PS102集团预算.docx
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PS102集团预算
集团预算操作说明
第一章系统初始
系统初始是进行预算管理系统正常使用必须的一些基础数据及基本参数的录入和设置,建立预算管理运行的基本环境。
系统启用前首先要进行系统设置,根据企业实际情况设置完成相应的参数,然后定义预算体系,数据单元、预算表、预算项目等基础数据,完成初始工作。
11.1.系统设置
系统设置是设置系统正常运行的一些参数和设置,以及一些特殊处理功能。
这是系统启用前首要工作。
功能位置
〖初始〗〖系统设置〗
操作说明
根据功能位置单击〖系统设置〗,打开‘系统设置’窗口,如图1.1.1:
图1.1.1.1
系统设置分传输设置、参数设置、变量定义和编码结构四个页面,其中〖传输设置〗实现本单位账套预算数据与上级企业单位数据传输的传输方式及具体参数的设置;〖参数设置〗实现系统启用前一些系统设置,有些值只允许设置一次;〖变量定义〗为用户提供了一个定义数值变量的功能,便于在系统中引用。
〖编码结构〗为系统中的各种字典定义各级别的编码结构。
主要项目功能描述
数据传输提供两种传输方式:
文件方式和FTP方式。
如果选择文件方式,则必须录入发送路径和接收路径,如果选择FTP方式,则FTP服务器设置中标注*的项目必须录入。
〖发送路径〗:
在文件传输方式下,指定本系统数据发送到的路径位置,可通过右侧的按钮选择路径,也可手工录入存在的合法路径名称。
〖接收路径〗:
在文件传输方式下,指定本系统接收数据的路径位置,可通过右侧的按钮选择路径,也可手工录入存在的合法路径名称。
在FTP方式下要进行下列参数设置:
〖主机名*〗:
FTP服务器机器名或IP地址。
〖端口*〗:
服务器端口设置,一般为21。
〖用户姓名*〗:
登录FTP服务器的用户名,只有在FTP服务中授权的WINDOWS用户才能正确登录。
〖用户口令*〗:
用户名的正确登录FTP服务器的口令。
〖账户〗:
指Windows账户,一般为空。
〖被动模式﹡〗:
FTP传输模式,默认为FALSE。
〖登录类型*〗:
登录FTP服务模式,可以从下拉列表框中选择,一般包括0:
FTP服务器没有安装防火墙,1:
安装防火墙使用站点主机名,2:
防火墙在登录后使用等,一般选择第0号设置。
〖远程服务器虚拟路径*〗:
远程服务器上存取数据的虚拟路径,也就是数据访问的共享路径。
〖使用防火墙设置〗:
如果要通过防火墙进行ftp访问,那么就需要进行防火墙的设置,设置访问防火墙的用户名和口令等。
在参数设置中要设置系统正常运行的系统级参数,如图1.1.2
图1.1.2
〖使用方式〗:
用户可以根据本单位的具体情况定义自己的使用方式为单体企业或集团企业。
〖预算场景设定〗:
填写编制预算表时默认的预算期间。
设置后,在编制预算表时,会把这个设置结果,默认为编制期间,省却每次编制时填写期间,提高工作效率。
〖使用单位编号〗:
当前单位编号。
〖预算启用日期〗:
用来定义预算系统启用的日期,预算启用日期以后的预算编制严格按照公式计算,完成数据归集根据预算公式自动归集,预算启用日期以前的预算数据可以作为历史数据补录入系统。
该选项一旦确定不允许修改。
〖预算编制流程〗:
系统使用的编制流程,自上而下、自下而上还是两上两下。
〖业务流程中进行复核操作〗:
在系统启用前根据企业的业务处理流程,定制预算管理系统的操作流程,如果选择该操作,表示系统操作中进行编制复核操作,如果不选择,则不进行该业务操作,简化操作流程,系统对数据关系自动处理。
本选项只允许操作一次,一旦保存,则不允许修改。
〖提示数据更新〗:
选择此项后,在编制预算表时,当关联表数据有变化的情况下,系统提示用户“数据有变化,需要对这张预算表重新计算一次”。
〖优先使用用户界面〗:
选择此项后,预算系统的桌面显示用户自定义的界面。
它和参数设置“我的桌面图文件”相关联。
〖产品信息下发〗:
选择此项后在下发产品时连通产品信息一同下发。
