分拣中心管理制度.docx
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分拣中心管理制度.docx
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分拣中心管理制度
快递公司分拣中心管理制度
为了维护总部及分拣中心及站点派送员的共同利益,缩短快件派送时效,强化快件接收、分拣、封发、中转管理,明确分检中心各部门员工的岗位责任,提高分拣时效及服务质量,确保快件中转运输安全,特制定分拣中心管理制度,望全体员工认真学习,严格执行。
具体内容如下:
一、分拣中心人员编制及岗位职责,分拣中心经理,负责分拣
中心日常工作管理,协调分拣中心与总部分拣(厂商)的业务联系,
监督各站点的快件接收、派发、中转、退库等,确保快件安全。
库
管:
监督系统管理,组织分拣中心日常工作安排,管理档案资料,协调分拣与信息部、财务部、站点的物流管理;负责库房卫生、考勤及安全生产。
分拣组、负责分拣验货、分拣、复检、圭寸发等。
退
单组:
负责退单验收、系统处理及返上级分拣库房。
跟单组:
负
责总部到货、发件发货、系统退单及分拣返货的全程跟单工作。
二、卫生及库房安全管理
1.每天下午工作完毕,将资料、打包材料等归类整齐,将库房全部打扫干净,将垃圾等废弃物单独放置,如卫生打扫不彻底,按照值日表相关规定扣罚。
2.库房应根据需要科学规划,分拣区、退货区、成品区、材料区、办公区、住宿区必须划分清楚,卫生责任到人,确保库房干净整洁。
3.装置监控设施,确保库房快件安全,专人管理,定期维修保
养监控设备
4.定期检查消防安全工作,将灭火器放在醒目位置;库房内严禁烟火,禁止吸烟,如发现有人吸烟,每次罚款100元(非工作人员可提醒禁止吸烟);库房内每发现一个烟头,则处罚所有工作人员每人50元。
5.未经总经理或库管允许,严禁带闲杂人员进入库房内,否则处罚100-300元。
6.注意电器电源安全,如办公电脑、打印机、电灯等电源安全,定期除尘、检查和检修相关电路,确保安全用电。
7.齐心协力,备好相关工具,做好雨季防雨、防水工作,防患于未然。
8.做好值班工作,必要时可加强人员值班;加强防火、防水、
防盗意识,每月给值班人员适当补助。
9.库房内的所有快件、物品、材料不得私自偷盗、变卖或赠送他人,一经发现,就地除名并保留追究刑事责任的权利。
10.所有废品未经主管经理审批,不得私自变卖,一经发现,就地除名并扣罚当月所有工资。
三、分拣中心日常工作管理
(一)快件入库验收管理
1.分拣中心跟单员应每日查看库管系统,掌握到货情况,如有延期未到自发货日起,中转超过4天仍未到达的快件的大包,应及时反馈上级分拣主管,追查快件运输中转情况,不得玩忽职守或不
作为
2.大包到达后,应在监控摄像范围内,由两人(含两人)以上
共同验收、拆封,核对快件实际数量、清单数量及系统内数量是否一致,如三组数字核对后无误,方可做系统入库确认;否则,如擅自入库引起到货数量争议则由所有当事人承担责任,每次除罚款
100元外并承担相应责任。
3.提取大包或大包送到后,应核对运单,严格检查大包数目,现场称重复核,验视大包外包装,察看是否有拆封、挤压、变形、
进水或包装残损、破漏现象(必要时用数码相机拍照取证);如有异常,应保留大包封装原样,不得私自拆封,应现场协调处理,由承
运方出具相关书面证明材料(加盖鲜章),在货到后1小时内反馈上级发货主管抉择是否收货,并做好相关善后事宜处理;否则,出现丢件、残损件由收件业务员承担全部责任。
4.分拣业务员拆解总包后,先查看装箱清单及实际快件数量,
检查数量是否正确;逐件检查快件,如有异常件(破损、严重变形、缺货、液体外流受污染等),应在接货后1小时内反馈上级分拣中心主管(或发货厂商库房)给予协查备案,说明异常详情(总包重
量、快件数量,异常单单号、客户姓名,商品明细、实际商品数量,
