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审计文书写作及电子格式处理
审计文书写作及电子格式处理
西丰县政府投资审计中心赵旭
审计公文是各级审计机关依法行政、履行审计监督职责的重要载体和工具,公文处理是一项严肃的工作。
为了规范审计机关的公文处理工作,保证公文质量,审计署制定了一系列规章制度,有的审计机关在实际工作中文风端正,公文写作严谨,公文管理规范,出现问题较少;但有些审计机关不重视审计公文的拟写及行文,公文处理不规范,这不仅影响了审计工作质量,破坏了审计机关形象,也给审计工作带来了一定的风险。
由此,笔者结合公文写作方面的规定和审计工作实际,具体剖析一下现行审计公文的写法和格式。
一、审计公文写作
《审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法》(审办发〔2014〕47号)自2014年5月1日起施行。
2001年12月发布、2002年1月1日起施行的《审计机关行政公文处理办法》同时废止。
该办法就是我们审计文书处理的指南和标准,它的出台为审计工作者提供了参考依据。
(一)标题的写法及格式
公文的标题一般由发文机关、公文主旨和文种三个要素构成。
标题在公文中起到揭示主旨的作用,要求简练、准确,不能试图用它详尽地表达公文的各项内容。
除引用法规等情况外,也不必都完整地出现转发文件的标题。
例如:
《×××审计局关于混淆预算级次、乱收费 25400.00元、私设小金库85600.00元和坐收坐支 105320.00元审计的报告》。
这个标题出现了个三个方面的错误:
一是公文标题成分残缺。
在标题中缺少主送机关,这个报告是给谁出具的,没有公文主旨;二是文种错误。
审计报告作为审计机关的一种行政公文,是一种具体的文种,不能写成“审计的报告”;三是标题过长,出现了不必要的标点符号。
应当写成《×××审计局关于×××局××××年度财务收支的审计报告》或者写成《×××审计局关于×××局混淆预算级次等问题的审计报告》,这样不但去掉了多余的文字,而且也去掉了标点符号,公文主旨更加清晰。
具体参见《审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法》(审办发〔2014〕47号)第三章第九条第一款第(七)项“公文标题。
由发文机关名称、事由和文种组成,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。
(二)发文字号的写法
行政公文的发文字号是由“发文机关代字”、“年份”和“序号”三部分组成。
其中“发文机关代字”用于表示公文责任人,即发文机关和公文事项的主办内设机构。
发文字号的错误主要有以下几种,具体如审计通知书的写法:
×审通[2005]03号。
这里包括三处错误,一是发文机关权属错误,如×审通,应更正为×审××通;二是发文标识错误,具体是发文符号和顺序号的错误。
发文符号应用正确的六角号“〔〕”,而不是中括号“[]”或者方括号“【】”和“〖〗”,更不能用括号“()”。
“序号”是同一类公文的流水序号,它应当是自然数,不应预设固定数位用“0”补齐高位空缺。
正确的写法为:
×审××通〔2017〕3号。
“×”代表某审计机关的简称,如:
×审,××代表审计机关下属部门。
具体参见《审计署关于印发主要审计文书种类和参考格式的通知》(审法发〔2011〕24号),审计署研究确定了10种主要审计文书及其参考格式,并制定了3种审计文本参考格式。
其中,《审计通知书》应写为“×审××通〔××××〕×号”,《审计决定书》应写为“×审××决〔××××〕×号”,《审计处罚决定书》应写为“×审××罚决〔××××〕×号”等等。
另外需要注意的是《审计报告征求意见书》套红打印,需要编写文号,写为“×审×征〔××××〕×号”。
审计文书送达回证不编写文号。
(三)正文层次的写法
正文层次写法不规范或者就是错误使用,主要是个人写作水平所决定的,属于写作基础范畴。
常见错误包括层次不清、段落不平衡、随意分段,中心不清等。
正确的结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1”,第四层为“
(1)”,第五层为“①”。
公文章节要匀称,避免段落不平衡、随意分段等。
公文章节匀称有两层含义,一是各章节在篇幅上的匀称;二是在内容层次和重要性上的匀称。
行文时要适当顾及同一级次的题目或章节条款之间篇幅的匀称,但应当以表述清楚为准,不能为了匀称而拼凑或肢解篇幅。
最重要的是应当做到公文章节在事项层次和重要性方面的均衡,即并列的题目或章节条款在内容层次和重要性上应当一致。
要注意区分不同的内容,把内容一致的按照匀称的要求进行排列,把不一致的内容不要混排,而是另起一段进行表述。
(四)法律法规引用的写法
审计公文中的法律法规引用是审计执法工作的一项重要表现。
但是在具体的审计报告、审计决定书等文书中,法律法规引用的方式各种各样。
错误形式主要是引文要素不全,有的引用标题而不引用发文字号,有的法规内容引用不全。
特别需要注意的是法律效力等级为:
宪法-法律-行政法规-地方性法规-规章。
