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004油销作业指导书
目录
一、岗位职责2
二、油销管理制度5
三、油销售业务流程及作业指导书9
四、包装油销售、计划、生产、出库流程13
五、经销商管理17
一、岗位职责
1.1油销售部总体职责
油销售部是公司产品及出入公司大宗货物的品质和质量控制体系的管理机构,具体职责范围如下:
1.1.1负责市场调查、分析、开拓工作,找寻最佳销售通路;
1.1.2负责编制公司营销计划、营销策略并遵照执行;
1.1.3负责销售公司油类产品,并协调相关部门为客户提供优质服务;
1.1.4负责对产品销售合同合同的评审;
1.1.5定期对客户进行走访,不断提高服务质量;
1.1.6营销管理,对公司的营销情况作出分析总结;
1.1.7负责信息收集、信息分析工作,为领导决策提供依据;
1.1.8负责不合格品的退货、降价或索赔工作,并通知供应商改进工作;
1.1.9负责采购品质量和使用情况的及时反馈工作;
1.1.10广告宣传、策划及促销活动安排;
1.1.11催收欠款;
1.1.12配合其他部门制定公司相关计划、制度;
1.1.13完成公司交办的其它工作。
1.2油销售部经理职责
1.2.1负责公司油类产品的销售;
1.2.2负责公司辅助区域内市场的调研、分析工作;
1.2.3负责开拓新市场,寻找最佳贸易机会;
1.2.4负责监督、检查和落实公司质量管理体系的有关质量管理工作;
1.2.5负责草拟公司营销计划、营销策略,上报及实施;
1.2.6制定本部门工作制度,销售及相关人员的培训、考核;
1.2.7负责合同履行监督、应收帐款的催收工作;
1.2.8定期、不定期走访客户,及时处理客诉中存在的问题;
1.2.9关心和了解油销售部员工的身心健康和思想动态,帮助解决贸易部员工在工作和生活各方面的困难;
1.2.10对本部门员工工作情况进行考核;
1.2.11监督检查本部门各项工作的进展及规章制度的执行情况,对违规现象和不合理现象进行及时纠正;
1.2.12对本部门一段时间的工作及时总结,找出差距,提出解决办法;定期对公司营销情况总结、分析,为领导提供决策依据;
1.2.13协调相关部门,为客户提供优质服务;
1.2.14对公司提出的年度目标完成情况负责;
1.2.15负责组织并完成公司交办的其他工作。
1.3油销主管职责
1.3.1制定本区域发展规划;根据公司整体销售目标制定各地市的销售计划;审核各地市场销售计划,保证销售计划合理性和满足市场需求。
1.3.2负责销售目标的达成情况,指导销售不理想的地市场提升计划并得以有效改善。
1.3.3开发和管理各地市场客户群;保证客户的发展和提升符合集团快销品不断发展的需要
1.3.4根据公司制定的客户评估标准,开展经销商评估;提供对客户的培训支持。
1.3.5负责区域内客户投诉处理;客户管理的有效执行。
1.3.6制定和执行业务人员的培训计划不断提高员工素质,培养专业销售团队;对业务人员进行客观有效的考评。
1.3.7和各部门有效沟通,合理下达生产计划,保证产品正常供应销售。
1.3.8负责完成上级交办的其他工作。
1.4油销业务员职责
1.4.1完成公司下达的各种销售任务;
1.4.2遵守公司制定的价格体系,如需价格优惠需经领导批准后方可执行;
1.4.3业务人员没有放帐权利,如遇特殊情况,可向经理申请;
1.4.4出差应写出差报告,出差期间应每日至少一次向主管经理汇报工作情况;
1.4.5主管经理可定期要求业务人员安排引见其客户,了解其工作情况;
1.4.6应如实认真填写《销售员每周工作报告》,并于每周五16:
00前于直属上级;
1.4.7负责催收其名下的各种应收帐款;
1.4.8应掌握市场动态并及时反馈市场信息;
