oa发起公文.docx
- 文档编号:28336365
- 上传时间:2023-07-10
- 格式:DOCX
- 页数:8
- 大小:21.53KB
oa发起公文.docx
《oa发起公文.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《oa发起公文.docx(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
oa发起公文
竭诚为您提供优质文档/双击可除
oa发起公文
篇一:
oa系统下公文处理应注意的几个问题
oa系统下公文处理应注意的几个问题
随着社会的发展,科技的进步,办公环境、办公条件也在不改善与提高。
目前,办公自动化(oa系统)普遍在企事业单位广泛应用。
这一方面,大大提高了办公效率,加速了公文的运转速度;另一方面,节约了大量的人力、物力、财力,降低了办公成本,甚至实现了无纸化办公,家庭办公。
在办公自动化(oa系统)环境下,虽然公文处理是根据传统纸质办公条件环境下设定的固定俗成的流程格式,但是又与传统办公条件下处理公文有明显的不同之处。
结合我目前的工作实际情况,我总结办公自动化(oa系统)环境下,公文处理有以下几个特点:
一是公文处理中的严格单向传递性。
每份公文一旦经oa系统处理就严格按流程单向逐级传递。
公文处理,每次只要在处理中点击选择处理节点后,计算机就会按预定程序自动发送给下一个节点处理。
不管处理过程和发送对象是否存在差错,在公文处理过程中,流程是不可逆转的。
二是公文撰写和修改过程中会有痕迹留下。
一旦进入公文(特别是发文)的拟写程序,每修改一个字,那怕是增删一个空格,在系统下都会留下修改的痕迹,后来处理者都能看得清清楚楚的。
三是公文处理的连贯性。
在oa系统下,公文一旦进行程序,从起草公文到公文归档,是一个整体的,中间所有环节不能进行调整。
不能增加“人为”的部分,更不能做事后补救。
由于以上原因,在公文处理过程中,我认为需做好以下几个方面的工作。
1.公文撰写过程中的精确性
公文撰写是公文处理的前期事项,在传统公文处理过程中,甚至不会包括在公文处理过程中,但是在办公自动化条件下,目前大部分公文(特别是单位内部流转的基本公文),都是秘书人员在领导的授意下,在计算机上直接拟写。
这对秘书人员公文撰写就提出了更高要求。
在公文撰写过程中,特别是在公文的修改过程中,与传统纸质相比,更需要注重撰写的精确性。
因为公文撰写过程中,每次修改都会留下痕迹,不像传统的撰写,发现有问题,撕掉重写,就像大家脑海中出现的画面:
只要是写作的人身边都是一个废纸篓,写作时都是桌上一堆纸团,纸蒌一框废纸。
在现代办公手段环境下,特别是计算机普及以来,再也看不到这些画面。
但是这并不表示写作者水平提高了,写作都能一气呵成了,只是在计算机办公环境下,是删除再删除,重写再重写,只要鼠标一点,回撤键一按,一切又重来。
当然这一切都是自己提前在woRd中写好,当你正式拟写公文时,这一切绝对不能发生,那是会留下你的“作弊”证据的。
所以在正式公文的撰写过程中必须确保公文的格式正确,用词恰当,排版标准。
2.公文处理过程中的准确性
公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。
公文处理必须做到准确、及时、安全,各个环节应力求当日事当日毕。
这是一般公文处理的基本要求。
在目前oa系统下,计算机处理公文与传统纸质办公,以纸质作传递媒介不一样,公文流程处理虽然有固定模式,但是,由于机器只会认死理,如果文件一旦在流程过程中出现差错,那就不可能像传统方式下,打个电话,或者跑一趟把文件收回来重新处理,计算机可不吃这套,错了就只有一错再错,特别是在承办、知会等方面,必须严格执行公文程序,三思而行,一旦做出决定,交付电脑,那就没有回旋的余地。
一旦粗心大意,发放点击前不仔细核对发送对象,不仔细审阅处理权限的选择,都将造成不可挽回的损失。
例如:
如果把承办的节点权限误点击成知会,这就会造成下个节点承办人没有办法批注处理意见,结果这个公文就没办法最后落实处理。
