财务报账管理制度完整.docx
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财务报账管理制度完整
财务报账管理制度
1。
0目的:
明确公司各部门业务人员进行财务报账的管理要求与操作规范,以规范报账业务的基本程序。
2.0范围:
适用于公司及各子公司的财务报账业务.
3。
0术语:
无
4。
0职责:
4.1各级审批人员应该按照职务授权管理制度中规定的权限审批报帐业务,自己职责内不得推诿审批,职责外不得越级审批;
4.2各财务会计人员对自己所负责的报帐业务进行复核;
4.3出纳负责对经审批后的业务付款、会计负责进行账务处理。
5.0工作流程图:
5。
1财务报帐流程
Y
N
6。
0程序内容:
6.1财务报账的一般规定
6.1。
1所有人员不能审批自己的报销单据;
6.1.2公司总经理、财务总监本人费用的报销,必须经董事长批准;
6。
1.3一般人员和领导一起发生的费用,领导应作为报告人之一,报领导的上一级主管审批;
6。
1。
4任何人不得为了降低审批级别,故意将一笔业务分开申请或报告;
6。
1。
5各级领导发生的费用,应报上一级主管审批,不得为了降低审批级别以下级人员的名义申请或报告;
6。
1.6财务部所有人员都负有对越级审批的事项进行监督、拒绝执行并向上级报告的责任;
6。
1。
7紧急情况下,主管领导不在可以由更高一级的领导审批;
6.1.8紧急情况下,公司总经理,董事长无法在其应该审批的单据事先签字,由财务总监征得其口头同意后,可以代签,但执行完毕必须补办签字手续;
6。
1。
9违反本制度规定,公司将根据具体情况(违规金额,给公司造成的损失)予以严处(罚款、处分、辞退、开除)。
6.2备用金管理
6。
2.1出差人员借款,填妥“预支(借款)单”、经部门经理同意、报财务经理初审、并报财务总监、总经理审批后,方予借支.借款出差人员应于返回公司后三天内按规定到财务部报帐,报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的出差人员欠款,财务部有权要求人事部从该职工当月工资中扣回.前次借支出差返回超过三天无故未报销者,不得再借款.
6.2.2非出差人员因私借款,填写“预支(借款)单”、经人事部经理同意、报财务经理初审、并报财务总监、总经理审批后,方予借支。
非出差因私借款人员,如未按期还款,财务部有权要求人事部从该职工工资中扣回。
在原借款未还清前,不得再借款。
6.2。
3其他临时借款,如业务费、周转金等,审批程序同上述第6.2.1款。
其他临时借款人员须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金。
6.2。
4预支(借款)单是财务部账务处理的依据之一,除当日借支当日归还之外,报销费用时不予退还预支(借款)单.出纳收取归还的备用金余款时,须开具收据给报销人;报销人领取报销款项时,须在报销单据上签字.
6。
3报账单据的规定
6.3.1报账的单据
a。
预支(借款)单
b.差旅费报销单
c.费用报销单
d。
工伤医疗费报销单
e.付款申请单
6。
3.2报账单据的使用范围
a.预支(借款)单适用于公司员工因公需借用备用金、因私借款;
b.差旅费报销单适用于公司员工出差后报销差旅费;
c.费用报销单适用于公司员工、部门的业务招待费和交际费、培训费等;
d.工伤医疗费报销单适用于公司员工报销工伤医疗费用;
e。
付款申请单适用于公司员工、部门申请支付款项;
6.4原始票据的规定
6。
4.1必须以合理、合法、真实的票据为依据,不得臆造和涂改.除行政事业单位收据以外,所有票据必须是合法的正式发票,发票必须加盖销售货物、提供劳务单位的发票或财务专用章;公务中因个人原因违章的罚款单、白条等一律不予报销。
6.4.2必须按公司规定填制统一的费用报销单或差旅费报销单,并附上相应的原始票据。
(1)原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等分门别类进行粘贴,不能混合粘贴.原始票据应保持平整;