1.4.9勇于开拓新客户,开发新市场。
1.5油销售执行职责
1.5.1协助销售经理完成各类信息的收集、录入、汇总、分析工作
1.5.2负责打印、传递、保管各品种采销合同、合同付款、执行及结算情况。
1.5.3装船及发运车皮时,做出发船及车皮的计划传递给业务部、物流部、质量安全部、罐区及结算大厅,及时通知各相关部门做好装发准备;
1.5.4负责销售统计及分析工作,按进度做好日报、月报、年报,报销售经理
1.5.5每日做油脂部的“油品销售、出库日报表”;并传递每日报价给结算
1.5.6汇总打印并存档本部门工作周报、各部门报表、各部门的待处理件、公司及部门会议纪要;
1.5.7每日向财务部报“异地库销售日报表”(含费用汇总);
1.5.8负责国内移库油品的销售报表传递、核对及一些相关工作;
1.5.9负责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作。
完成本部门的行政事务性工作,为本部人员提供后勤服务
1.5.10及时、准确的完成领导交办的其它事项
二、油销管理制度
1报价制度
1.1目的
为明确公司当日销售价格,为合同和零售价格作指导
1.2责任
1.2.1油销部执行负责对报价信息的拟定;
1.2.2油销部经理负责对报价信息的批准;
1.2.3油销售部执行负责对报价信息的传递,传递对象:
相关业务员和经理。
1.3制度
1.3.1报价由油销售经理在集团领导指导下,根据市场和库存情况拟定,报油销售经理(或其授权人)批准后执行;
1.3.2报价当日有效,如有更改以当天新的报价信息为准
1.3.3油销售执行及业务人员以贸易部经理批准的报价信息向客户报价,所报价格不得低于公司当时有效报价。
1.4程序:
↗执行
申请→拟定报价信息→在此申请→批准
↘相关业务人员
2合同的签订、变更
2.1目的
确保公司的每笔销售业务符合公司的经营目标,并及时达到有关部门以便执行。
2.2责任
2.2.1油销售部全国总经理负责对合同的条款进行最终批准;
2.2.2工厂油销部经理对合同条款审核;
2.2.3油销部业务人员负责提出并与客户沟通,督促客户按期执行合同;
2.2.4油销售部的相关服务执行负责合同的签批过程,汇总并传递至财务部、管理部;
2.3制度
2.3.1合同定金必须在合同签定后一日内交我公司帐户(节假日顺延);
2.3.2合同打出后,由贸易部经理或授权人签批后盖章传真至对方,对方签字盖章后回传,如有修改,需经双方同意,并在修改处盖章。
2.3.3合同签定回传时间内回传有效;
2.3.4合同变更需由总经理签批后盖章,其它同合同签订程序,条件为A、公司库存;B、质量;C、发运;D、市场因素
2.3.5油品销售合同必须正确、清晰地写明下列各项:
A顾客的全称;
B产品的名称、数量、单价和总价;
C价格条款、付款方式、时间;
D产品质量条款、技术要求;
E交货时间、地点和交货方式以及费用的承担方式;
F验收标准和时间方式;
G违约条款。
双方约定的其他条款
2.4程序
销售代表(沟通成熟后)→油销部执行→工厂油销售部经理或授权人(审批)→盖章传至客户→客户盖章传回存档
3商务
3.1目的
确保所有影响销售收入的客户投诉,最大限度减少公司损失,经审批后能及时反映在帐务里,有效保障公司的日常反应能力,在客户中建立良好的公司信誉。
3.2责任
3.2.1全国销售总经理负责对商务处理方案的最终批准;
3.2.2工厂油销经理或授权人负责对商务处理方案的审批;
3.2.3业务员负责与客户的沟通、协调,并提出处理方案;
3.2.4油销部执行负责传递、追踪。
3.3制度
3.3.1油销部收到客户投诉后应及时填制《客户投诉表》,并转交质量安全部进行调查;
