建设工程资料归档规范.docx

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建设工程资料归档规范

建设档案资料

档案目次

1总则.........................................................................................6

2术语.........................................................................................7

3基本规定..................................................................................9

4工程文件的归档范围及质量要求..................................................10

4.1工程文件的归档范围...............................................................10

4.2归档文件的质量要求...............................................................10

5工程文件的立卷................................................................12

5.1立卷的原则和方法...................................................................12

5.2卷内文件的排列.......................................................................12

5.3案卷的编目..............................................................................12

5.4案卷装订............................................................................14

5.5卷盒卷夹案卷脊背...........................................................14

6工程文件的归档...........................................................................15

7工程档案的验收与移交................................................................16

附录A建设工程文件归档范围和保管期限表...................................17

附录B卷内目录式样......................................................................33

附录C卷内备考表式样..................................................................34

附录D案卷封面式样......................................................................35

附录E案卷脊背式样......................................................................36

本规范用词说明................................................................................37

1总则

1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整准确的工程档案,制定本规范

1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收,专业工程按有关规定执行

1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定

2术语

2.0.1建设工程项目（constructionproject）

经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位,它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成

2.0.2单位工程（singleproject）

具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分

2.0.3分部工程（subproject）

单位工程中可以独立组织施工的工程

2.0.4建设工程文件（constructionprojectdocument）

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件.监理文件,

施工文件.竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件

2.0.5工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）

工程开工以前,在立项.审批.征地.勘察设计招投标等工程准备阶段形成的文件

2.0.6监理文件（projectmanagementdocument）

监理单位在工程设计.施工等监理过程中形成的文件

2.0.7施工文件（constructingdocument）

施工单位在工程施工过程中形成的文件

2.0.8竣工图（as-bui1ddrawing）

工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样

2.0.9竣工验收文件（handingoverdocument）

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件

2.0.10建设工程档案（projectarchive）

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字.图表.声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案

2.0.11案卷（file）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位

2.0.12立卷（filing）按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷亦称组卷

2.0.13归档（puttingintorecord）

文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构

3基本规定

3.0.1建设.勘察.设计.施工.监理等单位,应将工程文件的形成和积累,纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围

3.0.2在工程文件与档案的整理立卷验收移交工作中建设单位应履行下列职责:

1在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时,应对工程文件的套数.费用.质量.移交时间等提出明确要求

2收集和整理工程准备阶段,竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档

3负责组织监督和检查勘察设计.施工.监理等单位的工程文件的形成,积累和立卷归档工作,也可委托监理单位监督检查工程文件的形成,积累和立卷归档工作

4收集和汇总勘察设计.施工.监理等单位立卷归档的工程档案

5在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收,未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收

6对列入城建档案馆（室）接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程移交

3.0.3勘察设计.施工.监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交

3.0.4建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交,各分包单位应将本单位形成的工程文件整理,立卷后及时移交总包单位建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集,整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交

3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督.

检查.指导,在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件

4工程文件的归档范围及质量要求

4.1工程文件的归档范围

4.1.1对与工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状

具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档

4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求

4.2归档文件的质量要求

4.2.1归档的工程文件应为原件

4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计.

施工.监理等方面的技术规范.标准和规程

4.2.3工程文件的内容必须真实准确,与工程实际相符合

4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水.蓝黑墨水.

不得使用易褪色的书写材料,如:

红色墨水.纯蓝墨水.圆珠笔.复写纸.

铅笔等

4.2.5工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备

4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）图纸宜采用国家标准图幅

4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的纸张,图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件

4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章

1竣工图章的基本内容应包括:

竣工图.字样.施工单位.编制人.审核人.技术负责人.编制日期.监理单位.现场监理.总监

2竣工图章示例如下（图4.2.8）:

3竣工图章尺寸为:

50mm80mm

4竣工图章应使用不易褪色的红印泥应盖在图标栏上方空白处

4.2.9利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据,凡施工图结构工艺平面布置等,有重大改变或变更部分超过图面1/3的应当重新绘制竣工图

4.2.10不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）,统一折叠成A4幅面（297mm210mm）图标栏露在外面

5工程文件的立卷

5.1立卷的原则和方法

5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用

5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷

5.1.3立卷可采用如下方法:

1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件.监理文件.

