慈善晚会策划案完成稿.docx
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慈善晚会策划案完成稿
山西传媒学院慈善晚会
策
划
书
山西传媒学院
学生会文艺部
毕晨愉白雪
2015.1.1
一、活动综述................................................2
二、活动策划方案................................................3
三、活动宣传方案................................................12
四、活动执行方案................................................14
五、活动进度表................................................15
六、活动资金计划................................................20
七、其他...................................................23
活动综述
本次活动是由山西传媒学院学生会主办,学生会文艺部承办的大型公益慈善项目,旨在号召当代大学生勇于承担社会责任,以自身所学奉献社会、回馈社会,扶助社会弱小群体,以自身光和热温暖他人。
活动将以义演的形式进行,将所得款项全数捐出,并接受公众监督款项的落实情况。
本次活动,将大学生社会实践、企业履行社会义务、民间慈善团体筹款相结合,探索出一条三位一体,共进合作的特色公益慈善道路,为社会的和谐发展做出更大的贡献。
活动策划案
1、活动宗旨
本次活动由山西传媒学院学生会文艺部发起,旨在充分发挥当代大学生热心公益,关怀社会的热情,以校园与社会相结合,以发展公益为目的,切实将当代大学生的爱心汇聚,滋润每一个社会弱势群体的心田。
2、活动目的
1.呼吁全院师生及社会各界人士关注弱势群体,支持公益事业。
2.表明山西传媒学院所有大学生对美好明天的期待,并且会一直用最积极的心态去做公益。
3、活动时间
待定
4、组织机构
本次活动由山西传媒学院学生会主办,有学生会文艺部承办。
活动将组建本次活动工作机构“晚会筹办委员会”。
委员会设置主席一名,副主席一名,各组组长一名,副组长1名,各部干事若干名。
具体委员会构成与职能如下:
1.主席:
主席一名。
组织协调本次活动日常工作,决定有关重大事项,负责晚会活动全局工作的进行;定期听取各部门工作汇报并统筹、调查、指导和帮助各级开展工作;做好部门与部门,干部与干部间的协调统筹工作;做好委员会与合作伙伴之间的统筹协调工作。
2.副主席:
副主席两名。
协助委员会主席开展工作指导自己分管部门的工作,并努力将自己分管部门的工作做好,使得分工、合作合理。
及时协调各部门之间的关系。
定期组织旗下部门工作人员召开例会,总结已经做过的工作,展望下一期工作情况。
主席不在或受主席委托时,代表主席行使各项主席职责。
3.组长:
总揽本组事物,安排本组人员配备,各项事物随机处理。
4.副组长:
帮助组长处理本组事物,协调组长与干事关系。
5.干事:
服从上级指挥,贯彻执行上级指令。
6.导演组:
总策划一名。
构思整台晚会的大致主题内容、表现的艺术效果,创意的主题是否新颖决定了晚会能否吸引人们观看的兴趣,策划出一台好的晚会。
策划四名。
具体实施策划每个板块,如歌舞类、语言类、曲艺类
总导演一名。
根据策划方案、晚会的脚本来调整节目、整体把握节目的质量、晚会彩排合成、以及晚会舞美、灯光、特效等的整体效果。
执行导演一名。
协助总导演完成各项任务,具体操作执行现场导演职责。
节目导演十五名。
参与节目策划、编排、调整与修改。
保证节目的顺利完成,保障整场晚会的顺利衔接,保证晚会整体效果和谐清丽,令人舒畅。
艺术顾问两名。
在艺术界范围内有专家程度的认识,由学院相关老师担任。
