《会计信息系统及其课的程设计》第九章存货核算与管理系统.docx
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《会计信息系统及其课的程设计》第九章存货核算与管理系统
第九章存货核算与管理系统
【本章目标】
本章讨论存货核算与管理的基本流程和特点,通过本章的学习,能够全面、系统地掌握存货子系统的特点和功能,理解在计算机环境下存货核算和管理的全过程。
在学完本章后应该掌握以下内容:
1、存货核算与管理的特点
2、存货核算与管理的基本流程,手工环境下存货管理的难点
3、电算化环境下存货核算与管理的流程分析
4、存货子系统的主要数据文件和存货代码设计
5、存货子系统的数据处理
【学习内容】
9.1存货核算与管理需求分析
9.2电算化环境下存货核算与管理的流程
9.3存货子系统的总体结构设计
第一节
9.1存货核算与管理需求分析
一、存货概述
1、存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产。
包括各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、产成品、商品等。
2、存货核算管理的好与坏直接影响着企业的资产质量、产品成本的高低、利润的增减变化。
二、手工条件下的存货核算与管理的基本流程分析
在手工条件下,当存货到达企业并办理入库手续后,除了仓库保管员要登记存货数量账外,财会部门也要根据各种凭单(如入库单、验收报告等)登记存货明细账,反映存货增加等经济业务;当各部门领用存货时(如生产车间领用材料用于生产、销售部门领用产品用于销售),仓库保管员又要登记存货数量账,财会部门又要根据各种凭单(如出库单等)登记存货明细账,反映存货减少等经济业务;定期编制记账凭证传递到总账子系统,登记总账。
此外,还要及时为管理提供各种存货报告,如存货状态报告、ABC存货成本分析报告、超储积压存货分析报告等。
存货核算与管理流程分析如下:
1、入库流程分析当采购部门或者供应商将存货送入仓库,生产部门或者物流部门将生产的产成品送入仓库,入库业务便开始进行了。
入库流程如图9-1所示。
图9-1:
入库流程
说明:
①仓库保管员依据采购订单和计划入库安排,检查供应商送货的及时性,根据事先设定的送货接收标准,判定是否可收货。
②如果可以收货,仓库保管员编制收货凭证,井将收货凭证和质检抽样存货移入质检部门,进行抽样检验。
③如果质检合格,将质检合格存货退返仓库。
进行库存移库操作,并编制验收报告。
④将验收报告传递给仓库和财务部门。
⑤仓库保管员根据验收报告和收货凭证编制入库单。
⑥登记相应存货的入库数量和结存数量,即存货数量账,并将相应的单据传递到财务部门。
⑦财务部门根据入库单、验收报告编制记账凭证。
⑧存货核算会计审核凭证,登记存货明细账,并将凭证传递到总账子系统。
⑨总账会计定期根据记账凭证登记总账。
2、出库、期末处理与管理分析流程
当生产部门提出领料申请、销售部门提出发运产品时,出库业务便开始进行;到会计期末进行相应的处理,并提交各种管理分析报告,如图9-2所示。
图9-2:
出库、期末处理和管理
说明:
①仓库保管员接到各车间、用料单位提出的领料申请,或者销售部门提出的发运请求,经审核单据后,编制出库单,并发出存货。
②仓库保管员登记相应存货出库数量和结存数据,即存货数量账,并将相应的单据传递到财会部门。
③财务部门会计人员根据出库单等单据编制记账凭证,登记存货明细账,并将凭证传递到总账子系统。
由于存货种类繁多、数量大、收发业务频繁,存货成本计算比较复杂,为了满足不同企业对核算的需要,存货可以按计划成本计价,也可按实际成本计价。
按实际成本计价时,存货成本可以按照加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出和个别计价等方法进行计算。
④期末处理。
