合同审批手续范文.docx
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合同审批手续范文.docx
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合同审批手续范文
合同审批手续范文
合同审批以及归档流程
一、主要部门
运营业务部门、法务、财务部、综合管理部、总裁办
二、部门分工
运营业务部门:
合同起草,申报
法务:
负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性,提出意见供决策部门参考财务部:
负责对送审的合同进行财务方面(包括但不限于合同中涉及金额往来、产品定价、分成比例等)的审核,审核事项包括:
公司相关财务、税务、信用政策等。
并对会审的合同提出财务方面的意见或建议。
综合管理部:
负责管理公司的各类合同(包括涉密项目所有合同),建立合同档案及管理台账,并协助有关人员进行合同的查询。
同时对公司公章以及合同专用章的管理使用。
总裁办:
审查各个环节,作出最终的审批以及决议。
三、主要流程
1、合同起草以及申报
1)起草完整的业务协议2)填写合同签订审批表
3)将完整的合同以电子邮件形势分别发送法务以及财务审核。
2、合同会签
1)法务与财务收到邮件一个工作日后,会同业务申办人复议。
2)修改完善后法务与财务会签合同审批3、总裁办审批
1)业务助理将会签后的合同报送总裁办审批2)总裁最终决议合同的审批
4、合同的签署
1)业务助理将审批后的合同提交综合部确认盖章,并存档合同签订审批单2)业务助理将最终确认盖章的合同返还业务经办人。
5、合同的归档
1)业务经办人将双方确认生效的合同提交综合管理部2)综合管理部填写归档记录,做好管理登记。
6、合同的管理
1)管理部做好内部合同管理台帐,登记摘要2)备份合同,便于借阅,同时做好借阅登记。
3)对于不同保密类型合同做好分类管理。
四、各部门配合工作人员
1、业务申办人各部门负责人2、业务助理xx3、法务xxx4、财务审核xx5、总裁办xx_合同审批手续。
五、备注
1、需要的单据:
合同签订审批单、合同管理登记表、归档提交登记表、借阅登记表。
2、遇特殊情况,请示公司领导特殊处理3、其他
合同签订审批单
存档人:
存档日期:
1.目的
为了规范合同审批管理,提高效率,明确责任,根据集团管理规定制定本流程,供集团全体员工参照执行。
2.适用范围
适用于公司所有对内、对外签订的合同。
其中,普通合同审批程序流程适用于以下合同:
①.单笔交易金额为10万元或以上的,或一年内交易总金额为10万元或以上的合同;②.经销商合同;
③.涉及特别授权委托关系的合同(不包括日常经营中经常必须的授权委托关系);④.涉外合同或以中文以外的语言制作的合同;⑤.不动产租赁、购买合同;⑥.涉及重大权利义务关系的合同;
⑦.其他法务部门认为需要按普通程序审阅的合同;
除应按普通程序审批的合同外,业务部门可自主决定按简易程序制作合同。
法务部门或业务部门认为有必要的,可将适用简易程序的合同按普通程序审批。
3.业务说明
普通程序审批流程:
Step1业务部门起案或项目获得批准,并指定项目负责人;
Step2项目负责人填写合同审批表,由该部门高级经理以上负责人批准制作合同;Step3法务部起草或由合同相对人提出合同草案;Step4法务部了解业务详情,审阅、修改合同;Step5财务部门审阅合同的财务内容;
Step6由业务部门或法务部与对方沟通,合同双方对合同内容协商一致;Step7项目负责人将合同审批表提交有权签署人批准(不同意/修改返回Step4);Step8签署人在合同原件上签字;
Step9项目负责人将合同原件提交法务部盖章,并附上已经批准的合同审批表;Step10合同原件发往合同相对人签署或盖章;
Step11业务部门留存复印件参照执行;Step12合同原件交法务部编号并存档保管。
简易程序审批流程:
Step1业务部门起案或项目获得批准,并指定项目负责人;
Step2项目负责人填写合同审批表,由该部门高级经理以上负责人批准制作合同;Step3业务部门起草合同;
Step4业务部门与合同相对人协商一致;Step5法务部审阅确认合同内容;