他们可以提供专业性顾问服务。
7.演出组:
主持人四名。
由学院播音主持系相关优秀学生担任把握晚会走向,作为连接晚会演员与观众的桥梁和纽带。
节目策划十五名。
担任每个节目的策划、创作、编排工作。
节目总监十五名。
负责督导每个节目的排练、音乐的质量、服装到位情况。
通知演员与工作人员排演的时间,地点。
掌握演员出勤情况,管理演员请假事宜。
演员因事假或病假未能出席排练时,可找人替代他排练,事后负责转告演员排练中的一切指示、提示和要求。
演员若干名。
负责参与节目排练,表演工作。
舞台总监一名。
总管负责监督舞台上的事务,包括安排催场、协调演员戴麦、灯光、舞美、音乐是否正确到位。
舞台总管。
随时监视晚会的动态,发现问题及时处理。
后台主任一名。
安排人员“递麦”(3至4人),递麦员要纪录哪个节目用几号话筒。
演员的前后顺序是保证晚会完整,保证节目顺利进行的关键,整场晚会眼睛都要盯住屏幕不能走神,不能离开;安排人员催场(3至4人)提前三个节目把演员引导到入场口;安排人员负责引导演员下场(3人)
舞台设计三名:
设计舞蹈的布局与制景,给出设计图纸,包括立体景和软景;根据晚会的主题思想与总要求和现场设备的条件制作相应的片头;根据每个节目的主题内容、思想、时长来制作相应的片花;为节目配上相应的文字字幕等。
5、道具服装组:
灯光六名:
根据晚会的整体要求,设计灯光的舞台布置,以及灯光的使用种类与数量,(如电脑灯与LED灯等)与根据节目要求调制灯光效果。
音响四名:
负责音响。
负责晚会演出时的音乐播放、话筒的使用,以及合成彩排时的音效调整等。
服装五名:
负责演出服装制作、租借。
演员私人服装的看管等。
负责演出完毕后的服装处理等。
道具七名:
负责各个节目的道具统计、根据节目要求使道具及时上场与下场等。
摄像六名:
负责晚会整体拍摄。
6、后勤组
后勤十名:
负责保障演职人员、现场嘉宾到场情况;联系场地人员等提供彩排场地;水食供应保障现场安全,包括水、电、消防与现场秩序;必要时组织提供与会人员食宿交通。
机动人员十名:
根据现场需要临时调配。
保安二十名:
维护现场秩序,确保晚会秩序稳定。
遇突发情况指挥观众疏散。
7、公关宣传组
宣传八名:
负责平面海报制作、张贴。
负责媒体宣传片制作,包括素材收集、视频剪辑等。
公关八名:
负责嘉宾邀请、兄弟学校联络、相关部门及民间组织邀请;相关媒体邀请;海报及宣传视频播放媒体联络。
礼仪八名:
负责迎宾及现场礼仪工作。
8组织财务组
统筹三名:
通过全盘筹划,抓住关键环节,合理安排工序,以缩短工时,提高效率,用最少的时间、人力、物力,获得最佳演出效果。
主要将晚会的节目审查时间、彩排时间与人力、物力相统筹、计划,达到合理安排。
前台主任一名:
安排人员负责观众入场;安排礼仪引导嘉宾入场;安排礼仪小姐在正式演出前掌握出席晚会的领导的具体情况,包括相貌、名字、职位等;现场气氛调节。
票务三名:
设计与负责印制观众入场券、演员证和工作证以及节目单。
监制一名:
代表主办方负责晚会节目录制后的制作支出总预算,协助制作人安排具体的日常事务。
财务两名:
计算晚会收入与支出并形成财务报表。
5、活动内容
1、文艺表演。
本次活动主要有本校学生为主的文艺表演,表演将以慈善为主题,为观众献上唯美宏大的视听盛宴的同时,带给观众感动,勾起观众心底最柔软的那块地方,使其为慈善事业慷慨解囊。
2、募捐活动。
本次活动将采用晚会募捐的形式进行。
晚会筹备阶段由公关部接触多个商业伙伴,商定募集金额等事务。
在晚会举行现场捐助活动,在慈善捐助的同时扩大参与企业知名度,使其成为社会榜样,让更多的企业参与到慈善事业中。
3、合作伙伴签约活动。
本次活动由山西传媒学院主办,作为山西唯一一所公办艺术类高等院校,山西传媒学院拥有极大的艺术资源。
山西传媒学院将以此活动为起点,与合作单位、合作民间组织等建立长期良好合作关系,使此活动成为传统,长期传承,将慈善的种子种下去,代代不息。
6、具体流程
1、完成策划,交由学校审核。
