综合管理部部门架构及职责说明.docx
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综合管理部部门架构及职责说明
综合管理部部门架构及职责说明
一、部门架构
综合管理部主要是负责协助上级领导处理公司的日常管理工作,主要工作包括劳动人事、薪资核算、绩效考核、培训管理、财务管理、文秘、档案管理、行政等。
是公司上情下达,下情上报的综合协调管理部门。
二、综合管理部部门职责:
1、负责建立健全公司各项规章制度,并做好贯彻、实施和监督工作,推动公司规范化管理。
2、负责公司内外部各类文件、通知的收发、传阅和档案管理等工作。
3、负责公司文书印发、办公用品购发和领导用车情况等后勤保障工作。
4、负责完善公司的财务管理制度,实施财务的规范化管理。
5、负责公司人事管理制度、绩效考核体系、薪酬体系设计的管理工作。
6、根据公司整体的发展和人才提升需求,以及各部门培训教育需求,指导制定公司培训计划。
7、建立员工沟通渠道,定期收集信息,拟订公司激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施。
8、负责组织党支部各类文件的起草、审核、制发及各项整理工作。
9、负责公司的会议组织、接待、记录、归档等工作。
10、负责公司资产、印信、合同等管理工作。
11、负责对接管理培训机构,规范化管理XX学院。
12、负责物业的日常管理工作。
13、负责各职能部门的协调工作。
14、负责完成领导交办的临时任务。
三、岗位职责
(一)综合管理部部长
1职责
1、1负责综合管理部的日常工作规范,总管行政、人事、财务、培训等管理工作。
1、2规范员工行为,实施行政督查,对督查情况进行处理。
1、3按照公司领导的指示,组织起草各种文件、报告,以及材料的修改、制发、存档等工作。
1、4负责组织公司各类会议的召开,并做好记录,督促会议决议的执行及信息反馈工作。
1、5起草及归档公司相关文件,归档公司各类文书文件。
1、6负责文件与资料的有效控制,对文件和资料进行登记、编号、汇编、发行、保管、维护等工作。
1、7管理公司重要资质证件、印章及各种年检办理。
1、8负责做好日常的事务管理工作,管理调度用车、接待服务工作以及员工就餐等后勤服务工作。
1、9负责公司资产台账管理(采购计划、询价、招投标、验收入库、库存保管、出库、使用检查统计、计提折旧、报废处置)。
1、10负责指导、督促、检查本部门人员的工作,并定期总结本部门工作。
1、11负责做好公司内大事记载和编写年鉴及公司志的立卷、归档工作。
1、12负责各职能部门的工作协调。
1、13负责领导安排的其他临时工作等。
2权限
2、1有权对综合管理部各项工作进行考核、奖惩。
2、2有权对各部门工作进行调查、了解、汇报并提出建议。
2、3有权对公司各部门起草的文件进行审核。
2、4有权处置公司内突发事件。
2、5对公司机构设置、定编和企业管理制度建立有建议、修改权。
2、6对履行职责不力,违反公司管理制度的部门或个人有权依据有关标准进行考核。
2、7有权对公司经营工作会议决议进行督导。
2、8有权对各部门的报表进行审核,同时对不符合统计要求的报表有权令其整改重报。
2、9对公司员工的聘任、奖惩、晋升的建议权。
3素质要求
3、1教育背景:
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。
3、2培训经历:
受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
3、3工作经验:
5年以上行政管理工作经验。
3、4技能技巧:
优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力;
较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致;