虽然我们可能改成传统电话再说明,或者把公
文另存后用oa协同发送处理,但是在公文流程处理中将体现不出公文最后的处理。
这样造成的后果就是一方面丧失了公文的严肃性,红头文件的执行受到影响,另一方面,也耽误工作的顺利开展,浪费了时间,再有就是以后从文件上不能查阅到此文件的承办及相关人员的责权利。
这就将造成一次公文处理事故。
3.公文归档前后的连贯性
由于电子文档从一开始的公文交换到最后的归档就一个文号,在中间的流转环节,不能够增加“人为”的因素,这就要求我们文书在公文交换的时候就要编制好公文的编号,一方面是为以后的归档做准备,另一方面也是要考虑到文件的查询使用更方便与快捷。
所以在公文处理过程中,必须做到公文的连贯性。
如我们单位收到的文件既有行政的收文,也有党委的收文,还有其它职能部分的文件,更有上上级的传阅文件,这些文件的接收就要求文书人员做好前期工作准备以避免后期的混乱。
如开始用oa系统的第一年,我分文档就比较简单,只分到“行政”“党委”和“其它”三个文档,结果到年底整理文档时发现文件相当混乱,其它文档中有工会、纪委、办公室、人力资源、生产部门等各个职能部门的文件,要想在单位文档中查询一个“其它”文档中的文件,相当麻烦,也费时费力。
如有的部门,发文少,一年也就几个文件,那样也建一个文档,就显得累赘复杂,同样是业务部门,有的部门文件多,和其它职能部门同用一个文档,查询又显得麻烦,体现不了现代办公手段的快捷和方便,这一切都要求秘书人员有预见性,对各部门各单位的工作有一个全面的了解与认识,对全年的收文有一个整体的安排,要提前做好单位的文档的建档工作,要改掉以前传统办公环境下,收文与归档分开处理的习惯。
一般情况下,在年初,就要仔细的有条理有步骤的建立好单位文档,在公文处理过程中,必须养成定期整理文档,定期归档的习惯。
这样,才能保证公文处理准确、及时、安全,确保全年文书处理的连贯性和一致性,确保工作做到全面、周到、细致,不出任何纰漏。
4.文书处理中的传统方法与现代手段相结合
目前,无纸化办公虽然是我们办公自动化的方向,办公自动化手段也不断得到改进与提高,但是,文书处理过程中,特别是在计算机办公还没有全面覆盖整个生产流程的环境下,公文处理做好传统手段与现代方法相结合,将对文书处理进一步完善与提高有很大帮助。
比如,现代收文都是oa系统下处理,每次收发文,文号都不是按顺序自动生成,造成每次收发文都要从电脑上查看上次收文的文号,以便编制新收发文文号,这就相当不方便。
为方便自己工作,节约时间,确保方便,我都是每年年初各制定一份收文(发文)电子表格,其中包括来(发)文单位、日期、文件名称、来(发)文编号、接收(发文)号等相关内容,并打印装订成册放在自己电脑前。
每次,我要收(发)文,就不需要再去电脑上查看上次收(发)文编号,只要看一下收(发)文登记簿,我就很快确定这次收(发)文号。
并且在今后的日常工作中要查看、查询以前所收、所发文件,也不再需要从电脑上去一个一个查询,只要看一下自己制作的登记簿,就能顺利从电脑中找到这个文件,特别是针对那些只知道文号或者只知道文件大概内容的文件查找,这就比在电脑上查询要方便多了。
办公自动化(oa系统)基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,
高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的资源共享,在公文处理过程中也正在发挥着无法替代的作用。
如果我们能注意公文处理中的一些问题,做到人机合一,将更全面充分的发挥作用,使我们的工作能更高效更快捷更方便的得到处理。
篇二:
oa平台公文格式类型
为了让大家更好更快地使用办公oa平台,现把常用公文
流程格式发布如下,请大家遵照执行。
一、关于请事假/病假的公文:
关于建祥公司***部***(姓名)事假/病假的请示
公司领导:
由于***,请假**天,具体日期为**月**日----**月**日,
请假期间工作已交接给其他同事,并保持电话畅通。
妥否,请批准。