3.3.2质量安全部接到《客户投诉表》之后,必须在24小时内确认调查结果并及时转交油销部,针对质量安全部确认的调查结果,油销部应提出处理方案
3.3.3油销部负责整理客户投诉的相关资料,并同商务处理方案呈报总经理或授权人批准,批准后方可执行
3.3.4工厂总经理批准方案后,退还油销部负责执行
3.3.5油销部将处理方案通知客户,并通报财务部凭以办理结算和帐务调整,督促质量安全部、财务部落实处理方案
3.3.6结合客户意见,提出处理方案,查找问题原因,进入商务处理程序,追究有关部门责任,火车如发生被盗、少件、雨淋,销售代表必须到现场;
3.3.7如发生商务,客户必须书面形式提出,并有业务员代表确认,我公司在收到业务员确认后当日起七日内给客户答复,油销部执行收到商务后及时通知相关部门,如商务较大需现场堪察的,相关部门需在收到通知后到现场堪察,并及时做出书面报告(省内2日内,省外4日内);
4出库
4.1目的
规范单据传递程序,确保不同提货方式下,货权转移的合理性、货款回收的可靠性,明明确各部门责任。
4.2责任
4.2.1开票员负责仔细填写提单上的各个项目;
4.2.2油销部执行负责派车及通知发货;
4.2.3财务结算室负责对每笔业务的结算进行审核;
4.2.4物流部按提单上要求装车。
4.3程序
4.3.1现金提货(汽车)
客户与业务员沟通价格开票员(开提单)银行(收款)财务结算室审核加盖“预收货款准许发货专用章”章过磅(空车)“空车已过磅”物流部装车(实发件数)过磅(重车)“重车已过磅”开票员(结算)财务结算室(审核)
“货款结清专用章”并开出发票门卫放行。
备注:
如为电汇提货的,开票员凭收款收据(电汇/汇票)开具提单。
4.3.2现金/电汇/赊销(火车)
发车申请业务部请车承认车发货通知开票员(开具提单)财务结算室(审核)“预收货款准许发货专用章”开票员传递至物流部装车(实发件数)开票员(临时结算)财务结算室(最终结算)
5报表
5.1营业厅根据当日提货情况,时间截止前日16:
00至当日16:
00,做出《油销售日报表》交油销售部执行;
5.2油销部执行负责每日根据业务人员报送的相关信息、公司的销售、出库情况做出《销售日报》,公司销售、出库先以短信形式报送相关人员。
《销售日报》以邮件形式报送相关人员。
三、油销售业务流程及作业指导书
1.1合同执行流程
1.2合同执行流程图:
1.1.2合同执行流程作业指导书:
①销售合同的签订按油脂油料油、粕营销部的合同签定流程和规定,已签订的合同需在第一时间传递到工厂执行部,执行部审核合同的品种、数量是否与工厂的存货品种及头寸相符,与当地的市场价比较合同单价是否在一个合理的区间,发现问题及时反馈给总经理和销售负责人,审核通过后在NC系统里录入合同。
责任人执行部,相关报表销售合同执行报表。
业务部根据收款情况在NC系统中录入收款单,责任人销售执行人员。
财务部根据银行到帐情况在NC中审核收款单,责任人财务部销售会计。
业务部根据合同及收款单生成订单,并审核订单(提货单),打印出来,财务加盖发货专用章后即为有效的提货凭证,客户据此提货。
责任人销售执行人员、财务部销售会计,相关报表销售合同执行报表。
仓库参照订单在NC系统里生成出库单并审核出库单,责任人物流部统计人员。
客户凭提货单提货,计量部门对提货数量进行计量,确认实发数量,如实发数量略小于计划发货量,计量部门直接将实发数量填写在提货单上;如实发数量大于计划发货量,磅房需在客户补开提货单后,才能将磅单打印出来,门卫联交给客户,客户提货车辆出厂需向门卫出示提货单门卫联及磅单门卫联两张单据,经门卫查验无误后方可放行。
责任人磅房、业务部、财务
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