2、做出财务预算,确定募集计划。
3、联系受捐单位和合作伙伴。
4、寻找商业赞助及善款募集。
5、确定演职人员,排练晚会节目。
6、晚会演出,举办捐助仪式。
7、晚会结束后,派出工作组,长期监督款项落实情况,并定期向捐助方及社会公布。
七、预期效果
1.经济效益。
本活动预计募集资金十万元,将全部用于慈善公益活动,并将于活动后于媒体公示资金使用情况,明明白白做慈善。
2.社会效益。
本活动通过年轻人喜闻乐见的晚会形式,将慈善与艺术相结合,极大的调动了当代大学生热心公益,回报社会的热情。
本活动将高校、企业、慈善组织相结合,为中国慈善事业的发展探索了一条新的发展道路。
八、风险预估
1、气象风险。
天气变化可能会影响晚会正常进行。
晚会申请场地时我们将尽可能申请室内场地使用。
如素质拓展中心会场等。
若晚会因其他因素须在室外进行,我们将时刻关注晚会举行期间的气候状况。
如果会发生降雨等影响晚会正常进行的事件,我们将提前一天通过张贴告示、广播宣传等方式告知公众与演员延期举行。
2、火灾风险。
由于晚会使用过大电流负载,所以极易发生火灾等事件。
在晚会开始前,我们将仔细检查所有设备、线缆等,并对其温度实时监控;晚会进行中注意设备放置,注意通风散热。
如果发生火灾事件,我们将根据学院的火灾应急预案进行人员疏散,同时使用灭火器灭火。
如果火势无法控制,立即报警。
3、停电风险。
由于晚会使用各种大功率电器设备,所以极易造成电路故障导致停电。
晚会开始前,我们将对所有设备线缆检查,防止电路故障。
晚会举办中途若发生停电事故,使用备用发电机暂时带部分电器如话筒、照明灯光等,由主持人进行现场控制。
同时迅速检修电路,如果可以在短时间内修复,即由主持人控场至电路修复。
如果故障短时间内无法排除,或故障20分钟内仍无法解决,即由主持人宣布散场,改日演出。
晚会开始前一天由我方联系供电部门确认电力供应正常,如果电力于当晚由于调度会停电,采用告示张贴等方式通知所有观众延期举办。
如果晚会举行过程中因电力部门缘故突然停电,由我方使用备用发电机带部分设备如照明灯话筒等,由主持人进行控场,如果20分钟内电力问题仍未解决,由主持人宣布晚会改期。
4、商业风险。
由于晚会采用商业演出形式,如果出现门票滞销,无人观看的情况,则改为免费开放形式,并于晚会开始前全部退还已售出的票款。
5、演出风险。
若在晚会现场发生演员失误造成节目中断,如失误较小,对节目整体效果影响不大,则该节目表演继续。
若该失误影响到了节目整体效果且较为严重时,由该节目负责人引导撤台并继续进行下一个节目,该节目表演取消。
若由于演员失误,造成损失严重且影响到其他节目顺利进行,将由主持人宣布晚会改期举行。
慈善晚会宣传方案
1、宣传目标
为充分挖掘大学生慈善潜力,充分调动大学生慈善热情,特制定此次活动宣传方案,旨在扩大活动影响力,提升活动价值,使活动效益更为明显。
2、宣传人群
第一期宣传计划为山西太原、晋中两市的热衷于慈善事业的成功的商业人士及企业。
预计接触企业20家。
第二期宣传计划为山西省高校新区,主要人群为山西省高校新区十所高校,预计受众5万人以上。
3、宣传范围
第一期宣传范围较大,主要宣传面窄,暂定区域为太原,晋中两市。
第二期宣传范围小,宣传面宽,宣传范围为省高校新区内十所高校。
4、宣传渠道
活动将采用多渠道分批次进行宣传。
第一期主要采用平面海报张贴方式宣传。
暂定海报制作35张,以户外写真为主。
第二期采用多媒体多渠道宣传方式。
邀请校广播站、校电视台录制专题节目,在校园内滚动播放,起到宣传效果。
在校报上开辟专栏,向同学们进行宣传。
与其他兄弟学校广播站、校报等媒体合作,进行相关节目、新闻的播放宣传。
第三期采用扎点结合走访方式深入校园、班级、宿舍进行宣传。
组织宣传队,深入班级宿舍进行募捐宣传。
在校园内选取宣传点通过沿途讲解、传单发放等方式进行宣传。
5、宣传效果预计
根据估计,我校的宣传效果最好,信息采集率将达到80%以上;大学城周边兄弟学校信息采集率预计将达到40%~50%。