〖预算流程图文件〗:
用户定义预算流程图使用的图文件。
〖数据精度〗:
定义在预算管理系统中不同数值型数据的小数位数,包括数量类型、单价类型和金额类型。
〖差异率级别〗:
用于在各种分析中级别和显示颜色的设置,用户可自行定义差异率的百分比和显示颜色,系统中的差异级别定为三个级别。
〖预警扫描设置〗:
用户设置好登录用户、登录口令和扫描周期后可以对预算编制中不符合预警公式的内容给用户以提示。
在变量定义中,可以定义系统中公用的一些数值变量,以方便应用,比如在公式定义中可以引用变量来代表想要的数值,具体内容如图1.1.3
图1.1.3
如图1-1-1-3所示的界面中,用户可以通过【增加】和【删除】来增减变量记录,一条记录包括编号、名称、值及说明。
〖编号〗:
指变量编号,在应用中用以引用的代表符,比如图中“zero”。
〖名称〗:
是该变量的名称,用以表示变量的含义。
〖值〗:
指该变量代表的数值,应用中使用的值。
〖说明〗:
对该变量的说明描述。
所有的项目设置完毕后,单击图中的【保存】按钮,把所有设置进行保存。
单击【退出】则退出窗口。
编码结构,如图1.1.4:
图1.1.4
〖单元类别编码〗:
数据单元类别编号的编码结构。
〖产品编码〗:
产品编号编码结构。
〖定额项目编码〗:
定额项目编码结构。
〖预算体系〗:
预算体系编号的编码结构。
〖单元编号长度〗:
数据单元编号长度。
〖预算表编码〗:
预算表编号长度。
〖预算项目编码〗:
预算项目编号长度。
说明:
用户可以根据需要,针对多级编码字典进行设置。
上述多级字典最大编码级次是7级,每级长度不能大于9位,产品编码和定额编码总长度不能大于30位,单元类别编码总长度不能大于10位,一旦设置完成并使用,设置过的级次不允许修改,未使用过的级次可以在允许的范围内修改。
注意:
✧设置中凡带*的项不能空,必须输入信息。
✧使用FTP传输在服务器端首先设置好FTP服务及FTP用户和口令。
在扩展设置中要设置单位展示方式与封面设计和打印,如图1.1.5
11.2.单位类别
单位类别用来对集团下属各单位分类管理,对企业单位进行分类规范化统一管理方便使用和管理。
由〖单位字典〗引用初始后的〖单位类别〗
功能位置
〖初始〗〖组织结构〗〖单位类别〗
操作说明
根据功能位置单击〖单位类别〗,打开‘单位类别’窗口,如图1.2.1所示:
图1.2.1
该功能是一个简单的分类字典,根据企业情况将单位分类管理,可以按业务系统的不同来划分。
每一单元类别包含〖类别编号〗和〖类别名称〗信息。
可通过窗体上菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除预算单位类别,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的预算单位类别内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
11.3.单位字典
单位字典是用来定义集团所有下属单位基本信息。
由〖企业目标(一下)〗中直接引用。
功能位置
〖初始〗〖组织结构〗〖单位字典〗
操作说明
根据功能位置单击〖单位字典〗,打开‘单位字典’窗口,如图1.3.1所示:
图1.3.1
可通过窗体上菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除单位字典,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的预算单位类别内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
主要项目功能描述:
〖单位内码〗:
系统自动增加,用以唯一标识数据单元的编号,不能修改。
〖单位编号〗:
由企业自定义的,一个单位编号对应一个单位名称,不允许有重复单位编号。
11.4.控制指标
指标字典是定义单位所需要的指标项,由〖企业目标(一下)〗、〖单位指标(二下)〗、〖预算项目〗中直接引用
功能位置