熟练使用办公软件、办公自动化设备。
(二)财务主管
1职责
1、1负责建立健全公司财务管理体系,规范公司财务管理流程,并对公司年度预算、资金运作进行总体控制。
1、2负责公司财务报表及财务预(决)算的编制工作。
1、3负责对公司税收进行整体筹划与管理,按时完成税务申报以及年度审计工作。
1、4负责编制公司记账凭证、财务报表。
1、5负责审核各类凭证的原始票据,对分管账簿的正确性和记账凭证的准确性、及时性负责。
1、6负责会计核算的内部控制,参与业务运营的风险管理,对资产实施监督。
1、7负责公司月度工资的审核。
1、8负责监督管理往来账款,负责对应收帐款、其他应收款、坏帐进行管理。
1、9负责领导安排的其他临时工作等。
2权限
2、1有权参与公司重大经营决策,为决策提供财务数据和信息。
2、2有权对公司预算汇总平衡。
2、3有权对违反财务制度的部门和个人给予处罚。
2、4有权对各部门实施财务考核。
2、5有权对部门内部员工进行考核。
3素质要求
3、1教育背景:
具备会计、财务或相关专业本科以上学历。
3、2培训经历:
受过经济法、金融学、战略策划、企业管理、计算机操作知识等方面的培训。
3、3工作经验:
5年以上财务管理工作经验,有跨行业财务工作经历者优先考虑。
3、4技能技巧:
具有全面的财务专业知识、账务处理知识及财务管理经验。
精通国家财税法律规范,具备优秀的职业判断能力和丰富的财会项目分析处理经验。
熟悉财务软件系统,有实际操作经验,能熟练运用。
(三)人力资源主管
1职责
1、1负责编制公司人力资源管理各项规章制度、实施细则及工作程序等工作。
1、2负责制定科学合理的定员方案、工资分配方案。
1、3负责编制公司绩效考核体系,组织开展公司的绩效管理工作。
1、4负责编制公司的薪酬管理体系,并根据公司发展需要适时调整薪酬方案。
1、5负责公司员工薪资核算,办理员工的社会统筹、住房公积金等工作。
1、6根据上级领导的要求,结合公司经营发展目标,负责制定年度员工教育培训计划,并组织实施。
1、7对人力资源工作各种原始记录、台帐及人事档案资料齐全、准确、完整负责。
1、8负责建立公司人员基本信息库、完成人事信息统计、更新员工基本信息、统计员工流动状况,为人力资源状况分析提供保障;
1、9负责劳动合同的签定与管理工作,进行劳动关系管理。
1、10负责社保、住房公积金的年检工作。
1、11负责公司员工入职、调动、晋升、异动、离职等手续的办理工作。
1、12负责公司各类人事档案管理规整工作。
1、13负责办理职工奖惩工作。
1、14负责协助上级编制整理各类文书材料工作。
1、15负责领导安排的其他临时工作等。
2权限
2、1有权对公司人力资源管理制度进行建议建立、修订。
2、2有权检查、考核各部门人事管理制度执行情况。
2、3有权对未完成指标和违反劳动纪律的部门提出处理意见。
2、4有权对员工薪酬、福利发放进行建议、审核。
2、5有权对公司绩效考核工作进行指导、监督,以及对考核结果进行审核。
2、6有权对员工出勤进行监督。
2、7有权对人力资源有关档案管理进行监督、查阅。
3素质要求
3、1文化程度:
具有大学本科上文化程度。
3、2专业知识:
具有企业管理知识、劳动人事管理知识、计算机基本知识以及有关的技术业务管理知识。
3、3工作经历:
5年以上相关工作经验,3年以上部门管理工作经历。
(四)文秘专员
1职责
1、1负责公司各类文件的起草、审核、制发、会议记录及文字材料整理工作。
1、2负责对文件、资料、合同的收发、传递、登记、保管、备份、归档和借阅等工作。
1、3负责公司印发的各种文件的发放与管理。
1、4负责接待相关单位包括上级单位或领导来访的工作。
1、5负责公司有关公文、材料及表格的打印。
1、6负责公司各部门经审批需打印的公文、材料、简报及表格的打印。
1、7按照公司和党委要求,负责组织起草各阶段的工作计划、总结、报告、信函等文字材料交领导审阅。
