采购费用报销制度及流程3.docx

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采购费用报销制度及流程3

采购物品财务报销制度1

物品采购报销管理规定2

采购发票审核、付款和费用报销制度4

采购费用报销制度及流程8

采购费用报销制度及流程

10

米购物品财务报销制度

、采购流程图

流程

采购

申请

1

接收请购单

1

r

询价比价议价

1

F

样品提供确认

供应商选择

1

r

签订采购合同

F

进度跟催

I

验收入库

1

对帐/整理付款资料

作业要求

记录表单

责任单位/人

1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单

请购单

需求部门

1、接收已核准并审批的请购单

请购单

采购员

1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价，2、询价伍佰元以上的物资需上报总经理说明情况。

询价记录

表

采购员

1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则

申请单

采购员

1、依优质低价原则进行选择

询价记录

表

需求部门/企管部/采购员

1、依据供需双方确定的条件签订合同

采购合同

采购员

1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理

采购合同

采购员

1、库管员按采购需求进行验收（核对数量与质量），办理入库手续，并开出入库单。

入库单

库管员

/需求部门

1、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，

送货单

库管员

财务审核，总经理审批，最后到财务部办理付款结

发票

采购员

算。

支付凭证

财务

二、采购报销制度

a、为满足采购人员工作需要，采购员可提前向财务申请一定金额的借款，填写“借款单”，

并注明借款日期与还款日期（最长还款期不得超过一个月），由财务负责人与总经理审批后

方可付款。

b、需要再次借款时，必须结清之前所有借款款项。

未结清前欠款项无论任何原因，财务不予再次借款。

如有延误采购工作由采购人员自行承担。

c、报销采购的费用，非总经理签字同意的支出，必须向财务提交有效货物发票和运输发票

等。

收据及手工书写证明不能作为报销凭证。

报销单据上必须有采购人员的采购签名、财务

负责人的审核签名、总经理的审批签名方可报销。

d、超过千元以上金额的采购，除财务和银行休息日，采购人员应首先考虑承兑、支票或网银付款。

减少现金往来。

三、其他费用报销制度

1、话费：

财务每月25日统一报销付款。

中层以上干部、采购、销售员、客服人员方可报销话费，话费余额不得超过

100元。

2、招待费：

财务每月25日统一报销付款。

特殊情况需要借款的经总经理批准，向财务

填写“借款单”，并说明借款用途、还款期限（不得超过一周），由总经理签字后方可借款。

业务招待人员应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可参与可不参与，不参与”，“可发

生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。

业务招待费的使用严格执行

分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原

因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。

备注：

以上报销事项，报销单据必须是填写无误的有效发票发票（其他票据除总经理签字同意），报销单据上一律由经手人签字，财务负责人审核，（发现虚假发票与实际付款金额不符的，一律没收报销单，严重者张榜公示），总经理签字方可进行报销手续，并于付款。