财务部门期末对存货进行实地盘点,编制盘盈盘亏表,经审批后通知仓库、财会部门修改相应的存货一级、二级以及三级账。
由于存货数量账(三级账)、存货明细账(二级账)、总账(一级账)是由不同的人员编制的,因此,会出现账账不一致的问题。
因此,期末还需要进行总账与明细账的账账核对工作,很多企业要花费一定的人力物力每月必须进行对账。
财务部门根据不同的计价方法和成本计算方法,分别计算存货成本差异、发出存货成本,并进行结账工作。
⑤存货分析。
财务管理人员需要根据入库单、出库单、存货数量账等编制包括超储积压一览表、ABC成本分析表、仓库存货汇总表等内容的管理分析报告,并提出存货管理的改进意见和评价信息。
三、存货核算与管理的特点
1、数据存储量大
无论是工业企业,还是商业企业,存货的品种规格都非常多,有的多达几万种,对每个具体的品种都要进行详细全面的反映,同时每种材料的核算既要反映其数量指标,又要反映其价值指标,既要反映动态的状况,又要反映静态的信息。
因此,存货子系统中需要存储和处理的数据量极大,几乎可以说存货子系统是会计信息系统数据量最大的子系统。
2、数据变化频繁
要保证生产或销售的顺利进行,必须经常进行存货的采购活动,因此,有大量的材料入库和出库的业务;与此同时,随着销售业务量的增加,产品入库、出库业务也非常频繁。
无论材料采购入库、产成品完工入库,还是材料领用、产品销售出库,都伴随着大量的财务数据的产生和变化。
因此,存货子系统的数据输入频率和处理频率都相当高,数据变化相当频繁。
3、核算内容广泛
存货核算内容既要反映各种原材料、产成品的核算,还要考虑对包装物、低值易耗品等的特殊处理。
因此,存货子系统核算内容极其广泛。
4、核算方法复杂
存货核算的方法较多,可以按实际成本组织核算,也可按计划成本组织核算。
按实际成本核算的方法中,有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动平均法、个别计价法。
按计划成本组织的核算中,还要进行成本差异的计算和分配。
在存货账面价值与实际价值相差较大时,又可以采用成本与市价孰低法按存货项目、存货类别、全部存货对期末存货成本进行调整。
这使得该子系统核算方法的复杂程度远远超过了工资核算、固定资产核算等子系统。
5、与其他子系统有较多的数据传递关系
存货子系统与原料需求计划(MRP)系统有密切的联系,MRP系统计算生产计划所需的原材料数量,然后自动产生一份包括拟采购原材料的采购单传人存货子系统。
存货子系统还和采购与应付账款子系统、销售子系统、总账子系统保持密切的联系,该子系统将各种凭单按会计上的要求进行统计汇总后,供账务处理和成本子系统使用,各种存货成本信息、存货结存信息供销售、采购、生产等子系统使用和共享。
6、管理要求高
存货核算与管理不仅要求正确地反映存货的入库、出库、结存等信息,而且还要从管理的视角为各业务部门及时准确地提供各种信息,这些信息包括:
①成本管理信息:
存货成本、商品销售成本;
②存货预警信息:
哪些存货超储与储量不足、存货超储期是多少;
③占用资金分析信息:
每种存货占用多少资金,超储存货占用了多少资金等;
④存货管理效率信息:
各种存货的周转率、周转天数等;
⑤存货管理人员的评价信息:
优质存货是由谁采购的,创造价值最多的采购.人员信息等。
四、手工环境存货核算和管理的难点分析(重点)
存货核算和管理的内容广泛、核算方法复杂、数据处理和存储量大、数据变化频繁、数据传递涉及的部门比较多。
在手工条件下,由于人工处理的局限性,使存货核算和管理存在以下难点:
1、三级账一致性问题同一入库单和出库单分别由仓库保管员、存货核算明细账会计和总账会计三个人按照不同的需求转抄在不同的账簿上,因此,当存货出入库业务量比较大时,经常出现存货实物与存货一级账、二级账、三级账之间账账不符、账物不符。