我国法律遵循上位法优于下位,新法优于旧法的原则,特别法优于一般法,所以在引用相关法律法规的时候一定要注意这个原则。
正确的引用格式为:
首先引用法律法规标题,然后注明发文字号,最后写全引用的具体条款,如:
《审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法》(审办发〔2014〕47号)第三章第九条第一款第(七)项“公文标题。
由发文机关名称、事由和文种组成,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。
对于熟知的法律法规后面可不加文号,如:
《中华人民共和国审计法》(以下简称《审计法》)、《中华人民共和国会计法》等,第一次引用后面写明法律简称;对于一些行政法规应写明发文主体单位,如国务院《财政违法行为处罚处分条例》;对于一些规章制度必须加文号,以示区分,如:
《审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法》(审办发〔2014〕47号)。
一般来讲,一件(部)法律由章、节、条、款、项、目组成,个别重要的法典还分编。
编、章、节是对法条的归类,所以,在适用法律时只需引用到条、款、项、目即可,无需指出该条所在的编、章、节。
因此,弄懂法律规范中条、款、项、目的含义,在审计文书中正确适用法律规范的条、款、项、目,对于规范执法行为,提高审计质量是大有益处。
1.条的概念及书写。
法律规范的“条”,又称“法条”,是组成法律规范的基本单位。
一部法律,都是由若干法条组成的。
如:
《审计法》由54个法条组成。
法律规范的“条”,是法律规范对某一个具体法律问题的完整规定,如《审计法》第五条“审计机关依照法律规定独立行使审计监督权,不受其他行政机关、社会团体和个人的干涉”。
一般来讲,条的数目的书写应使用中文,如《中华人民共和
国审计法》第五条。
执法活动中,对一个涉法问题作出决定时,可能要适用多个法条。
2.款的概念及书写。
“款”是“条”的组成部分。
在一般情况下,每一款都是一个独立的内容或是对其前一款内容的补
充表述。
如:
《审计法》第四十八条“被审计单位对审计机关作出的有关财务收支的审计决定不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
被审计单位对审计机关作出的有关财政收支的审计决定不服的,可以提请审计机关的本级人民政府裁决,本级人民政府的裁决为最终决定。
”
“款”的表现形式为条中的自然段,每个自然段为一款。
“款”前不冠以数字以排列其顺序。
如:
《中华人民共和国审计
法》第四十八条的两款,款前均无数字。
有数字排列的不称为款。
如:
《审计法》第四十五条“对本级各部门(含直属单位)和下级政府违反预算的行为或者其他违反国家规定的财政收支行为,审计机关、人民政府或者有关主管部门在法定职权范围内,依照法律、行政法规的规定,区别情况采取下列处理措施:
(一)责令限期缴纳应当上缴的款项;
(二)责令限期退还被侵占的国有资产;
(三)责令限期退还违法所得;
(四)责令按照国家统一的会计制度的有关规定进行处理;
(五)其他处理措施。
”
上条第一段冒号下为:
(一)责令限期缴纳应当上缴的款项。
该段文字虽然是另起一行,但因为上段结束符号是冒号,本段开始前有
(一),因此,该段文字不视为是一个自然段,也不能认为其是一款。
“款”的数目的书写一般应当使用中文,不用阿拉伯
数字。
如《审计法》第四十八条第二款,不写作《审计法》第四十八条第2款。
“款”一般可以独立适用,如《审计法》第四十八条第二款。
一个法条有两款或者两款以上的,应当适用到款。
一个法条只有一款的,应当直接适用该法条,不应称作该条第一款,如:
《审计法》第五条“审计机关依照法律规定独立行使审计监督权,不受其他行政机关、社会团体和个人的干涉。
”在引用时,就应该写作“根据《审计法》第五条”,而不是“根据《审计法》第五条第一款”。
参照最高人民法院《关于引用法律、法令等所列条、款、项,目顺序的通知》(法行字第13032号),如果某一条下面没有分款而直接分列几项的,就不要加“第一款”,例如《审计法》第四十五条只有
(一)
(二)……五项,就不要写“第四十五条第一款第一项”,而直接写“第四十五条第
(一)项”。
3.项的概念及书写。
一般来讲,“项”是以列举的形式对前段文字的说明。
如:
《审计法》第四十五条“对本级各部门(含直属单位)和下级政府违反预算的行为或者其他违反国家规定的财政收支行为,审计机关、人民政府或者有关主管部门在法定职权范围内,依照法律、行政法规的规定,区别情况采取下列处理措施:
(一)责令限期缴纳应当上缴的款项;
(二)责令限期退还被侵占的国有资产;
(三)责令限期退还违法所得;
(四)责令按照国家统一的会计制度的有关规定进行处理;
(五)其他处理措施。
”
该条的五个项是对前段文字中“下列处理措施”的列举式说明。
含有项的法条,其前段文字中一般都有“下列”二字或相应的文字表述。
“项”前冠以数字以对列举的内容进行排列,而且这些数字只能以中文数字加括号的形式出现。
项的数目的书写一般应当使用中文加括号,不用阿拉伯数字。
如《审计法》第四十五条第(三)项,不写作《审计法》第四十五条第3项。