实际商品重量等),并将残余商品及快件保存好,待分公司经理处理完毕后再做处理;分拣中心业务员不得侵吞内置物品或谎报快件部分丢货、残损,否则自行承担全部责任。
5.拆箱后,如发现大包内无装箱清单,应及时上报主管经理及
发货方,核对到件数量是否正确,并要求补发大包清单;如不反馈
或反馈后对方不给确认就擅自收货入库,出现少货扯皮情况,则由
负责验收该批快件的业务员承担主要责任,分拣组主管承担连带责
任。
6.对于上级分拣(或发货厂商)多发出的快件(实货比清单多
出),或夹杂其他省区的快件,分拣中心应在接货后2小时内上报分公司总经理及发货方核实备案,不得隐瞒或侵吞,如谎报、隐瞒
不报超过24小时,分公司一经查出将给予该当事人200-500元处罚;如隐瞒不报超过48小时,按照侵吞公司财物对待,扣除所有参与人当月全部工资,总公司保留将其除名以及报案追究其刑事法律责任的权利。
7.当日所有到货的清单必须分类归档保存,最短时效6个月,
如有残缺或遗失,由负责档案管理的库管负责,每份罚款100元。
(二)分拣圭寸发
1.快件数量核对无误后,应按照站点区域进行分拣;分拣快件
时,不得有抛掷、摔打、拖拽等有损快件的行为,对于优先快件、
代收货款件等要单独分拣;电子产品、液体、易碎品要轻拿轻放,
按大不压小、重不压轻的原则分拣,否则,给予相应受损快件价值
2倍的处罚,情节严重的就地除名。
2.待分件应与已分拣的快件堆位要保持一定的距离,防止混淆和误分,赶发运输时间和处理时限较短的快件,要集中摆放到指定区域,便于封发。
3.无法分拣及分拣易出错的快件如快件运单脱落,超重,超规格,禁运件未加标志,包装残损、塌陷、水湿、油污、渗漏等,地
址填写错误或寄达目的地填写错误的快件,应在有效处理后方可分
拣,否则由处理人员承担责任一一每次罚款100—300元。
4•快件分拣封发处理部门应发挥检查控制作用,在快件处理过程中,对上级分拣发错、包装破损、内置物品残损的快件要认真对
待,严格把关,一经发现要立即停止转发,单独堆码,报告分拣中
心经理后再做处理。
5•快件在预分拣后完毕后,业务员必须进行复检,看看有无分错区域;复检人员在核对堆位快件准确无误(无其他区域快件)后,认真抽取并清点二联面单及快件总数,确保一致,以备入库扫描及
存档查询;如检查不严,夹杂其他区域快件,或重复抽联致使快件
发错或清单出错,除承担相应发货、返货费用外,每次另行处罚
100—300兀。
6.分拣复检无误后,所抽面单由专业人员进行入库扫描,录入
相应条码信息,再根据实物逐一做出库扫描,打出发货清单”以
便接收方复核总包内快件,也便于快件作业内部查询。
7.分拣封包由分拣验收人一并完成,全程承担复检、核对清单
实货、装箱封发责任,确保清单数量与实际快件数量一致、名称一
致,并在装箱后封发严实,在大包上贴上封贴,写清寄达地、收件
人、件数、日期等相关数据。
8.大包在封发前,清单打印人及装箱复检人必须在清单上签名
确认;否则,若无签字,每人每次给予50元罚款;大包在封发时,必须内放装箱清单,如漏放清单,每次每件处罚封箱人50元。
9.分拣中心直发各地市的快件,装箱清单一式3份,随货一份,
库房留存一份,交信息主管一份;直发县级站点快件,发货清单一式三份,公司信息主管一份,随货发一份,地级市首代业务员一份,跟单员应做好跟单工作,严格监督到货、接货、配送情况,如有异
常情况应及时与地市站点首代及分公司总经理沟通,确保到货安全。
10.分拣中心发完货后,必须将当天所有发货清单(第一联)及
所抽面单(无面单可抽时必须手写客户详细订购信息)交信息部留存,以上资料不得延误、残缺,否则,分拣中心主管经理承担责任。
11.如走快递中转,由装箱人自行粘贴发货运单运单粘贴前必须
检查运单收件人姓名、地址、电话等信息,不得出现任何失误,如
出现运单信息错误、贴错或遗漏,致使大包发错或收件人提不到货,经办人除承担往返运费外,另行处罚100—300元;如因此引起快
件遗失,则承担全部损失责任。
(三)中转、运输、跟单
1.分拣中心在每天下午18:
30前必须将所有需要中转的大包封发完毕,在当天晚19:
30之前必须完成快递(物流)发货,确保大包在第二天上午到达各派送站点;无特殊原因(特殊情况必须上
报总经理批准或备案,否则无条件发货),当天20:
00前必须将全部大包发走,否则,如有漏发大包,每包处罚100元,由分拣中心
经理、业务员共同承担。
2.需要走物流发货的区域快件,当天必须无条件发出;分拣业
务员必须在下午16:
00以前完成所有物流快件封发,如未按时封发完成,每件处罚50兀;如按时封发完成,发货人员当天未将快件
发出,每包处罚50元。
当天快件滞留分拣大库未发出,也未反馈
分公司经理,每包处罚连带处罚分拣中心经理50元。
3.当天如未发货,分拣中心经理应让跟单员及时通知各站点(当天晚20:
00前)未发货的原因上报分公司总经理,如不通知派送员或通知不全,每次处罚跟单员50元;如不上报总经理,一经发现,每包处罚分检中心50元。
4.大包发出后,应确保全程跟单,如站点业务员在次日12:
00
前未收到货,应及时协调查询,不得怠慢延误,否则,每次给予
50-100元处罚。
5.如中转物流公司到货太慢或经常出现爆仓、丢货、残损、拆
包现象,分拣中心跟单员应及时反馈分拣主管给予调整;如果是中转快递送货不及时或时常有压单延误派送现象,跟单员应及时反馈,
由分拣中心主管与负责承运的快递主管协调处理,否贝S由此引起的
多批大包中转延误或重大损失,跟单员与分拣中心经理承担连带责
任。
6.当天如停电、网络出现问题而不能正常操作系统,如入库、
出库,打印清单,分拣中心应提前组织人员(信息部可帮忙抄单)手工抄单,确保当天货物按时发出;遇到异常情况,当天既不报告
分公司经理,也不组织发货,责任由分拣中心经理全部承担,每次
处罚300—500元。
7.无特殊情况,确保每天必须将分拣中心所有快件中转发出。
如私自延迟到第二日发货,每次处罚分拣中心经理300—500元。
8.未经分公司总经理批准,任何人无权指令分拣中心将站点快件转发邮政EMS,否则,分拣中心经理承担连带责任。
(四)返货验收及中转发出
1.所有客户拒收快件或在规定时效内无法派送的快件,自派送员接到后,最多保留5—8天,除厂商或客户要求保留的,必须无条件退回分拣中心库房。
2.跟单员应定期检查系统,对系统内超期退单未返货”应及时督
促派送员退回,对严重超期(自接单日期超过30天的快件)的退单未返货”应给予经济处罚或责令其全额买单,特殊情况应报分公司经理及上级分拣中心主管处理,否则,私自回收厂家拒收的超期退
单,自行承担埋单责任。
3.所有退单入库时,必须对大包称重复查,如重量与运单标明不符(超出或短缺0.3kg,以上)应及时告知分拣中心经理及发货方,不得自行拆包验货,否则自行承担责任。
4.返货如发到付件时,分拣退单组必须严格检查快件重量及应付运费,快递返货,每公斤不得超过1.5元,如超标严重,应责令派送员注意,不予报销,否则责任自负。
5.退单大包如有异常,如挤压、变形、破损严重、进水等,疑S似丢货或损坏时,验货人应特别小心,除称重外,必须在录像机监
控范围内由两人以上共同验收方可有效;对明显有问题的大包,应
与承运人共同拆包验货,如有问题,可要求对方出具书面证明(加
盖对方单位鲜章),并在1小时内上报返货人及分公司经理处理。
6.大包内快件数量与清单相符无误时,应仔细检查有无残损、
拆封的快件,看看内置物品是否短缺、残损,所有客户拆封的快件,必须有客户签字证明(客户姓名、退单原因、内置物品品名、型号、颜色、规格、数量等),否则视为业务员私自拆包,如有遗失,可追究业务员责任。
7.对于拆封快件,如无客户签字,退单组验货员可电话告知该
业务员务必注意,否则,如再次出现无签字被拆快件时,就要给予
处罚,每单罚款20元。
8.对于无清单的退单大包,验货员必须告知派送员到货重量及
实际快件数量,并要求派送员在2给工作日内通过快递单独邮寄清单,邮寄费用由派送员自负;派送员如不愿或延迟邮寄清单,则给予50元处罚,直接从工资中扣除,并在一周内作停单处理。
