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开标中各工作人员职责和注意事项
开标中各工作人员职责和注意事项
主持人的工作内容及注意事项 开标现场中最重要的角色就是主持人。
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主持人最能代表一个公司的形象,他一个人在开标现场的表现,代表的是本公司的综合能力,影响极大。
评价主持工作的好坏,主要看主持人对开标现场的把握,有效掌控现场节奏和状况,是能够胜任这个角色的重要尺度,而处理现场问题的能力,又是这个角色的关键条件。
能够担任主持人的首要条件就是对法律法规熟悉,对法律法规熟悉程度直接关系到开标主持的是否成功;其次是对招标文件的熟悉程度,对招标文件的熟悉是应对现场问题的必要条件。
一般人对主持工作感觉很简单,认为就是拿主持稿一步一步“下面?
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下面?
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”读下来。
其实,在开标过程中会出现很多问题,需要主持人有应对方法:
1、事先了解投标人到场和递交投标文件的状况。
比如,特别是标段多、投标人多时,要事先就知道怎样回避一个标段不够三家的情况。
2、应提前与招标人、监督人包括公证人(如果有)沟通,不要发生类似“招标人本来想致欢迎词,主持程序上却没有给留时间等情况。
有时监督人要宣布核验结果,以及公证人员要致辞等,都要事先沟通好,甚至必要时也要为他们准备简单规范的讲稿,以备开标节奏始终在主持人掌控之中。
3、切不可拖延开标时间。
如确因招标人或监督人迟到等原因不能准时开标的,到投标截止时一定要向已经到达开标现场的投标人代表解释清楚,一般大家都会谅解,同意时间顺眼。
其中应该注意的是:
即使开标仪式不能按时开始,投标截止后也不能再接受投标文件。
截止后又收投标文件往往是引起投诉的必然原因之一。
4、介绍招标人、监督人等时,不要出现错误。
最易发生将领导的名字说错,职务介绍错,虽然错误不大,但影响不小。
5、检查密封时,参与检查的人是谁,要看招标文件是如何规定的,是在监督人监督下投标人自检,还是监督人或公证人自己查看即可,还是投标人互验,要讲清楚。
6、出现密封不好、名称不对、印鉴不对等原因,投标人提出异议的,要果断处理,处理方式要看实际情况和招标文件的要求,不能拖泥带水。
招标文件中规定不能接受的,就要坚决退回。
在处理的尺度上要依据法律法规以及招标文件规定合理把握,尽量在开标前处理好类似问题,减少废标。
7、对监标人发现的报价问题一定要在唱标前澄清,切忌唱着别家的报价后又发现哪家大小写不对或其他需澄清的问题(例如备选方案不知是哪个等)又要求投标人来做澄清。
有时这个澄清会引起歧义,还有可能直接影响到评标结果。
8、唱标结束后的遗漏澄清,要特别注意,根据投标人要求澄清的问题,做答复时一定谨慎,看法律法规中是否有规定,招标文件中是否有约定。
由其对于价格的澄清是最敏感的,要知道招标文件中的要求,没有特殊要求的一般以唱标单为准。
这个阶段还容易发生一些其他问题,如:
某投标人看到别人家的付款响应是“响应”,而自己没填写(投标文件中有)或填写的不如别家明白,就要求其进行澄清后补填或修改,遇到类似事情,一定要以唱标单为准。
告知,此刻只是开标唱标的遗漏澄清,您唱标单是如果写的开标时就如何记录,其余问题由评标委员会来负责。
投标人唱标单上的内容,开标现场在记录时一定不要轻易改动。
9、开标现场有时会发生投标人对招标过程以及具体问题提出歧义,主持人应确切知道哪些问题需要现场就地解答,哪些问题是由评标委员会负责,一定要分清,不能有越权行为。
主持是一个与法律法规紧密相关的工作,又是在所有参与招标投标的参与人监督下工作,在开标现场所说的每一句话都是要负法律责任的。
首先要保证程序的合法性(虽然各个招标代理公司都有自己范本的主持词),其次要符合本项目要求,再次要符合当地监督机构的管理要求。
主持人是有气场的。
同样的开标,为什么有人主持的就天衣无缝,一环扣一环,节奏紧凑、运筹帷幄、游刃有余,投标人相当配合;而有的人主持就磕磕绊绊、热热闹闹、乱乱哄哄,支离破碎、难以把握,连投标人都忍不住要欺负欺负他。