Step6项目负责人将合同审批表提交有权签署人批准(不同意/修改返回Step5);Step7签署人在合同原件上签字;
Step8项目负责人将合同原件提交法务部盖章,并附上已经批准的合同审批表;Step9合同原件发往合同相对人签署或盖章;Step10业务部门留存复印件参照执行;Step11合同原件交法务部编号并存档保管。
普通合同审批程序
简易合同审批程序_合同审批手续。
合同审批表
注:
12
普通程序:
总经理签字
简易程序:
部门经理以上负责人签字分公司负责人签字
合同的签订、审批
一、合同的签订
(一)合同文本的种类
购销合同、联合经营合同、租赁经营合同。
(二)合同签订的条件
1、签订合同时必须遵守国家法律、法规、政策、符合《经济合同法》各项条款。
2、签约单位资信审查
(1)签约单位基本资信证件:
营业执照、税务登记证、企业代码证、银行开户证明。
(2)直接与生产企业合作:
签约除
(1)所述基本资信证件外,品牌商、代理商或经销商必须提供品牌代理(或经销)许可证书
3、签约代表资格审查
签约代表必须出具法人授权委托书。
4、品牌或产品的审查
(1)品牌或产品的基本资料:
商标注册证、产品检验报告或质检报告。
(2)食品类、化妆品类产品资料:
除上述基本资料外,还必须具有卫生许可证、工业生产许可证或卫生准销证、特殊用途化妆品证书。
(3)烟草类产品资料:
除上述基本资料外,还应具有烟草专卖许可证。
(4)药品类产品资料:
除上述基本资料外,还应具有药品专卖许可证。
(5)家电类产品资料:
除上述基本资料外,还必须具备合格证、品质报告、电工认证、电讯终端设备进网许可证。
(6)进口产品的资料:
货物进口证明书。
进口商品安全许可证及CCIB标志(家电类商品如冰箱、电视等)。
进口化妆品卫生许可证批件。
进口药品卫生许可证批件
进口食品卫生许可证批件。
5、签订合同应当保证签约单位与专用章一至,签章必须是合同专用章。
6、在对外签订经济合同时,原则上统一使用公司印制格式的标准合同文本,除特殊情况外,采用品牌商的合同文本做附件。
公司文本做正本的形式。
并报业务招商部审核。
呈总经理批准,未经审核批准的合同(协议)不得加盖公司合同专用章,不得执行。
(三)合同文本的填写标准
1、字迹工整,清晰。
2、条款齐全,经济责任明确。
3、签约双方的单位名称要求填写中文名称全称。
4、数字核算准确。
5、签约双方的地址、邮编、开户行、银行帐号、法人代表、签约代表、电话、传真要求填写完整。
6、签约时间和地点、合同有效期和截止日期、仲裁地点及方式必须注明清楚。
7、填写合同不许有涂改。
如有更正,须用红色笔将更正部分用二条横线划掉,在空白处填写正确内容。
8、更正的地方或合同中空白的地方要求签约双方加盖合同专用章予以确认。
(四)合同签定的程序
1、招商人员认真细致做好市场调研,寻找符合公司经营定位的品牌资源。
2、招商人员与选择的品牌商或品牌代理商(或经销商)接触,洽谈双方合作的意向,并与意向合作方草签合作意向书(谈判__)。
3、招商人员将合作意向书(谈判__)上报上级领导审核。
4、招商人员通知品牌商或品牌代理商(或经销商)再次谈判,并审核签约单位资信及签约人资格。
5、双方合作意向达成一致后,正式签订合同文本一式4份。
二、合同的审批_合同审批手续。
(一)合同审批的原则:
分级管理、层层审批。
1、合同条款必须符合国家政策、法律、法规及《经济合同法》各条款。
2、合同条款必须符合公司利益。
3、合同文本的传递过程要及时。
(二)合同审批的程序
合同审批程序流程图:
1、招商人员与品牌商商务洽谈后,填写《合同审批表》及一式四份合同文本。
并附上品牌商资信材料和产品材料,上交招商主管(经理)审核。
2、招商主管(经理)依据产品信息库相关资料及本部门(楼面)招商政策、经营状况,审核签约单位资信、签约代表资格、合同产品价格与质量情况、合作方式、管理方式、双方权利与义务、柜位区域与面积、扣率及保底额、合同相关费用、结算方式等条款是否合理,并出具明确的意见,承担相应的责任。
3、招商主管(经理)审核后,将合同审批表,合同文本及相关资料交给业务招商部合同管理员审核。
合同管理员主要审核签约单位资信材料和产品材料的真伪,各种材料及证书是否齐备,并对合同条款表达的规范性、合法性、真实性及是否侵害公司利益作出明确的意见,并承担相应的责任。
