物业管理服务档案管理工作方案.docx

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物业管理服务档案管理工作方案

物业管理服务档案管理工作方案

物业档案资料的建立与管理是物业管理的重要组成部分。

根据物业服务项目的要求，我司将对与物业相关的物业资料、人员档案、清洁绿化保养资料、客户资料进行收集、编目、归档和管理。

科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。

我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对物业档案进行全面的收集和管理。

一、档案工作人员职责

1、认真贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、制度和法规。

2、负责对物业管理中心和各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

3、对物业管理中心文书和各部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。

4、负责做好物业管理中心各类载体档案的收集、整理、分类、立卷、检索、保管工作。

5、负责档案的日常借阅、信息咨询工作，对档案进行汇集、编研。

6、对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

7、参加对超过保管期限档案的清理鉴定工作，并提出处理意见，经管理处主任审批后，按档案销毁制度销毁过期档案。

8、遵守资料存放库房管理制度，保持库房清洁，定时测定库房温湿度。

9、严格执行党、国家、甲方和公司的保密、保卫制度，确保档案的完整与安全。

10、完成公司领导交办的其他工作。

二、资料的收集整理

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富。

收集时尽可能地完整。

并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从服务工作开始到服务工作结束；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。

（3）收集后的所有信息，统一由管理处档案室集中整理。

整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

三、档案文件材料归档制度

（一）归档范围

凡是保洁工作活动中获得及办理完毕的具有保存价值的各种载体材料（包括图样、照片、软件、软盘、光盘、录音带、录像带、报表、实物、收发文件等）均属归档范围。

1、会议类：

（1）与甲方召开的会议记录、本公司会议、各部门及其他物业管理工作会议记录和会议材料。

（2）党委、团委、工会会议材料。

（3）上级机关召开的需要贯彻执行的会议材料。

2、文件类：

（1）接管移交资料。

（2）与甲方、施工单位、政府相关部门的往来函文。

（3）工作过程中获得的与基地物业管理相关的各种文件、资料。

（4）各部室的工作计划、总结、交接班记录、项目故障与维修、保养记录等工作过程中形成的记录。

（5）实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等各种物业管理工作记录。

（6）处理甲方、医护人员各种来信、来访意见中形成的文件材料。

（7）本管理处有关单位签订的各种合同、协议书、意见书等材料。

（8）总公司收文、发文。

（9）本公司编印的情况反映、简报、大事记等。

（10）本管理处员工、党员、团员花名册、各类学历及资格证书复印件，员工调进出介绍信存根，工资转移存根，职称文件。

（11）各项普查工作中形成的文件材料。

（12）本管理处各类评优等文件材料。

（13）本管理处的其他收文。

3、报表、账薄、凭证类：

（1）党员统计报表。

（2）企业综合年报、统计报表。

（3）物业管理公司情况统计报表。

（4）工会、出纳形成的报表、凭证、账薄等。

4、声像类（包括照片、录像带、录音带、软盘、软件、光盘、实物等）：

（1）本管理处参加有关重要庆祝活动的声像材料。

（2）本管理处举行的重要会议、庆祝活动的声像材料。

（3）上级机关领导检查和视察本管理处工作中形成的声像材料。

（4）甲方需我管理处留存的声像材料。

（5）工伤（亡）事故调查中形成的声像材料。

（6）一些具有教育意义和保存价值的声像材料。

5、资料类：

（1）项目编印的简介、宣传资料。

（2）上级及相关单位编印的与本管理处工作有关的文件汇编。

（3）本管理处自行编印的年鉴、统计资料、报刊等。

（4）有保存价值的其他资料。

（二）不需归档文件范围

1、需随时查阅重要文件，放在相关部门，在不需使用时再归档。

2、文件形成过程中的修改稿。

3、部门文件及部门主持召开会议中形成的交流性文件材料。

（三）归档要求

1、归档文件材料，应按照文书书写要求，底稿字迹清楚，长久保存资料用钢笔书写，禁用圆珠笔及铅笔。

2、归档文件应齐全、完整，正文、底稿、附件均应齐全。