施工文件.竣工图.竣工验收文件5部分

2工程准备阶段文件可按建设程序.专业.形成单位等组卷

3监理文件可按单位工程.分部工程.专业.阶段等组卷

4施工文件可按单位工程.分部工程.专业.阶段等组卷

5竣工图可按单位工程.专业等组卷

6竣工验收文件按单位工程.专业等组卷

5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求:

1案卷不宜过厚,一般不超过40mm

2案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷

5.2卷内文件的排列

5.2.1文字材料按事项专业顺序排列,同一事项的请示与批复,同一文件的印本,与定稿,主件与附件不能分开,并按批复在前,请示在后,印本在前,定稿在后,主件在前,附件在后的顺序排列

5.2.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列

5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前图纸排后

5.3案卷的编目

5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:

1卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号页号从1开始,2页号编写位置:

单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角

3成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码

4案卷封面.卷内目录.卷内备考表不编写页号

5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定:

1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求

2序号:

以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注

3责任者:

填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时选择两个主要责任者,其余用等代替

4文件编号:

填写工程文件原有的文号或图号

5文件题名:

填写文件标题的全称

6日期:

填写文件形成的日期

7页次:

填写文件在卷内所排的起始页号.最后一份文件填写起止页号

8卷内目录排列在卷内文件首页之前

5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定:

1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求

2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数（照片张数）,

以及立卷单位对案卷情况的说明

3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后

5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定:

1案卷封面印刷在卷盒卷夹的正表面,也可采用内封面形式案卷封面的式样宜符合附录D的要求

2案卷封面的内容应包括:

档号档案馆代号案卷题名编制单位.

起止日期.密级.保管期限.共几卷.第几卷

3档号应由分类号.项目号和案卷号组成,档号由档案保管单位填写

4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号,档案馆代号由档案馆填写

5案卷题名应简明，准确地揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称.专业名称.卷内文件的内容

6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者

7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期

8保管期限分为永久长期短期三种期限各类文件的保管期限

详见附录A

永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命,短期是指工程档案保存20年以下,同一案卷内有不同保管期限的文件。

该案卷保管期限应从长。

9密级分为绝密机密秘密三种同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级

5.3.5卷内目录.卷内备考表,案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作幅面,统一采用A4幅面

5.4案卷装订

5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订,既有文字材料,又有图纸的案卷应装订,装订应采用线绳三孔左侧装订法要整齐牢固,便于保管和利用

5.4.2装订时必须剔除金属物

5.5卷盒.卷夹.案卷脊背

5.5.1案卷装具一般采用卷盒.卷夹两种形式

1卷盒的外表尺寸为310mm220mm厚度分别为20.30.40.50mm

2卷夹的外表尺寸为310mm220mm厚度一般为20~30mm

3卷盒卷夹应采用无酸纸制作

5.5.2案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号，案卷题名，式样宜符合附录E

6工程文件的归档

6.0.1归档应符合下列规定:

1归档文件必须完整准确系统，能够反映工程建设活动的全过程文件，材料归档范围详见附表A文件材料的质量符合4.2的要求。

2归档的文件必须经过分类整理并应组成符合要求的案卷

6.0.2归档时间应符合下列规定:

1根据建设程序和工程特点归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2勘察设计单位应当在任务完成时施工监理单位应当在工程竣工验收前将各自形成的有关工程档案向建设单位归档

6.0.3勘察设计施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位和监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对档案文件完整准确，系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。

6.0.4工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）

6.0.5勘察设计，施工，监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接

6.0.6凡设计施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。

7工程档案的验收与移交

7.0.1列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程

建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收

7.0.2城建档案管理部门在进行工程档案预验收时应

重点验收以下内容:

1工程档案齐全系统完整

2工程档案的内容真实准确地反映工程建设活动和工程实际状况

3工程档案已整理立卷立卷符合本规范的规定

4竣工图绘制方法图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁盖有竣工图章

5文件的形成来源符合实际要求单位或个人签章的文件其签章手续完备

6文件材质

幅面书写绘图用墨托裱等符合要求

7.0.3列入城建档案馆（室）接收范围的工程

建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案

7.0.4停建缓建建设工程的档案暂由建设单位保管

7.0.5对改建扩建和维修工程

建设单位应当组织设计，施工单位据实修改补充和完善原工程档案，对改变的部位，应当重新编制工程档案并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆（室）移交