9.所有拆包快件必须称重、备案登记,因退单组验货不细心,
导致部分问题退单(缺货、残损、变质)入库,返货给上级分拣或厂商库房经检查出现丢货、或货物残损情况,则由验货人员承担部分责任。
10.所有退单,必须扫描条码,在辅助查单内查看系统状态,对
于没有任何信息的途中单、或信息不确切的异常单,不得随便扫描退单入库;退单组负责人必须将此类信息反馈给信息主管处理,由
信息主管开罚单,每单给予30—50元罚款;否则,无视此类信息,擅自扫描途中单、异常单入库,操作人员承担全部责任。
11.未经分公司信息主管许可,业务员不得允许客户部分签收,
否则自行承担后果,如收到总部分拣的部分签收件,验货人员应查询系统或与信息主管核实,否则,对此类订单不得随意入库;如是
特能订单,允许做部分签收,但在处理时,必须严格检查系统信息
及退回商品数量明细,否则不得随意入库。
12.对部分签收退回的货物,必须单独堆放,返货时应有总经理
及分拣经理共同签字,任何人不得私自侵吞。
13.业务员的退单返货清单必须保留好,个月内的清单不得销
毁,4不得遗失一张,否则,每张处罚档案管理人200元。
14.在做系统退单信息时,必须检查自身信息,信息应保持同步,不能为了省事而做虚假信息;否则,如引起厂商投诉或追究责任,则由分拣中心经理、退单组、特能信息专管员承担连带处罚责任。
15.所有退货在收到2小时内必须验收入库,不得延误,如收到后3小时后验货,出现问题,由验货人员承担全部责任。
16.返货验收后,应将到货情况在3小时内反馈给返货业务员,否则,每次处罚30元。
17.对发货出错的快件以及返回的又需要再次派送的快件(客户催单),不得私自扫描入库,但需要记录备案。
如将此类快件扫描入库,每单罚款50元;
18.出错快件及需要二次派送的快件,在进入库房后,必须当天
19.如返货内内有催单快件,信息部未及时通知再次派送订单,则处罚信息主管每单30元。
20.退单每周返厂2次,不得积压,退单大包每包一份清单,
一式三份,随货发上级分拣(或厂商)一份,分公司留存两份,每份清单上必须有两人以上共同装箱签字证明;如无签名,每份处罚
款100兀。
21.退单返货时,封装必须严实,标志明确,重量、件数书写清楚,如用纸箱封装,必须粘贴专用封贴。
必要时,可在外面加套编织袋以确保快件安全运输。
22.对于贵重物品,应给予保价运输;退单发走后,留存相关返
货资料(清单、运单)应严密跟单,确保对方收到货物。
23.检查并跟踪系统,确保上级分拣或厂商在系统内将退单确认处理完毕,方可结束跟单。
(
五)丢货索赔与系统管理
1.所有的工作流程管理,必须与系统监控保持一致,系统内不
得有未处理的订单,如、快件待配送单”退单未返货”单或其他异常订单,如丢货单或状态当前错误单;分拣中心经理每月必须将当
月系统订单异常情况书面报告给分公司经理及上级主管经理,不得
隐瞒不报,否则按照丢货处罚。
2.定期清理系统,查看数据,明晰责任,不推倭扯皮,如系统
未处理或没有明确理由,导致总部处罚,则由分拣中心主管承担一
切责任
3.如出现丢货或快件残损现象,应在第一时间上报分公司经理
及上级发货主管,不得拖延或瞒报,否则,责任自负。
4.对于异常丢货单,应抓紧追查,责任到人,不得拖延,按照实际情况给予处理。
5.如属分拣内部因素,如因疏忽少收货物或大意发错货物,则由当事人承担主要责任。
6.如属派送员因素,如大意收货、发货,丢货或变相侵吞货物,则由派送员承担主要责任。
7.如属物流快递因素,则根据实际情况,追究其失职责任并上报总公司。
8.所有丢货,按照零售价全价赔偿,个别商家的快件可申请总部给予酌情赔偿。
9.以上处罚,从违章责任人工资提成中直接扣除,处罚时分公司主管经理会口头通知,并将书面罚单发给受罚人确认;如有异议,请及时上报分公司总经理给予仲裁处理。
望全体业务员共同遵守;解释权归总公司,如有异议,可直接咨询分公司总经理给予解读。
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