『案例』某企业采购一批材料并入库,其保管员、会计A、材料会计、总账会计分别登记了材料数量账、编制记账凭证、登记材料明细账和总账,如图9-2:
出库、期末处理和管理2:
出库、期末处理和管理3所示。
图9-3:
入库登记
从图中可以看出,由于材料会计的疏忽材料明细账登记错误,结果导致三级账不相符。
当本月发生了大量出入库业务后,月底的账簿数据量非常之大,因此,至少有两个部门的三个人员从大量的数据中找出了三级账不一致的原因,并进行改正。
2、很难根据管理的需要应用先进方法合理计算存货的价值
当企业出入库业务比较频繁时,存货成本计算量也随之增大。
因此,为了减少手工计算工作量,很多企业的财会人员一般选择加权平均的方法计算存货成本,并没有从管理的角度出发,合理选择存货成本计算方法并计算存货价值。
下面,我们通过案例进行分析。
『案例』某企业存货成本计算采用加权平均的计算方法,AA存货本月入库与出库情况如表9-1所示。
表9-1:
××企业存货入出库表
期初存货数量为零,期末存货数量为30个。
按照加权平均计价方法只能在期末计算存货价值和销售成本:
本月平均单价=本月可供销售或耗用存货成本/本月可供销售或耗用存货数量
=750/60=12.5
销售成本=30×12.5=375(元)
期末存货价值=750-375=375(元)
这种计算方法是否高估了存货的价值,高估了利润?
如果该企业选择移动加权平均法、先进先出法、后进先出法,那么对存货的价值、销售成本到底有什么影响?
下面给出这几种计算方法的结果,如表9-2所示。
表9-2:
各种发出存货成本计算方法的成本计算对比
从各种存货成本计算方法比较表可以看出,不同的方法得到的销售成本和期末存货价值是不同的,如果只选择加权平均法计算,在存货市场价格波动比较大的情况下,这种方法并不能正确地反映存货价值,同时,管理者也不能动态、正确地了解存货的价值和销售成本。
3、存货管理能力低下
当财务人员把大量时间和精力浪费在编制机制凭证和核对账簿数据上,没有时间和精力对存货进行有效的管理,那么,存货价值与市价相比相差多少;哪种存货占用了大量资金,导致资金的周转效率低下;哪些存货超储了,超储期是多少;哪些存货采购和保管员绩效好;等等,这些问题无法准确回答。
因此,存货控制和存货管理都会受到相应的影响,导致管理能力低下
第二节
9.2电算化环境下存货核算与管理的流程
一、存货子系统的目标
存货核算与管理的内容非常复杂,在手工环境下核算和管理的难度非常大,特别是当企业存货种类多、仓库多时,手工管理难度更大。
因此,进行信息技术与存货管理的有机融合、建立存货子系统,对于提高存货核算的准确性和存货管理的效率都有重要的意义。
存货子系统的目标包括以下几个方面:
1、支持按计划成本和实际成本核算。
存货子系统不仅支持计划成本核算,而且还应该支持实际成本核算以及实际成本核算的加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出、个别计价等多种计算方法,以满足工业、商业企业存货核算和管理的需求。
2、正确反映出入库情况。
存货子系统应该提供出库、入库单据的处理,正确反映存货入库、出库情况,及时反映其增减变化,保护材料物资的安全完整。
3、正确计算期末存货结存信息。
存货子系统应该能够正确地计算存货期末的结存数量、单价、金额,及时提供存货的储备资金占用情况,既保证生产需求,又减少资金积压。
4、反映和监督各生产单位材料的耗用。
通过存货子系统反映和监督各生产的材料耗用情况,正确计算产品的材料费用,考核各部门材料消耗情况,促进企业节约材料开支,降低产品成本。
5、提供完整的存货账簿。
存货子系统应该及时、准确地提供各种存货的总账、明细账等账簿的查询和打印输出。
6、提供存货管理和分析功能。
存货子系统能够提供各种存货汇总表、存货资金占用分析、入库成本分析、ABC成本分析、库存资金占用规划、存货周转率分析等管理和分析功能。
7、与其他子系统建立标准接口。