(2)除交通票据外的其他票据,报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名;
(3)报销单据必须大小写一致,定迹清楚、不得不得涂改,并注明附件张数、所属部门和职务,报销内容和项目必须齐全;
(4)报销单据必须按公司规定的程序进行审核、签字,相关手续必须完备;
(5)严禁使用(热敏纸等)类保存时间不长,字迹容易退色的单据作为原始票据,取得后应以其复印件为原件进行粘贴、报销。
6。
5财务报帐流程
6.5.1公司、各子公司必须严格执行公司制定的职务授权管理制度,审批人应在授权范围内审批,不得超越审批权限;对于审批人超越授权范围审批的,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告;
6。
5.2公司、各子公司应按照以下程序办理财务报账业务:
a。
支付申请.各部门和个人用款时,应当填制或提供预支(借款)单、付款申请单、费用报销单、发票等有效付款凭据,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附有效经济合同或相关证明,交审批人审批.其中:
差旅费必须明确填写所属日期及业务内容,交通费写明上下车地点和目的,对于统一票价的车票,写明核报金额。
费必须写明号码、报销月份和报销人职务;业务招待费必须写明招待客户名称及陪客人员姓名。
b。
支付审批。
审批人应根据职责及权限,遵循“计划内、标准内支出,简化手续;计划外、标准外支出,从严审批”的原则,按规定程序对资金申请单等付款凭据进行审批。
财务部对不合法的原始票据有权拒绝报销;对手续不全或填写不符要求的报销单据一律退回修改、补全或重填;对超期申报的报销单据,按公司有关规定进行报支;对不符合公司规定或越权审批的报销单据一律退回拒付。
c。
支付办理。
出纳人员应根据复核无误的付款申请单等付款凭据办理资金支付手续;
d。
经办人报账。
存在预付/预借款项时,经办人需进行财务销账,单据、审批手续与正常付款时相同;
e.账务处理.出纳人员支付款项后,将有关单据交会计进行账务处理。
6.6财务报帐时间规定
原则上,当月费用报销必须在当月月末前送交财务部,防止造成费用入帐逾期现象。
因出差等原因,超出报支日期的应写明情况,否则按下列标准:
——--费用发生后15天内,按照费用全额报销;
—---费用发生后30天内,按照费用全额80%报销;
-———费用发生后45天内,按照费用全额60%报销;
——-—费用发生45天后,全额不得报销.
7.0相关/支持性文件:
职务授权管理制度
8。
0附件:
a.预支(借款)单
b.差旅费报销单
c。
费用报销单
d.工伤医疗费报销单
e.付款申请单
附件:
8.1预支(借款)单
附件:
8。
2差旅费报销单
附件:
8.3费用报销单
附件:
8。
4工伤医疗费报销单
**股份
工伤医药费报销单
报销日期:
年月日
姓名
部门
工种岗位
进厂年月
工伤发生时间
伤害部位及名称
住院天数
医疗费(元)
交通费(元)
陪客费(元)
不属报销费用(元)
合计总费用(元)
报销比率(%)
自负费用(元)
报销额度(元)
准予报销金额(大写)
¥
备注
报销凭证
张
报销人:
部门经理:
人事部:
财务部:
批准人:
附件:
8。
5付款申请单
财务借款管理制度
1。
0目的
为了规范借款管理,减少资金不合理占用,规避借款坏账损失风险,特制订本制度。
2。
0适用范围
适用于公司全体员工.
3。
0职责权限
3.1各相关部门负责借款单据的申请提出;
3.2财务部负责本制度的修订,借款的支出、核算及借款凭证的保存;
4。
0规定内容
4.1员工因私借款
4。
1.1本公司原则上不对个人借款,对于新进员工,在入厂工作时间满15天,还未领第一个月工资,确因经济困难的,由借款人填写“借款单"(见附件一),所在部门负责人审核,报管理部确认,经总经理批准后,借款人凭“借款单”到财务部办理借款业务,所借款额不应超过200元,每月借款次数仅限1次。
4.1。
2由于员工特殊原因需要借款且数额较大时,可按照《中山市琪凯灯饰电器互助基金管理办法》的相关流程规定向基金申请借款.
