项目管理工作流程及制度汇编.docx
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项目管理工作流程及制度汇编
项目管理工作流程及制度汇编
(2013年10月修订版)
编制单位:
科技文化综合中心建设领导小组
综合中心综合馆工程项目管理部
2013年10月
前言
科技文化综合中心综合馆工程是集博物馆、美术馆、科技馆三馆合建一体的大型公益性建筑,是政府“十一五”规划重点工程,也是建国以来投资规模最大的公益性项目,项目建设主管单位为净月经济开发区管委会、科技文化综合中心工程建设领导小组。
本项目综合建设用地面积10万平方米,总建筑面积约11.033万平方米,建设概算总投资约10亿元,全部资金来源于政府投资,项目质量目标为鲁班奖,工期目标为2015年8月28日实现竣工验收,为此本工程建设具有体量大、工期紧、工艺复杂、装饰标准要求高、社会影响大的特点。
为圆满完成本工程的建设任务,明确参建单位的职能分工,促进参建单位高度紧密的配合,提高参建单位的责任意识,促进工程建设期间本工程的各项管理工作规范、有序,真正实现通过对项目建设全过程的设计、采购、施工、项目试运行一体化、专业化的管理,达到项目资源最佳配置和优化,最终确保项目投资效益最大化,全面实现项目预定目标的根本目的,为此项目管理公司协同建设领导小组依据国家现行有关法律、行政法规及项目管理规范的相关要求,以现代项目管理理论为指导、本着责权对应的原则,制定了本《项目管理工作流程及制度汇编》,作为参建单位参与本工程的工作指导和依据文件,要求参建各方认真学习,严格落实。
限于时间仓促,《汇编》中有遗漏、不妥之处在所难免,编制单位衷心希望不断吸收工程参建各方的优秀经验,通过逐步优化来完善《汇编》。
科技文化综合中心建设领导小组
综合中心综合馆工程项目管理部
2013年10月
项目管理单位组织机构简介
一、项目管理制度
1.会议制度
1.1项目管理例会制度………………………………………………………………1
1.2监理例会制度……………………………………………………………………2
1.3专题会议…………………………………………………………………………3
1.4第一次工地会议制度……………………………………………………………5
2.管理制度
2.1图纸会审制度……………………………………………………………………4
2.2施工组织设计及专项方案审查制度……………………………………………7
2.3分包进场管理制度………………………………………………………………11
2.4工程进度管理制度………………………………………………………………12
2.5工程竣工验收管理制度…………………………………………………………13
2.6甲供材料设备验收制度…………………………………………………………14
2.7现场签证管理办法………………………………………………………………17
2.8工程变更管理办法………………………………………………………………19
2.9安全生产检查制度………………………………………………………………21
二、项目管理工作流程图
1.工程款计量支付流程
2.货物类合同款支付流程
3.技术服务类合同款支付流程
4.合同外价款支付流程
5.变更减少工程款审核流程
6.竣工结算审核流程
7.甲定乙供货物采购流程
8.招标文件审批流程
9.合同文件审批流程
10.招标采购计划文件审批流程
三、项目管理专用表式及通用表式(样表)
项目管理单位组织机构简介
1、建设单位组织机构设置
为圆满完成省“十一五”规划重点工程科技文化综合中心综合馆项目的建设任务,实现项目的各项既定目标,经净月经济开发区管委会研究决定为该项目设立专门机构即科技文化综合中心建设领导小组办公室,全面履行建设单位的义务和职责,对项目建设实行全面管理和决策,同时贯彻省有关会议精神在本项目实行先进的项目管理模式,即聘用专业的项目管理公司为建设单位全过程决策和管理提供专业的咨询服务,协助建设单位对项目建设进行全面管理。
为此,建设领导小组办公室设置的总体原则为:
与项目管理公司全面衔接,实现统一管理、岗位分工、责权对应的管理体系。
建设领导小组办公室下设三个部门(详见组织机构图),其中综合管理部负责项目建设过程中的设计、施工、招标等具体技术管理工作,办公室负责办公公务、信息档案、后勤接待、财务报销、资金申请、协助办理工程款支付等工作,区财政结算中心代为担负本项目财务管理、工程款支付、工程结算审核、签证变更审核等。
建设领导小组办公室具体岗位设置如下:
主任、副主任、部门经理、专业主管及经办。