存货子系统提供供销链系统的一部分信息,与其他子系统(如总账、采购与付款、销售子系统等)有密切的联系,因此,该子系统与其他子系统建立标准接口,既能够及时向其他子系统提供信息,同时又可接收其他子系统传入的信息。
二、存货的基础设置流程(重点)
企业在不同时期存货的种类不尽相同,每个会计年度又可以根据管理需求选择合理的存货成本计算方法。
因此,为了使存货子系统能够满足不同企业或同一企业对存货核算和管理的需要,财会人员和相关部门人员首先要根据自己的需要建立系统应用环境,进行一系列个性化设置,其流程图如图9-4所示。
图9-4:
基础设置流程
说明:
①定义业务范围。
如企业存货核算方式、暂估价回冲方式、资金占用规划、是否允许零出库、无成套件管理、存货有无辅助计量单位、启用会计月份等。
②设置存货档案。
将企业所有存货进行分类和编码,并将相关信息保存在存货档案文件中。
③设置存货核算的相关要素档案。
如设置部门档案、供应商档案、仓库目录等。
④设置存货成本计算方法。
将加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出、个别汁价法等存货成本计算方法设置在计算方法文件中,并根据存货的管理要求,对不同的存货选择一种或者几种计算方法。
⑤设置费用统计标准分配原则。
为了实现子系统间数据传递和共享,设置存货科目、出库和入库分录的对方科目、费用分配科目等,将结果保存在共享的文件中。
三、存货日常核算流程(重点)
在输入出库单、入库单过程中,需要获取采购子系统采购订单文件中的数据,如供应商代码、结算方式、订货数量等数据;需要从存货成本计算方法文件中获得相应的计算方法(如先进先出、后进先出、移动加权平均等);从存货结存文件中获取相应的结存单价,从而决定出库存货的成本和数量等,日常核算的流程见图9-5。
图9-5:
存货日常核算流程
说明:
①出入库单处理。
通过录入入库单、录入出库单模块将各种入库单、出库单输入计算机,并保存在临时出库单、临时入库单文件中。
在网络环境下,当采购子系统或者物流管理子系统与存货子系统集成,那么通过获取入库单模块,直接从相关子系统中获取入库单,不需要一一录入人库单信息,此时可以修改。
依此类推,当销售子系统或者生产子系统与存货子系统集成,那么通过获取出库单模块,直接从相关子系统中获取出库单信息,不需要一一录入出库单信息。
此外,还需要从存货档案文件中获取存货最高库存、最低库存信息进行实时控制:
Ⅰ处理入库单:
如果存货结存数量大于最高库存,则报警;
Ⅱ处理出库单:
如果存货结存数量小于最低库存,则报警。
从这些数据文件中自动获取相应的数据能够提高出入库信息处理的效率,并对出入库业务进行实时控制。
②审核。
通过审核模块对临时入库单、临时出库单文件中的单据进行审核,审核无误后签字。
③记账和计算。
通过记账模块用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文件、入库单文件、出库单文件。
记账时可以根据存货档案文件中设置的每种存货核算方式(计划成本、实际成本)、每种存货的成本计算方法(先进先出、后进先出、加权平均、移动加权平均、个别计价法),以及相应的会计处理原则更新存货文件。
④期末处理。
月末按不同的计算方法计算:
本月出库存货成本;进行结账,生成下月结存文件,并将本月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件等。
⑤自动转账。
自动转账分为两部分:
第—,存货子系统向总账子系统传递数据。
第二,存货子系统向成本等其他子系统传递数据,系统从存货结存文件、入库单文件、出库单文件、费用统汁标准分配等文件中提取数据,进行汇总自动生成费用分配表等,通过标准接口传入相应子系统。
四、存货管理流程(重点)