4。
1.3员工个人私用借款原则上在工资发放时予以扣除,但对于特殊借款无法一次扣除时,应按借款时约定还款规定分批从个人工资中扣除,对于数额较大的特殊借款如借款人无法按期偿还的则直接由其担保人负责偿还。
由于因相关责任人工作疏忽,造成借款人的借款无法收回的,由直接责任人承担该损失。
4。
2突发事件借款
伤病借款:
伤病的员工因客观原因不能亲自开具借款单或拒不开具借款单的,则公司管理部为其代借用于其本人医疗费的借款单,经总经理确认(凭医院交款押金单确认)后,财务部可计入借款受用人名下,待费用结算清楚和医保处拨款后,冲销原管理部借款单(因紧急情况由其他人员垫付医疗费时,应凭医院费用发票到管理部报销),待工伤事故处理完成后,按公司“工伤事故处理管理规定"确定其责任归属后由相关责任人偿还(公司管理部须按正常的工伤事故申报流程并按照公司规定办理相关手续,出具工伤事故处理结果报告单,属工伤责任的该工伤借款应直接转入公司,由公司偿还;属当事人责任的,其借款应由当事人偿还)。
4。
2.2其它突发事件借款:
在职员工因其它突发情况发生借款,如是员工本人借款,按4。
1.2规定操作.4。
3员工因公借款
4。
3.1对于因公借款的,当事人应填写“借款单”并注明借款理由,“借款单”由借款部门负责人审核呈总经理批准后财务部方可受理。
如果是借支差旅费的还需要出具借款部门负责人或分管领导核准的“出差申请”,财务部门方可受理借款手续.
4。
3。
2公派业务借款应专款专用,严禁公款私用,不论业务是否完成,业务经办人均须在返回公司3日内,凭有效合法的原始凭证,经签批后办理报销手续冲抵借款单,报销单不足冲抵借款单的,经办人要补交现金;在规定范围内超出借款单的部分由财务支付现金,实际业务未使用或暂不用的借款,借款应如数清偿原借款单。
4。
4员工备用周转金借款
4.4。
1周转金借款是为了方便有采购或其它经常有业务的部门员工。
对于需备用周转金的部门员工,应填写“借款单",经部门负责人审核报总经理批准后交财务部备案。
4。
4.2备用金为2000元。
4。
4。
2备用周转金应专款专用,财务部门有权检查备用金的使用情况,备用金借款实行“前帐不清,后款不借”的原则,报销还款后仍有超周转金额借款的,财务部门将拒绝借支(总经理特批的除外)。
所有备用周转金的部门员工在每月末、年末或在离岗前应将所借备用周转金结清。
4.5借款额度控制及管理
4.5。
1员工借支现金前必须预计合理的借支额度,部门负责人应进行额度的审核,超出合理范围的员工借款,财务部不予借支。
4.5。
2一次性借支现金一万元以上的部门,要提前一个工作日(现金备款)申请并以书面通知财务部.
4。
5.3员工借款的报销应取得真实合法的报销票据,部门负责人应审核其业务的真实性,合理性,财务部门复核业务的合理性及审核票据的合法性,经总经理批准后方可进行报销处理。
4。
5.4员工报销款项应首先用于还借款,如报销同时遇有新工作任务需借支现金时,需再次履行借款审批手续,财务部出纳员不得保留借款人原借款单,而以报销单直接支付现金。
4。
5。
5借款单内均应注明借款,还款时间及借款用途,由出纳员负责按规定催还,并及时向财务部负责人反馈情况,个人因私借款还款时间由财务部核定,公派业务借款还款时间的合理性由部门负责人审核把关。
4.5。
6财务部应严格控制员工借款额度、准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况,及时清理借支,对超过借款单中约定的还款时间一周的,财务部将下发“员工借款清欠通知单”(见附件二)催收。
财务部须每季度对员工借款进行一次清理,对于员工逾期借款且收到“员工借款清欠通知单”3日内仍未清还的员工,财务部将从借款人工资中扣除借款。
备用金借款在额度内的或总经理特批可以延期还款的除外。
4.6借款责任
4.6。
1如审批人审批的借款造成损失的,审批人需要承担30%的经济责任.
4。
6。
2对于员工因私特殊借款经担保人担保后造成损失的,由担保人承担全部责任。
4.7本借款管理制度自发布之日起执行。
5.0相关文件
《中山市琪凯灯饰电器互助基金管理办法》
《互助基金借款申请表》
《借款单》
《员工借款清欠通知单》
附表一:
借款单
借款性质:
年月日
借款部门:
借款人:
职务:
已累积借出:
借款事由:
借款金额:
仟佰拾元角分
小写:
¥
管理部:
签名:
当事人:
部门主管:
财务:
表格编号:
QR-620—01
附表二:
员工借款清欠通知单
部门同事:
截止年月日您逾期借支的现金金额为元,按照公司财务管理制度,请您在3日内到财务部核对,报销并归还所借款,如逾期未办,将依据有关规定执行!