建设领导小组办公室在管委会的领导下开展工作,实行主任负责制,项目重大问题集体讨论并汇报管委会领导决定,一般问题主任决策后执行,各部门实行部门经理负责制,部门经理向副主任负责,副主任向主任负责,主任向区领导负责。
2、建设单位项目组织结构图
建设领导小组办公室主任
建设领导小组办公室副主任
综合管理部
办公室
区财务结算中心
经济开发区管委会主任
工程管理
招标采购管理
设计管理
其他技术管理工作作
办公公务
协助财务报销
后勤接待工作
资金申报、落实
财务管理
工程款支付管理
变更签证审核
结算审核
3、项目管理公司组织机构设置
根据本工程特点,项目管理公司组织机构设置原则为在现场组建项目管理部,代表公司全面负责项目管理的具体实施、总体方案、进度计划、工作协调、落实政策等全部工作,为科技文化综合中心建设领导小组办公室提供该项目设计管理、采购咨询管理、工程管理、工程试运行管理和项目后评价服务等,对工程项目承担管理责任。
项目管理活动的开展以现场项目管理部为主,实行项目经理责任制,项目管理部下设设计管理部、工程管理部、采购咨询管理部、综合办公室四个部门,各部门岗位职责分工如下:
3.1工程管理部:
负责落实现场各项计划、指令的细划和落实、现场参建单位的关系协调、参建单位合同执行情况的检查和督促、工程变更及合同外项目的实施、落实,主持或参加各类现场协调会,索赔的初步处理,现场的安全文明施工管理等
3.2设计管理部:
落实各项设计进度、质量、投资控制、组织设计文件审核、优化,协调设计配合现场或采购需要出图或出具设计变更,组织图纸会审和设计交底工作等。
3.3采购咨询部:
负责各项招标采购工作的组织,招标文件、合同文件的审核、合同款支付审核、协助落实现场合同履行情况检查、合同外项目价格确定、造价控制、索赔最终处理等。
3.4综合办公室:
负责项目部的人力资源管理、信息档案管理、内外协调工作、制度建设和落实、后勤管理、财务管理、配合办理项目报建、报验、报批工作,落实项目经理交办的其他事务。
4、项目管理公司组织结构图
5、项目参建单位管理关系结构图
一、项目管理制度
1.会议制度
为保证本工程各参建单位之间沟通工作及时、畅通、有效,确保建立上传下达的连贯体系,促使各参建单位思想一致,方向统一,在决策中相互信任、支持和尊重并密切协调配合,有效提高各项管理工作效率,最终确保项目建设各项目标顺利实现,特根据项目具体情况确定了本工程的会议类型及会议制度。
1.1项目管理例会制度
【会议主持】:
建设单位项目负责人
【会议组织】:
建设单位办公室文员
【会议时间】:
每周一上午9:
00~10:
00,特殊情况另行通知
【会议地点】:
现场二楼会议室
【会议记录】:
建设单位办公室文员
【参加单位及人员】:
建设单位:
主任、副主任、工程部各主管工程师、办公室文员
项目管理公司:
项目经理、项目副经理、工程部部门负责及主管工程师
监理公司:
项目总监、总监代表法律顾问:
现场代表
其他参建单位:
由建设单位按需要通知参加
【会议程序及内容】:
1、项目管理公司项目经理进行项目管理工作汇报:
(1)本周(每周一至每周日)现场项目管理工作情况进行汇报、检查和总结。
(2)下周工作计划安排、工作重点及部署及有关要求
(3)目前项目管理工作中存在需要领导协调、决策的问题
2、监理公司项目总监就现场的有关监理工作情况作简要汇报和总结
3、建设单位工程部主管就上周工作情况、计划、要求、存在问题进行总结
4、建设单位副主任就上周工作情况、计划、要求、存在问题进行总结
5、建设单位主任做最后总结性发言:
(1)传达有关上级关于项目的最新指示、要求。
(2)指出各参建单位及负责人员工作中的不足及应注意的问题。
(3)对下一步工作的安排提出要求和指示。
【会议纪要】:
建设单位办公室文员负责记录整理并将会议纪要于每周二下班前发往各与会单位,各参会人员应认真阅读并严格贯彻落实会议精神。
【会议纪律】:
与会人员必须准时参加会议并遵守会议纪律,无故迟到、缺席的一律处以罚款200元,屡次发生的从第四次起罚款逐次加倍。
因故不能参会的需提前一天向建设单位主任办理请假获准后执行。
1.2监理例会制度
【会议主持】:
监理公司项目总监
【会议组织】:
监理公司总监代表
【会议时间】:
每周一下午3:
30~4:
30,特殊情况另行通知
【会议地点】:
现场一楼会议室
【会议记录】:
监理公司资料员
【参加单位及人员】:
建设单位:
副主任、工程部各主管工程师
项目管理公司:
项目经理、项目副经理、工程部部门负责及主管工程师
监理公司:
项目总监、总监代表
