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办公场所管理规定办法
办公场所管理规定办法
办公场所管理规定
第一章总则
一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作越发标准化、制度化和规范化,结合实际状况,特制订本制度。
二、本制度适用于公司全部成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际,按照不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有方案、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规则制度的起草编写、普通性文书的收拾汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣扬等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,准时做出收拾,当好领导参谋。
七、帮助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:
名片印制、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定根据员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格根据本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分,文件是各部门按照自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部普通性传阅资料。
档案是文书基础上形成的,档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:
上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件根据公司文档统一格式举行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时光、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。
4、按照文件属性、类别,对全部文件举行编号,按照编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档收拾、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内藏匿文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对普通性文件举行分类管理,定期收拾并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅普通性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅状况举行记下,做好借阅记录并限期清退。
8、按时光、内容、部门、名称等内容分门别类举行收拾,附件、批件、定稿等资料收集彻低,存档备案。
半年一小清,年终一大清。
9、按照存档时光及存档的须要性对文件举行销毁,需上报行政人事主管签字批准,根据文件管理制度举行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:
起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:
外部收文→文件收拾→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:
提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺当举行,保证公司内部资料的平安性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:
普通性文书(通知、公告、提案看法、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣扬资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外,普通性文书没有固定的格式,但必需标有页眉页脚,内容可按照文书详细内容举行调节。
4、按照文书性质举行编号收拾,定期对文书举行归档收拾,保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条制度规范
1、按照公司实际需要及上级布置,起草编写内部藏匿文书,张贴公示学习。
2、根据文书管理范围,行政人事部的发文按照需要填写《发文簿》,全部文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需仔细学习并签名备注。
4、按时光、内容等降序罗列,收拾归档,坚持平常归档与年终归档相结合,对比编号列出收拾清单。
5、按照文书的时效性和保存的价值性,对文书举行收拾销毁;须上级审批同意,方可销毁。
6、办公室负责人为第一责任人,若发觉文书走失,办公室人员必需查明缘由,照实向主管部门报告,若未查明缘由,则由办公室负责担当。
7、违背以上规定者根据相关规定予以惩罚。
第三条流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新名目(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真切性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,准时分类、收拾、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:
公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、按照文书收拾和文件收拾编号,对对应资料举行相应的归档、收拾、备注,并存入特地的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。
2、全部归档文书材料经过初步收拾,按照时光先后挨次再按同一项目文书材料集中收拾,并贴上标签。
3、坚持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对比编目,列出清单。
4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必需遵守保密规定,履行保密手续,特殊是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案平安与完整。
6、档案接收、移交,必需按照档案管理制度严格做好记录。
第三条流程设计
按照文件、文书名目收拾需要归档的档案→排序收拾,编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节省办公经费,提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责全都严格要求,无私自挪用现象。
3、办公用品保管采取“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的选购,应举行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。
第二条制度规范
1、公司办公用品的选购、保管、发放和办公设备的入库记下由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:
每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室按照各部门的需求方案和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出选购方案,经部门主管批准,财务部签字后方可选购。
对急用品的选购,可按照详细实际举行灵便处理,但必需经部门主管批准。