4、合同管理员审核后交给业务招商部经理审批。
招商部经理主要审核合同中品牌的毛利政策、柜位政策、合作方式、结算方式等方面是否合理,并出具明确意见,承担相应责任。
5、招商部经理审批后,由合同管理员上报业务副总(总监)或总经理审批。
业务副总(总监)或总经理主要从宏观角度对引进品牌进行综合、全面评估。
6、总经理审批、签署同意执行意见后,由合同管理员编制合同编号将合同内容录入电脑存档,通知信息处理中心下达品牌商商品编码。
要求品牌商先加盖本公司有效合同专用章,在收到对方加盖好有效合同专用章的有效合同文本后,方可加盖本公司合同专用章。
将审核完毕的合同一份留存,一份交财务信息部,二份返还商品部(楼面)。
7、商品部(楼面)接到审核完毕后的合同,一份留存,并将一份返还给品牌商,通知品牌商备货,执行合同。
(一)合同审批的时间和周期
1、招商主管(经理)收到合同后,在一个工作日内完成审核工作,合同符合公司规定和要求的,应在一日内签署审核意见,提交业务招商部合同管理员审核,不符合公司规定或合同条款不全的,退回招商人员,要求重新与品牌商洽谈,重新签约。
2、合同管理员收到合同后,及时核对合同内容及品牌商资信材料,产品相关材料,核对无误后签署核对意见,上报业务招商部经理审批,合同条款不符合
公司规定或合同条款不全,各种材料不全或失效,将合同退回商品部(楼面)重新补充,以备审核。
合同管理员的审核要求在半个工作日内完成。
3、业务招商部经理收到合同后,于二日内签署审批意见。
合同符合公司各项规定和要求的,于一日内提交业务副总(总监)或总经理审批。
不符合公司规定或合同条款不全的退回合同管理员处,由合同管理员负责将送批的合同退回商品部(楼面)重新补充,再次提交审核。
4、业务副总(总监)或总经理收到业务招商部审核后的合同,应于1日内签署终审意见。
附:
《合同审批表》
网为了提供许多各种各样的重要的合同信息,合同已经渗入了平常生活的各个方面,如果你想处理好生活中的各个繁琐细节的问题,那可需要增进对合同的了解哦。
下面是跟大家分享的有关合同的信息,仅供参考。
合同签订流程及管理办法
为规范公司合同签订,履行和付款程序,并最大限度的避免风险,合约部起草以下管理和签订程序,本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理,不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同,参与合同谈判,组织会签;参加对合同履行的评价。
2、工程部负责审核工程合同的各项技术条款;
3、合约部负责合同的商务条款,确认待签合同与审批调整建议的一致性;4、财务部审核合同付款,发票纳税等相关财务有关条款。
5、其他部门审核本专业所有合同的技术条款。
二、合同执行部门负责起草和谈判,组织会签。
合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括:
1、合同名称;
2、甲乙方名称及地址,经办人__;
3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;4、合同签订日期;5、标的(内容);6、数量、质量;
7、价款或酬金(工程计价方法、工程款支付方式);8、履约方式、地点、费用的承担;9、违约责任(甲乙方权利和义务);10、生效、实效条件;11、争议解决的方法;12、合同的份数及附件;
13、保密条款(视合同性质需要)
14、合同负责或主办部门填写《合同审批单》、合同摘要并附合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,按权限审核报批;
15、合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
三、各部门合同审核的重点如下:
1、合同执行部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款;2、设计、工程、营销部门,审核合同的相应技术条款;
3、合约部审核合同价款及价款调整(项目价款计算书作为合同附件)、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款;