总包单位:
项目经理、项目副经理、技术负责人、质量负责人、安全负责人
分包单位:
项目经理、技术负责人(监理单位根据情况通知参加)
设计单位:
专业设计人员(项目管理公司根据情况通知参加)
造价咨询单位:
现场代表(项目管理公司根据情况通知参加)
法律顾问:
现场代表(项目管理公司根据情况通知参加)
【会议程序及内容】:
1、各专业分包项目经理或技术负责分别介绍上周工作完成情况、下周工作计划、存在需要协调解决的问题等。
2、总包项目经理或技术负责分别介绍上周工作完成情况、下周工作计划、存在需要协调解决的问题等。
施工单位的汇报应作到内容充分、客观真实。
3、项目总监及各专业监理工程师检查分析上周工程项目质量、进度、投资、安全状况,针对存在相关问题提出改进措施及要求,并协调解决。
4、项目管理公司及建设单位代表就各方需要建设单位协调解决的问题作出答复,并根据工程进展情况及上级领导指示作出相关要求、指示或建议。
5、项目总监就本次会议内容作出概括性总结。
【会议纪要】:
监理公司负责记录整理并将会议纪要于每周二下班前发往各与会单位,各参会人员应认真阅读并严格贯彻落实会议精神。
【会议纪律】:
为保证例会质量,相关单位应做好以下工作:
(1)、与会的总包单位及分包单位根据每周完成工作及计划安排情况及时完成施工周报,并于例会前一天提交监理公司转发建设单位及项目管理公司与会代表各一份,(必要时)相关配合施工单位项目经理各一份,自留一份,以便监理公司、项目管理公司、建设单位与会代表就相关各方存在的问题给予集中协调解决。
(2)、项目总监应组织全体参会人员于每周一上午10:
20~11:
20对现场进行全面巡查,以便各方对现场的工程质量、进度及存在的问题达成共识。
(3)、所有参加会议人员不得无故迟到、缺席,监理公司负责考核、记录,项目管理公司及建设单位根据监理公司的考核、记录表按“迟到一次罚款200元、缺席一次罚款500元、屡次发生的从第四次起罚款逐次加倍”的原则执行经济处罚;因故需迟到例会的,需提前电话向项目总监说明情况,因故需缺席例会的,需提前向项目总监办理书面请假获准后执行,否则一律按上述约定执行处罚。
1.3专题会议制度
专题会议是由本工程某一参建单位根据工程进展的需要针对某一特定议题不定期组织特定单位召开的会议,会议的目的是集中且针对性解决相关问题,专题会由发起单位负责组织,并在确定好会议主持人、参加会议的单位及人员、会议议题、会议要求、会议地点、会议时间等具体会议事项后及时通知参会单位及人员,同时会议组织单位应作好会议签到及会议纪要的整理、发放工作,专题会会议纪律参见监理例会会议纪律执行,本工程主要的专题会议类型如下(不限于此):
(1)采购管理专题会
采购管理专题会一般由项目管理公司(采购咨询部)组织,建设单位及招标代理单位代表参加,会议主要是针对每阶段项目招标采购工作情况进行总结、检查,对项目下一步的招标采购工作计划进行安排和部署,落实近期招标工作,对招标采购工作中存在的问题进行处理并提出要求。
(2)设计管理专题会
设计管理专题会一般由项目管理公司(设计管理部)组织,建设单位、使用单位、设计单位、监理单位及施工单位(视需要)参加,会议主要落实:
设计过程中存在的问题、设计质量、进度检查、设计方案的评价、各单位的设计优化意见或建议、设计单位对有关意见的解释或回复、对下一步设计工作的要求和指示等。
(3)工程管理专题会
工程管理专题会一般由项目管理公司(工程管理部)组织,建设单位、监理单位、施工单位、设计单位(视需要)、造价咨询单位及法律顾问(视需要)参加,会议主要落实:
针对各阶段工程现场出现的特定的进度、质量、安全、纠纷和索赔等问题进行专项分析和处理,对现场需解决的问题作及时专项协调,提出解决问题的措施和方法,对前期存在的问题进行纠偏,对后期的工作下达要求或指令。
(4)专项方案研讨会
专项方案研讨会一般由监理公司项目总监负责组织,对影响结构安全或使用功能的重大或相对重要的施工方案组织项目管理公司、建设单位、设计单位、施工单位等对方案的可行性、合理性、安全性及经济性等进行专项分析论证,确保方案安全可靠后执行。
(5)分包进场、完工专题会
分包进场、完工专题会一般由监理公司组织,建设单位、项目管理公司、总包单位、分包单位参加,会议主要落实:
分包单位进场的各项配合及管理事项交底工作,分包完工后的专项验收工作的组织安排,总包及各分包单位的工作面交接遗留问题的解决、交接注意事项、交接责任划分等,会议目的是安排好分包进场工作及完工后的交接退场工作,加强各总包和分包单位的责任意识,促进总包与分包各项工作的顺利交接和协作,对不合作的单位和个人执行相应处罚。