此致!
琪凯灯饰电器财务部
年月日
表格编号:
QR-620—02
制作:
财务安全管理制度
(HBQY-AH—20)
为了加强安全管理,消除安全隐患,维护正常的工作秩序,保证国有资产和财务网络安全,制定本制度.
1内部牵制制度
1.1内部牵制制度的原则
1)授权进行某项经济业务的职务与执行该项业务的职务要分离。
2)执行某项经济业务的职务与批准该项业务的职务要分离。
3)执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离。
4)保管某项资产的职务与记录该项资产的职务要分离。
5)保管与记录某项资产的职务与帐实核对的职务要分离。
1。
2组织分工及实施
1)审批财务开支人员不能同时担任出纳员.
2)出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务等帐簿的登记工作,不得兼管稽核工作和会计档案保管工作。
3)非出纳人员不得经管现金、有价证券和票据。
4)出纳人员不得保管签发支票所使用的全部印鉴.
5)会计主管人员应随时抽查盘点现金,随时核查银行存款余额调节表(帐).
6)材料、物品的采购与验收、保管人员适度分离。
7)材料、物品的记帐员不得兼任储藏保管职务.
8)材料、物品的盘点由财务部门负责人、办公室负责人牵头,资产会计、实物保管员及其他人员共同进行。
2回避制度
单位任用会计人员实行回避制度。
单位领导人、会计机构负责人的近亲属不得在本单位从事会计工作;会计人员的近亲属不得在同一会计机构从事会计工作。
需要回避的近亲属为:
夫妻关系、直系血系关系、三代以内旁系血系以及配偶亲属关系。
3现金、银行票据安全管理制度
3.1用于零星支付的现金、银行票据必须放入保险柜中,保险柜只能由出纳人员使用。
3。
2保险柜密码只能由出纳人员掌握,并要严格保密,保险柜钥匙要随身携带,不准将钥匙放在办公室内。
3.3出纳人员打开保险柜时要请其他无关的人员适当远离保险柜,以防保险柜密码泄漏。
3.4放有保险柜的房间必须安装防盗门和防盗窗,并在保险柜的放置处安装报警器。
报警器要接通本单位的值班室,上班时间要将报警器关闭,下班时间打开。
3.5库存现金不得超过规定限额,收到大量现金时必须在下班前存入银行,因特殊原因确需滞留超额现金的,要经有关领导批准,加派看护力量.
3。
6取送巨额现金,必须使用专车、专用安全取送款箱,加派财务部人员和安全保卫部门人员共同负责安全,特殊情况联系银行协助。
3.7空白银行票据现用现盖章,严禁将盖好图章的票据存放过夜,空白票据只能由出纳人员购买、填写、保存,领取票据必须在票据登记簿上登记并有经手人在票据上签字。
3.8员工个人的现金、存折、有价证券、金银首饰不得存放在保险柜或办公室内。
3.9每天下班之前要认真检查办公室的门窗、抽屉是否锁好,出纳人员要检查保险柜是否锁好,遇到“五一”、“国庆”、“春节”等长假期要在保险柜、门窗上贴好封条。
4发票、收据、印鉴安全管理制度
4。
1财务发票安全管理制度
1)财务发票、收据由专人购买、填写,购买时在发票领购登记簿上作好记录,注明购买的数量及发票号码。
2)开具的发票、收据要有领用登记表,注明开票日期、发票号码、金额、项目,领用时要有领用人签字。
3)使用完的发票、收据存根要由发票管理人员妥善保管,作好记录,任何无关人员不得随意翻阅。
4。
2印鉴安全管理制度
1)银行印鉴分人保管、使用。
2)银行印鉴应放置在铁皮柜中,不得随便放入办公室抽屉中,铁皮柜钥匙应随身携带。
3)使用银行印鉴时要由保管人员亲自操作,其他人员不得随便使用印鉴。
5会计档案存放安全管理制度
5.1收到的原始凭证要及时入帐,入帐后要及时贴入记帐凭证后,不得随意丟放原始凭证以及记帐凭证.