相关企业或公司消息采集率预计达90%,到达晚会现场的公司预计将有30%左右。
6、宣传成本核算
项目
单价
数量
总价(元)
海报(写真)
10
35(张)
350
宣传册
20
20(册)
400
传单
1
500
500
户外大型喷绘广告
20
5(张)
100
室内大型喷绘广告
5
20
100
其他宣传费用
500
总计
1950
慈善晚会进度表
组别
时段
预热宣传阶段
筹备阶段
备演阶段
演出阶段
后续阶段
导演组
根据策划敲定演出内容,聘请专业指导教师
节目分配与节目审核,对相关演出组织发出邀请,对节目质量提出意见与建议
安排三次彩排,形成节目单
导演晚会正常进行,做好现场控制。
完成捐助工作;跟进资金使用状况并形成报告保存;在平面、广播、电视台、网络新媒体等各平台分别推出善款使用状况报告
演出组
演职人员确定,节目审核报备
排演节目有针对性修改节目内容,提高节目质量
完成节目及节目串联
负责演出保障晚会顺利进行
后勤组
确定资金数量与到位情况
保障演职人员、现场嘉宾到场情况;联系场地人员等
提供彩排场地水食供应
保障现场安全,包括水、电、消防与现场秩序;必要时组织提供与会人员食宿交通
道具服装组
统计服装道具数量,做出大概预算
服装道具筹措购买制作等
保障彩排道具服装供应
保障现场灯光摄像道具服装准确到位保障化妆完成
公关宣传组
海报宣传,各媒体宣传;嘉宾邀请(企业、学校、相关部门)
媒体滚动宣传、敲定嘉宾状况、售票情况
加大宣传力度,深入班级做动员;发动周边学校慈善力量;再次敲定嘉宾到场状况
负责组织协调各部门工作
组织财务组
敲定组织策划,财务预算;学校报审工作
财务审核联系受捐单位、受捐代表。
完成售票,形成财务报告;组织协调整个工作
慈善晚会执行方案
1、晚会时间:
待定
2、晚会地点:
待定
3、晚会工作分组与人员配备
1、导演组:
负责晚会现场导演工作
负责人:
人员名单:
2、演出组:
负责晚会表演工作
节目一负责人:
人员名单:
节目二负责人:
人员名单:
节目三负责人:
人员名单:
节目四负责人:
人员名单:
节目五负责人:
人员名单:
节目六负责人:
人员名单:
节目七负责人:
人员名单:
······
3现场组:
灯光负责人:
人员名单:
摄像负责人:
人员名单:
音响负责人:
人员名单:
调音负责人:
人员名单:
服装负责人:
人员名单:
LED负责人:
人员名单
音乐负责人:
人员名单:
道具负责人:
人员名单:
话筒负责人:
人员名单:
化妆负责人:
人员名单:
催场负责人:
人员名单:
前台负责人:
人员名单:
礼仪负责人:
人员名单:
4、后勤组
安保负责人:
人员名单:
后勤负责人:
人员名单:
清洁负责人:
人员名单:
5组织财务组
统筹负责人:
人员名单:
票务负责人:
人员名单:
机动负责人:
人员名单:
4、晚会流程
1、开场舞蹈
2、主持人宣布开始。
3、播放宣传片。
4、文艺表演。
5、某领导做捐款动员。
6、文艺表演。
7、某公司等捐助仪式。
8、文艺表演。
9、主持人现场互动,随机采访。
10、文艺表演。
11、主持人宣布结束。
5、晚会彩排计划
晚会根据筹备计划将设置三次彩排。
1、晚会演出20天前完成节目策划,报备,演员招募。
2、晚会演出14天前完成初步排演,并于晚会开始14天时参与节目审核。
3、所有通过审核的节目于晚会演出10天前参与第一次彩排。
4、根据彩排结果进行节目部分调整,于演出前5天完成节目重新编排与调整。
5、晚会演出前4天进行第二次彩排,并根据演出顺序进行完整节目彩排。
6、根据彩排结果对节目细节进行调整。
7、晚会演出当天进行晚会最后一次彩排,帮助演员寻找演出状态。
6、观众进场与退场安排
进场:
观众进场由会场入口进入,凭票进入,需由票务检票入场;入场后根据票号寻找座位或由礼仪引导入座。
晚会现场应遵守秩序,否则现场安保人员有权将破坏秩序者请出场外。
退场:
演出结束后,现场观众将有安保人员和礼仪引导从出口有序退场,全程须听从指挥,有序离场,禁止推搡等行为。
