商品采购计划管理制度X.docx
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商品采购计划管理制度X.docx
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商品采购计划管理制度X
采购计划管理制度
第一章总则
第一条为规范公司采购计划的管理,商品库存合理配置,确保商品物资能够及时满足店面销售,有效的控制采购成本,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购作业。
第三条采购计划管理的原则:
(一)与公司决策保持一致,与公司经营目标一致;
(二)满足销售需要;
(三)库存合理性;
(四)量质符合要求,成本合理。
第二章计划编制要求
第四条采购计划的编制依据主要包括:
(一)销售计划;
(二)仓库库存报表;
(三)近期一个月的销售数据及仓库库存数据;
(四)公司资金周转。
第五条采购计划的编制原则:
(一)量力而行原则:
采购计划要实时结合公司的及时支付能力。
(二)适度超前原则:
采购计划时要充分考虑到物料商品的现实需求与前瞻需求,在公司财力允许的情况下,适度提高采购的余量与内在品质。
但总的出库量不允许大于2个月销量;有特殊情况需单独写纸质版申请找总经理签字审批;
(三)成本经济型原则:
按照降低采购成本的总要求,合格、合理的确定采购计划,包括厂家的政策促销活动等
(四)商品分类原则:
编制采购计划时需按照轻重缓急分为不同的等级,对重点商品或者是主打活动商品要确保优先安排采购。
(五)提高采购整体效益原则:
(1)对季节变化的商品,在销售季节到来之前提前采购;
(2)同一个商品根据有销量保证尽量一次性采购回来入库;
(3)商品集中供应商,整合资源。
第三章采购计划的内容、供应商认证
第六条采购商品的货号、品名、规格、厂家、库存数量、库存上限、库存下限、总库存、一个月销量、二个月销量、计划量等。
第七条采购物品的价格及供应商。
第八条在系统做采购订单、数量、价格。
第九条采购计划中的每种商品的供应商必须经过公司的认证:
采购收集供应商的完整资质,质量管理部审核,必须审核通过后对应的部门签字,总经理签字,方可购进。
第三章采购计划的执行、控制
第十条商品物资部根据总经理\分管领导已批准的计划单,向供应商发出订货计划后,必须对订货计划进行跟踪。
防止出现延期供货的情况,影响到货的进度,无法保证门店正常供货销售。
第十一条每周导仓库的0库存,每个采购认真分析缺货产品,缺货的原因及对应的解决方案,交商品物资部经理,对非正常缺货品种作出相应的考核。
第十二条采购的商品到达后,采购人员应办理相应的接受手续,并配合相关人员对采购的商品进行验收。
第五章附则
第十三条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。
第十四条本制度经总经理批准后予以公布执行,其它相关规定与本制度相冲突的,以本制度为准。
第十五条本规定自2017年8月1日起实施。
商品采购信息管理制度
第一章总则
第一条为进一步规范供应系统的市场信息调查与反馈工作,有效的控制成本,保证信息通道通畅,提高商品市场信息质量与准确性,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司药品采购、保健品、医疗用品和其他物品的采购。
第二章信息调查
第三条信息调查渠道:
(一)市场信息调查:
(1)利用已有的信息资源,如已有的供应商资料名片等;
(2)通过各个医药网;
(3)同行业其他公司调查。
(二)行业信息调查:
(1)展览会,药品交易展览会;
(2)各地举办的连锁峰会。
第三章信息调查报告
第三条商品物资部将收集的信息整理讨论,并进行核实,以确定信息的真假。
第四条信息调查报告包括以下内容:
(一)我公司今年来商品的采购价格,价格比较(与以往同期或前期的比较);
(二)引起价格发生的原因,可从商品的供需关系及国家政策调整方面分析;
(三)商品的成本分析,影响成本发生变化的最主要因素;
(四)信息的来源及来源时间;
(五)我公司对商品的需求及后续采用何种采购措施。
第四章需求信息发布
第五条信息发布:
搜集相关商品当日或近期的商品行情,成本变化、国家政策、网络及其他媒体的分析预测,并分类汇总形成上述的调查报告,在通过内部通讯发到共享平台上,为能采购到质优价廉的商品提供参考资料。
第六条信息发布要求
(一)信息发布人为商品物资部的相关负责人(商品管理人员);
(二)发布频率:
每周发布1~2次,当商品市场行情变动较小的时候可适当延长,但需保证行情变动时及时公布;
(三)准确性:
信息的发布必须保证其准确性,其准确性由市场部及相关业务人员进行评估;
(四)信息发布后及时关注其他人的反馈意见,及时与相关业务人员沟通,做到信息互动。
第五章相关责任
第七条凡提供的行情报告失误给公司采购带来损失的,处罚报告提交人20元/次,造成严重损失的(2000元以上),由提交人及相关业务人员各承担10%的损失。
第六章附则
第八条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。
第十条本制度经总经理批准后予以公布执行,其它相关规定与本制度相冲突的,以本制度为准。
第十一条本规定自2017年8月1日起实施。
商品采购合同管理制度
第一章总则
第一条为规范公司对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及公司的利益,特制定本制度。
第二条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
第二章采购合同的编写
第三条合同必须符合公司《合同管理制度》的要求,商品物资部是采购合同的管理单位,负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
第四条采购合同编写程序:
(一)商品物资采购部门负责起草合同模版,部门经理审核后,发法律顾问修正,形成初稿。
(二)报总经理审批模版。
(三)发生业务时,采购人员根据合作特性,套用合同模版,附补充条款,按流程报相关人员审批。
第三章合同审核、审批权限及内容
第五条采购合同(订单)由商品经理复核。