物品采购报销管理规定

为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，

购报销制度及流程。

保障优质廉价及经营需求，

特制订采

申购流程图

申购人申请>部门负责人审批►

采购部负责人签批►

财务部负责人签批

刘总签批叩

业主代表签批

总经理签批

米购人员米购

具体操作说明：

1申购部门根据部门需求填写完整《物品采购申请单》。

2、申请人拿着采购申请单依次让各部门签批。

3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购员进行采买。

注：

采购部事宜暂时由人事行政部兼任

4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。

报销流程图

费用报销流程

费用报销人►总经理签字►业主代表签字►刘总签字

具体操作说明：

费用报销项目一般包括：

汽油费、过路过桥费、外出办公餐费、外出考察费等。

报销人把发票及原始票据依次整齐的粘贴在粘贴单上，并在费用报销单上详细注明费用详细

事由。

报销人在费用报销单上签字并让各相关领导签字后即可报销。

物品采购报销流程

验收人签字►财务部审核►总经理签批►业主代表签批►刘总签批

具体操作说明：

采购人员采购完毕后及时办理验收入库手续。

采购人员拿着发票、物品验收入库单、物品采购申请单让财务填写费用报销单。

采购人员拿着相关原始票据让各相关领导审批。

采购人员根据签字完毕的原始单据到财务予以报销，多退少补。

采购管理规定

申购人员必须详细填写物品采购申请单并办理相关审批手续。

采购人员应严格按照申购项目进行采购，如有疑问及时与申购部门沟通，确认无误后及时安

排采买，采购物品必须货比三家，认真对比、筛选，按照质优价廉的原则予以采购。

验收人员必须按照收货标准仔细清点物品并及时办理入库手续，对不符合采购申请表的物品

有权拒收，在验货过程中对物品质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

购买、验收和使用上的三个相关人员要相互监督，相互合作，共同做好此项工作，对于有争

议的问题各自上报上级领导处理。

预借现金3000元（含）以下，采购人员签字可直接预支；3000元一一5000元（含）需上报

业主代表知晓；5000元以上需上报刘总知晓。

预借现金购买后，采购人员2日内必须到财务销账，严禁白条抵库超过3日。

附件一：

《物品采购申请单》

附件二：

《物品验收入库单》

2012-7-17

采购发票审核、付款和费用报销制度

编制

谭国政

审核

刘峰

批准

朱强

核准

首次发布日期

2012-07-25

最后修改日期

2012-07-25

抄送部门及密级

上海荣威塑胶工业有限公司普通江苏荣威娱乐用品有限公司普通南通荣威娱乐用品有限公司普通上海荣威实业有限公司普通荣威香港有限公司普通

1、本制度中所称采购发票是指生产性物资和非生产性物资的发票，包括采购过程中发生的运输费发票。

2、采购发票的审核、付款流程详见附表1。

3、费用报销

3.1程序：

报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单，按规定流程审批后交财务处，

出纳根据审批后的凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用

金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取现金报销款项的须在费用报销单签收处签字。

3.2填写内容：

费用报销单中费用类别仅供参考，可以不做选择，但在备注栏中必须详细说明费用内容及金额。

其他栏目均为必填（必选择）项目。

3.3审批权限及流程：

详见附表1。

3.4审批时限：

每个岗位不超过2个工作日

3.5各子公司、制造公司总经理的费用审批权限不超过20，000元，超过20，000还须报集

团财务总监复核，集团总裁批准。

3.6年度预算外的所有费用，除制造公司审批外，还须报集团财务总监复核，集团总裁批准。

4、对原始票据的要求：

⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套

写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；

（2）原始票据的粘贴：

票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴（要与报销单方向一致）有多种票据时，粘贴完同一种票据后再粘贴其他票据，要分门别类进行粘贴。