〖初始〗〖预算指标〗〖控制指标〗
操作说明
根据功能位置单击〖控制指标〗,打开‘控制指标定义’窗口,如图1.4.1所示:
图1.4.1
每一单元类别包含〖指标编号〗和〖指标名称〗信息。
可通过窗体上菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除指标项字典,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的预算指标项内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
11.5.分析指标定义
在指标分析中,用来按照定义的指标分析预算数据。
分为三种:
控制指标,自定义指标,KPI指标。
1.控制指标:
企业用来编制预算时上级下发的用来约束编制数据的指标。
2.自定义指标:
定义的任意可以分析的指标。
3.KPI指标:
跟企业绩效评价有关的指标。
点分析指标定义,出现如下画面:
图1.5.1
信息定义
〖保存〗保存当前添加或修改的分析指标信息。
〖添加〗在当前种类下添加新的分析指标。
〖删除〗删除当前分析指标
〖引入〗引入控制指标数据到分析指标
主要项目说明信息
〖指标编号〗分析指标编号,4位,第一位标志指标类型
〖数据类型〗指标参与公式计算时的单位,万元替换为一万倍,百分比替换为百分之一,普通数无任何变化。
〖指标公式〗用来标志指标公式的数据。
在此编辑框点右键,出现如下窗口
图1.5.2
〖说明〗分析指标的说明信息。
11.6.产品字典
产品字典根据企业自身的实际生产产品,按单位产品类别定义产品项。
功能位置
〖初始〗〖产品目录〗〖产品字典〗
操作说明
根据功能位置单击〖产品目录〗,打开‘产品目录’窗口,如图1.6.1所示:
如图1.6.1
可通过窗体上菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除单位字典,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的产品目录内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
菜单中的〖产品选择〗主产品体系是上级下发的,但是很多产品在本企业中并不使用,所以要在这里过滤掉,使引入项目不出现不使用的产品项。
单击〖产品选择〗出现产品选择窗口,选中你使用的产品大类,单击确定,设置你需要的产品,如下图
图1.6.2
主要项目功能描述:
〖产品内码〗:
系统自动增加,用以唯一标识数据产品的编号,不能修改。
〖产品编号〗:
由企业自定义的,一个产品编号对应一个产品名称,不允许有重复产品编号。
11.7.定额项目
定额项目按材料定额、工时定额、人工费用定额、其它费用定额分类,其定义下级项的价值。
定义好直接由〖产品定额〗中引用。
功能位置
〖初始〗〖产品目录〗〖定额项目〗
操作说明
根据功能位置单击〖产品目录〗,打开‘定额项目’窗口,如图1.7.1所示:
如图1.7.1
可通过窗体上菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除定额项目,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的定额目录内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
主要项目功能描述:
〖产品编号〗:
系统自动增加,用以唯一标识项目的编号,不能修改。
〖单位价值〗:
由企业自定义的,定义各种项目的实际价值。
11.8.产品定额
产品定额提供定义各种产品的工时定额、材料定额、人工费定额及其它费用定额功能。
便于进行产品定额管理和预算的分解、统计计算功能位置
〖初始〗〖产品目录〗〖产品定额〗
操作说明
根据功能位置单击〖产品目录〗,打开‘产品定额’窗口,如图1.8.1所示:
图1.8.1
在项目编号处单击右键会弹出如下帮助窗口,用户可批量定义产品定额
