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出纳实务操作出纳凭证
出纳实务操作—出纳凭证
会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。
用来记载经济业务的发生,明确经济责任,作为记账根据的书面证明。
会计凭证一般分为原始凭证和记账凭证。
前者是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明,如销货发票、款项收据等。
后者是以原始凭证为依据,作为记入账簿内各个分类账户的书面证明,如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
(一)原始凭证
原始凭证又称单据,是会计核算的原始资料和重要依据,在经济业务发生或完成时,填制或取得并由相关经办人签章,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的最初凭据。
原始凭证可以根据不同的标准进行分类:
1.原始凭证按来源不同,可以分为外来原始凭证和自制原始凭证
(1)外来原始凭证。
外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时,从对方单位或者有业务往来的个人处直接取得的原始凭证。
例如对外支付款项时取得的收据、增值税专用发票、职工出差的汽车票和飞机。
2-1票等,具体的收据样本见表.
表2-1统一收据
自制原始凭证。
自制原始凭证是指在经济业务发生或完成时,
(2)
例如入库单、单位内部自行填制的,仅供在单位内部使用的原始凭据。
领料单、出库单、工资表等。
表见表2-2)2-2领料单(
2.原始凭证按填制方法可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证一次凭证。
一次凭证是指一次填制完成,只记录一笔经济业
(1)
所需的外来原始凭证和一部分自制原始凭证都属于一务的原始凭证,次凭证。
例如发票、收据、领料单等。
累计凭证。
累计凭证是指在定时期内可以记录多笔同类经济
(2)
这类凭证的填制手续是多次进行才是多次有效的。
业务的原始凭证,
能完成的,一般为自制原始凭证,最只代表性的累计凭证是“限额领料单”(见表2-3)。
表2-3限额领料单
是对一定时期内反汇总凭证。
汇总凭证也称原始凭证汇总表,(3)
按一定标准填制的原始凭映相同内容的经济业务的若干张原始凭证,证。
它有效地合并了相同的经济业务,简化了记账的工作量。
在日常、工资结2-4)(工作中,常用的汇总原始凭证有发出材料汇总表见表算汇总表等。
.
表2-4发出材料汇总
3.原始凭证按格式不同,分为通用凭证和专用凭证
通用凭证。
通用凭证是指由相关部门统一印制,具有统一(l)某一行业或是全的格式和使用方法的原始凭证。
它可以是某一地区、国通用的。
例如,山西省印制的发票、收据,是在山西省范围内通用的。
专用凭证。
专用凭证是指单位自行印制的,仅在本单位内
(2)
部使用的原始凭证,如领料单等。
要保证会计核算工作的质量,必须原始凭证的填制应当符合以下几点确保原始凭证的正确填制,所以,要求:
记录要真实。
在填制原始凭证的时候,必须实事求是,确
(1)
保填写内容的真实可靠性。
内容要完整。
原始凭证填列的项目要齐全,填制日期要按
(2)
照实际日期填写,所填名称要齐争,还要保证有关人员的签章齐全。
.
(3)手续要完备。
原始凭证除了有经办人员的签章外,还必须加盖单位的公章。
如果是从个人处取得的原始凭证,要有个人的签章。
总之,必须手续完备,这样就可以明确经济责任,确保凭证的合法性。
(4)书写要清楚、规范。
原始凭证要按规定填写,文字要简要,字迹要清晰,大小写金额必须相符,在小写金额前必须填写人民币符号“¥”,金额无角分的,必须写“00”或“一”。
例如:
“贰佰零捌元整”的小写应为“¥208.00”或者“¥208-”;“叁佰贰拾陆元叁角”小写应为“¥326.30”。
大写金额没有“分”的在最后要写“整”或“正”,有“分”的不用写。
例如:
“¥314.32”的大写应为“叁佰壹拾肆元叁角贰分;“¥225.50”的大写应为“贰佰贰拾伍元伍角整”。
(5)编号要连续。
同类凭证编号要连续。
如支票、发票。
如果发生填写错误,则必须加盖“作废”戳记,并妥善保管。
(6)不得涂改、刮擦、挖补。
原始凭证有错误的,应当重新开具,不得在原凭证上涂改。
(7)填制要及时。
原始凭证要及时填写,不得提前或逾期。
(二)记账凭证
记账凭证是会计人员根据原始凭证及其所涉及的经济业务,确定会计分录之后所填制的会计凭证,是账簿登记的直接依据。
l.凭证的种类
根据经济业务的内容不同,可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
.
