招采部部门职责及工作流程55930.docx
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招采部部门职责及工作流程55930
招采部部门职责与工作流程
一、总如此
1.1目的和意义
〔1〕为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程本钱、优化资源配置,特制定本工作职责与流程。
〔2〕通过本流程明确采购部的内部职责和X围,以求提高工作效率。
1.2适用X围
〔1〕本流程适用的项目管理阶段是:
从“获得土地使用权益〞起,到“工程竣工决算完成〞止,项目的全过程管理。
〔2〕管理X围:
公司所有开发项目所涉与的工程招标、工程服务招标〔工程监理、工程检测、工程咨询等〕、工程物资〔材料、设备、设施〕的采购、工程造价管理与本钱控制。
1.3工作内容
1.3.1计划管理工作
按照需求部门要求,编制招标采购实施计划,并纳入“项目总控进度计划〞X畴。
1.3.2招标、采购与合同管理工作
〔1〕组织进展资格审查,负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研,建立、完善和维护资料信息库;
〔2〕主持编制招标文件;
〔3〕统一发布招标信息和招标文件发放;
〔4〕主持答疑会议、组织现场踏勘;
〔5〕组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程〔供给能力〕等进展考察,依据项目公司提出招标要求,推荐选择入围投标单位;
〔6〕组织和参与评标、评审和合同谈判;
〔7〕组织商签合同;
〔8〕编制合同台帐,建立采购部招标采购档案。
1.3.3工程造价管理与本钱控制工作
〔1〕负责工程方案的造价比照分析;
〔2〕负责设计变更、签证的造价管理;
〔3〕负责工程项目的预算、结算工作;
〔4〕编制付款台帐,并定期与财务核对。
二、工作职责
2.1招标、采购与合同管理
〔1〕按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求,主持编制招标文件,组织招标、评标、定标工作;
〔2〕发布招标信息和招标文件的发放;
〔3〕主持发标、答疑会议,审核投标单位资质;
〔4〕组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程〔供给能力〕等进展考察,依据需求部门提出招标要求,推荐选择入围投标单位报总经理批准;
〔5〕组织和参与评标、评审;
〔6〕组织签署《评标报告审批表》报总经理批准,以最终确定中标人;
〔7〕组织和参与合同谈判,进展合同分析和合同交底;
〔8〕组织和参与样板封存;
〔9〕组织商签合同和发中标通知书;
〔10〕负责收集归档有效招标资料;
〔11〕负责编制合同台帐;
〔12〕组织收取和退回投标保证金;
〔13〕在通用合同X本的根底上规X工程合同条款;
〔14〕参与工程“甲供〞物资的到货验收工作。
2.2工程造价管理
〔1〕项目本钱测算,制定目标本钱;
〔2〕工程标底的编制与审核,编制施工图预算,进展工程进度的支付审核,工程变更与签证,工程结算的造价管理;
〔3〕参与施工现场的实测实量工作;
〔4〕审核工程竣工结算;
〔5〕建立工程造价档案,进展工程造价分析;
〔6〕编制工程款支付台帐,并定期与财务核对。
三、组织机构
招采部组织机构图
四、工作方法和程序
4.1工程招标与合同管理
4.1.1工程招标工作
严格按照公司《招标管理规定》〔试行〕执行:
〔1〕根据需求部门的需求计划,编制招标采购工作计划。
〔2〕组建招标小组。
〔3〕编制招标文件,组织招标文件在招标小组中进展会签。
〔4〕组织和参与资格审查,推荐符合要求的投标人报总经理批准。
〔5〕发放招标文件,并组织收取招标文件费、图纸押金以与投标保证金。
〔6〕组织和参与开标、评标与定标。
〔7〕组织和参与样板封存。
〔8〕组织和参与商签合同和发中标通知书。
〔9〕进展资料归档。
〔10〕招标过程中涉与的表格包括:
招标文件审批表
投标人资格预审情况汇总表
考察报告与考察情况会签表
评标报告审批表〔中标候选单位推荐表〕
中标通知书
合同审批表
〔11〕需求部门和管理部应在以下时间对如下文件资料完成签认〔超过以下时间未进展书面确认,应视为默认,相关资料文件自行生效〕:
资格审查文件:
收到后48小时内;
招标文件:
收到后48小时内;
招标答疑会会议纪要:
收到后24小时内;
对投标人考察报告:
收到后24小时内;
招标文件的补充通知:
收到后24小时内。
〔12〕由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表〞,而影响了工程实施,责任由需求部门自行承当。
4.1.2合同管理工作
〔1〕合同谈判
①负责起草合同,组织招标小组成员参加合同谈判。
②负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情况。
③对合同谈判过程、内容进展详细记录,并作为合同交底的依据。
〔2〕合同签订
采购部根据总经理批准签字,办理公司内部手续,合同正式签订。
〔3〕合同管理
①签订后的正式合同原件〔一式贰份〕,由采购部交管理部与财务部保存。
②合同复印件业务部门存档留用。
4.2材料、设备采购管理
4.2.1材料、设备招标采购管理
〔1〕组织确定招标备选供给商的X围。
〔2〕编制招标文件,会签通过后发出招标文件。
〔3〕组织和参与开标、评标与定标。
〔4〕组织合同授予,确定供给商并签订合同的同时,对供给商提供的产品样品进展封样备查。
封样两份,封样时要由合同双方签字并注明合同编号,产品编号。
〔5〕对于不便于封样的产品如设备等,采取由供给商提供详细技术参数表、图纸、彩页、照片等备查。
〔6〕招采部参与材料设备进场的验收工作。
4.2.2材料、设备认价管理
〔1〕材料、设备认价工作由采购部组织实施。
〔2〕需要认价的材料、设备由需求部门提出认价申请,报需求部门部长与招采部部长签字认可后进入认价程序。
认价申请中包含:
材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求与主体承包方推荐的合格供给商详细联系方式。
〔3〕招采部负责进展材料、设备供给商〔含主体承包单位推荐的供给商〕的初选工作;对工程关键部位、关键工序的材料、设备认价时,采购部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定;如需要考察,由采购部组织工程部、设计部、管理部共同参与,进展实地考察。
〔4〕原如此上材料、设备的认价需要货比三家,需要提供三家以上供货信息资料。
原如此上材料、设备的价格满足两家以上供给商可以采购到。
〔5〕招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表〞中规定的时间内认价完毕。
〔6〕招采部参与材料设备进场的验收工作。
〔7〕材料、设备认价工作的成果以工作联系单的形式统一呈现,统一参照后附页格式,统一编号、统一管理,需要签批的部门分别为:
主体承包方、招采部、设计部与工程部。
4.2.3材料、设备询价采购管理
〔1〕材料、设备询价采购工作由招采部组织实施。
〔2〕工程需要询价采购的材料、设备由需求部门提出询价采购申请,报需求部门部长与招采部部长签字认可后进入询价采购程序。
询价采购申请中包含:
材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求。
〔3〕招采部负责进展材料、设备供给商〔含主体承包单位推荐的供给商〕的初选工作;对工程关键部位、关键工序的材料、设备询价采购时,招采部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定;如需要考察,由招采部组织工程部、设计部共同参与,进展实地考察。
〔4〕原如此上材料设备的询价采购需要货比三家。
〔5〕招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表〞中规定的时间内签订采购合同,确保材料、设备与时进场,保证工程进度需要。
〔6〕招采部参与材料设备进场的验收工作。
4.3工程造价管理
工程标底审核
〔1〕工程标底的编制
工程标底的编制方式公司根据工程情况、招标要求和招标文件确定等,工程标底预算的编制的组织与实施由招采部完成。
〔2〕工程标底的审核
招采部负责工程标底预算的审核。
招采部根据招标进度,安排工程标底预算的编制。