***部***
****年**月**日
公文流程:
发起人:
请假人员
审核:
部门经理、行政事业部经理(史笠明)、控股综合管理部经理(李锐)
专业意见:
不用管,一般是律师填写的,我们不需要
审批:
总经理张怡冰。
备案:
控股财务部何佳、控股综合管理部高超远、财务部刘松立、行政事业部袁银蓉、郝敏娜。
二、关于休婚假、产假、年假的公文:
关于建祥公司***部***(姓名)休婚假
(产假、年假、陪产假)的请示
公司领导:
***部***于****年**月**日入职,司龄1年9个月(司龄从
20xx年1月1日起计算,如张三于20xx年1月15日入职,截止20xx年9月1日,司龄为2年9个月;李四于20xx年9月1日入职,截止20xx年9月1日,司龄为1年9个月。
)根据公司人力资源管理制度的规定,可休婚假/产假/年假/陪产假**天,拟于****年**月**日至****年**月**日休婚假。
休婚假期间工作已交接给其他同事,并保持电话畅通。
妥否,请批准。
***部***
****年**月**日
公文流程:
发起人:
请假人员
审核:
部门经理、行政事业部经理(史笠明)、控股综合管理部经理(李锐)
专业意见:
不用管,一般是律师填写的,我们不需要
审批:
总经理张怡冰。
备案:
控股财务部何佳、控股综合管理部高超远、财务部刘松立、行政事业部袁银蓉、郝敏娜。
三、关于外出的公文
关于***部***(姓名)外出的请示
公司领导:
***部员工,张三,因***年***月**日***上午or下午需到***工地办事。
故不能正常打卡。
请领导审批!
张三
**年**月**日公文流程:
发起人:
外出人员
审核:
部门经理
专业意见:
不用管,一般是律师填写的,我们不需要审批:
魏嘉安
备案:
行政事业部郝敏娜。
篇三:
oa公文写作要求
中国移动通信集团湖北有限公司宜昌分公司文件
宜昌移字[20xx]100号
一般
关于进一步加强公文处理工作的通知
各县市分公司、郊区营业部、城区营业部、本公司各部(室):
公文是公司依法行政和进行公务活动的重要工具,是表达意志、传递政令的重要手段。
分公司领导高度重视公文处理工作,多次就加强和改进公文处理工作提出明确要求。
为了规范全市公文运行,综合部通过下达公文处理规范、考核通报和各单位自查整改,各部门、各单位公文处理水平得到了一定的提高,公文处理整体质量得到了较大的提升,公文整体运行趋于规范,但还存在一些问题:
一是公文格式不规范的现象仍然时有发生,文稿质量仍然有待进一步提高;二是报请公司领导
—1—
签发但涉及其它部门职权范围内的工作未经充分协商和会签,给相关工作造成被动;三是公文处理不及时,而且有的公文会签时间过长,影响了公司的运营效率;四是公文的要素不全,特别是上行文,如请示、报告的公文要素不全,请示公文的请示事项模糊,尤其是费用类请示的公文在正文里没有明确发生的费用等相关信息,且有的还不写抬头上的受文单位;五是请示性公文“一文多事”,违背了“一事一请示”的原则;六是报告与请示不分,有的报告中夹带请示事项;七是有的部门(单位)重发文、轻管理现象比较普遍。
为进一步加强公文处理工作,经分公司领导同意,现将有关事项通知如下:
一、各单位必须进一步提高对公文处理重要性的认识
公文是规范协调组织各项活动的重要工具,是体现自我综合素质的重要载体。
形象比喻,公文就是一个组织(企业)的脸面,在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用,可以说是公司整体水平的书面代表;公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平,同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。
因此,各单位负责人要进一步加强认识,率先垂范,督促本部门加强公文规范的学习,自身加强审核把关,确保公文质量得到进一步提升。
二、各单位要严把公文审核关
公文办理过程中出现的各种公文质量不高的问题,尽管原因2