3、传真件应复印一份后与原件一起归档。

4、会计凭证、账薄应由财务人员装订成册，编号后按总公司财务相关制度归档。

5、声像材料移交时应注明时间、地点、人物、内容及其他文字说明。

（四）归档时间

文书档案在次年4月底以前归档。

会议材料在会议结束后1个月内归档。

财务档案在财务部门保存一年后归档。

科技档案于工程项目结束后归档。

其他门类和载体的特殊档案可随时归档。

（五）归档督查

档案室在每年第一季度将需定时归档的文件材料抄告各有关部门，用以督促检查归档情况，部门在完成文件材料清理归档后，由部门负责人在抄告单上签字后整体移交档案管理员，如有特殊情况不能归档时，部门负责人应注明其原因。

四、档案的建立

1.建立档案流程

收集—整理—分类—编号—登记—输入电脑—入柜—利用—检查

竣工验收资料，接管验收资料，维修、改造资料，日常巡视维护记录、运行记录，投诉与回访记录，各种活动记录及用户有关档案资料。

依据建设部颁布的《全国物业管理示范项目标准》建立档案管理资料。

保存资料，按分类迅速编号、登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。

按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。

根据管理条例分类保存：

1、定期性管理档案；2、保密、永久性管理档案。

档案出室必须由具备资格的人员登记后方可借阅，按借阅时限，及时回收档案复位，对各个环节进行记录。

根据公司行政管理制度中的相关档案制度、管理体系中的相关文件规定进行利用。

定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。

2、建档内容

系统收集、集中管理。

1设施、设备档案

围绕物业管理需要的建筑工程材料、图纸，公用设施资料、图纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。

2业主档案（谨供参考）

《登记表》、《入伙通知书》、《管理公约》、《装修申报表》、住户证件（复印件）等资料。

3管理档案

文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案等。

3、建档要求

制度化、标准化、电脑化。

五、档案管理

1、档案的出室、入室都有严格的规定：

出室必须经项目经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。

档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。

2、档案的管理环境必须做到“四防”，即：

防火、防潮、防发霉变质、防蛀。

3、档案室、管理处双档管理制

为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严密管理，管理处则保存复印件的存档管理制。

4、档案室档案管理要求：

（1）按照档案对湿度，温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室。

（2）采用多种形式的信息储存，如电脑磁盘、胶卷、录音带等，并采用适当的保存方法。

（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

（4）加强档案室的管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜等。

（5）实行档案管理手段的现代化，应用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

（6）坚持档案资料收集的系统化。

（7）做到档案组卷分类科学化。

（8）实行档案管理工作检查经常化。

每季对文件的形成、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。

5、档案管理方式图

6、监督检查

（1）各部门负责人会同资料管理员定期（按要求的日、周、月检查时间）与本部门的资料管理情况进行监督检查。

（2）公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查，每半年一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位浮动工资挂钩；公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核。

（3）通过参加区、市、省、国家各级物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。

管理档案作为软件建设在考评工作中分数占据过半比例，根据建设部颁发的《全国物业管理示范项目》考评标准，在日常的物业管理中，我们将积极参加物业管理考评评比，并在资料管理工作中力求创新。

六、档案借阅制度

1、凡本管理处职工均可借阅本业务范围内的一般档案、资料，借阅本业务范围内的绝密档案资料，需管理处主任签字，如因工作需要借阅其他处室的档案资料，须经该部门部长批准。