（3）、不符合上述规定要求的报销单据，财务处有权退回，要求报销人重新整理。

5、费用确认归属原则

5.1部门主管签署人与填写的部门名称匹配的，且备注栏中没有注明归属部门的，以填写的部门名称为归属单位。

5.2部门主管签署人与填写的部门名称匹配的，但备注栏中注明为其他归属部门的，需要取得费用归属部门主管签字确认。

否则，以填写的部门名称做为费用归属部门。

5.3部门主管签署人与填写的部门名称不匹配的，应在备注栏中注明费用由部门主管签署人所在部门承担，否则由经办部门承担。

在备注栏中注明的费用归集部门应当与部门主管签署人所在部门名称匹配，如不匹配，以经办部门归集费用。

5.4如经办人没有填写部门或填写的部门名称与其所在部门不匹配且不经填写的部门确认的，以经办人所在部门归集费用。

5.5备注栏如无法详细说明的，可另附加纸张说明费用归属等信息。

附件1

记录编号：

RWCW-71-1-1/4

发票审核、费用、付款审批流程表

性

质

项

目

序

号

分流程名

称

签字岗位

申请人

审核人

复核人

批准人

生产性物资

生产采购

1

发票审核

配送确认数

量

财务处成本会计

价格和金额

集团为总裁（或总裁委托人、制造公司为总经理

2

付款审核

采购经理

采购处长

财务处出纳或指定人员

财务总监（制造公司为总经理）、超过100万总裁

生产加工

1

发票审核

生管部发

票审核员

生管部经理

财务处成本会计

价格和金额

集团为总裁（或总裁委托人、制造公司为总经理

2

付款流程

生管部发

票审核员

生管部经理

财务处出纳或指

定人员

财务总监（制造公司为总经理）、超过100万总裁

非直接生产性物资

煤炭、五金综合及苴

丿、

他办公

1

发票审核

仓管组确

认数量

设备能源部经理

财务处成本会计

价格和金额

集团为总裁（或总裁委托人）、制造公司为总经理

2

付款流程

采购管理员

设备能源部

经理

财务处出纳或指定人员

财务总监（制造公司为总经理）、超过100万总裁

产品

电脑等信息办公用品

1

发票审核流程

信息科确认数量

设备能源部经理

财务处成本会计

价格和金额

集团为总裁（或总裁委托人）、制造公司为总经理

2

付款流程

采购管理员

设备能源部经理

财务处出纳或指定人员

财务总监（制造公司为总经理）、超过100万总裁

固疋资产

（含维修）

1

发票审核流程

项目经理

设备能源部经理

财务处成本会计

集团为总裁（或总裁委托人）、制造公司为总经理

2

付款流程

采购管理员

设备能源部经理

财务处出纳或指定人员

财务总监（制造公司为总经理）、超过100万总裁

食堂采购

1

发票审核

食堂组长数量质量确认

后勤科长

集团副总裁

集团为总裁（或总裁委托人）、制造公司为总经理

2

付款流程

餐饮部经

理

后勤科长

财务处出纳或指定人员

财务总监（制造公司为总经理）、超过100万总裁

水电

1

发票审核

设备能源科

设备能源部经理

财务处成本会计

总裁（或总裁委托人）制造公司为总经理

2

付款流程

银行托收

费用

佣參折抓坏帐

1

费用报销

客户经理

销售总监

销售部副经理和经理

总裁（或总裁委托人）

公务车过路、停车费、外出

2

费用报销

后勤干事

后勤科长

人力资源部经理

集团为总裁（或总裁委托人）、制造公司为总经理

加油费用

工伤医疗费

3

费用报销

管理科长

或职工本

人

社保管理员

部门经理

集团为总裁（或总裁委托人）制造公司为总经理

验货费用

4

费用报销

品管科长

部门经理

销售部副经理

集团总裁（或总裁委托人）

离职工资

（制造公司）

5

费用报销

统计员

部门经理

制造公司总经理或厂长

离职工资

（集团）

6

费用报销

行政人事

科长

部门经理

行政副总裁、制造公司为

总经理

苴

丿、他费用

7

费用报销

经办人

部门经理

集团为总裁（或总裁委托人）、制造公司为总经理

资金调拔

集团单位调拔资金

1

付款流程

财务处出

纳

财务总监

总裁（或总裁委托人），

香港公司汇入国内各关联公司的免审批

公司内

2

付款流程

出纳

财务总监（制造公司为财务经理）

银行间调整

采购费用报销制度及流程

采购部门负责建筑过程中所需的原材料以及外发委托加

工的采购工作。

1、采购费用种类

实物形态的物品，原材料，生产设备等采购。

2、费用报销的一般规定及流程

（1）、《采购合同》确认后的预付款支付：

财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》或《付款清单》，

办理预付款的支付工作；

审批流程：

部门经理审核—财务出纳票据审核—财务主

管复核；

财务付款：

完成以上审批程序后，安排付款；

（2）原材料现金采购费用的报销：

财务部凭《采购申请单》、《费用报销单》、《购货清单》、

《送货单》、《入库单》，发票办理报销业务；

审批流程：

部门经理审核T财务出纳票据审核T财务

主管复核T总经理复核审批签字。

财务付款：

报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳

办理领款手续。

3、采购流程：

仓库根据工程部制定的用料表，结合原材料库有数量，填制《采购申请单》，报送采购部。

采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》，经部门

经理、总经理批准后，采购部门方可进行采购。

4、具体报销时间的规定

为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须

至少提前3个工作日向财务部提出申请。

5、发票报销时需提供的附件：

附件1:

采购申请单

附件2:

采购合同

附件3:

付款申请单

附件4：

费用报销单

附件5:

送货单

附件6:

验货单

附件7:

入库单

为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。

一、申购流程

1、申购部门根据部门需求，结合仓库库存数量填写完整《物品采购

申请单》。

2、申请人拿着采购申请单依次让各部门经理签批。

3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购部进行采买。

4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。

二、费用报销的一般规定及流程

（1）、现金采购费用的报销：

财务部凭《采购申请单》、《费用报销单》、

《购货清单》、《送货单》、《入库单》，发票办理报销业务；

审批流程：

部门经理审核—财务出纳票据审核—财务主管复核—总经理复核审批签字。

财务付款：

报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。

（2）、《采购合同》确认后的预付款支付：

财务部门凭《采购申请单》、

《采购合同》或《付款清单》，办理预付款的支付工作；

审批流程：

部门总经理审核—财务出纳票据审核—财务主管复核；

财务付款：

完成以上审批程序后，安排付款；

三、具体报销时间的规定

为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前3个工作日向财务部提出申请。

四、发票报销时需提供的附件：

附件1采购申请单

附件2:

采购合同

附件3:

付款申请单

附件4：

费用报销单

附件5:

送货单

附件6:

验货单

附件7:

入库单