在正式招标前根据工程规模、安排预算工程师与相关人员对标底进展分析审核,严格做好某某工作。
〔3〕工程标底成果归档
招采部对工程标底的成果文件进展整理存档保管;对借阅实行严格的登记制度,防止成果文件丢失。
〔1〕对工程进度款申请资料审核
①工程进度款申请资料必须有自审合格,经监理单位、甲方工程部签字〔并盖章〕完备的支付证书。
②所有工程进度款申请资料必须附有相应的预算书支持,预算书要有详细的编制说明、计算底稿〔图形算量、手算底稿等〕,否如此视为申请付款手续不全不予审核。
③工程进度款申请资料须附有合同复印件〔加盖红章〕。
④变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件〔或复印件加盖红章〕。
⑤工程进度款申请资料须附有水电费与甲供材料清单,附当期进度款扣除说明。
⑥工程形象进度说明〔三方认可〕。
〔2〕合格工程量、工程进度款数量的
①严格按照合同约定的工程款支付方式进展合格工程量审核。
②根据合同约定、工程实际进度、进展造价审核,并报上级领导最终审核。
③根据合同约定的工程款支付方式对变更工程进展工程量、变更工程费用审核。
4.3.3工程变更工程量、工程费用审核
〔1〕对工程变更资料审核与工程现场核对:
①工程变更、签证资料必须有自审合格,经监理单位、甲方签字〔并盖章〕完备的变更单。
②工程变更、签证单描述需清晰,变更部位〔轴线、尺寸〕准确,否如此不予核算。
③有较大工程变更,需求部门应报计划到招采部,由招采部对工程变更进展造价分析比照,对变更方案提出意见建议。
④较大隐蔽工程变更,招采部工作人员到现场实收。
⑤承包人、其他部门应给招采部工作人员现场核对、核实、测量提供便利。
⑥所有工程变更、签证资料必须附有相应的预算书,预算书要有详细的编制说明、计算底稿〔图形算量、手算底稿等〕。
⑦工程变更、签证导致相关工程量减少的需附有说明,否如此增加工程量不予核对。
〔2〕合格变更、签证单工程量、工程费用的
①严格按照《某某省建设工程工程量清单综合单价》〔2008〕与《某某省建设工程工程量清单综合单价综合解释》〔2008〕工程量计算规如此进展审核。
②根据合同约定、工程实际进度、进展审核,并报上级领导最终审核。
4.3.4竣工结算审核
〔1〕工程竣工验收合格,公司取得竣工验收备案表、《工程保修书》、《工程使用说明书》和完整的竣工资料后开始进入竣工结算程序。
〔2〕工程竣工结算开始前,招采部要针对工程合同执行情况、施工过程情况编制结算计划。
结算计划要明确结算X围、结算时间进度、合同不明确内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算的时间、提供完整资料的时间、特殊问题的处理。
〔3〕结算前收集完整的结算资料、结算编制依据包括以下资料原件:
工程施工合同
工程施工补充协议
招标文件
投标文件
图纸会审纪要
工程技术核定单
工程变更单
工程签证单
工作联系单
工程会议纪要
施工组织设计
施工方案
发包方供给材料情况一览表〔包括:
名称、规格、数量<含项目部数量和汇总数量>、单价、合价〕
发包方定厂定价材料、设备一览表〔包括:
名称、规格、数量、单价、合价〕
造价管理流程
工程标底审核流程图
工程进度款支付审核流程图
施工单位自审合格
签证审核流程图
施工单位自审合格
变更审核流程图
竣工结算审核流程图
4.4考察工作
考察包括市场的广泛考察和对供方的针对性考察,对市场的广泛考察属于招采部内部工作。
对供方的针对性考察要求如下:
〔1〕对供方的针对性考察工作主要指,对投标人情况的考察,对材料、设备和设施供给商或经销商的考察。
〔2〕此类考察由招采部组织,招标小组人员〔需求部门、管理部门、招采部门〕与专业工程师参加。
〔3〕考察人员应对被考察单位的情况独立写出评价意见,招采部汇总后以定性或定量方式出具总体评价结果并会签。
五、工程招标采购需要时间表
为了保证招标采购工作的工作质量,使招标采购工作有条不紊地开展,确保招标采购工作的科学、公正、公平,各方面工作准确到位。
工程、物资采购、技术服务等工作必须有足够的招标工作时间〔包括准备时间、招标时间、合同谈判时间、签约时间等〕。
因此,需求部门提出的招标采购工作计划应在如下工作时间前提出:
序号
类别
工作时间〔天〕
备注
一
工程类招标