3、按照物品所属类别,对办公用品举行准时出入库记下,注明名称、数量、规格、单价、出入库时光等,做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需准时发放,并做好填表记录;因特别状况急需领用未填表记下,事后须准时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账,每年举行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品举行盘查,核实库存,保证出入库等量。
第三条管理流程设计
编制《需求方案表》审批选购入库记下发放
编制需求方案统计申购状况月末清算汇总出库记下
三、图书管理制度
第一条管理要点
1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。
2、图书管理人员严格根据制度中规定及时到岗,服务到位,保证借还流程有序举行。
3、按照图书类别,对图书举行编号,并制作名目卡以备员工查阅。
第二条制度规范
1、各部门可按照实际工作需要,申请申购图书。
2、根据各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责选购图书1-2次。
3、对全部图书举行分类收拾,贴上类别标签并编号记下,注明购进日期、作者、出版社及其他有须要的项目。
4、根据规定时光借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,根据规定举行惩罚。
5、借书人员妥当保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严峻伤害或走失图书,需做出相应的赔偿,走失图书者全额赔偿。
6、图书管理员定期对图书举行清点,如遇图书走失,查明缘由,报部门主管,按指示行事。
第三条管理流程设计
1、申购流程:
填写申购单→审批→选购→图书入库记下
2、借还流程:
查阅图书名目卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单
四、会议管理制度
第一条管理要点
1、为了提高会议质量,促进有效交流,提高行动实力,进而规范会议管理。
2、按照公司实际及详细的状况,确定会议召开的须要性。
3、清晰会议召开目的,合理布置时光,做到少而精,考究高效原则。
4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的实力与水平,保证会议实效。
5、根据制度规定,严格会议管理,参会人员及时参与会议,并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切预备工作。
第二条制度规范
1、收集会议议题,按照选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时光、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员按照参会人员的发言情况及相关事项,准时收拾好会议记要或者会议决议,打印并张贴。
4、根据时光罗列,将全部会议记录文字资料和电子资料同步收拾并归档。
5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。
如需查阅应严格根据文书管理制度规定执行。
第三条管理流程设计
会前:
确定议题、会上所需资料预备、通知→会中:
乐观参加,做好会议记录→会后:
收拾会议记录→张贴→归档收拾
五、清洁卫生管理制度
第一条管理要点
1、为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺当举行。
2、根据规定,清洁人员完成全部规定项目,并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人,管理全部清洁项目并不定时对卫生举行保持与维护。
第二条制度规范
1、清洁区域包括:
办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、根据排班布置,轮番打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、清洁卫生采取卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室全部区域的清洁卫生,当日值日生按时做好全部的清洁,监督者准时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不定时对清洁卫生举行维护,保证地面干净,茶水供给,洗手间的干净和卫生纸供给等工作。
5、值日生在规定时光内做好全部清洁项目,填写《清洁卫生值日表》,监督员仔细核实,并填写《清洁卫生监督表》。
6、未按要求清洁者,根据规定予以处罚。
第三条流程设计
布置清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发觉问题→执行处理
六、日常事务管理
(一)接待管理
第一条来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做详细的要求。
第二条以主动、热烈、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。
根据接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。
第三条接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。
第四条流程设计:
接待来访人员→咨询来意,需要找的人→通知被访者→引领悟见→奉上茶水→送客→收拾客人走后清洁
(二)报刊收发收拾
第一条办公室管理人员根据公司实际需要,订阅报刊,做出方案预算,负责办理订阅的有关手续。
第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并收拾放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可任意阅览,但不得带出公司或任意撕剪,阅毕放回原位。
第三条任何人不得任意将公司内部刊物挪为他用。
第四条报纸每周更换一次,全部报纸每季度处理一次。
第五条流程设计:
收发报刊→收拾→放置资料架→定期清理
(三)后勤管理
第一条为了仔细贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的乐观性和主动性,按照实际严格制度。
第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤记下汇总管理工作。
第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,准时提示值日生和监督者做好相应工作。
第四条按照外出工作人员状况,准时催促其按时填写外出工作时光记下,照实填写时光及外出事由。
第五条办公室人员每周举行一次外出工作时光统计,每两周举行一次考勤汇总统计,月末按照外出工作时光记下举行总的考勤汇总。
第六条流程设计:
监督→照实审核→汇总记下→报表
(四)文化宣扬管理
第一条负责公司内部文化活动的宣扬和落实工作,同时负责公司外部的宣扬维护工作。
第二条按照需要,准时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。
第三条关注国家政策规矩,准时记录政策动向,制作简报以供学习。
第四条收集与工作有关的学习资料,丰盛大家的学问面,附上签阅单举行进度跟踪。
第五条流程设计:
猎取信息来源→编辑收拾→张贴→学习→存档
(五)其他事务
第一条名片制作、收发传真等其他事务。
第二条负责公司文书的打印复印工作。
第三条负责树木花卉的养护工作。
第四条帮助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。
附则
第一条本制度由行政办公室制定,解释权归办公室。
第二条本方法由总经理核准后实施,修改时亦同。
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