第六条5万元以下采购合同由总理审批。
第七条5万元以上采购由总经理审批,上报董事长核准。
第八条采购合同包括以下九个方面内容:
(一)合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
(二)采购物品的单价、总价。
第九条采购物品的数量与规格型号。
(一)采购物品的品质和技术要求。
(二)采购物品的履约方式、期限、到货地点。
(三)采购物品的验收标准和方式。
(四)付款方式和期限。
(五)售后服务和其他优惠条件。
(六)违约责任和解决争议的方法。
第四章采购合同的签订和保管
第十条签订采购合同,供应商必须具有法人资格,并以其自己的名义签订采购合同,如果委托别人代签,商品物资部应审验其委托证明。
第十一条公司与供应商签订的合同必须采用书面形式,其他任何形式的合同视为无效合同。
第十二条采购合同可以采用传真的方式进行签订,即公司将合同拟订好后传送给供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立。
第十三条回传确认的合同和附件,应保证字迹和盖章清晰。
第五章采购合同的执行与控制
第十四条合同或订单签订后即具有了法律约束力,使供应商及时准备公司所需的物品。
第十五条商品物资部应配合质量管理部做好采购商品的进场验收工作,当所采购的商品不符合合同所约定的质量要求时,商品物资部应积极联系供应商进行处理。
第十六条商品物资部合同管理人员应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
第十七条供应商的商品,如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象,要求供应商提供进度安排,商品物资部根据进度安排与供应商进行联络,进行积极的协商,确保商品能够及时运送到公司。
如果供应商提供的商品将延缓公司的销售,商品物资部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系,增加采购数量。
第十八条在合同的执行过程中商品物资部要处理好与供应商的关系,将供应商视为公司的战略发展伙伴,便于在市场销售旺季加大商品采购时能够及时供应,在医药销售淡季时能够缩减或取消商品采购的数量。
第十九条商品物资部应本着经济型的原则做好商品的采购进度控制工作,既保证仓库中的采购商品库存最低,同时还能保证采购商品满足店面顾客
的需求。
第六章采购合同的修改与终止
第二十条采购合同及附件的修改与终止条款,报合同审核、审批人员签字才能生效。
第二十一条在合同执行过程中,因供应商原因造成无法按量供应的采购商品,可与供应商签订新的采购商品的数量规定,作为合同的附件执行。
第二十二条在合同执行过程中,若外部市场环境发生变化(例如原材料价格或工资出现上涨,供应商无法按合同规定的价格交货),可与供应商进行协商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。
第二十三条在合同执行过程中,若因不可抗力导致供应商无法按时交货,可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定,作为采购合同的附件执行。
第二十四条有下列情形之一者,视为合同终止:
(一)因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。
(二)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同,由双方协商解决赔偿事宜。
(三)出现违背合同条款的状况。
(四)逾期没有履行合同约定的。
(五)发生符合合同条款中合约解除的事项。
第七章合同纠纷的处理与合同管理
第二十五条当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时,其一般采取如下处理方法:
(一)与供应商协商解决。
(二)请第三方协调解决。
(三)由仲裁机构进行仲裁。
(四)通过法律途径解决。
第二十六条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律,有下列情形之一者,公司将根据情节的轻重进行相应的处理:
(一)泄露合同内容。
(二)私自更改合同内容。
(三)丢失合同。
(四)在合同签订做资料保管中损害公司利益。
第二十七条参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定,给公司造成经济损失和其他损失的,公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚,情节严重者将依法追究其法律责任。
第八章附则
第二十八条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。
第二十九条本制度未尽事宜,依照国家相关的法律、法规和政策执行。
第三十条本制度经总经理批准后予以公布执行,与其它相关规定相冲突的,以本制度为准。
第三十一条本规定自2017年7月1日起实施。
附件:
1.《商品物资供应合同书》略
2.《商品供应合同登记表》
XX大药房连锁有限公司商品供应合同登记表
合同编号
供货方
签定日期
执行日期
签定人
备注
供应商管理制度
第一章总则
第一条为了保证公司商品物资的数量、质量和采购效率的提升,选
择合格的供应商并对其进行持续评估,确保其能为公司提供合格的商品与服务,特制订本制度。
第二条本制度适用于向公司提供商品及服务的所有供应商的评估、考核及选择。
第二章 职责分工
第四条商品物资部负责产品的约谈、议价、政策、合作方式、资质收集、订单审核;质量管理部负责产品及企业资质的审核,物流服务部负责货物的接收、验收、出入库。
第三章 管理程序
第五条供应商资料收集及初评:
采购主动开发且收集具有合作潜力
之厂商相关资料,并参考以往业绩评定是否可列为交易对象,不合格
者给予淘汰。
第六条样品确认:
商品会开完经初评合格后,由采购通知供应商送
商品资质及企业资质,品质结果由质量管理部审核并在新品购进申请
单上签字。
第七条
- 配套讲稿:
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