7.0.6建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时

应办理移交手续

填写移交目录

双方签字

盖章后交接

附录A建设工程文件归档范围和保管期限表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

工程准备阶段文件

一立项文件

1项目建议书永久

2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久

3可行性研究报告及附件永久

4可行性研究报告审批意见永久

5关于立项有关的会议纪要领导讲话永久

6专家建议文件永久

7调查资料及项目评估研究材料长期

二建设用地征地拆迁文件

1选址申请及选址规划意见通知书永久

2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久

3拆迁安置意见协议方案等长期

4建设用地规划许可证及其附件永久

5划拨建设用地文件永久

6国有土地使用证永久

三勘察测绘设计文件

1工程地质勘察报告永久永久

2水文地质勘察报告自然条件地震调查永久

3建设用地钉桩通知单（书）永久

续附录A表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

4地形测量和拨地测量成果报告永久永久

5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期

6初步设计图纸和说明长期长期

7技术设计图纸和说明长期长期

8审定设计方案通知书及审查意见长期长期

9有关行政主管部门（人防环保消防交通园林市政文物通讯保密河

湖教育白蚁防治卫生等）批准文件或取得的有关协议永久

10施工图及其说明长期长期

11设计计算书长期长期

12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期

四招投标文件

1勘察设计招投标文件长期

2勘察设计承包合同长期长期

3施工招投标文件长期

4施工承包合同长期长期

5工程监理招投标文件长期

6监理委托合同长期长期

五开工审批文件

1建设项目列入年度计划的申报文件永久

2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久

3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久

4建设工程规划许可证及其附件永久

5建设工程开工审查表永久

续附录A表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

6建设工程施工许可证永久

7投资许可证审计证明缴纳绿化建设费等证明长期

8工程质量监督手续长期

六财务文件

1工程投资估算材料短期

2工程设计概算材料短期

3施工图预算材料短期

4施工预算短期

七建设施工监理机构及负责人

1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期

2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期

3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期

监理文件

1监理规划

监理规划长期短期

监理实施细则长期短期

监理部总控制计划等长期短期

2监理月报中的有关质量问题长期长期

3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期

4进度控制

工程开工复工审批表长期长期

工程开工复工暂停令长期长期

5质量控制

不合格项目通知长期长期

续附录A表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

质量事故报告及处理意见长期长期

6造价控制

预付款报审与支付短期

月付款报审与支付短期

设计变更洽商费用报审与签认长期

工程竣工决算审核意见书长期

7分包资质

分包单位资质材料长期

供货单位资质材料长期

试验等单位资质材料长期

8监理通知

有关进度控制的监理通知长期长期

有关质量控制的监理通知长期长期

有关造价控制的监理通知长期长期

9合同与其他事项管理

工程延期报告及审批永久长期

费用索赔报告及审批长期长期

合同争议违约报告及处理意见永久长期

合同变更材料长期长期

10监理工作总结

专题总结长期短期

月报总结长期短期

工程竣工总结长期长期

质量评价意见报告长期长期

施工文件

一建筑安装工程

续附录A表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

（一）土建（建筑与结构）工程

1施工技术准备文件

施工组织设计长期

技术交底长期长期

图纸会审记录长期长期长期

施工预算的编制和审查短期短期

施工日志短期短期

2施工现场准备

控制网设置资料长期长期

工程定位测量资料长期长期

基槽开挖线测量资料长期长期

施工安全措施短期短期

施工环保措施短期短期

3地基处理记录

地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期

验槽记录和地基处理记录永久长期

桩基施工记录永久长期

试桩记录长期长期

4工程图纸变更记录

设计会议会审记录永久长期长期

设计变更记录永久长期长期

工程洽商记录永久长期长期

5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告

砂石砖水泥钢筋防水材料

隔热保温防腐材料轻集料试验汇总表长期

续附录A表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

砂石砖水泥钢筋防水材料

隔热保温防腐材料轻集料出厂证明文件长期

砂石砖水泥钢筋防水材料轻集料焊条沥青

复试试验报告长期

预制构件（钢混凝土）出厂合格证试验记录长期

工程物质选样送审表短期

进场物质批次汇总表短期

工程物质进场报验表短期

6施工试验记录

土壤（素土灰土）干密度试验报告长期

土壤（素土灰土）击实试验报告长期

砂浆配合比通知单长期

砂浆（试块）抗压强度试验报告长期

混凝土配合比通知单长期

混凝土（试块）抗压强度试验报告长期

混凝土抗渗试验报告长期

商品混凝土出厂合格证复试报告长期

钢筋接头（焊接）试验报告长期

防水工程试水检查记录长期

楼地面屋面坡度检查记录长期

土壤砂浆混凝土钢筋连接混凝土抗渗试验报告汇总表长期

7隐蔽工程检查记录

基础和主体结构钢筋工程长期长期

钢结构工程长期长期

防水工程长期长期

续附录A表

序号归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案馆

高程控制长期长期

8施工记录

工程定位测量检查记录永久长期

预检工程检查记录短期

冬施混凝土搅拌测温记录短期

冬施混凝土养护测温记录短期

烟道垃圾道检查记录短期

沉降观测记录长期

结构吊装记录长期

现场施工预应力记录长期

工程竣工测量长期长期

新型建筑材料长期长期

施工新技术长