(1)收款凭证。
收款凭证是专门用于记录现金和银行存款收款业务的凭证。
一般是由出纳人员登记的,用以作为现金和银行存款账簿的登记依据。
其格式见表2-5。
表2-5收款凭证
付款凭证。
付款凭证号收款凭证相对而言,是用来记录现金和
(2)
作为登记现金一般也是由出纳人员填写,银行存款付款业务的凭证。
。
和银行存款账簿的依据。
其格式见表2-62-6付款凭证表
转账凭证记录的是不涉及现金和银行存款的经济业转账凭证。
(3)
务,也就是指经济业务不涉及现金和银行存款的收付。
其格式见表。
2-7.
表2-7转账凭证
2.记账凭证的基本编制要求
(1)各项内容必须完整。
编号应连续。
如果一笔经济业务需填制两张及两张以上
(2)
”。
l,m,2/m,3/m.….m/m”或“的记账凭证,则可编号为“l/2,2/2该转账凭证的张转账凭证,某笔经济业务需要填制5例如:
。
转字第则可编制的编号应为:
编号为第9号,每月最后一张记账凭证后面应加注“全”字,表示该月的记账凭证编制完毕。
(3)记账凭证的书写与原始凭证相同,应清楚、规范。
记账凭证要根据原始凭证填制,可以根据一张原始凭证(4)
也可以根据同类型的经济业务所产生的若干张同类原始凭证填填制,制,但不可将不同类型的原始凭证汇总在一起填制。
除了更正错误和结账的记账凭证外,其他的记账凭证必(5)须附有原始凭证。
填制记账凭证过程中如发现错误,应当重新填制。
以下(6)几种情况应当予以注意:
1)如果是已经登记的记账凭证,在本会计年度内发现错误,可以用红字填制一张与原始凭证内容相同的记账凭证,在摘要栏内注明“注销×年×月×日×号凭证”,同时再用蓝字填写一张正确的记账凭证,在摘要栏注明“订正×年×月×日×号凭证”。
2)可将正确金额与错误金额之间的差额编制另一张记账凭证。
如果正确金额减错误金额为正数,则用蓝字补充填写另一张凭证;如果正确金额减错误金额为负数,则用红字冲减多记的金额。
3)发现以前会计年度记账凭证错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
(7)记账凭证填制完毕,应在金额栏最后一笔金额的数字下把空格画线注销。
3.记账凭证的填制方法
(1)收款凭证的填制要求。
例如:
某公司2009年9月10日收到上月××公司归还的欠款40000元,存入银行。
应填制的收款凭证见表2-8。
表2-8收款凭证
以上就是填制的样表,需要注意的是最后一栏“记账”是要在
登记好账簿之后再画上“√”,这样可以避免重复记账,便于查账。
收款凭证的借方科目只可以填写“现金”和“银行存款”,右边的“附件×张”是指该收款凭证后面所附原始凭证的张数。
最下面的签章处,相关人员必须签名或盖章,以明确经济责任。
(2)付款凭证的填制要求。
例如:
2009年9月12日,企、№片j现金购人一批A材料,价值10000元。
应编制付款凭证见表2-9。
表2-9付款凭证
付款凭证的填制与收款凭证相同,只是借贷方互换了位置。
但
是,需要特别说明的是,如果同时涉及“现金”和“银行存款”时,这样可以有效地避免重复记一般只填制付款凭证,而不填收款凭证,账。
例如:
企业从银行提取现金,则只编制银行付款凭证。
企业
把现金存入银行,则只编制现金付款凭证。
转账凭证的填制要求。
(3)
例如:
2009年9月30日,计提本月的固定资产折旧20000元,其中生产部门15000元,管理部门5000元。
应编制转账凭证见表2-10。
转账凭证的借贷双方都列入凭证内,并按借贷方填入“借方金额”和“贷方金额”的相应栏内,其他的填制与收、付款凭证相同。
当一项终济业务既涉及“现金”和“银行存款”,又涉及转账时,需要分别填制记账凭证。
表2-10转账凭证
