采购小组管理职责.docx

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采购小组管理职责

北京首都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司

工程采购管理体系文件

一.目的

为实现北京首都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司（以下简称“写字楼物业”）的规范采购行为，切实提高采购管理水平，合理降低采购成本，规避采购风险，特制订本规定。

二.适用范围

本规定适用于写字楼物业各职能部门及各项目部。

三.术语

1采购

指以合同、预算和报价等有偿取得工程的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。

2工程

指建设工程和绿化工程。

建设工程种类包括建筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

工程内容包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、资料等。

绿化工程项目指绿地改造、翻新、新建、补植、喷灌等。

3采购小组

采购小组由业务发展部、财务部、综合办公室和各用户单位负责人组成。

采购小组为非常设机构，办公室设在业务发展部，业务发展部分管领导作为采购小组的牵头组织者，决定采用会议或联签形式行使职责。

4用户单位

指写字楼物业采购项目需求的各项目部。

5协议供应商

指物业公司指定的五家施工单位，通过询价或招标方式确认的或符合直接采购条件确定的。

四.原则

1规范运作、降低采购成本

规范公司内部采购流程。

运用大规模集约化采购等手段，不短优先内部供应链，减少中间环节，提高采购资金使用效率，实现采购成本最小化。

2合法合规

采购活动严格按照国家有关法律、法规，首都机场集团公司和北京首都机场物业管理有限公司相关规定进行操作。

3竞争性原则

采购活动应有三家以上同档次的供应商参加，公平地对待每一位合作供应商。

4保密原则

采购活动的有关人员不得透露采购价格、售后服务等相关信息。

五.管理职责

1分公司经理

1.1签订采购项目的评审表、直采表及需求表；

1.2审批采购相关制度。

2采购小组

2.1负责组织评审、推荐采购项目合作供应商；

2.2负责组织召开评审会、确定供应商。

3业务发展部

3.1负责供应商管理工作；

3.2负责组织实施分公司范围内的项目招标工作，组织召开采购项目评审会；

3.3负责分公司采购相关制度的制定；

3.4负责制定分公司年度采购计划；

3.5负责各项采购合同中的法律条款的审核工作；

3.6负责采购合同的报审工作；

3.7参与相应采购项目的评审、监督、验收等工作；

3.8负责限额内采购项目的资料存档。

4财务部

4.1负责提供财务方面的咨询；

4.2负责提供与采购项目有关的年度预算信息；

4.3负责审核采购合同中的财务条款；

4.4参与相应采购项目的评审、验收、结算等工作。

5综合办公室

5.1接受并处理对采购活动中存在问题的投诉；

5.2负责对采购行为进行监督；

5.3参与相应采购项目的评审、监督、验收等工作。

6用户单位

6.1按分公司采购管理制度进行工程类自主采购活动并接受业务发展部的指导和监督；

6.2负责对供应商所提供的采购项目进行日常监督、管理、评价及验收工作；

6.3参与相应采购项目的评审、监督、验收等工作。

六.采购管理内容

1采购限额标准管理

1.12000元由（含2000元）以下的由分公司自主采购；

1.22000元以上50000元以下（含50000元）由分公司在物业公司指定的五家供应商中招标比价采购；

1.350000元以上的上报需求表，走物业公司采购流程。

2采购方式管理

根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安全的影响程度，分公司将集中采购分为：

直接采购、比价采购、上报需求由物业公司采购。

分公司所有采购都应遵照以上采购方式进行。

3直接采购

直接采购简称“直采”。

是指向一家供应商直接购买产品的采购方式。

4比价采购

是指通过对三家或三家以上的指定供应商的报价及其所提供产品的性能进行比较，确定性价比最优供应商的采购方式。

七.管理程序

1采购需求提出

1.1用户单位根据年度维修计划或经批复的呈批件，提出采购需求；

1.2建设工程项目采购需求需列明项目所需要达到的使用要求、项目执行应符合及达到的技术标准、项目实施过程的基本工艺、售后服务要求、备品、验收要求、具体工程量等内容；

1.3采购需求经用户单位经理签字确认后，提交业务发展部。

2采购方式确定

根据确认的工程采购需求情况并结合采购方式适用范围，由业务发展部确定相应的采购方式。

具体见《写字楼物业服务分公司工程采购管理体系文件》。

工程采购原则上以比价或上报物业公司的采购方式为主。

3供应商确定

具体参见《写字楼物业服务分公司工程采购管理体系文件》。

4合同审批、签订

项目评审结果经分公司经理签字或比价评审会联签批准后，业务发展部以口头方式通知参与供应商；

5验收

5.1业务发展部组织财务部、综合办公室、用户单位及供应商共同对建设工程项目进行验收。

其中：

5.2合格的建设工程项目，参与验收人员签字确认及供应商签字盖章确认。

不合格的建设工程项目，待整改完善后再次验收。

6资料存档

业务发展部采购项目负责人将本次采购所有资料进行存档。

八.附则

1如遇紧急采购项目、专业性较强且购置数量较少（采购金额在2000元以下的）可由用户单位在业务发展部的监督下进行资助采购，但须由分公司经理批准。

2本规定由业务发展部负责解释。

3本规定自发布之日起执行。

九.相关支持文件

1《首都机场集团公司集中采购管理手册（试行）》

2《首都机场集团公司招投标采购管理办法（试行）》

3《北京首都机场物业管理有限公司采购管理体系文件》

十.相关表格

1《工程项目需求确认表》

2《签到表》

3《直采项目评审表》

4《比价项目评审表》

5《工程竣工验收单》

《工程项目需求确认表》

项目名称：

部门：

经办人：

项目依据

预计金额（元）

项目需求：

项目部负责人意见：

注：

本项目需求确认表适用于工程维修类项目

《签到表》

项目名称：

地点：

日期：

姓名

部门

职务

联系电话

备注

《直采项目评审表》

项目名称：

用户单位

经办人

项目依据

预计金额（元）

项目需求及直采理由：

使用部门意见：

分公司采购小组意见：

分管经理意见：

经理意见：

《比价项目评审表》

项目名称：

报价单位一

北京顺义建筑企业集团公司八公司

价格

报价:

元

报价单位二

北京顺义建筑企业集团公司十三公司

价格

报价:

元

报价单位三

山东省费县首创建筑安装有限公司

价格

报价:

元

报价单位四

北京东方兆立建筑装饰有限公司

价格

报价：

元

按照评审办法，分公司采购小组进行了评审，结果如下：

最终经集体商议，一致推荐为该项目的中标单位，为该项目的备选单位。

分公司采购小组意见：

《工程竣工验收单》

工程名称

工程地点

工程内容

用户单位

施工单位

承包方式

零散维修

承包范围

包工包料

竣工日期

验收日期

预算价格

结算价格

验收意见

财务部

业务发展部

施工单位

综合办公室

用户单位