5.2下班后会计人员要把收到的原始凭证、打印的记帐凭证等重要会计资料放入抽屉中锁好,不得随意摆放在桌面上。
5.3每月的记帐凭证在结帐后应及时装订,年度结束后的会计帐簿、会计报表、合同、文件等重要的会计档案应及时归档,由档案管理员统一管理,非财务人员不得随意翻阅,会计人员查阅后要及时放归原处.
5。
4存放在财务部的会计档案要放置在铁皮柜中,由档案管理员保管钥匙,下班后将铁皮柜锁好,钥匙要随身携带.
6会计电算化安全管理制度
6。
1会计电算化软件安全管理制度
1)用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上,一般情况下不得重新安装。
2)程序修正和会计软件参数的调整一般由软件开发公司来实施,会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责,其他操作人员一律不得进行维护操作,维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。
3)会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或软件开发公司专业维护人员负责,其他操作人员不得进行维护操作.
4)一般情况下不允许实施数据恢复操作,只有当硬盘数据已被破坏,并无法修正或更换硬件设备时,才能实施数据恢复操作.
5)由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误,只能通过凭证更正方法进行数据的修正,不得通过维护操作给予修正。
6)应根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员操作权限和密码,操作人员必须对自己的操作密码严格保密,不得泄漏。
6。
2计算机数据安全管理制度
1)每个操作人员均要设有自己的专人密码,确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除,日常输入的原始数据及时复制备份,数据要备份两份,并存放在两个不同的地点。
2)对正在使用的会计核算软件进行修改、升版和计算机硬件设备进行更换时,要履行一定的审批手续,在软件修改、版本更新和硬件更换过程中,要保证会计数据的连续性和完整性,并由有关人员进行审查。
3)健全必要的防治计算机病毒的措施,防止数据丢失。
4)现金日记帐、银行存款日记帐应每日打印,明细帐按季打印,年末,应将总帐和全部帐簿打印输出。
6。
3电算化会计档案安全管理制度
6。
3.1磁盘会计档案的管理工作包括数据备份、数据恢复和清理硬盘,以及磁盘会计档案的安全和正确等,由系统管理员专职负责.
6。
3.2对硬盘上的会计数据必须软盘备份,每月备份不得少于一次,每天操作的数据当天备份,不得直接对硬盘上的会计数据以及档案备份软盘的会计数据进行任何非法操作,如果对磁盘会计数据进行加工,必须使用备份软盘的副本,不得删改硬盘和备份软盘的数据。
恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
6.3。
3会计数据备份软盘必须妥善保管.备份软盘上应写保护,装在保护封套和包装套中,分别存放在档案室和财务人员办公室,存入地点应安全、洁净、防热、防潮、防磁或用封条签封、由专人保管。
硬盘和正式备份盘不得随便乱放和外借.
6.3。
4为保证会计数据的安全、备份复制软盘要定期进行重新复制,以防止数据自动丢失。
应每隔三年清理一次硬盘,删除硬盘上以前年度的会计数据,以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数据,不得清理删除。
7计算机安全使用管理制度
7.1计算机和打印机应每周全面检查一次,并定期进行清洗。
7。
2财务专用计算机实行专机、专盘、专用,避免感染病毒后带来严重危害。
7。
3定期检测计算机病毒,定期清理计算机内部文件。
严禁在微机内安装、运行游戏盘.严禁使用盗版软件。
7.4绝不允许使用软盘启动系统引导硬盘。
确实需用软盘启动时必须用原始系统盘或检查过无病毒的系统盘方可使用。
7.5要配置不间断电源,避免因突然断电造成的数据丢失。
7.6严格保守开机密码,禁止非财务人员操作装有财务软件的计算机。
7。
7不准对外服务,不准使用来历不明的软盘,不准无关人员上机操作。
7.8计算机的启用必须遵照以下顺序:
总闸开关、UPS电源、打印机、主机、显示器;关闭时顺序相反。
财务计算机操作记录表
时间
操作内容
操作人
批准人
备注
转帐支票领用登记表
银行名称:
华行建华支行
支票起止号:
支票号码
领用人
用途
金额
对方单位
备注
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