4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款;
5、最后提交法务部门(或法律顾问)分析判断合同风险、与法律相关的内容,包括担不限于:
变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章;
合同按照规定审批顺序全部完成后,由合约部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续;
2、合同存档、备案:
合同签订一周内,合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档,合同副本复印件交财务部、合约部及合同执行部门留存使用;(原则上合同原件严禁外借,项目报建、报批除外)
1、目的:
为加强和统一我司经济合同的管理,特制定本流程和要求。
2、适用范围:
xx实业有限公司各部门
3、流程和要求:
凡对外签订的经济合同,一律到财务部盖具“合同专用章”,并留存双方已盖章确认的原件一份在财务部。
3.1供应商购销合同
3.1.1供应商的购销合同,由相关运营部经理负责前期谈判和签定。
3.1.2运营部经理将拟定好的合同条款和品牌经销情况的预测分析,交财务部经理复核。
3.1.3财务经理复核后签署意见,交总经理审核。
3.1.4我公司代理品牌及新增设品牌的年度购销合同最终需由集团总裁审定。
3.1.5总裁审定后的购销合同交由财务部盖具合同专用章。
3.1.6运营部经理负责落实购销合同对方单位盖章事宜,双方盖章生效后,交一份原件在财务部存档。
3.2分销商购销合同
3.2.1各品牌运营部根据年度计划,编制年度分销商购销合同的基本框架,交总经理审定。
3.2.2区域经理根据分销商历史销售情况和新年度的销售计划,与分销商进行谈判并办理签定手续。
3.2.3运营部经理审核区域经理拟定的合同具体条款,并作修调。
3.2.4财务经理审核合同中的相关经济条款,审核后签署意见提交总经理审批。
3.2.5总经理审定后交分销商分别盖章确认,再由财务部盖具合同专用章,并交由财务部统一存档。
3.3工程销售合同
3.3.1业务人员负责与对方单位进行业务谈判工作,拟定合同条款。
3.3.2业务人员根据合同条款的内容,填制《工程审批表》交各级主管审批签字。
3.3.3品牌助理审核该工程的销售价格,并确认或预计该工程的成本,在《工程审批表》上签字后交运营部经理审批。
3.3.4财务经理审核该项工程的利润、费用等相关经济指标及付款方式、涉税事项等。
凡利润指标在规定比例范围的,且现款现货的合同,由财务经理最终审批。
3.3.5如工程利润低于公司规定的,或有欠款情况的,财务经理签署意见后提交总经理审批;如工程金额超过30万元的,或需欠款10万元以上的,还需由集团总裁审批。
3.3.6工程销售合同经办人员凭相关人员核批过的《工程审批表》到财务部办理合同盖章手续。
3.4装修合同
3.4.1专卖店装修项目或分销商装修项目,经办人需先填制《费用返还表》,确认该项费用的承担单位,由相关主管审批。
3.4.2装修合同需附审核过的预算等资料一同交财务经理审核,财务经理审核装修合同的价款、费用预算情况、付款方式等。
签署意见后提交总经理审批。
3.4.3总经理审批后交由财务部盖章并留存。
3.4.4合同金额在5万元以上的,需由集团总裁审批。
3.4.5工程中需要增加项目的,费用在1万元以上的需签定增补合同。
3.5广告合同
3.5.1品牌运营部提出的广告申请,其广告费用原则上应由工厂承担或部分承担,并控制在审核过的预算内。
3.5.2经办人员在签定广告合同前需填制《费用返还表》确认该项费用的承担者,交由相关主管审批。
3.5.3财务经理根据审批后的《费用返还表》审核广告合同的金额、付款方式等。
合同金额5万元以下且无异议的,提交总经审批后予以盖章;5万元以上或有异议的合同,财务经理签署意见后再提交集团总裁审批。
3.6租赁合同
3.6.1经办人员拟定的合同条款,由部门经理审核,签署意见交财务部。
3.6.2财务经理审核合同条款中的付款方式、单价、金额及其他涉税事项等,签署意见后提交总经理审批。