如图1.8.2
可通过窗体菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除一条项目,如:
A产品增加定额项目,先单击〖增加〗按钮,在右窗口中增加一个空项,在‘项目编号’中单击右键从‘定额项目’窗体中选择定额项目,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
主要项目功能描述:
〖项目类别〗、〖项目名称〗、〖计量单位〗:
只要引用定额项目中的项目编号,系统自
动调入出来。
〖标准消耗〗:
由企业自定义的,定义该产品在该使用定额项目所需要的量。
11.9.预算体系
财务预算与业务预算、资本预算、筹资预算共同构成企业的全面预算体系。
为使企业根据自身的实际业务需要,选择适合本企业的预算内容,而设置体系定义。
预算体系也就是将预算内容分类管理。
功能位置
〖初始〗〖预算体系〗
操作说明
根据功能位置,单击〖预算体系〗,打开“预算体系定义”窗口如图1.9.1
图1.9.1
根据企业预算体系划分定义附合企业管理的预算体系,每一体系包含〖体系编号〗、〖体系名称〗和〖说明〗信息。
可通过窗体上菜单〖增加〗和〖删除〗功能实现增加和删除预算体系,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的预算体系内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
主要项目功能描述
〖体系编号〗:
系统自动增加的流水编号,不允许修改。
〖体系名称〗:
表示体系的含义名称,用以区别不同的预算体系。
〖说明〗:
简单描述该体系的内容或说明信息等,备注信息。
注意
✧上级下发的预算体系不允许修改、删除;
✧已经使用的预算体系不允许删除;
11.10.数据单元类别
数据单元类别用来对数据单元分类管理,方便使用和管理。
具体按照什么原则来划分数据单元,用户可以根据企业特点进行定义。
功能位置
〖初始〗〖单元类别〗
操作说明
根据功能位置说明,单击〖单元类别〗,打开“数据单元类别定义”窗口,如图所示。
图1.10.1
该功能是一个简单的分类字典,根据企业情况将单元分类管理,可以按业务系统的不同来划分,也可以按收支属性划分等等。
每一单元类别包含〖类别编号〗和〖类别名称〗信息。
可通过窗体上菜单〖增加同级〗〖增加下级〗和〖删除〗功能实现增加和删除预算数据单元类别,单击【保存】或〖保存〗菜单进行保存。
也可以通过接收上级单位下发的预算数据单元类别内容增加记录,凡是接收上级单位的体系,有一个红色“上级下发”标志。
主要项目功能描述
〖类别编号〗:
系统自动增加类别序号,不允许手工修改。
〖类别名称〗:
标识单元类别的名称,不允许重复。
注意
✧上级下发的数据单元类别不允许修改、删除;
✧已经在数据单元中使用的数据单元类别不允许删除;
11.11.数据单元定义
数据单元是进行全面预算管理和控制的基础,是业务系统与预算系统之间的桥梁,是业务系统得以实现预算控制的基础。
业务系统根据其自身要求,将需要进行预算和控制的内容在预算管理中通过公式定义建立对应关系,当业务发生时,首先判断该业务中的主项对应的数据单元当前的数据情况及是否进行控制,并将相应的发生的数据写入预算控制的数据单元中。
功能位置
〖初始〗〖数据单元〗
操作说明
单击〖数据单元〗,打开“预算数据单元定义”窗口,如图1.11.1所示。
图1.11.1
窗口打开后,可通过单击窗体菜单项〖编辑〗〖增加〗和〖删除〗实现增加和删除数据单元功能,录入完毕,单击【保存】将数据保存到系统中,并增加一条空记录等待录入。
在录入信息中可以在编辑框中右击打开帮助窗口,也可单击右侧的选择按钮打开帮助窗口选择内容录入到当前,不允许手工录入。
背景为灰色的项目不允许录入,系统自动根据其它内容自动列出。
系统还提供了数据复制和批量定义功能,可以方便用户从其它数据单元类别中复制数据单元和批量定义相似的数据单元。
数据复制操作
图1.11.2
