Office 小技巧组织结构图.docx
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Office 小技巧组织结构图.docx
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Office小技巧组织结构图
组织结构图
组织结构图常用的画图工具有PowerPoint,Word,和Visio,Visio比较专业可能很多同事不一定使用此软件,因此我就PowerPoint和Word软件浅谈一些画组织结构图的小技巧,供大家参考。
一、PowerPoint篇
PowerPoint自带组织结构图模板,能更快地添加各层机构并可以根据内容自动调节组织结构图,以达到最好的显示效果,但该自动功能,更多时候是同比例地缩小,因此,当我们希望组织机构图能按照我们所希望的那样个性化一点,我们可以取消自动调节的功能。
具体的的方法和步骤将在下文中详述。
具体方法及图解如下:
1、打开PowerPoint,点击“新建”
2、
点击右侧“开始工作”菜单栏
3、
在“幻灯片版式”中选择“组织结构图”
4、双击添加“图示”或“组织结构图”
5、选择“组织结构图”
6、添加“标题”及“各层组织的文本注释”
双击任何一个结构框,即可编辑该结构框,例如:
更改结构框颜色,更改尺寸,更改位置,更改结构框的线条粗细或颜色等等。
当然我们也可以用鼠标来全选所以的结构框,然后一次性调整。
鼠标右键点击任一结构框,就能为其添加“下属(子公司,分公司等)”,“助手(例如秘书,董事长办公室,助理等)”,“同事(平行分公司,平行部门等)”。
或利用“组织机构图”菜单栏的“插入形状”来添加“下属(子公司,分公司等)”,“助手(例如秘书,董事长办公室,助理等)”,“同事(平行分公司,平行部门等)”。
利用“组织机构图”菜单栏的“版式”可以取消或启用“自动版式”即取消或启用PowerPoint的根据内容自动调节的功能。
在取消了“自动版式”功能后,每个结构框的大小,位置,都可以随意调节。
(我个人比较喜欢取消该功能,但一般是在把整个结构图画完才把该功能取消,然后再个性化调节各个层级的机构。
点击“组织机构图”菜单栏的“自动套用格式”可以选择各种喜欢的预设格式,让组织结构图更个性化,显示效果更好。
例如下图为“三维变色”的预设格式
二、Word篇
Word是我们用得特别多的软件,也是大家最为熟悉的软件之一,因此,利用Word来完成“组织结构图”也许是大家最熟悉的方法。
下面我们来尝试用快捷键的方法让“组织结构图”完成得更快些。
1、
打开Word,新建“空白文件档”
2、
利用“绘图”菜单栏,选择“改变自选图形”中的“基本图形”然后点击“将形状改为矩形”
3、利用“矩形”画出框架
4、利用“直线”画出结构
5、利用鼠标,点解画布的四周标记黑色的位置来调节画布的大小
画出一个下层结构,然后按住键盘的“Ctrl(控制)键”,用鼠标选择一个下层机构框及结构线【多重选择】
选择完后,同时按下“Ctrl(控制)键”和“C键”【复制】,复制已选择的结构,把鼠标挪到空白处,同时按下“Ctrl(控制)键”和“V键”【粘贴】
然后把该结构挪到所需的位置。
以此类推,需要多少结构,我们就复制多少个,最后再把缺少的结构线补上就是了,同时全选来调节一下结构框的大小和结构线的长短就可以了。
如果希望把组织机构图画成横向的,请点击“菜单”栏“文件”菜单中的“页面设置”把页面改成横向的即可。
为结构框添加文字的时候,请点击鼠标的右键,选择“添加文字”,把所需的文字添加到结构框即可。
组织机构图示例出师表
两汉:
诸葛亮
先帝创业未半而中道崩殂,今天下三分,益州疲弊,此诚危急存亡之秋也。
然侍卫之臣不懈于内,忠志之士忘身于外者,盖追先帝之殊遇,欲报之于陛下也。
诚宜开张圣听,以光先帝遗德,恢弘志士之气,不宜妄自菲薄,引喻失义,以塞忠谏之路也。
宫中府中,俱为一体;陟罚臧否,不宜异同。
若有作奸犯科及为忠善者,宜付有司论其刑赏,以昭陛下平明之理;不宜偏私,使内外异法也。
侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等,此皆良实,志虑忠纯,是以先帝简拔以遗陛下:
愚以为宫中之事,事无大小,悉以咨之,然后施行,必能裨补阙漏,有所广益。
将军向宠,性行淑均,晓畅军事,试用于昔日,先帝称之曰“能”,是以众议举宠为督:
愚以为营中之事,悉以咨之,必能使行阵和睦,优劣得所。
亲贤臣,远小人,此先汉所以兴隆也;亲小人,远贤臣,此后汉所以倾颓也。
先帝在时,每与臣论此事,未尝不叹息痛恨于桓、灵也。
侍中、尚书、长史、参军,此悉贞良死节之臣,愿陛下亲之、信之,则汉室之隆,可计日而待也
。
臣本布衣,躬耕于南阳,苟全性命于乱世,不求闻达于诸侯。
先帝不以臣卑鄙,猥自枉屈,三顾臣于草庐之中,咨臣以当世之事,由是感激,遂许先帝以驱驰。
后值倾覆,受任于败军之际,奉命于危难之间,尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎,故临崩寄臣以大事也。
受命以来,夙夜忧叹,恐托付不效,以伤先帝之明;故五月渡泸,深入不毛。
今南方已定,兵甲已足,当奖率三军,北定中原,庶竭驽钝,攘除奸凶,兴复汉室,还于旧都。
此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。
至于斟酌损益,进尽忠言,则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效,不效,则治臣之罪,以告先帝之灵。
若无兴德之言,则责攸之、祎、允等之慢,以彰其咎;陛下亦宜自谋,以咨诹善道,察纳雅言,深追先帝遗诏。
臣不胜受恩感激。
今当远离,临表涕零,不知所言。
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