3.6.3合同年度金额5万元以下的,总经理审批后生效,交财务部盖章并留存。
3.6.4合同年度金额5万元以上的,需再提交集团总裁审批。
3.7家装公司合同协议
3.7.1品牌运营部确定家装公司合作的销售标准价格,部门经理审核家装协议中的协议价格和其他条款。
3.7.2财务经理审核货款的结算方式
1、流程概况
流程目的规范合同的签订、履行和付款程序,并最大限度的避免风险。
适用范围适用于公司签署的所有经济类合同的管理,不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
定义经济类合同:
公司合同是指公司与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,包括但不限于“合同”、“协议(含框架性合作协议)”、“确认函”、“承诺函”、“委托书”等。
本办法中“经济类合同”的定义属区分性定义,是与“劳动合同”相对而言,即指除“劳动合同”之外的所有公司合同。
合同管理流程有哪些?
标准合同:
是指由公司起草的并经过公司内部相关职能机构和外部法律资源评审的,可在公司范围内通用的合同范本。
参与部门流程中承担职责
公司各部门负责职责范围内合同(包括标准文本)的起草、合同谈判,组织会签;
参加对合同履行的评价。
开发综合部
工程管理部审核合同的技术条款。
合同预算部审核合同的商务条款;
确认待签订合同条款与审批调整建议的一致性。
财务部审核合同付款、发票、纳税等财务有关条款。
其他部门审核本专业所有合同的技术条款。
审计法务部组织标准合同的更新和管理;
审核所有合同的相关法律条款。
审核委员会
(决策委员会)审核、审批,合同签订。
2、工作程序
2.1合同的起草和审批
2.1.1审计法务部负责公司合同标准化的组织策划工作,统筹制定公司的标准合同目录;标准合同文本报批程序:
填写《合同审批会签单》,相关部门会签(包括标准合同主导部门、审计法务部、工程管理部、开发综合部、财务部),公司审核委员会(决策委员会)审核、审批。
批准后的标准合同文本各部门应予执行。
2.1.2合同主办部门负责合同的起草和谈判,组织会签。
合同应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确,日期、期限和数字准确,应包括:
1)合同名称;
2)甲乙方名称及地址,经办人__;
3)甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;
4)合同签定日期;
5)标的(内容);
6)数量、质量;
7)价款或酬金(工程计价方法、工程款支付方式);
8)履约方式、地点、费用的承担;
9)违约责任(甲乙方权利、义务);
10)生效、失效条件(诺成、践成合同);
11)解决争议的方法;
12)合同的份数及附件;
13)保密条款(如果有需要)。
2.1.3合同主办部门填写《合同审批会签单》、合同摘要并附合同文本,
按《权责手册》权限审核、会签和报批。
2.1.4合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
2.1.5合同名称规范:
主合同名称统一规范为:
“项目全称或简称”+“合同范围或内容”+“合同类型”;补充协议名称统一规范为:
“主合同名称”+“补充协议”+“补充协议序号”,如:
“XXX项目空调机组设备供货合同补充协议一”。
项目简称以政府审批手续确定的案名为准。
补充合同的合同金额应明确为在原合同金额基础上的增加额或减少额,以方便缴纳印花税。
2.1.6合同编号说明:
1)合同的类型及代码:
设计类-SJ工程类-GC采购类—CG营销类—YX
2)合同编号规则:
公司代码-类别代码—时间号—顺序号
例如:
HengF-CG-xx0910/001
顺序号:
第1号
时间代码:
合同签订的日期
类别代码:
采购两字的第一个拼音
公司代码
2.1.7各部门合同审核的重点如下:
序号部门名称审核重点
1合同主办部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约
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