人员数据管理制度.docx

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人员数据管理制度

XX软件股份有限公司

规范性文件

人员数据管理制度

文件编号：

广（人力）字规A[XXXX]第004号

版次：

XXXX年V1.0

编制：

人力资源部

文件修订记录

版次

生效日期

修改页码

修改章节

修改依据

修改内容

修订人

XX软件股份有限公司

人员数据管理制度

第一章总则

第一条编制目的

为规范公司人员数据管理，保证为公司经营分析及管理决策，及时提供真实、准确的人员数据，特制定本制度。

第二条适用范围

XX总部及各分子公司。

第三条管理原则

（一）遵循“双重确认原则”，即在信息的处理上，要有复核的部门或职位参与。

（二）人员数据发生错漏或泄露等不合规行为，应遵循追责并积极整改原则。

（三）人员数据由总部人力资源部组织发展部统筹管理，各部门及分子公司分散维护。

（四）根据管理需要，各部门及分子公司应设定接口人，负责数据维护及数据提供。

（五）人员数据维护及提供应保证及时、准确、完整、真实。

（六）人员数据使用及传递，应做到统计口径及来源清晰，谨慎使用，保证人员数据安全。

第四条术语、定义

（一）人员数据：

指员工在公司工作过程中，由公司管理的个人基本信息、任职经历、学习经历、工作经历、培训经历、薪酬福利记录、考勤休假记录、奖惩记录、岗位绩效结果等数据。

人员数据分类：

根据用途和重要性分为O类、C类、S类、ST类四大类。

ØO类数据：

即开放数据（Opendata）,指公司内部所有员工均可知晓和使用的数据，如员工个体的姓名、部门、职位、工号、内邮、性别等。

ØC类数据：

即核心数据（Coredata）,指用于公司人员管理和对公司经营有一定影响的数据，如任职经历、学习经历、培训经历等。

ØS类数据：

即敏感数据（Sensitivedata）,指对公司经营管理有一定影响的、或详细完整体现公司人员现状的、或带有员工个人隐私信息等的数据，如员工产品线价值链属性、带有手机号的人员清单、人员定编表、体现公司经营分析的报表等；

ØST类数据：

即保密数据（Secretdata），指仅在特定范围内传递和使用、并对人员管理有重大影响的数据，如数薪资相关数据等。

（二）HR系统：

即人力资源管理系统，是公司管理人员数据的核心平台，是实现人员数据平台化管理应用的主要载体，同时也是公司信息化建设的重要组成部分。

系统工作原理举例：

通过技术手段，实现HR与OA入转调离流程的对接，流程结案后将人员数据自动存储到HR系统，业务人员按期把业务数据维护/计算/导入/读取到HR系统中，如薪资数据、劳动合同数据、出勤刷卡数据，并可以通过接口开发向外围系统传输数据，如广讯通、OA、工作流等，实现数据共享，提升数据流转效率。

第五条角色分工及职责

人员数据管理过程中的角色分类及职责如下：

（一）业务管理员：

由总部人力资源部组织发展部eHR经理担任，负责制定人员数据管理机制、数据应用及服务管理、监督数据质量及安全等，推动人员数据平台化管理及应用，提升数据运转及使用效率。

（二）IT管理员：

由企管与IT部的业务顾问担任，负责HR系统相关业务需求分析、方案设计、后台配置、权限分配、系统运维、等工作，保证HR系统正常运转，协助业务管理员及业务负责人，提升人员数据平台化管理及应用效率。

（三）业务负责人：

指总部人力资源部薪酬福利、员工关系、员工培训与发展等业务的负责人，负责制定业务数据处理规则，并有责任交授业务数据处理规则和方法，履行跟催提醒责任，同时将跟催提醒的相关邮件或通知告知eHR经理及关键数据使用者，保证数据顺畅流转；负责将业务数据逐步完善到HR系统中，实现平台化管理及应用。

（四）数据维护人：

指数据的直接维护人，包括在HR系统上可直接维护数据的eHR专员、人事专员、运作支持人员、各业务负责人等；也包括在入转调离流程上填写信息的操作人，如填写员工价值链的二级部门经理。

（五）数据复核人:

对数据维护人维护的数据质量进行复核,对数据质量负连带责任，一般由数据维护人的上级或经理授权人担任，没有明确授权人的，由经理担任，如分子公司。

（六）数据提供人：

上述的所有角色均可能是数据提供人。

（七）使用者：

通过公司准许的方式获取人员数据的员工，如可以登录HR系统的员工。

第二章管理内容

第六条数据管理要求

（一）O类数据及C类数据管理：

广泛用于日常数据服务及应用，数据主要通过入转调离流程生成或由员工维护，数据维护人涉及范围广，需各部门及分子公司相关人员紧密配合，保证数据质量和更新及时性。

各部门及分子公司若发生人员变化，运作支持经理/部门经理应提前或当天安排相关人发起流程，并督促遵照入转调离流程处理规定，保证当月发生流程当月结案。

人事专员负责督促工作，保证每月按时完成HR系统数据的更新及数据完整性、准确性核查。

（二）S类数据及ST类数据：

针对S类、ST类数据的传递和使用，业务负责人应在业务管理规则中制定明确的要求和有效的管理规范，使数据维护人及使用者知晓并遵守。

并在业务流程设计上充分考虑数据传递的顺畅和安全。

S类、ST类数据的数据质量尤为重要，维护人必须保证数据的100%准确、完整，及时，具体遵照业务要求执行。

（三）数据复核要求：

总部、分子公司必须遵照业务管理要求，建立数据复核机制，充分保证数据100%及时、准确、完整，数据传递流程如下：

数据维护人及复核人涉及的数据范围，如下：

数据分类

数据范围

数据维护人/第一责任人

复核人

人员基本信息

入离调转流程上填写的信息、价值链产品线信息、新员工填写的信息。

1、总部：

招聘人员、部门运作支持人员、行政助理及流程上填写信息的人员，如二级部门经理。

2、分子公司：

人事专员/行政助理

1、总部：

员工关系专员、员工关系助理

2、分子公司：

分支经理/运作支持经理/其他授权人

薪酬

每月薪资发放明细、年终奖金数据

1、总部：

薪酬专员

2、分子公司：

薪酬专员（包括兼职的会计/出纳）

1、总部：

薪酬经理

2、分子公司：

分支经理/运作支持经理/其他授权人

社保、公积金

每月社保、公积金明细

1、总部：

薪酬专员

2、分子公司：

人事专员

1、总部：

薪酬经理

2、分子公司：

分支经理/运作支持经理/其他授权人

劳动合同

劳动合同签订、续签、终止等信息

1、总部：

员工关系助理

2、分子公司：

人事专员

1、总部：

员工关系专员、员工关系助理

2、分子公司：

分支经理/运作支持经理/其他授权人

考勤

总部、广梦、广正月度考勤请休假处理；

销服分支工作时间、加班时间

1、总部、广梦、广正：

行政助理/运作支持人员

2、销服分支：

人事专员

1、总部、广正（总部发薪员工）：

员工关系专员、员工关系助理

2、广正（广正发薪员工）：

广正运作支持人员。

3、销服分支：

分支经理/运作支持经理/其他授权人

第七条数据服务流程

使用者应根据不同的数据需求，选择相应的服务申请流程。

数据提供人应尽可能满足使用者的需求，并在约定时间内提供数据。

（一）O类、C类数据需求申请：

总部各部门申请人应说明数据用途、数据要求，并以邮件形式发给二级部门经理，经理同意后，由人力资源部组织发展部eHR专员提供。

分子公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理日常数据需求，超其权限范围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部组织发展部eHR专员申请协助处理。

（二）S类、ST类数据需求申请：

总部各部门申请人应说明数据用途、数据要求，并以邮件形式发给人力资源部相应业务负责人，申请人的一级部门经理同意后，由业务负责人直接提供。

分子公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理，超权限范围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部业务负责人申请协助处理。

（三）系统集成数据需求申请：

凡是需要与HR系统集成的系统或工具，需向HR系统业务管理员、业务负责人邮件申请，并经IT管理员评估后方可使用，同时IT管理员负责备案和管理系统接口。

（四）HR系统数据权限申请、转移、废止：

申请人应以邮件形式，说明权限申请范围、使用周期、用途等，经二级部门经理同意；涉及S类或ST类的，需经一级部门经理批准。

业务负责人及业务管理员同意后，由IT管理员开通权限并备案。

申请人权限发生转移或需要废止的，应及时告知总部业务负责人、业务管理员，由IT管理员做权限调整并备案。

（五）其他数据需求申请：

基于HR系统的复杂数据需求、报表需求等，由业务管理员负责处理；基于HR系统无法提供的数据，由总部业务负责人提供。

第八条监管机制

为保证给公司经营提供准确数字，制定以下机制：

（一）通报机制：

各部门及分子公司若出现数据错误或数据传递延迟等，经所在部门一级经理确认同意后，将在一级经理范围内通报批评，并责令整改。

（二）开罚单机制：

情节严重的，经所在部门一级经理确认同意后，处罚责任人300元，上级经理同等处罚，其他人酌情负连带责任，同样的错误不允许犯第二次，要求有错必改，重复犯错，加重50%处罚，同时责令作书面检查（包括改进和补救措施）；给公司经营分析及决策带来严重影响或经济损失的，上报总裁办，经调查属于重大公司质量事故的，按照《公司问责制》的规定，追究相应管理责任。

（三）抽查机制：

总部人力资源部组织发展部每月对数据质量进行抽查，包括但不限于数据的准确性、及时性、完整性，并将结果以邮件形式通报给数据维护人、业务负责人及各部门经理，抽查结果遵照上述通报或开罚单机制处理。

（四）关于申诉:

对处理结果有明显异议的，可以自收到处罚决定起5个工作日内向直管一级经理及人力资源部提出申诉，发现处理错误的，应当及时纠正，否则维持处理结果。

第三章附则

本文件从发布之日起生效。

本文件由人力资源部负责解释与修订。

人力资源部