主持人要压得住阵脚。
这里有一个主持人综合能力问题,有人格魅力问题,有自信心问题,起码做到心中有数,而心中有数是与知识、经验分不开的。
招标代理机构的开标会议主持人,一定要加强自身素质提高,学习把握法律法规知识,提高业务能力和处理问题应变能力,打下扎实基础,提升自信心,工作才能得心应手。
当然主持人还要当的像个开标主持,而不是娱乐节目的主持,不是综艺节目主持。
主持风格要端庄大方、语调沉稳、即平易近人又严肃认真,语速、语调和发声要向新闻节目主持人学习,切忌马马虎虎、松松散散的工作作风。
希望招标代理机构的项目经理都能在工作中认真总结经验,在开标现场充分展示自己的综合能力,并带动大家树立公司形象,创出自己的品牌。
监标人的工作内容及注意事项 在开标整个过程中,工作繁忙又无声无息的应该是监标人,这是其工作性质决定的。
有些人感觉监标人这个工作无关紧要,认为既然有监督人监督,由监督人监标就可以了,监标是个可有可无的活。
“监督人”与“监标人”工作范畴不一样,有本质区别。
监督人,是由项目所属行业、所属地区的政府行政主管部门的监督机构派员,对整个开标、评标过程进行监督的“人员”。
所监督的是开标、评标过程是否符合法律法规要求,监察有无违法违规行为,以及发现违法违规行为及时阻止和妥善处理。
工作性质是执法,工作内容是监督。
一般地,建设行政主管部门的“招标投标管理办公室”(简称招标办),负责监督项目招投标全过程(含开标现场派员监督),项目招标开标具体程序里的事情,以及监标人的工作内容,监督人不参与、不干预。
监督人和监标人这两个在开标现场都出现的人,虽只有一字之差却是不同的两份工作。
当然,监督人个人自愿担任监标人工作,减轻点代理机构的工作压力,减少点代理机构人员配备,又另当别论。
监标人,一般由招标代理机构工作人员担任,他负责对开标、唱标的文件进行初步审核,对开标、唱标准确度进行检查等,其具体工作包括有:
1、协助监督人对投标人资格进行审查登记?
现场验证是一个细致的工作,往往出现拖拉和拥挤等现象。
这就对监标人有一个业务能力要求,要求监标人平时一定要对所述证件和怎样检验等十分熟悉,包括证书发证机关、证书印制摸样、有效期限等,对个人职称、执业、职业、上岗证书等,对照事先做好的“检查表”要做到心中有数,该看的地方一定不能落下并做好登记,避免监督人看出问题,自己还不清楚而陷入被动。
2、对密封合格的投标文件进行拆封和整理 这个小活也经常会出现问题,其中,比如,注意不得扯坏唱标单。
3、对唱标单进行检查?
在拆封和整理过程中,实际还要检查唱标单上投标人名称、印鉴等是否符合招标文件要求,对唱标单是否符合要求,以及完整性、合法性进行了检查。
同时查看报价小数点位置,按招标文件要求负责统一按个位或万位数为唱标员做好标记。
有时有投标人就是不按您给的格式添,就会出现有的写多少多少元,有的就填多少多少万元。
这里监标人应做好标记,给唱标员提供方便。
还要查看报价中大小写是否一致。
如果发现大小写错误时,监标人负责及时告知监督人和主持人,在唱标前应进行澄清。
唱标后才澄清大小写是极易产生误解的。
虽然通常是以大写为准,但一定要投标人代表在大写处签字。
如果分项报价之和与小写一致时,在唱标前澄清即使按小写确认也是可以的,但唱标后再要求确认就不同了,知道了别家报价,别管按哪个确认都会让人产生误解,所以,不能等唱完别人的标了才来确认报价,唱完一家也不妥。
4、按顺序分发唱标单 按照相应约定将投标顺序摞好,并分好标段后分发给唱标员一套、记录人一套。
5、负责审核唱标员所唱内容的准确性,随时帮助唱标员确定唱标内容, 及时对唱标员的唱标错误进行纠正,如数字、付款响应、交货期、交货地点等。
尤其注意边角旮旯里是否有需要公开唱出的东西,不能落下。
有时投标人没有按照招标文件给出的格式或要求填写唱标单,或干脆就是添的“自由散漫”,虽然招标活动已经是大家十分熟悉的,但是不按要求填写的还是大有人在。
碰到的最离谱的竟然有将监理大纲主要内容写入唱标单的。
还有有的唱了单台设备价,有的只有总价,唱的不统一投标人也会提出异议。
遇到类似情况时,提前帮助唱标员确定唱标内容,统一到招标文件的要求上来是监标人的职责,以防延误开标时间,还给其他人造成误解。
6、有问题随时与监督人、主持人协商?