点击数据复制后,可以从其它类别的数据单元中有选择的复制到当前数据单元类别中来,如图所示:
图1.11.3
批量定义操作
图1.11.4
说明:
如果该类别的数据单元下没有定义数据单元,则必须选择一个来源编号才能进行批量定义数据单元操作,如果该类别的数据单元下已经定义了数据单元,则批量定义的数据单元将以用户当前选中的数据单元为模板进行批量定义数据单元。
批量定义的数据单元有相同的来源编号和数据对象,不同的单元名称和元素数据。
图1.11.5
主要项目功能描述
数据单元是预算系统与其它业务系统或账务系统建立联系的桥梁,也是业务系统实现预算预警或控制的基础,同时也是自动归集预算完成数据的基础,所以数据单元尤其重要,但它又与实际业务处理的关系不是太密切,有些内容比较抽象,不易理解,但它们只是代表数据间的对应关系,用数据单元来代表业务系统中的对象来处理它们的关联。
下面对主要项目进行解释:
〖单元编号〗:
系统自动增加的用以唯一标示数据单元的编号,用户不能修改。
〖单元名称〗:
用以表示该数据单元的含义,名称不允许重复,不允许为空。
〖类别名称〗:
指示该数据单元属于的数据单元类别,进行分类管理。
〖来源编号〗、〖来源名称〗:
是与其它系统建立联系的桥梁,在业务系统中设置好数据项目,通过选择相应项目与数据单元建立联系。
〖元素数据〗、〖元素名称〗:
在业务系统中具体的数据项目,也是业务系统与预算系统中该数据单元一一对应的基础。
〖取数对象〗:
是指该数据单元对应的数据对象。
〖限制条件〗:
是用户用来过滤数据时定义的强化的条件。
该限制条件利用LSSTRU表中提供的数据来定义条件,以实现只有满足条件的业务发生才进行预算控制或归集完成数据。
数据单元是预算管理中最基础的数据,它是组成预算项目完成数和进行预算控制的基础。
注意
✧上级下发的数据单元不允许修改、删除;
✧已经在预算项目完成数公式中使用的数据单元不允许删除;
11.12.预算表
定义预算表前,首先要定义预算体系,否则,无法定义预算表。
预算表,是预算管理系统中,初始预算名称,定义预算表属性,定义表头显示方式的关键的一步工作。
预算表知道了预算内容、货币单位、预算主体、最大周期、上报周期、是否使用会计区间和显示序号等重要的信息。
同时,预算表还定义了预算公式,这些公式有:
平衡公式、预警公式、年控制公式、季控制公式、月控制公式、旬控制公式;这些公式作为通配公式,应该是适应所有有待继承这些公式的预算项目的公式。
这些公式的组成便构成了预算控制的相应的条件。
功能位置
〖初始〗〖预算表〗
操作说明
单击〖预算表〗,即打开了【预算表定义】窗口,如下图所示。
图1.12.1
上图中,左侧的树展示的是预算体系和体系下所包含的预算表;第一级展现出的是体系编号和体系名称;第二级展现出的是预算表编号和预算表名称。
右侧有两个属性页,『基本信息』是第一个属性页,也是定义预算表名称、相关属性以及平衡公式、预警公式和控制公式的主要交互界面。
单击预算内容,出现当前表所要进行预算编制的内容,系统为用户预定义了金额、数量和单价三个预算内容,用户可自行分级定义所需的预算内容,明细级的预算内容是实际参加编制的内容,非明细级的只作为表头格式在编制预算表时显示,如下图
图1.12.2
【显示列名】预算表在每一个期间内显示的列名,您可以随意设置。
【预算内容】除了预定义的预算数量、预算单价和预算金额外还有数据和文本,数据类型的可参与预算编制中的公式计算,文本只作说明用。
【字段类型】说明当前列的类型,金额、数量或者单价。
【是否显示】如果你添加了某列,但是表中不想出现,则不选。
【公式内容】预算表某期间内各列之间的关系,如金额=单价×数量;利润=收入-成本等。
当切换到预算表『显示格式』这一第二个属性页时,便可以看到下图展示的内容。
图1.12.3
上图展示了预算表表头显示格式定义的内容和和预算表表头预览时的样子,『显示格式』页面分为上下两部分,上面部分是定义格式的必要信息,有表头名称、预算内容、隐藏、扩展方式和显示宽度。
下面部分是表头预览的样式,在预算表编制时使用的表格式的形式。