7、演出计划。
1、演出当天早晨九点,所有演职人员到位。
演员换演出服并化妆。
2、演出当天九点半,晚会开始排练。
内容包括演员表演,走台及演出情绪酝酿。
3、演出当天十二点,彩排结束,由主办方提供午餐,演职人员休息。
演员补妆。
4、下午两点,根据安排最后一次走台彩排,所有规格按演出规格对待。
5、嘉宾接送车开始出发。
5、下午五点半,彩排结束,所有演职人员休息吃饭。
6、下午六点,演员进入后台后场,并根据需要补妆。
观众开始进场。
嘉宾全部到位。
7、晚7点,演出开始。
8、晚九点左右演出结束。
根据需要安排嘉宾住宿或交通工具返回。
9、所有工作扫尾,打扫会场卫生等。
10、结束。
八、晚会演职人员责任划分与认定
本次活动规模大,工作人员多。
晚会演出须各部门共同努力,协作配合进行。
各分组职责有组委会主席及副主席协商,依照策划划分;各人职能有所在分组组长划分。
责任明确,划分到人。
所有参与工作人员签订《晚会责任承诺书》,如在自己职责范围内出现失误,视情况大小追究当事人责任。
慈善晚会资金使用计划
1、资金募集计划
1.募集来源:
企业、学生捐款、教工捐款、门票收入
2.募集比例:
企业60%;教工学生捐款20%,门票收入20%
3.募集目标:
10万
二花费计划
1.花费总额:
3万
2.花费项目:
舞台搭建租凭、灯光摄像设备使用费用、服装道具购置费用、演员化妆费用、嘉宾交通安置费用及杂费等。
3.具体资金使用计划:
类别
序号
项目明细
数量
规格
单价(元)
总计(元)
宣传
1
海报
35张
60cm×40cm
10元/张
350
2
宣传单
500张
1元/张
500
3
户外宣传横幅
10条
5m/条
8元/米
400
4
户外大型喷绘
5张
4m^2
5元/平米
广告支架100元
200
5
室内大型喷绘挂广告
5张
4m^2
5元/平米
广告支架100元
200
6
其他宣传费用
200
7
人工费用
200
8
交通饮食补助
100
小计
2150
会场布置
9
彩虹拱门
1个
10m
200元/天
200
10
气球
500个
10元/袋
50
11
小型彩灯
30条
10m
5元/条
150
12
灯光租凭
300元/天
300
13
设备租凭
2000元/天
2000
14
其他布置
200
小计
2900
服装道具费用
15
演出服租凭
200
7000
16
道具制作等
1000
小计
8000
后勤费用
17
工作餐费用
200
1500
18
工作证制作
100
3元/个
300
19
门票印制
400
0.5元/张
200
小计
2000
嘉宾费用
20
嘉宾交通费用
200元/次
200
21
嘉宾食宿费用
20人次
100元/人
2000元
22邀请媒体费用
省级
1000
23
其他
500
小计
3700
礼仪用品
22
绶带制作
10条
5元/条
50
23
捐赠牌制作
8
30/张
240
24
桌面陈设
20
5元/人次
100
25
现场小礼品赠送
500
2元/个
1000
26
纪念册制作
50
20元/册
1000
27
其他
100
小计
2490
合计
21240
3、捐赠计划
1.捐赠渠道:
与红十字会合作
与基金会合作
2.捐赠总额:
10万
其他
附录一:
慈善晚会节目登记表
附录二:
慈善晚会责任承诺书
附一:
慈善晚会节目登记表
节目序号
项目
节目名称
节目形式
演员人数
指导老师
导演
负责人
联系方式
要求
备注
附二:
晚会责任承诺书
山西传媒学院慈善晚会承诺书
为保障山西传媒学院慈善晚会顺利圆满闭幕,作为晚会演职人员,我郑重承诺:
谨守本职,恪守岗位,保证自己的工作圆满完成,保障晚会顺利进行,兢兢业业,努力工作,为晚会的成功举办保驾护航。
若晚会在我的职责范围内出现纰漏,我愿意承担相应责任。
组别
承诺人
2015年月日
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