在开标过程中发生的任何事情,一定要与监督人和主持人协商,依据法律法规规定及时作出处理意见。
监标人可以给监督人提出自己的建议,但一定要有依据,不能自以为是,更不能一问三不知。
7、现场如需资质检查,应考虑资质检查中会出现的情况以及出现情况后如何应对。
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在开标时,监标人一般由招标代理机构负责该项目的项目经理担任。
项目经理比较了解项目情况,做这个重要工作就能得心应手。
有的招标代理机构项目经理在开标现场要担任主持工作,那么监标人一定要选一个工作能力较强的人担任。
开标发生问题引起投诉等,都多多少少与监标人有关,往往是因为监标人经验不足,没有及时察觉而埋下隐患。
所以,提前预防问题、把问题解决在萌芽状态是关键。
总之,监标人是一个很关键的角色,必须有认真负责的工作作风和迅速反应能力,要将项目情况吃透,提前做好准备,要与主持人、监督人、唱标员、记录人有好的沟通和联系。
无论自己平时工作多努力、多能干,做监标人临场表现是在大家眼皮底下。
监标工作切忌毫无头绪、没有章法,如将唱标单捋过来捋过去炒菜一样。
监标人一般既要为公司项目负责,又要给记录人、唱标人直至主持人、监督人提供服务和方便,马马虎虎不能胜任,只有不断努力,充分准备,才能做好这个工作。
唱标人(员)的工作内容及注意事项 唱标人(员)是一个专业性比较强的工作,需要通过培训和具有能力或经验。
唱标人(员)的基本功之一,是对所有投标人一视同仁,用同样语速、同样语调进行唱标,所有词句中的间隔都应该一样。
最忌讳唱到哪家投标人的报价时,带出加重语气、语调,漏出刻意提醒意思,让其他投标人产生误解。
当然,唱标人(员)口吃清楚、普通话标准,是必须的基本功或条件。
还有现场处理问题能力,唱标前应检查一下有无问题,如大小写不一致,而监标人没有提前看出等问题,最好在唱标前澄清。
开标前一定要将唱标内容拢一遍,按照唱标单顺序,一家一家、各个标段都唱出,不要使大家听得一头雾水。
唱标语速应该一致,报价部分阿拉伯数字应该吐字清楚,一个一个唱。
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唱,不是念,即把拼音唱出。
要反复练习,不能因害羞放不开喉咙,忌讳嗲声嗲气、声音别酸,能多大方就多大方。
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谨记:
不能学娱乐节目主持人,应该像新闻主持人学发声,用胸腔发声,让大家听着舒服又清晰明朗。
唱标工作一般内容和程序是:
首先,开场,主持人宣布开始唱标。
唱标员开始:
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下面进行唱标:
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工程项目名称?
招标标号?
投标人名称 投标报价:
壹仟叁佰肆拾伍万陆仟柒佰捌拾玖元贰角壹分(所有数字部分均应读两遍)?
工期日历天,质保期,交货期?
其他应唱内容 投标人名称,唱标完毕。
下面对(第二家,依此类推)投标进行唱标?
最后一个投标人唱标完毕后宣布:
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工程项目名称?
招标标号 全部唱标完毕。
编写《招标文件》应注意的若干问题
1、招标文件的内容 招标文件中包括的内容“招标投标法”第十九条已有说明,就目前我国实践情况看,依据招标工程的规模大小、复杂程度和招标形式而定。
一般包括以下内容:
(一)综合说明(如:
项目名称、地址、工程内容、规模、建设工期、现场条件、资金和设计落实情况、招标手续落实情况);
(2)工程承包方式;?
(3)物资供应方式;?
(4)技术质量要求;
(5)工程款项支付和结算方式;?
(6)主要合同条款;
(7)实物工程量清单;?
(8)投标文件的内容;
(9)报价内容(执行定额和价格、方式);?
(10)评标办法;
(11)投标人和资质;
(12)工程标段的划分以及工程特殊技术要求;
(13)工程主要技术规范、技术条件及图纸资料;
(14)招标过程的商务部分(发表招标公告、资格预审、发售标书、现场勘察、答疑、招标文件的修正、投标截止日期、开标地点、时间、联系人及通讯、废标的规定、交纳投标保证金以及授予中标合同等)。
二、招标文件编写中应慎重确定的十个问题(招标形式确定以后)?
