项目设计成果归档和管理规定.docx

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项目设计成果归档和管理规定

一、目的

为统一项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。

本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。

本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。

二、归档要求

1、项目建设中形成的项目文件，应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理，并向业主归档移交。

2、归档项目文件应完整、准确、系统。

应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符。

3、项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。

三、归档项目文件的整理

1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。

2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。

3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷。

4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠，折叠要求为：

4.1图纸须按照A4（297×210MM±2MM）的标准幅面进行折叠。

4.2各种幅面图纸折叠前，要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸（841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM）进行裁制或整理修边。

4.3图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。

若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。

4.43号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分的右下角向内作45°角折入。

4.52号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。

4.61号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。

折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。

4.70号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。

折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。

5、案卷与卷内文件的排列

5.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

5.2勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。

5.3合同案卷按年度排列，卷内文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。

5.4交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

5.5设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。

5.6设计文件、竣工图按专业、图号排列。

5.7卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

6、案卷的编目

6.1编件号与页号

6.1.1有独立目录的一份文件材料称为一件。

每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写，各卷之间不连续编写件号。

6.1.2卷内页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写。

6.1.3卷内有书写内容的文件材料页面，按排列顺序依次编写页号（流水号）。

图纸页号用铅笔写上，其它文字材料页号用印字印上。

6.1.4单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编页号。

6.1.5印刷成册的文件材料，独立成卷的，不重新编写页号。

6.1.6原来已编写页号的文件材料，若前面若干页无页号，则可以从…-2，-1，0起续上，在备考表中注明总页数…-2，-1，0～n。

6.1.7卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6.1.8页号需写在距底边、侧边10MM×10MM的空白处，字高不大于5MM。

6.2卷内目录编制

6.2.1每一案卷必须有卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

6.2.2成套图纸，自成一卷的，当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时，在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容（即按一件处理）；成套图纸，一卷装不下，需要分成若干卷的，可以把原目录复印，放到各卷前面，并在原目录的备注中标明每一卷的起止位置，然后再以原目录为基础填写卷内目录。

6.2.3序号：

以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

6.2.4文件编号：

填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。

6.2.5责任者：

填写文件材料的形成部门或主要责任者。

6.2.6文件题名：

填写文件材料的全称。

一般应照实抄录，没有的可自拟题名，外加“[]”号。

6.2.7日期：

填写文件材料的形成日期。

6.2.8页次：

填写每份文件材料首页的页号，其中最后一件填写首页与尾页的起止页号，中间用“～”连接。

6.2.9备注：

卷内文件材料变化时作说明用。

6.3卷内备考表编制

6.3.1每一案卷必须有卷内备考表，卷内备考表排列在卷内文件之后。

6.3.2说明：

填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等（见示例）

以及在组卷过程中需要说明的问题。

示例：

文字材料2件，10页，照片10张，电子文件2件，附图1张。

6.3.3立卷人:

由责任立卷人签名。

6.3.4立卷日期：

填写完成立卷的日期。

6.3.5检查人:

由案卷质量审核者签名，一般为项目经理。

6.3.6检查日期:

填写审核的日期。

6.3.7互见号:

填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号，编号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

6.4案卷封面的编制

6.4.1案卷题名:

应简明、准确揭示卷内文件的内容。

主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。

归档外文资料的题名应译成中文。

6.4.2立卷单位:

填写文件组卷部门或项目负责部门。

6.4.3起止日期:

填写卷内文件形成的起止日期。

6.4.4保管期限:

依据DA/T28-2002划定的保管期限填写，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

6.4.5密级:

由业主提供。

6.4.6档号:

填写档案分类号和案卷顺序号，由业主按《归档文件材料与档案整理细则》中的《档案分类编号规则》提供。

6.5案卷脊背的编制

6.5.1案卷脊背，填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限。

6.5.2档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写。

6.5.3案卷题名从右至左竖向书写，开头空两格，题名中的专用符号及数字应顺

竖写的方向，自左至右横向书写，符号书写完毕仍恢复竖向书写。

7、案卷装订要求

7.1装订前，须先将原有金属物去掉。

7.2文字材料需单份装订，且沿着A4纸的长边装订。

遇有表（文）头沿长边写的，应将表（文）头的一边置左侧竖向摆好后进行装订。

7.3文件材料的幅面应符合国家通用的A4标准幅面。

大于标准幅面的应予切边、折叠、修整，小于标准幅面的应裱糊成标准幅面。

7.4交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式，装订用胶需呈中性。

图纸不装订，组卷装盒。

7.5装订应牢固整齐，不得有压字、脱页现象。

7.6外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

8、卷盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求

8.1案卷卷皮须采用卷盒。

8.2卷盒的外表面规格为305×220MM，厚度分别为10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM。

8.3卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制。

8.4卷内目录、卷内备考表的规格统一为210MM×297MM。

8.5卷内目录、卷内备考表应采用70g/㎡以上白色书写纸制作。

8.6案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作，脊背尺寸为297mm×10（20、30、40、50、60）mm。

9、声像材料的整理

9.1纸版照片需根据GB/T11821-2002《照片档案管理规范》整理。

9.2数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名，并附说明文字，说明文字内容需包括事由、时间、地点、人物、作者等。

四、案卷质量要求

1、数据真实准确。

2、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签署认可手续完备合规。

3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写，须采用黑色碳素材料书写。

4、纸版案卷需标识正、副本。

正本中所有文件须为原件，副本中除产品质量证明文件和合格证等可为复印件外，其他由项目部自己形成的文件不能为复印件；合格证、出厂证明等质量证明文件，因客观原因没有原件的，需有供应商在质量证明文件复印件上加盖的文件有效证明章（红章），并注明原件存放地点。

5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑，并保证载体的有效性与可读性。

电子文件应与纸版文件一一对应。

扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描，格式为彩色PDF。

用光盘存储时需用不可擦除型光盘。

6、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文。

7、文件编制及存储格式需符合项目管理手册《项目文件管理规定》。

五、归档审查

项目部在项目交工技术文件收集、编制、组卷、整理后，应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，经业主验收合格后方可办理归档交接手续。

归档交接手续连同审查记录全部交业主存档。

六、归档移交

1、项目部应在建设项目中间交接或阶段完结三个月内，将所形成的项目文件（包括纸版、电子版等各种载体的文件）进行规范整理，并经该项目负责人审定后向业主办理归档移交。

2、归档移交时需填写《档案资料移交清单》一式两份，并签字，同时移交EXCEL格式的《档案资料移交清单》和《卷内目录》电子版各一份。

七、附件

附件1卷内目录

附件2卷内备考表

附件3档案资料移交清单

附件4案卷封面式样

附件5案卷脊背式样

附件1

附件2

卷内备考表

互见号：

说明：

立卷人：

年月日

检查人：

年月日

附件3