制度文件控制程序.docx
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制度文件控制程序
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文件编码:
SGGF-AZY-QG-01
山东钢铁股份有限公司
制度文件控制程序
版次/修改号:
1/0
山东钢铁股份有限公司 发布
修改履历
版次/
修改号
章节
条款
修改理由/
修改内容
修改人
审核人
批准人
批准/实施日期
1/0
全部
新增
毛春友
于家慧
金立山
贾秀光
崔聚荣
2015.9.1
目录
1目的1/7
2适用范围1/7
3定义1/7
4职责1/7
5管理内容及要求2/7
5.1制度文件管理流程2/7
5.2制度文件编制2/7
5.3制度文件的审批、发布4/7
5.4制度文件监控实施5/7
5.5制度文件评审5/7
5.6制度文件修订6/7
5.7制度文件废止6/7
5.8文件保密及归档6/7
6附则6/7
7附件7/7
起草:
毛春友于家慧
审核:
金立山贾秀光
批准:
崔聚荣
1目的
为规范公司制度文件编写、编码、审核、批准、发布、执行、评审、修改、归档等的管理,对制度文件实施全过程控制,特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于山东钢铁股份有限公司(以下简称“公司”)制度文件管理。
3定义
3.1制度文件:
文件的广泛含义是指信息及其承载媒体。
其能沟通意图、统一行动,有助于持续改进、具有重复性和可追溯性,并能提供客观证据。
企业的制度文件主要是指组织为规范自身建设,加强内部管理,维护工作秩序,提高工作效率,经过一定程序制定并需严格遵守的各项制度文件,它是组织管理的依据和准则。
公司的制度文件主要包括:
方针、目标/指标、管理手册、A类文件、B类文件、标准、规范、公文、会议纪要、外来文件、记录等。
3.2管理手册:
规定组织管理体系的文件。
公司管理手册是公司的最高法规性文件,用于阐明公司战略、企业文化、管理方针,明确公司组织结构和部门职责,描述各项业务过程、活动之间的相互关系。
3.3A类文件:
用于规范公司各项专业管理业务的公司级制度文件。
3.4B类文件:
用于部门/单位(包括直属机构,下同)内部管理或岗位操作的制度文件。
4职责
4.1企业管理部是公司制度文件管理体系的综合管理部门,负责本程序的修订完善;负责制定制度文件的编码规则、编写标准和管理流程;负责定期组织完善公司管理制度。
4.2公司办公室负责公文管理及制度文件的档案管理。
4.3各专业主责部门负责相关专业管理体系制度文件的策划、起草、修订、发布和控制。
4.4各子(分)公司负责根据各自体系管理要求,对本单位制度文件进行控制。
5管理内容及要求
5.1制度文件管理流程
5.2制度文件编制
5.2.1日常管理制度文件由各专业主责部门/单位负责编制。
制度文件必须清晰描述管理/操作内容,体现PDCA持续改进思想。
5.2.2编写原则
a.符合国家有关法律、法规及相关要求;
b.实事求是,写所做,做所写;
c.充分、适宜、可操作。
5.2.3格式要求
除有特殊要求的文件外,对于一般的管理程序或管理办法,原则上均要严格按照如下格式进行编制。
5.2.3.1采用word文档、A4纸版面排版。
制度架构由封面、修改履历、目录(包括正文目录和审批目录)、页眉、正文组成。
5.2.3.2封面包括:
文件编码(仿宋4号),文件名称(黑体1号),版次/修改号、发布实施日期、发布单位(仿宋3号)。
5.2.3.3文件名称由“管理对象”和“业务特性”两部分组成。
如《设备管理办法》,管理对象是“设备”,业务特性是“管理”。
5.2.3.4页眉(小4号黑体)中注明文件编码、文件名称、版次/修改号、页数/总页数,用眉线和正文分开。
5.2.3.5正文(仿宋3号,特殊要求除外,图表中文字的字体字号依图表需要设计)。
主要内容结构包括:
目的、适用范围、引用(或相关)文件、定义、职责、管理内容及要求、记录等。
5.2.4制度文件编码
5.2.4.1为便于检索和管理,对公司日常管理制度文件进行统一编码,具体规则方法如下:
a.管理手册编码方法:
SGGF-SC—2015
