制作批量文档》面授学案
《使用邮件合并制作批量文档》面授学案
教学目标:
1.理解邮件合并的概念、作用;
2.理解邮件合并的主要文档(重点);
3.熟练掌握“邮件合并分步向导”的使用方法;(重点)
4.理解邮件合并的逻辑过程;(难点)
5.理解邮件合并的操作技巧;(难点)
一、基本理论:
1.邮件合并的概念和作用
1)概念:
邮件合并功能并不是一定要发邮件,而是一种批量文档的制作方法。
因为常常被用于制作信函、信封等与邮件相关的批量文档,所以被称为邮件合并。
2)作用:
在固定内容中插入变化的信息,批量合成文档。
2.邮件合并的主要文档【重点】
1)主要文档:
✓主文档:
固定的主要内容。
✓数据源:
变化的信息。
✓合并文档:
插入数据后的文档。
2)文档间关系:
将数据源融合到主文档,形成合并文档。
二、基本操作:
邮件合并分步向导的使用【重点】
1.任务要求:
利用已有主文档和数据源,使用邮件合并分步向导制作邀请函。
2.打开向导:
【邮件】选项卡->【开始邮件合并】->【邮件合并分步向导】,如图1邮件合并分步向导所示。
图1邮件合并分步向导
3.操作步骤:
第1步:
选择文档类型
在“选择文档类型”向导页中,选中“信函”单选框,并单击“下一步:
开始文档”。
如图2选择文档类型所示。
图2选择文档类型
第2步:
选择开始文档
在打开的“选择开始文档”向导页中,选中“使用当前文档”单选框,如图3选择开始文档所示。
并单击“下一步:
选取收件人”。
图3选择开始文档
第3步:
选择收件人
在打开的“选择收件人”向导页中,选中“使用现有列表”单选框,如图4选择收件人所示。
然后单击“浏览”。
图4选择收件人
在打开的“选取数据源”对话框中,选择已经制作好的“客户名单(数据源).xlsx”文件,如图5选择数据源所示。
然后,点击“打开”按钮。
图5选择数据源
在打开的“选择表格”对话框中,选择“客户名单表”,如图6选择表格所示。
然后,点击确定按钮。
图6选择表格
在打开的“邮件合并收件人”对话框中,默认选择所有的数据记录,如图7邮件合并收件人所示。
然后,点击确定按钮。
图7邮件合并收件人
返回Word文档窗口,在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中,单击“下一步:
撰写信函”。
如图8建立数据源后的选择收件人向导页所示。
图8建立数据源后的选择收件人向导页
第4步,撰写信函
将插入点光标定位到Word文档需要插入联系人姓名的位置,在打开的“撰写信函”向导页中,点击“其他项目”,如图9撰写信函所示。
图9撰写信函
在打开的“插入合并域”对话框中,选择“联系人”,并点击“插入”,如图10插入合并域所示。
图10插入合并域
此时,在word中添加完成了数据的合并域,如图11插入合并域后的主文档所示。
然后关闭“插入合并域”对话框,并单击“下一步:
预览信函”。
图11插入合并域后的主文档
第5步:
预览信函
在打开的“预览信函”向导页中,可以查看信函内容,单击上一个或下一个按钮可以预览相关联系人的信函,如图12预览信函所示。
确认没有错误后,单击“下一步:
完成合并”。
图12预览信函
第6步:
完成合并
在打开的“完成合并”向导页中,单击“编辑单个信函”,如图13完成合并所示。
图13完成合并
在打开的“合并到新文档”对话框中,选择默认项“全部”,如图14合并到文档所示。
然后,点击确定按钮。
图14合并到文档
Word为你自动生成新的合并文档“信函1”,如图15合并文档所示。
图15合并文档
然后,对生成的文档进行保存。
至此,邀请信函的邮件合并工作全部完成,快来看看你的作品吧。
三、思考提高:
邮件合并的逻辑过程【难点】
要完成邮件合并,从文档的角度需经历哪些逻辑过程呢?
逻辑过程与分步向导各步之间的关系是什么?
逻辑过程
分步向导
四、拓展练习:
邮件合并的操作技巧【难点】
1.任务:
制作“新生录取通知书”。
学校要给新录取的计算机系学生发放录取邮件,目前已有录取通知书模板和全校新生录取名单,请你来完成这项任务吧!
2.思考
✓主文档:
✓数据源:
✓数据记录:
✓合并文档:
3.提示:
在邮件合并分步向导中寻找。
思考1:
主文档类型
邮件合并除了应用于信函外,还可以用于哪些类型的主文档?
思考2:
主文档来源
获取主文档有哪些途径?
思考3:
合并文档的保存
合并后的文档怎样处理?
思考4:
选择预览合并时的记录
怎样根据一定的条件选择收件人?
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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