1.“工作时间〞是从明确招标要求和明确采购要求之日起,不含需求部门只提出采购意向但需要采购部配合调查、询价或提供相应样品、参数等才能完善明确招标或采购要求而所需的时间。
2.招标要求和采购要求如产生实质性变化〔如招标X围、招标方式、结构形式、品种、规格等变化〕,“工作时间〞应自实质性变化明确后重新计算。
1
多层建筑
40
2
高层建筑
50
3
装饰装修工程
50
4
地质勘探工程
20
5
桩基工程
30
6
基坑支护工程
30
7
场区内道路与污水工程
30
8
供配电工程
30
9
路灯工程
30
10
智能化工程
30
11
消防工程
30
12
空调工程
30
13
配套工程
20
14
景观工程
40
二
工程物质类
1
大型设备
90
2
材料
40
3
半成品、成品
50
4
门窗
60
三
服务类
25
六、常用工作表格
招标文件审批表
项目名称
编号
项目类别
□工程施工□材料设备□工程服务
□营销策划□其它
采购方式
□招标□商签
主要内容
小组意见
成员签名:
保存意见:
总经理
批准
备注与附件
资格审查表〔通用格式〕
项目名称
投标人
企业性质
法人代表
控股单位
企业性质
法人代表
投标人地址
联系人
联系
资质状况
实地考查记录
根本状况〔人员、占地、
厂房等〕
财务状况
研发和技术
工艺、设备和产能
产品性能和质量
产品市场状况
产品服务状况
评价和结论
审查人员签名:
资格审查表〔工程单位〕
项目名称
投标人
企业性质
法定代表人
控股单位
企业性质
法定代表人
投标人地址
联系人
联系
资质状况
营业执照
资质证书
其他
实地考查记录
根本状况〔人员、办公场地等〕
财务状况
设备状况
近年来主要工程状况
目前在建工程状况
本项目拟定负责人和技术人员状况
资格审查
评价和结论
审查人员签名:
招标/商签预审入围审批表
项目名称
编号
项目类别
□工程施工□材料设备□工程服务
□营销策划□其它
采购方式
□招标□商签
入围单位
小组意见
成员签名:
保存意见:
总经理
批准
备注与附件
定标审批表
项目名称
编号
项目类别
□营销策划□规划设计□工程建设
□工程采购□其它
采购方式
□招标□商签
评审情况综述
综合评分排序
评审拟定结果
中标人/商签供给商:
中标候选人/商签备选供给商:
小组意见
成员签名:
保存意见:
批准
〔总经理〕
备注与附件
中标通知书
:
非常感谢贵公司对我公司项目的投标。
经过招标小组评标,贵公司获得了该项目的中标权,中标总价为,工期为:
。
请贵公司速到我公司商谈合同有关事宜。
谢谢合作!
招标人:
年月日
合同审批表
合同名称
合同编号
合同类别
□ 招标□商签□非招标
申报部门
经办人
申报时间
签约单位
甲方
乙方
主要技术条款
主要商务条款
经办部门
负责人:
职能审核
(本钱〕
负责人:
职能审核
(法务〕
负责人:
审定
〔经办部门
分管领导〕
批准
〔总经理〕
备注与附件
工程合同付款审批表
合同名称
编号
收款单位
付款依据
工程
完成状况
标段主管:
工程部负责人:
乙方申请金额
元〔大写〕:
监理审核金额
元〔大写〕:
采购部
审定金额
审定金额:
元〔大写〕:
预算人员:
部门负责人:
工程部意见
应扣款项:
1、水费:
2、电费:
3、罚款:
4、其他:
应扣款项合计:
本次应支付金额:
本次付款后累计已付款:
标段主管:
部门负责人:
管理部意见
付款部门负责人:
运控副总
总经理
工程变更审批单
工程名称:
变更单编号:
所属项目名称:
变更提出单位:
施工单位:
费用承当单位:
变更原因:
变
更
申
请
申请部门经办人〔工程部或设计部〕:
申请部门负责人〔工程部或设计部〕:
预
算
审
核
采购部专业工程师:
采购部负责人:
审定
批准
工程结算审批单
工程名称:
指令编号
/变更单编号:
施工单位:
费用承当单位:
施工时间:
自年月日至年月日,共计日
工程
总造价
具体见附件:
工程结算单
已付款
第1次付款:
元
付款编号:
第2次付款:
元
付款编号:
第3次付款:
元
付款编号:
工程部
审核
标段工程师:
部门负责人:
时间:
采购部
审核
造价工程师:
部门负责人:
时间:
审定
批准
招采部
年月日
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