供应商管理制度及流程44024.docx
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供应商管理制度及流程44024
供应商管理制度及流程
一、目的
二、适用范围
三、供应商分类
四、供应商管理流程
七、附则
八、附件
附件2、供应商信息变更清单
附件3、合格供应商名录
一、目的
XX公司制定本《供应商管理制度》(以下简称为“本制度”),旨在规范公司采购业务的供应商管理流程,以建立统一的供应商管理体系,确保供应商管理的合理性、准确性、及时性以及授权审批的有效性。
二、适用范围
XX公司采购业务部门
三、供应商分类
按照采购策略,对供应商分类
编号
供应商类型
分类特征
1、战略供应商
与其有着长期、广泛合作或频繁交易的正式供应商,此类供应商为公司提供核心技术产品或可能是唯一的供应商,对公司的存在和发展极为重要且难以更换,或者更换的成本很高,其符合以下条件:
(1)与其签订年度框架协议,明确规定有关付款条款、法律条款、采购价格(或不固定价格)等内容;
(2)当每次采购申请提出后,如框架协议中有确定的采购价格时,则无需再进行询价、比价工作;反之,仍必须进行询价、比价工作;
(3)向此类供应商采购时,可以直接向供应商发出采购订单,无需再行签订采购合同。
2、优先供应商
针对某一类产品或服务,与其有着长期合作或频繁交易的正式供应商,此类供应商所提供的产品和服务在其他供应商处也可获得,但其在价格、质量、交付、提前期、反应时间等综合绩效中有优势,总体绩效较好,符合以下条件:
(1)与其签订价格备忘录,以确定年度采购价格;
(2)当每次采购申请提出后,若申请采购的产品或服务的价格已包含在价格备忘录中,则无需再对其进行询价、比价工作;反之,仍必须进行询价、比价工作;
(3)同时,根据采购合同有关规定确定需要签订采购合同时,需就该笔采购签订单独的采购合同。
3、普通供应商
与其有过合作或交易,但未签订任何框架协议或价格备忘录的正式供应商。
需就每次采购申请进行采购询价、比价,然后根据有关规定签订单独的采购合同。
4、临时供应商
在现有合格供应商数据库中,不存在采购需求物料的供应商;但是采购紧急,没有时间开发新的供应商,执行常规的询价比价过程,而采用的供应商。
5、淘汰供应商
公司根据供应商定期评估结果,确定不再与其进行交易的供应商。
同时,在采购系统中供应商选择时不允许选择。
6、黑名单供应商
公司根据供应商定期评估结果,发现有欺诈、舞弊或诚信不佳的行为,确定需要提请采购职能部门注意,不再与其进行交易的淘汰供应商。
四、供应商管理流程
1、供应商调查
(1)采购部实施采购前,应对潜在供应商进行调查工作,目的是了解供应商的各项管理能力,以确定其可否列为合格供应商名列。
(2)由采购部、工程部等相关部门人员组成供应商调查小组,对供应商实施调查评估,并填写《供应商调查表》。
(3)评价结果由各部门做出建议,供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
(4)未经过供应商调查认可的厂商,除总经理特准外,不可成为本公司的供应商。
(5)对供应商的调查评估包括价格评估、技术评估、品质评估等,所需考虑因素如下:
◆价格评估:
对于供应商所提供的物料价格,采购部应评价原料价格、加工费用、估价方法和付款方式。
◆技术评估:
对于供应商的生产技术,技术部应评价技术水准、技术资料管理、设备状况及工艺流程与作业标准。
◆品质评估:
对于供应商的品质,采购部应评价品质管理组织与体系、品质规范与标准、检验方法与记录、纠正与预防措施等。
表2供应商调查表模板
供应商调查表
供应商编号
供应商名称
调查时间
调查次数
调查评估项目
得分
评分说明
调查评估者
备注
成本
材料价格
加工费用
付款方式
质量
技术水准
资料管理
设备状况
跟踪服务
及时性
到货及时性
到货齐货性
合计
2、供应商定期评估
(1)供应商定期评估小组成员至少应包括:
采购部采购员及经理、需求部门经理、财务部经理、合同管理部经理或相应部门的经理授权人。
采购部负责召集和领导供应商定期评估小组的工作。
(2)除已淘汰供应商外,供应商评估至少每年进行一次,具体的。
除定期评估外,还可以在项目完成后进行项目评估。
若供应商的交货期、品质、价格或服务产生重大变化时,应及时对供应商做出评估。
表3供应商定期评估表模板
供应商定期评估表
说明:
1:
本评估表目的是对合作供应商的绩效的综合评估,以持续提高供应商
2:
评估相关规定详见供应商管理制度,绩效评估相关责任部门必须本着客观公正进行评估。
3:
本表中,除特别注明“非必填项目”外,所有项目必须完整填写。
4:
对本评估表存在任何疑问和建议,可咨询采购部。
供应商基本信息
供应商名称:
填写供应商全称,必须与系统中供应商名称一致
供应商编号:
填写供应商完整编号,必须与系统中供应商名称一致
供应商所属物料种类:
填写供应商主要所属类别,与系统中保持一致,如建材类供应商
供应商目前等级:
目前在系统中所属的级别,如A类供应商
评估周期:
评估周期,如2009年1月1日至2009年12月31日
评估内容
评分类别/权重
评分项目
得分(0-5分)