2、借阅密级文件及公司办公会议记录，必须经管理处主任批准。

3、外单位人员借阅档案资料，凭该单位介绍信，经管理处主任批准方可借阅。

绝密文件、资料经总公司领导批准。

4、借阅档案期限一般不超过一个月。

机密、绝密档案一般不得借出，如因工作需要借出，需经管理处主任领导批准，期限不超过一星期。

因工作需要延期应再办续借手续。

5、甲方因工作需要在检查本公司工作时，各类工作记录应无条件供查检阅。

6、借阅者对所借档案资料应负责保密，不得私自转借、拆卷、复印、摘录。

不得在文件资料上圈点、划线、加字、删改。

7、机密、绝密文件不得复印，一般文件资料如因工作需要复印，须经有关部门部长批准。

8、因公出差不得携带机密、绝密文件、资料。

9、如丢失文件应立即向有关部门报告，写明原因，经管理处主任审批，放入卷存查，并按情节轻重作出处理。

10、档案借出和归还时，双方应当面点清，办好借、销登记手续。

档案归还时应进行检查，发现问题及时追查原因和责任。

并向管理处主任汇报。

七、档案室保密制度

1、档案工作人员必须认真学习宣传、贯彻执行《国家机关工作人员保密守则》，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

2、凡利用保密档案资料人员必须严格遵守公司会制定的有关保密规定。

3、凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经有关领导批准。

4、外单位查阅、借阅有密级档案，须经管理处主任批准方可提供。

5、秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

6、档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

7、凡保密档案的销毁，必须填写销毁清单，经总公司领导和管理处主任审核批准，并由两人以上负责监销。

八、档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定销毁工作应在管理处主任的领导下，由档案资料员会同有关部门共同进行。

2、档案的鉴定必须依据上级有关规定，按照文件的内容及保管期限进行鉴定，保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的原则是：

（1）对本公司具有长远利用价值的档案永久保存。

（2）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

（3）凡介于两种保管期限之间的档案，应掌握保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽；本公司文件从宽，外单位文件从严。

3、公司的档案鉴定销毁工作，分为二种形式进行：

（1）档案室鉴定。

在公司文件归档时，由档案员鉴定，剔除一部分没有保存价值的文件，即“不需归档文件”，由档案员登记造册保存一年后，经管理处主任批准后方可销毁。

（2）档案鉴定小组鉴定。

对已超过保管期限的档案，档案员提申请，由管理处主任助理、档案员、有关部门人员组成档案鉴定小组对过期档案进行鉴定。

（3）经过鉴定，对超过保管期限或已失去保存价值的档案，应剔出销毁。

由档案人员造具销毁清册，提出销毁报告，报请管理处主任审批后方可执行销毁。

4、销毁档案时必须严格执行保密制度，指定两名以上工作人员监销。

并在销毁单上签字。

档案销毁清单须保存备查。

5、管理档案资料的分类

名称

资料内容

物业资料

基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料

事物管理资料

对外资料

A：

项目质量管理要求、记录

B：

呈批件、报告

C：

上级通知、政府规定、政策。

事物资料

A：

事务值班表

B：

事务交接记录表

C：

搬出（入）物品登记表

D：

日常事务巡视记录

E：

事务回访登记表

用户意见征询

A：

用户意见调查和分析程序文件；

B：

用户意见调查表

C：

用户意见调查分析报告；

D：

用户意见调查分析报告；

E：

用户意见调查表发放率、回收率统计表；

F：

意见处理措施及回访记录。

清洁卫生日常管理

A:

清洁管理程序文件及作业指导书；

B：

日常清洁服务合同；

C：

清洁卫生工作责任制；

D：

清洁人员统计表；

E：

清洁分类表；

F：

清洁保洁巡查记录表。

员工管理资料

A：

员工个人资料、聘用表

B：

员工业绩考核及奖惩记录

C：

员工培训计划及实施记录

D：

员工培训考核记录

E：

员工外出考评及及参加演练记录

F：

员工住房及内务管理记录

业主方反馈资料

A：

服务质量回访记录表

B：

业主方意见调查、统计记录

C：

业主方投诉及处理记录表

行政文件资料

A：

管理处值班及督察记录

B：

政府部门文件

C：

管理处规章制度、通知、通报等文件

D：

管理处荣誉一览表

E：

管理处接待来访参观记录表

F：

管理公司及主管领导部门文件