对含有项的法条,适用时应当适用到项;适用到项,是对具体违法行为性质和情节的一种界定。
如果不适用到项,就无法确定是多项违法行为之中的哪一种,有适用法律不准确之嫌。
4.目的概念及书写。
“目”隶属于项,是法律规范中最小的单位。
“目”的特性与作用与“项”相似,不同的是项对条或款的列举式说明,而“目”是对项的列举式说明。
财经类法律法规中“目”不多见,也不常用。
如以前的《公共场所管理条例实施细则》第二十三条“对违反《条例》和本细则有关规定的单位或个人视情节轻重给予警告、罚款二十元至二万元、停业整顿、吊销‘卫生许可证’的处罚。
上述处罚可单独使用,也可合并使用。
(一)有下列情形之一者给予警告处罚:
1.违反《条例》第六条,卫生制度不健全或从业人员未经卫生知识培训上岗者;
2.违反本细则第五条第一款第一项,不按时进行健康检查者;
3.符合《条例》第十四条第一款的规定,有一项主要卫生指标不合格者;”
“目”的前面冠以阿拉伯数字,并在阿拉伯数字后加点(在具体引用法条的目时,只注明阿拉伯数字,无须加点),例如《公共场所管理条例实施细则》第二十三条第
(一)项第2目。
“目”的适用如果某个法条或款的内容有“项”,而“项”下还有“目”的,在适用法律时就应当适用到“目”。
(五)数量单位和惯用词的写法
审计公文中出现的数量单位及惯用词应当统一。
一是统一和明确数量单位。
如文中出现多处的人民币单位时,就应当统一为“元”或者“万元”,不要时而写为“元”,时而有写为“万元”;天数应写为“90天”或者“60日”,不能时而写成“90天,时而由写成“60日”,一般应当写成多少日;
二是是名称使用要规范。
名称的规范体现在对相同对象使用相同的称谓。
不能在同一公文中对一个对象进行不同的表述,如不能时而写为“计算机审计”,时而写为“电脑审计”;对被审计单位或者其它单位不能时而用全称,时而用简称,时而用“该单位”,时而用“你单位”,而且公文中出现的单位名称尽量用第三人称来表述;
三是根据中文使用习惯使用汉字数字和阿拉伯数字。
公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
如“第一”,不能写成“第1”;“两个”不能写成“2个”等等;
四是使用缩略语要防止造成误解。
每篇文章首见时最好使用全称,以后可写成缩略语。
当应注意有些词是不能省略的,如“省人大常委会主任”,不能缩略成“省人大主任”,因为作为省级最高权力机关的人大会议,只有执行主席,它的常委会才有主任的职务。
称谓应该前后一致,缩略语也该前后一致。
另外,成文日期应当注意的“0”、“o”和“○”的区别。
在成文日期的写法中要写成汉字的数字。
正确的写法如:
二○○五年四月十五日。
而不是用数字“0”或英文字母“o”代替汉字“○”。
破折号“——”,这是不对的,应为“——”。
(六)小数保留位数
对于公文中数值的小数点保留位数,《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)未作出规定,《审计署法制司关于印发<审计报告>和<审计决定书>参考格式的函(审法字〔2005〕1号)》对此有所表述“审计报告中的数值(包括百分数)除整数值外,小数点后一律保留两位……”上述文件虽然仅发送至审计署机关各业务司、各派出审计局参照试行,当审计人员也应该采用此做法,即当金额有角无分时,分为应当写“0”,写为186.90元;当金额无角分时,不加“.00”,写为186元。
以万元为单位的,写法为“196.5万元”,而不应写成“196.50万元”。
有些审计人员之所以在整数金额之后加“.00”,一般是参考财政部《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)对会计凭证填写的做法,该规范第五十二条第
(二)项规定“所有以元为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写‘00’或‘--’……”该规定是对填制会计凭证的要求,出发点是为了控制篡改会计凭证行为的出现,而在审计报告中不存在此问题,因此审计报告中整数型金额的写法不应参考《会计基础工作规范》。
(七)数字分节
数字分节写法不统一的情况如下:
对四位和四位以上的金额,以“贰万叁仟柒佰捌拾肆元”为例,有以下三种写法:
1.采用三位分节法(以小数点起向左每3位为1节,分节号为1/4汉字空格),写为23784元(审计署报告中体现,与国际接轨的考量,并不适合中国人的读数习惯。
如15,756,485,310其读法为FifteenBILLIONsevenhundredandfifty-sixMILLIONfourhundredandeighty-fiveTHOUSANDthreehundredandten.)。
2.千位分隔符(,)写为23,784元(适合西方,不适合我国,对于非财务人员反而降低了读数速度。
四分位符合我国读数习惯,以万为单位,但没有明确规定)。
3.直接写数字,写为23784元(从方便审计报告阅读人的角度出发,只是采取正常的数字连写的做法有一定可行性)。
例如在《教育部2015年度预算执行等情况审计结果》一文中写道“本次审计教育部本级及所属单位2015年度财政拨款共计1576212.84万元,占部门财政拨款总额的12.12%,审计查出问题对教育部2015年度预算执行结果的影响见见附表2。