(一)、信息定义
1、【增加】预算表
【增加】预算表,【工具栏】――【增加】
图1.12.4
2、【删除】预算表
【删除】操作的实现,【工具栏】――【删除】
图1.12.6
4、【修改】预算表
【修改】功能在任何菜单或者工具栏上都找不到,但是修改操作确实存在。
我们最初定义的预算表,其属性也许并不是我们最终想得到的结果。
比如预算内容的组成,开始定义的是金额,但是后来发现必须使用『金额+数量』的方式,才能完整的展现这张预算表。
所以说,修改本身这个操作是随时可能发生的事情。
注意:
1、修改后不要忘记保存,否则修改的内容不会被记录下来;
2、定义了预算项目后,预算表能够修改的内容,只剩下预算表的名称和预算公式了。
3、在预算管理中接收了上级下发的预算表后,这些下发的预算表,为了和集团预算表一致,是不允许修改的。
4、同样,下发的预算公式也不允许下级单位进行修改。
5、【公式定义】
公式定义,要在需要定义公式的对应的单元格内右击鼠标按键,定义公式。
右击鼠标后,弹出窗口,如下图所示:
图1.12.7
界面元素解释:
(1)、【预算金额】对象,在该图片底部左侧,是公式发布功能区,由项目对象,公式预览及公式发布三部分组成。
项目对象中的内容有:
a.『预算金额』
b.『预算数量』
c.『预算累计金额』
d.『预算累计数量』
e.『完成金额』
f.『完成数量』
g.『完成累计金额』
h.『完成累计数量』
i.『异常金额』
j.『异常数量』
选择了相应的预算对象后,在预览区就可以看到项目的公式预览形式,单击右侧的公式发布按钮,在上部的文本框中就会增加该公式项,在下部的文本框中,同时把可读性较强的文本内容,是对公式的解释。
用户可以修改该处的内容,可以用总结性的、可记忆性的文本内容填写进来。
(2)、【变量选择】-【变量名称】在窗体右边下方的方形区域,此处是根据用户的实际情况,增加的变量,用于公式计算中使用。
变量定义,在系统设置中有详细的叙述。
变量在公式中的表现形式:
@...@,用两个@符号把变量括起来,只要符合这项规则,用户可以手工在公式定义中自己增加。
此处推荐使用双击右侧变量名称,自动添加到公式中的方法。
手工输入,因人为的原因,可能造成输入错误。
(3)、公式的定义原则:
a.预警公式:
预警公式必须一个返回“TRUE”-真、“FALSE”-假值的表达式。
示例:
a)XM(*,YSJE)/XM(*,YSSL)>=120ANDXM(*,YSJE)/XM(*,YSJE)<=200
b)XM(*,WCJE)/XM(*,YSJE)<=0.80
b.年控制公式:
年控制公式必须一个返回“TRUE”-真、“FALSE”-假值的表达式。
示例:
a)XM(*,YSJE)>=XM(*,WCJE)*1.20
c.季控制公式:
季控制公式必须一个返回“TRUE”-真、“FALSE”-假值的表达式。
示例:
a)XM(*,YSLJJE)>=XM(*,WCLJJE)+XM(*,YCJE)
d.月控制公式:
月控制公式必须一个返回“TRUE”-真、“FALSE”-假值的表达式。
示例:
a)XM(*,YSSL)*36+100>=XM(*,WCSL)*1.10
e.旬控制公式:
旬控制公式必须一个返回“TRUE”-真、“FALSE”-假值的表达式。
示例:
a)XM(*,YSJE)>=XM(*,WCSL)*12.36ORXM(*,YSSL)>XM(*,WCJE)/12.36
(二)、格式定义
1、【增加】
【增加】操作的实现,展示如图:
图1.12.8
2、【删除】
【工具栏】-【删除按钮】
图1.12.10
3、【格式预览】
预览结果:
图1.12.11
主要项目功能描述
〖预算表编号〗:
体系编号+流水号,长度由表和体系的编码结构决定。
〖预算表名称〗:
预算编制时预算表的表头名称,同一个预算体系下可以使用重名的预算表名称,但是建议用户使用各自不同的预
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- PS102 集团 预算