公文写作格式规范技巧及范文模板.docx

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公文写作格式规范技巧及范文模板

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公文写作基础知识

公文概念

公文是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。

公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。

公文分类

（1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。

高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。

1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。

2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。

3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。

4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。

5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。

（2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的《国家行政机关公文处理办法》，经过多年的实践，修订后的《办法》从1994年1月1日起施行。

把公文种类调整为十二类十三种，删去“指令”、“决议”、“布告”三个文种，将“议案”作为一个新文种列入主要公文种类。

即：

命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。

此外，中共中央办公厅于1989年4月25日发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。

这样，现在常用的公文种类总共有十六种。

1）命令（令）；

2）议案；

3）决定；

4）指示；

5）公告；

6）通告；

7）通知；

8）通报；

9）报告；

10）请示；

11）批复；

12）函；

13）会议纪要；

14）公报；

15）条例；

16）规定。

还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内，实际上应用也很广泛，同样可能具有公文的性质，或在一定条件下具有公文的性质。

如某些章程、办法、计划、协议书、电报、记录、简报、调查研究、首长讲话稿等。

常用的公文种类

一、决议。

经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。

二、决定。

对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

三、公告。

向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。

四、通告。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

五、通知。

发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

六、通报。

表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。

七、报告。

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

八、请示。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

九、批复。

答复下级机关的请示事项，用“批复”。

十、条例。

用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。

十一、规定。

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

十二、意见。

对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。

十三、函。

不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

十四、会议纪要。

记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。

公文结构

公文体式的结构包括：

发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。

（1）文头部分

1）发文机关。

发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。

2）发文号。

包括机关代字、年份、序号。

如“国发［199×］×号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有五星。

3）秘密等级。

公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。

4）紧急程度。

公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。

5）签发人。

上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名。

（2）行文部分

1）标题。

根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。

通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。

2）主送机关。

是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并顶格书写，其后用冒号。

标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出“主送”字样。

3）正文。

是公文的主体和核心内容。

字体不能太小，字距行距要清晰。

要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。

4）附件。

是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。

如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

（3）文尾部分

1）印章。

是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。

2）成文时间。

是公文生效的日期。

成文日期应标注在公文“落款”即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。

3）附注。

是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。

标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。

4）主题词。

是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。

主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。

它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。

5）抄报抄送机关。

抄报抄送机关是受文的机关单位。

标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。

6）印发机关。

指发文机关的办理部门。

应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。

这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。

公文格式

第一条公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。

第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。

一、发文机关（公文版头）用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。

二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。

三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。

四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。

五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。

第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。

一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。

标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。

二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。

主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。

“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。

三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”。

规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。

四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。

附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。

五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。

成文日期以领导签发日期为准。

六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。

加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。

文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。

第四条主题词。

置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。

第五条抄送栏。

在主题词横线之下。

抄送单位可使用规范化的简称。

第六条印发机关及日期栏。

在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

第七条文件份数。

标于印发机关及日期栏横线之下，居右。

第八条公文文字从左至右横写，横排。

公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。

公文写作与处理

1、写作基础知识

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。

实用文体主题的表现表式主要有：

①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：

选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。

文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：

①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。

语言运用的基本要求：

合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：

①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

3、政府系统的通用公文文种

（1）规范性文件

条例。

用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

规定。

用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

办法。

用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

（2）领导指导性文件

命令（令）。

用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

决定。

用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。

用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复。

用于答复下级机关的请示事项。

通知。

用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

通报。

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（3）公布性文件

公告。

用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告。

用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（4）陈述呈请性文件

议案。

用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

请示。

用于向上级机关请求指示、批准。

报告。

用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。

用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

（5）商洽性文件

函。

用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。

用于记载和传达会议情况和议定事项。

4、