公司代号管理手册生效年号
b.公司级A类作业文件的编码方法:
SGGF-AZY-××-××
公司代号A类作业文件代码部门代码作业文件顺序号
c.部门B类作业文件的编码方法:
SGGF-BZY-××-××
公司代号B类作业文件代码部门代码作业文件顺序号
(注:
以上部门代码见附件)
5.2.4.2文件修改换版时仍执行原编码;文件作废时,原编码作为空码保留,并根据需要用于标识新增文件。
5.2.4.3各子(分)公司制度文件编码由各单位按照各专业体系要求自行编制,不适用于此规则。
5.2.4.4管理制度文件所附带的记录是制度的重要组成部分,其编码规则按照其所属制度编码进行相应编号。
即在相应制度编码前加记录代码“JL”,后加上记录顺序号即可。
例如:
公司级(A类)管理制度的记录编码方法是:
JL××××-×××-××-××—××
文件中记录序号
相应作业文件编码
记录代码
5.2.4.5对于运营管理中适用的法规、标准、图纸等的编码,按文件原有编码进行管理;公文编码按公文管理规定执行。
5.3制度文件审批、发布
5.3.1各专业主责部门负责起草拟定的公司级A类制度文件,经主责部门领导、公司分管副总经理审核通过后,报总经理或总经理办公会审核同意后发布;需要提交董事会或党委会的,董事会或党委会通过后发布。
所有制度文件由文件专责人员,在公司OA网站“制度汇编”平台发布。
制度文件审批发布流程如下:
5.3.2对已审批发布的管理制度文件,制度编制部门要及时通知有关单位,并组织制度宣贯,确保有关单位/人员及时获悉、贯彻执行。
5.3.3发布新版制度文件时,要对旧版制度文件予以撤销/回收、归档管理。
5.3.4办公室负责制度档案管理。
如需要,已归档制度文件可以申请查阅。
5.4制度文件监控实施
5.4.1制度文件管理本着“谁编制、谁负责”的原则,制度文件编制部门要对所发布制度实施情况进行监控,对制度的充分性、适宜性和可操作性进行跟踪检查。
5.4.2对于贯彻执行不力的制度文件,主责部门要分析原因,若属于制度编写问题,要及时修订制度;若属于执行问题,要强化管理、督促整改。
5.5制度文件评审
5.5.1对所有制度文件,要进行动态管控。
公司每年组织一次针对管理制度整体运行情况的综合评审,并根据评审情况,确定管理制度是否需要修订、换版或作废等处置。
5.5.2各专业主责部门除每年配合公司制度评审外,要根据日常管理变化需要,及时组织评审、修订相关专业管理制度,并根据评审情况,采取改进措施。
制度评审、修订要保留记录。
5.5.3制度文件评审处置方式主要有三种:
a.文件有效,继续使用;
b.需进行修订/换版;
c.文件失效,需要作废。
5.6制度文件修订
5.6.1经评审需要修订的制度文件,由其起草部门负责组织修订。
修订后的制度文件要重新走审批流程发布、实施。
5.6.2制度文件修改完毕后,要填写“修改履历”,标明文件修改状态。
5.7制度文件废止
经评审失效的制度文件,经制度编制部门主管领导确认后予以废止,并及时撤离使用现场,具有保留价值的纸质管理制度加“作废保留”标识。
5.8制度文件保密及归档
5.8.1公司OA网“管理体系”控制平台中的电子版文件,用户须登录后方能查阅。
5.8.2所有单位和个人不得将公司电子版或纸质体系文件对外泄露。
5.8.3被更新后的旧版电子文件由公司办公室定期进行归档,其它文件按照公司档案管理办法由主责单位归档管理。
6附则
6.1各子(分)公司对本单位制度文件进行控制,文件编码可执行本单位体系文件编码规则。
6.2本制度由企业管理部负责解释并监督执行。
7附件:
公司各部门、直属机构代码表
序号
单位部门
代码
1
办公室/党委办公室
BG/DB
2
证券部
ZQ
3
规划部
GH
4
企业管理部
QG
5
安全环保部
AH
6
财务部
CW
7
审计部
SJ
8
资本运营部
ZB
9
人力资源部
RZ
10
法律事务部
FW
11
组织部
ZZ
12
党群部
DQ
13
纪委/监察部
JW/JC
14
销售中心
XS
15
采购中心
CG
16
运行协调中心
YX
17
钢铁研究院
GY
18
信息化中心
XX
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