”
(八)账和帐的区分
2002年,教育部、国家语言文字工作委员会发布了《第一批异形词整理表》,其中“【注释】”特别指出:
“账”是“帐”的分化字。
古人常把账目记于布帛上悬挂起来以利保存,故称日用的账目为“帐”。
后来为了与帷帐分开,另造形声字“账”表示与钱财有关。
“账”和“帐”并存并用后,形成了几十组异形词。
《简化字总表》、《现代汉语通用字表》中“账”和“帐”均收,可见主张分化。
二字分工如下:
“账”用于货币和货物出入的记载、债务等,如“账本、报账、借账、还账”等;“帐”专表用布、纱、绸子等制成的遮蔽物,如“蚊帐、帐篷、青纱帐(比喻用法)”等。
所以,审计公文中应该写作“账”,除非特殊项目“帐”很少出现。
二、审计公文格式
为提高党政机关公文的规范化、标准化水平,2012年6月29日,国家质监总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关标准公文格式》(GB/T9704-2012)。
该标准于2012年7月1日起正式实施。
此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)的修订。
1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
根据《党政机关标准公文格式》(GB/T9704-2012)和审计文书格式,笔者对其中一些电子格式进行提炼和总结,以方便审计文书撰写,形成标准的审计公文。
1.页边与版心尺寸。
上37毫米、下35毫米、左28毫米、右26毫米;
2.字体和字号。
公文格式一般采用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
常用字体为宋体、黑体、楷体和仿宋体。
正文段首空2字。
注意半角全角混用容易导致空1字或1.5字。
需要说明的是,在window各系统间字体有时表现的不一致,需要根据实际情况调整。
3.行数和字数。
一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
4.文字的颜色。
如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
5.公文格式各要素的划分。
版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
6.发文机关。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
推荐使用小标宋体字,无小标宋字体的用宋体也可。
颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
7.发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
8.签发人。
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
9.标题。
一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
我们一般采用上大下小的倒梯形。
行间距一般用32或34磅。
10.主送机关。
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
11.正文。
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
需要注意的是
(一)后面无顿号,“1.”用全角,不是“1.”。
12.附件。
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件(有具体内容的)。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件格式要求同正文。
13.成文日期。
成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
与正文相隔三行,时间用阿拉伯数字。
成文日期上是发文单位名称。
成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
14.如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
15.印发机关和印发日期。
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
16.页码。
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
页码位于版心外。
17.版记。
取消了主题词。
注意取消主题词不是取消版记,即后面的两条横线中间一行4号字。
另外,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
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