是多方面的,但绝大部分都与审核把关不严有关。
根据公司公文运行的实际,各部门(单位)负责人要重点把好六关:
一是行文关。
主要审核是否需要行文和如何行文。
应根据发文办理的行文效用原则、发文不升级原则和关于精简文件的有关规定,特别是要防止发文升级,克服部门职权范围内事务升级由公司行文的现象,严格控制和精减公司发文。
二是行文规则关。
主要检查主送单位不升级原则、联合行文主办单位排列在前原则、发文不升级原则、发文协商一致原则、一文一事原则、请示与报告分开原则。
三是政策内容关。
这是文件审核把关的核心,在审核文件涉及的政策内容时要做到“三个不抵触”,即与国家法律、法规和现行政策不抵触、与现行的有关文件不抵触和与有关部门的有关规定不抵触。
四是会签关。
主要检查应当会签的部门是否一一会签,会签的单位是否取得一致意见,不同意见是否如实反映。
五是文字关。
主要检查公文的文字是否正确地反映了行文的意图,是否表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、简明扼要、通俗易懂,有无错漏(尤其是数字、人名、地名和其他专用名词)。
六是体例格式关。
主要检查公文格式有无遗漏、是否准确,使用文种、语气是否恰当,是否符合公文体例格式的相关规定。
三、规范公文格式
不论是分公司层面还是各部门内部的发文,格式都必须依照相应的规范。
主要体现在以下几个方面:
(一)标题要使用方正小标宋体二号体字,公文的标题组成
—3—
是“发文机关+事由+文种”,若文件版头有发文单位,则可在标题中省略发文单位,并且在事由前加上“关于”二字。
特别指出的是,由于“申请”、“汇报”都不是文种的规范称呼,在标题中应使用“……的请示”、“……的报告”等。
特别地,对于转发文件类标题,构成一般是:
发文机关+“转发”+被转发文件的发文机关+被转发文件名称(或其主要内容)+文种。
(二)公文的板式为a4版面,正文用3号仿宋体字,一般每页排22行,每行排28个字。
如无特殊要求,字体颜色一般均为黑色,不加粗。
同时,为了公文整体排版规范,建议尽量不要把表格、图形等元素放在正文中,可以放入附件中。
如果确实需要放入正文的图表,力求要与公文整体协调、美观,不要造成公文错位、混乱。
(三)公文的层次序号按照“一、”,“
(一)”,“1.”,“
(1)”依次书写。
(四)附件的标注必须与正文空出一行并在行首空两格,标注的方式为“附件:
1.xxxxxxxxx”,如果有多个附件,则另起一行,不再写“附件:
”,只需从序号写起,但序号必须与“1.”对齐,同时附件列表里的附件顺序必须与附件的标注一致,不要使用“附件一”之类的标注。
(五)为了方便存档打印,附件排版要规则,要尽量让表格内容缩至一面和居中。
4
(六)公文的落款日期必须使用中文的大写日期,将年月日写全,且零写成“〇”,不写成“0”或“o”,如“二〇一〇年五月二十日”,不要写成“10-5-20”或“20xx-5-20”等。
(七)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
四、电子公文处理必须做到准确、及时、安全
要提高办文效率,急件随到随办;有时限要求的公文,必须在规定的时限内完成;一般文件必须在3个工作日内办理完毕。
五、充分会签和协商
有关部门报请分公司领导审批或下发的公文,凡涉及到其它部门职权的,必须经相关部门会签后才能报分公司领导签批或下发到各单位。
除主办部门另有时限要求外,相关部门的会签时限应遵从一般公文处理的时限要求,即必须在3个工作日内予以会签完毕。
这里特别指出的是,为了方便会议室安排等事项,凡是需要综合部安排会议室等事项的电视电话会等会议类通知必须经综合部会签。
六、正确使用文种
(一)正确使用“请示”与“报告”。
请示、报告都是对上级单位发的公文,为上行文文种,必须首先注意把握这两种公文的异同点。
两者的共同点在于,在抬头
—5—
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- oa 发起 公文