根据管理的需要,各个部门(采购、生产、销售、仓库、财务)在其权限范围内网络获取存货管理信息,管理分析模块自动从存货档案文件、存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件提取数据,进行加工生成并输出各种账簿和管理分析表,如存货总账、明细账、超储短缺一览表、ABC成本分析、库存资金占用分析表。
其流程如图9-6所示。
图9-6:
存货管理流程
五、电算化环境与手工环境下存货核算和管理流程的区别
电算化环境与手工环境下,存货核算与管理流程发生了很多变化,其主要变化如下:
1、通过基础设置建立存货子系统应用环境并保证存货子系统的安全运行。
在手工环境下,初始设置的工作比较少,如设置存货科目、开设账户、编制存货编码、确定存货核算方式等,为存货核算提供一个基本平台。
在电算化环境下,同样需要设置存货科目、定义存货编码等。
不同的是,在电算化环境初始设置的内容大大增加了,其作用不仅体现在为存货核算和管理提供了应用环境,而且为高效、准确地进行存货核算和管理提供了依据,如根据存货类别、存货编码、存货成本计算方法系统能够自动进行单据汇总、记账、计算存货成本、账表输出等;根据是否允许零出库设置系统能够自动控制存货出库业务:
根据存货科目、对方科目、费用分配标准等,系统能够自动生成存货转账凭证;根据定义的资金占用规划、存货分类等,系统能够自动进行库存资金占用规划分析、ABC成本分析、超储缺货分析等。
2、可以根据需要选择各种存货成本计算方法。
在手工环境下,由于先进先出、后进先出等先进的方法比较复杂、工作量大,很少有企业真正采用,大部分企业都使用最简单的加权平均法进行存货成本计算。
在存货子系统中,财会人员可以根据存货核算和管理的需要选择最适合的存货成本计算方法,计算机能够自动准确地完成核算工作。
3、高效、准确地完成核算工作。
在存货子系统中,一旦选择了成本计算方法,输入了出入库等单据,计算机便能够自动、准确地处理出入库业务、计算出发出存货成本、自动计算成本差异、自动计算期末结存单价、数量、金额等。
这样大大减轻了财会人员的劳动强度,提高了核算的准确性。
4、及时准确地提供存货账簿并保证账账相符。
在手工环境下,由于人工处理的局限性,同一数据由不同人员按照不同的需求转抄在不同的账簿上,差错率比较高,经常是存货实物、存货一级账、二级账、三级账之间账账不符、账物不符,需要花费很多人力和物力核对和更改。
在存货子系统中,各种存货总账、明细账都来自同一数据源(存货结存文件、入库单文件、出库单文件),因此,计算机根据同一数据源自动生成并输出账簿,保证了账账相符。
另外,由于计算机能够存储存货核算和管理的各种数据,生成和输出数量账、数量金额账、金额账,只是提取的数据不同而已,因此,各级财会人员和业务人员可以根据需要及时、准确地查询任意存货的总账、明细账。
5、各业务部门之间实现数据共享。
在手工环境下,销售部门、采购部门都需要从存货子系统及时获得发出存货成本、存货结存数据等信息,但由于部门之间数据传递方式的限制,不能及时准确地得到所需的数据;同一入库单和采购发票在采购部门需要处理(登记、结算)一次,在仓库或财务部门又要处理一次(登记、结算)。
在电算化环境下,存货子系统一般作为一个相对独立的子系统使用,同时它又和采购、应付子系统等保持密切的联系,实现了一个完整的支出循环。
随着企业网络信息系统的不断建立,通过标准接口存货子系统不仅可与会计信息系统中的其他子系统,如总账子系统、采购子系统、应付子系统、成本子系统、销售子系统相互传递信息实现数据共享,而且还与其他系统(MRP,JIT,EDI等系统)紧密结合,实现数据的自动传递和共享,形成高度集成的管理信息系统。
在任何一个子系统都可及时准确地获取和共享其他子系统的信息;任何一种单据只有一个入口,一次录入,多处使用(如入库单、采购发票如果在采购子系统录入,那么就可以在存货子系统、应付子系统、总账子系统等多处使用),充分保证了数据的一致性、传递的及时性。
6、及时准确地提供存货管理和分析数据。