(一)承包方式 目前我国常用的几种方式:
1.全过程:
为高阶段承包方式。
从建设项目设计任务书批准后开始,由建设单位通过招标,选择一个总承包单位总包,一直到竣工验收交给建设单位。
在我国应用较少,在此不叙述。
2.全包:
包工包料。
3.包部分:
包工包部分料。
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4.包工不包料。
以上2、3、4为建筑安装工程招标承包方式。
无论采用那种方式,要根据建设单位本身的能力和工程情况,在招标文件中写清楚。
(二)物资供应方式 主要明确招标单位负责供应材料、设备的项目、数量、单价和总价以及材差的处理办法。
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(三)工程质量要求 对工程质量的要求,要根据工程和生产工艺要求去定。
建设项目的质量,无论是单位工程还是单项工程,在质量要求上都要有区别。
视执行什么验收规范商定奖罚办法。
(四)工程款支付和结算方式 1.采用预支工程预付款的方式。
要明确预支数量,扣回的办法。
按月计量支付的办法,保留工程款数量,考虑保修金如何扣回和支付。
2.不采用预付工程备料款的方式,可按工程进度款按月计量支付,累进价款支付的结算办法。
(五)工期 施工工期的确定,依据工期定额和生产需要确定。
有时工期紧急,有时工期比较宽裕,或者工程的某一单项工程工期较紧,都需区别对待。
缩短工期,应设定赶工措施费,提前工期和延误工期的要有奖罚办法。
(六)合同专用条款 合同专用条款是招标投标的重要内容。
招标文件中写上的合同主要条款是双方签合同的依据,一般不得更改。
(七)工程量清单 工程量清单一般由设计单位提供。
投标人要认真复核实物工程量,如发现有错误,应以书面形式通知招标人,由招标人书面更正并通知所有合格投标人。
一般招标工程实物量和单价,在合同中有以下两种处理办法:
1.实量实算。
允许在施工后进行调整,按实际完成工程量计算,但单价不调整。
即习惯上所说:
调量不调价。
2.一次包死。
实物量和单价都不调整。
除设计变更原因外,一律不调。
(八)报价 1.报价是招标人和投标人双方最敏感的部分,也是招标投标活动的“中心”部分。
国家现在通用第七条办法处理。
有些工程招标处在高阶段招标。
如在初步设计阶段,情况不太明确,又无施工图,可有三种办法:
①?
按概算为依据报价; ②?
按浮动费率报价; ③?
按定额结算后总价下浮报价。
2.有的工程施工图已发全,一般有三种报价方式:
①投标报价采用固定价。
中标价是固定的,不因市场价格、政策性调整引起的变化而变动。
如需变动在合同主要条款内写明。
②投标报价采用可调价。
中标价仅为计划价,可因市场价格、政策性调整引起的变化而变动。
目前国内招标多采用报价固定方式。
以上两种方式,在工程结算方式中应列出结算公式。
③成本加酬金。
简单的住宅或通用厂房,有时还能采用:
以平方米造价包干的方式(最终产品单价承包)。
所用于住宅建筑和通用厂房,一般不作调整。
如需调整应在招标文件中载明。
通常作法为每平方米造价包干只限于±00以上部分。
有时用一次包死的方式,有时允许调整,但在招标文件中载明调整办法。
(九)投标资质审定。
根据工程大小、复杂程度、工期、工程质量要求以及招标人资金情况,要审定投标人的资质等级,招标人应熟悉各施工企业资质等级及经营的范围。
若工程大(面积或体积),复杂程度高(结构复杂、钢结构多、大跨度、高耸、机电设备安装复杂)、或工期要求急迫,或工程局部质量要求高(如抗渗、耐热、防辐射、抗震等),或施工条件恶劣(高温、场地狭窄、流沙、大水量和生产交叉等),招标人和代理机构应共同确定适宜的施工企业资质等级,以满足工程需要。
同时,也要考虑取费等级。
以上9条就一般情况讲,若遇铁路、公路、港口等工程应确定专业队伍。
(十)评标办法?
它是招标活动过程中的“关键一环”。
评标办法质量高低直接影响本次招标活动能否评选出理想中标人。
其评标办法在国家七部委12号令中第二十九条规定“评标办法包括经评审的最低投标价法、综合评估法或者法律、法规允许的其他评标方法”。
目前国内采用的为:
综合评估法、最低评标价法、经评审的最低投标法、综合评议法等。
以前两种方法应用最多。
需考虑的因素简述如下:
1.考虑招标人的招标要求,如偏重工期、或质量、或报价、或施工技术;?
2.符合法规规定和当地招投标的管理监督部门的要求;?
3.方便评委依法独立评标;?
4.是否设有标的;?
5.保证公平,不偏向任何一个投标人;?
6.对每一个评标因素是否进行量化,其量化指标必须建立在统一基础或同一标准上,使各投标文件有可比性。
量化的指标和权数的确定,应充分尊重招标人意见。
对评标程序要做明确表述。
有些大型工程评标分两段或三段进行。
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