1、8负责组织公司和党委各类文件的起草、审核、制发及会议记录和文字材料整理工作。
1、9对公司、党委印发的各种文件,向上呈报的各种请示、报告负责。
1、10完成综合管理部部长或者上级领导临时交办的其他任务。
2权限
2、1有权对合同、文书借阅进行审核。
2、2有权对涉密文件资料进行不借阅和外传。
2、3有权拒绝复印、传真公司所属人员的私人物品。
3素质要求
3、1教育背景:
大学专科以上,秘书学、企业管理相关专业。
3、2培训经历:
具有相应的企业管理知识。
3、3工作经验:
1年以上办公室文秘等办公类工作经验。
3、4技能技巧:
熟练使用自动化办公软件。
(五)行政专员
1职责
1、1负责印章的使用和保管工作。
1、2负责协助上级领导组织和接待相关部门包括上级部门的来访。
1、3协助综合管理部长做好领导用车工作。
1、4负责办公区域的卫生管理。
1、5负责物业对接工作。
1、6负责日常办公用品的采购及管理工作。
1、7负责公司办公设备的管理,计算机、电话、复印机的具体使用和登记等工作。
1、8负责办公用品和固定资产、低值易耗品的管理。
1、9负责管理物业日常工作。
1、10负责对接培训机构,规范化管理XX学院。
1、11完成领导临时交办的其他任务。
2权限
2、1有权对印章的使用进行审核。
2、2有权对涉密文件资料进行不借阅和外传。
2、3有权拒绝复印、传真公司所属人员的私人物品。
3素质要求
3、1教育背景:
大学专科以上,企业管理或相关专业。
3、2培训经历:
具有相应的企业管理知识。
3、3工作经验:
1年以上行政文员等办公类工作经验。
3、4技能技巧:
熟练使用自动化办公软件。
具备基本的网络知识。
(六)督办专员
1职责
1、1负责督办公司管理制度的贯彻落实情况。
1、2负责督办各部门的工作情况、工作计划等进展情况。
1、3负责督办公司工作纪律的日常遵守情况。
1、4负责督办公司重要会议的决议和重要事项进展情况。
1、5负责督办各部门工作计划中明确的事项。
1、6负责督办落实总经理会议指示及其它临时交办的工作。
2权限
2、1有权检查部门工作进展情况。
2、2有权对督办事项部门进行绩效考核。
2、3有权对未完成工作情况的部门提出处理意见。
3素质要求
3、1教育背景:
大学专科以上,企业管理或相关专业。
3、2培训经历:
具有相应的企业管理知识。
3、3工作经验:
1年以上行政等相关工作经验。
3、4技能技巧:
熟练使用自动化办公软件。
(七)财务助理
1职责
1、1负责协助财务主管审核财务单据,整理档案,管理发票。
1、2负责协助财务主管审核记账凭证、核对调整账目、控制日常费用、盘点固定资产等工作。
1、3负责统计、打印、呈交、登记、保管各类财务报表。
1、4协助财务主管开展与财务部内部的沟通与协调工作。
1、5负责公司各部门费用的统计汇总工作。
1、6其他临时待定或领导安排的其他工作。
2权限
2、1有权对公司各项会计票据进行审核。
2、2有权拒绝违反公司财务制度的行为,并及时向上级反映。
2、3有权对财务手续不完善不合格的票据拒绝办理。
3素质要求
3、1教育背景:
会计、财务或相关专业大专以上学历。
3、2培训经历:
受过管理学、经济法等方面的培训。
3、3工作经验:
1年以上财务工作经验,具有会计从业资格证。
3、4技能技巧:
具有一定的账务处理及财务管理经验。
熟悉会计准则以及相关的财务、税务政策。
熟练应用财务软件和办公软件。
(八)出纳
1职责
1、1负责现金支票的收入保管、签发支付工作。
1、2负责银行存款收付工作,并及时编制会计凭证。
1、3负责及时准确登记银行账及现金日记账,定期上缴各种完整的原始凭证。
1、4负责办理各部门费用报销工作,协助上级核算各部门的成本费用。
1、5负责银行账户、转账支票与发票、银行卡、u盾及其他重要单证的保管。
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