在手工环境下,存货数据不能及时报送和汇总,因此,不能及时准确地提供各种分析数据。
在电算化环境下,实现了数据的及时登记、及时传递以及数据共享,因此,可以及时准确地得到各种分析表,并进行存货管理和存货分析,如ABC分析等。
第三节
9.3存货子系统的总体结构设计
一、存货子系统数据编码设计
存货子系统数据结构复杂,数据量大。
因此,在满足基本输入、处理和输出的前提下,使各个文件尽可能不包含冗余数据项,这不仅可以节约大量存储空间,而且可以提高系统稳定性、消除数据不一致隐患,方便对数据的统一管理。
存货子系统涉及的数据编码比较多,如存货编码、存货类别编码、仓库代码等,因此,数据编码设计也是非常重要的内容。
1、存货类别编码
存货在生产经营过程中的用途不同,所起的作用也不尽相同。
为了满足按存货的类别进行统计、汇总等核算和管理需要,可以对存货进行分类,进行存货类别编码设计,即定义类别编码、名称。
根据核算和管理需要存货类别可以设置得“粗”一些,即只按大类设置,如01材料、02产成品等,这样系统只能对所有存货按大类进行统计和汇总。
存货类别也可以设置得“细”一些,即按大、中、小或一、二、三级进行分类。
例如,某企业将存货分类定义为“1-2-3”,这表明将存货类别分为三级,一级编码为一位,二级编码为二位,三级编码为3级。
存货类别编码、类别名称举例如下:
级次类别编码类别名称
11材料
2101碳素钢
2102合金钢
3102001低合金钢
3102002高合金钢
12产成品
2201防盗门
2202保险柜
这样系统就可以按照各级、各类等多种方式对所有存货进行统计和汇总,满足不同核算和管理的需要。
2、存货编码设计
存货子系统的数据处理工作都是围绕着存货这个中心展开的,为了使计算机更好地对存货进行核算和管理,必须为每种存货统一编码。
然而,在一个企业中,往往因为存货的类别、品种和规格繁多,使得存货编码的设计非常困难。
如果没有标准的存货编码方案可依,企业一般自行编制,但要求每个存货编码必须唯一。
例如:
某企业设存货编码为3位.那么102001:
“材料——合金钢——低合金钢”类别下存货编码为:
类别编码存货编码存货名称
102001001A3钢
10200100220号钢
10200100325号钢
10200100435号钢
有些企业多采用群码的代码方式,即存货编码中包含存货类别编码和存货编码。
例如:
某企业将存货编码长度设计为10位,其代码方式则为:
那么按上述代码方式设计存货编码举例如下:
级次存货编码存货名称
11材料
2101碳素钢
2102合金钢
3102001低合金钢
4102001001A3钢
410200100220号钢
410200100325号钢
410200100435号钢
二、存货子系统数据文件设计
存货子系统涉及的数据文件也很多,如存货档案文件、仓库文件、部门文件、供应商文件、人库单文件、出库单文件、费用统计分配文件、存货结存文件等。
这些文件中,有些是供各个处理模块查询参照用的“字典文件”(如存货档案文件),有些是在处理过程中要频繁使用的主数据文件(如存货结存文件),有些则是用过后立即删除其数据的暂存文件(如临时入库单文件)。
存货子系统主要数据文件如下:
1、存货档案文件
存货档案文件用来存放存货基本信息,如存货编码、存货名称、计量单位、规格型号等;存货成本信息,如计划价/售价、参考成本、最新成本、最低售价等;存货控制信息,如提前期、经济批量、ABC分类、安全库存、最高库存、最低库存、呆滞积压标准等;存货其他信息,如单位重量、单位体积、启用日期、停用日期等。
该文件便于掌握企业有什么存货,多少种存货,每一种存货的规格型号、成本、控制等信息。
该文件的关键字为存货编号,为每种存货建立一条独立的记录,按存货编码建立索引文件。
2、存
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