价格
50%
·价格下降率
·价格弹性
每天报价时
·价格透明度
评估其他说明:
非必填项目,如有需要单独说明事项,可另做文字说明。
评估部门:
价格评估一般供应商管理组评估人:
评估人签名评估日期:
填写评估日期
付款条件
20%
·付款账期
·付款条款弹性
评估其他说明:
评估部门:
评估人:
评估日期:
交货
15%
·供货及时度
·供货完整性
·送货弹性
·退货难易度
评估其他说明:
评估部门:
评估人:
评估日期:
品质及服务
15%
·符合ISO等专业质量标准认证
·产品质量稳定性
·问题处理的及时性
·紧急应对能力
·增值服务
·对祈福重视度
评估其他说明:
评估部门:
评估人:
评估日期:
诚信
·是否存在不诚信记录
评估其他说明:
评估部门:
评估人:
评估日期:
评估结论
评估结论:
审批人:
数据维护人:
(3)供应商定期评估及分类方法:
首先,评估人员需确定具体评估指标及其相应的权重(%),权重之和为100%;然后,评估人员给各个评估指标打出考核分数,分值为5分到0分的整数,参考标准详见表4;其次,该供应商的总得分=;最后,根据供应商评估结果对其进行分类:
得分在几分以上(含)的供应商评为优秀供应商,采购交易时应予优先考虑,建议其所属供应商类型为框架协议供应商或价格备忘录供应商;
考核总分在几分(含)-几分(不含)的供应商评为符合要求供应商,可以正常交易,建议其所属供应商类型为普通供应商;
考核总分在几分(含)-几分(不含)的供应商评为待整改供应商,建议对其进行订单减量、各项稽查及改善辅导措施。
考核总分在几分以下的供应商评为淘汰供应商,终止交易,供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用。
评估过程中评为黑名单供应商,终止交易。
供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用,并提示所有部门在以后的交易中不选择该供应商。
3、供应商资料的维护和变更
(1)新增供应商
采购部筛选确定新增供应商后,应尽快在进入正式交易谈判之前获取供应商的如下相关资料:
营业执照复印件、税务登记证复印件、法人组织机构代码证复印件(适用于法人供应商)或身份证复印件(适用于个人供应商)、最近财年的财务报表(适用于上市公司)、供应商诚信声明函、公司银行账号说明(适用于法人供应商)或个人签字的收款银行账户说明(适用于个人供应商)、相应的资质证书或质量认证证书等。
采购员将上述资料收集完整后,填写《承办商/供应商资料表》并提交采购部经理审核,以建立供应商档案。
在与供应商的业务合作过程中,采购部就及时更新《承办商/供应商资料表》。
(2)供应商信息变更情况主要包括:
供应商收款方名称、开户行及银行账号变更、供应商名称变更、供应商地址变更、供应商联系人或联络方式变更、根据供应商定期审核结果变更。
供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不限于:
l供应商收款方名称、开户行、银行账号变更:
加盖其公章的收款公司银行账号说明(适用于法人供应商)或个人签字的收款银行账户说明(适用于个人供应商);
l供应商名称变更:
加盖其公章的供应商名称变更通知函、加盖其公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、法人组织机构代码证复印件;
l供应商地址变更:
加盖其公章的供应商地址变更通知函;
l供应商联系人或联络方式变更:
加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函。
采购员收集上述资料后,需填写《供应商信息变更清单》,以确认供应商资料收集的完整性,然后一并提交采购部经理审核。
供应商资料和信息的变更由采购部经理审批后,采购员更新《承办商/供应商资料表》和《合格供应商名录》并予以存档。
七、附则
本制度由公司采购部制定,经总经理核准签发,自2009年几月几日起实施执行,未尽事宜以采购部发文为准。
本制度由采购部负责解释。
八、附件
附件2、供应商信息变更清单
供应商信息变更清单
供应商名称:
采购类型:
序号
变更类型
资料名称
是否已获得(Y/N)
是否变更(Y/N)
备注
1
供应商收款公司名称、开户行、银行账号变更
供应商收款公司银行账号开户证明(法人供应商)
个人签字的收款银行账户说明(适用于个人供应商)
2
供应商名称变更
加盖其公章的供应商名称变更通知函
3
加盖其公章的营业执照复印件
4
加盖其公章的税务登记证复印件
5
加盖其公章的法人组织机构代码证复印件
6
待准入考察供应商资料提供检查清单
7
供应商地址变更
加盖其公章的供应商地址变更通知函
8
供应商联系人或联络方式变更
加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函
附件3、合格供应商名录
合格供应商名录
序号
厂商编号
名称
联系方式
供应材料
最后复查时间
备注
审批人签字:
日期:
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