元,70000日,企业购入一台生产设备,价值9例如:
2009年月30
元,余款用银行存款支付,付给对方单位银行汇票一张,面值50000。
2-11应编制的凭证见表、表2-12转账凭证2-11表
表2-12付款凭证
现金出纳凭证四)(
即不一类是通用凭证,出纳员编制填写的记账凭证通常有两类:
分收款凭证、付款凭证、转账凭证。
只用统一格式的“记账凭证”来付款凭证、另一类是分录凭证,即由收款凭证、处理所有的会计业务;分别处理货币资金收付业务与转账转账凭证共同组成一套记账凭证,的专用凭证。
以分录凭{业务。
其中收款凭证与付款凭证是出纳使片证为例,出纳员在编制记账凭证时,应在以下三个方面特别注意:
应当明确“收款凭证”和“付款凭证”的使用范围。
所谓收
(1)款和付款,是指单位收进的货币资金,包括现金和银行存款,绝不是将收款凭单指现金的收付。
某些单位在自行设计印制的记账凭证中,证印制成“现金收入凭证”,将付款凭证印制成“现金付出凭证”,“转账凭证”而把银行存款的收付业务用用来专门处理现金收付业务,处理,这就不规范了。
要正确填写有关内容。
记账凭证一般有七个要素,应按顺序
(2)填写有关栏目。
要按记账日期填写年、月、日,且年份要写全称。
1).
2)按货币资金的收付事项分别编制“字号”,“总字号”一般留给会计员填写。
3)按业务内容简洁而清楚地填写摘要,不仅自己能看清发生了什么业务,让会计员也能从记账凭证上看清发生了什么业务。
4)依据收付款凭证分别填写有关货币资金科目,以及与之相联系的对应科目。
一般来讲,收款凭证上“借方科目”在凭证上方,可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称,其对应科目位置在凭证栏日内;反之,付款凭证上“贷方科日”印制在凭证上方,可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科日名称,其对应科目位置在凭证栏目内。
5)将发生额清晰地填入同行对应科目的金额栏。
6)按原始凭证的自然张数填写附件张数。
注意:
a用胶水粘附件,不要用大头针别上。
b粘贴附件时留下凭证装订线,以供日后翻阅。
c附件粘贴要整齐,一般是将上边对齐。
大于记账凭证的原始凭证要正确折叠,不能装订后打不开。
7)在凭证下方的“出纳”或“制单”处签章。
(3)注意事项。
1)书写要认真,字迹要清晰,数码要规范。
2)按规定使用笔墨,不能随便使用红笔,不准用圆珠笔、铅笔填写。
.
3)正确改错,不要随意涂抹。
4)提现业务与存现业务统用“付款凭证”,提现时以“银行存款”科目减少为主,对应科目即是“现金”;存现时反之,以“现金”科目减少为主,对应科目即是“银行存款”。
通用凭证的使用方法与分录凭证使用大同小异,只是在编写字号时注意不要混淆,因为凭证格式一样,颜色一样,容易出错。
(四)出纳常用的会计符号
出纳常用的记账符号有:
√表示已记完账或已核对。
填在凭证
金额右边或账页余额右边的格子内。
¥表示人民币。
在金额前写此符号,金额后边就不用写“元”宇。
@表示单价。
△表示复原。
将原来书写的数字画红线更正或文字更改后,发觉错误,即原写的是对的,仍应恢复原来记载,便在被画线的数字或被更改的文字下边.用红墨水写此符号,每个数码或文字下边写一个△,并在这笔数字或文字加符号处盖小章。
口表示赤字。
在一笔数字周围画长方形框框,以代替红墨水书写,这在不能用红墨水书写的地方使用,大都用在书刊。
#表示编号的号码。
∑表示多笔数目的合计,即总和。
※表示对某笔数字、文字另附说明。
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