(6)工程验收会
工程验收会根据国家验收规范规定由监理公司或建设单位组织,相关参建单位及行业主管部门参加,会议主要落实工程重要的分部工程验收、单位工程验收、竣工预验收、竣工验收等,并按规定形成验收记录及资料,确保建设程序及行为规范、合法,从而确保工程质量。
1.4第一次工地会议制度
【会议主持】:
建设单位工程部主管
【会议组织】:
项目管理公司工程部
【会议时间】:
总包单位进场3天内
【会议地点】:
现场一楼会议室
【会议记录】:
项目管理公司工程部
【参加单位及人员】:
建设单位:
副主任、工程部各主管工程师、办公室文员
项目管理公司:
项目经理、项目副经理、工程部部门负责及主管工程师
监理公司:
项目总监、总监代表
总包单位:
项目经理、项目副经理、技术负责人、质量负责人、安全负责人
【会议程序及内容】:
1、建设单位、项目管理公司、监理单位和承包单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工;项目的建设背景、目前的工程现状等。
2、建设单位宣布对项目管理公司项目经理及监理公司项目总监的授权;
3、项目管理公司介绍项目管理相关流程及管理制度;
4、总监理工程师进行监理工作交底;
5、承包单位汇报进场准备工作情况及需要解决的问题;
6、建设单位、项目管理公司和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求;
2.工作制度
1、参建单位管理人员应遵守的工作守则
严格把关按章管理控制风险质量第一
廉洁自律公正客观科学管理热情服务
积极主动团结协作持续改进创优工程
2、参建单位管理人员必须严格遵守下述“八不准”规定,树立优良的职业道德。
(1)、不准收受服务对象的任何馈赠。
(2)、不准接受服务对象的吃请和娱乐性招待。
(3)、不准到服务对象报销发票、收据。
(4)、不准介绍人员到所管理的服务对象单位工作。
(5)、不准在服务对象兼职并领取报酬。
(6)、不准介绍人员到所管理的服务对象工作。
(7)、不准介绍推荐任何建筑材料、设备给所管理的服务对象。
(8)、不准在工程活动中参加各种违法、违规行为。
违反上述规定的,一经查实,建设单位将对其所属单位及个人从严处理,涉嫌违法、犯罪的移交司法机关处理。
3、参建单位管理人员的基本行为准则
(1)牢固树立“百年大计、质量第一、责任重于泰山”的思想。
(2)一定要有不怕艰苦、克服困难的决心,团结协作、互相支持、互相信任坚决实现工程质量、进度、投资、安全生产的预定目标。
(3)一定要有严格管理与热情服务相结合的意识;有精品工程的意识和万无一失的安全意识。
(4)严格遵循管理程序,服从项目管理公司的管理工作,做到规范、有序。
(5)执行周密计划、量化管理、责任到人、事先控制、安全第一的工作准则。
(6)严格履行合同文件,讲诚信、重信誉,做到“正直、诚信、有责任感”。
2.管理制度
2.1图纸会审制度
2.1.1目的
施工图纸是施工和验收的主要依据之一。
为使施工人员充分领会设计意图、熟悉设计内容、正确的按图施工,确保施工质量,避免返工浪费,必须在工程开工前进行图纸会审。
对于施工图纸中存在的差错和不合理部分,应于施工前与设计单位联系解决,以保证工程顺利进行。
2.1.2适用范围:
科技文化综合中心综合馆工程所涉及的所有专业。
2.1.3图纸会审内容
1)施工图纸与设备、特殊材料的技术要求是否一致;
2)设计与施工主要技术方案是否相适应;
3)图纸表达深度能否满足施工需要;
4)构件划分和加工要求是否符合施工能力;
5)各专业之间设计是否协调(如设备外形尺寸与基础尺寸、建筑物预留孔洞及埋件与安装图纸要求、设备与系统连接部位及管线之间相互关系等);
6)施工图之间和总分图之间、总分尺寸之间有无矛盾;
7)设备布置及构件尺寸能否满足设备运输及吊装要求。
8)设计采用的新结构、新材料、新设备、新工艺、新技术在施工技术、机具和物资供应上有无困难;
9)能否满足生产运行安全经济的要求和检修作业的合理需要;
10)设计能否满足设备与系统启动调试要求;
2.1.4制度:
1)图纸会审人员:
下列人员必须参加图纸会审
建设方:
现场负责人员及其他技术人员;
设计方:
设计院总工程师、项目负责人及各个专业设计负责人;
项目管理公司:
工程管理部部长及各专业工程师、设计管理部各专业工程师;
监理方:
项目总监、副总监及各个专业监理工程师;
施工单位:
项目经理、项目总工程师及各个专业技术负责人;
其他相关单位:
技术负责人。
2)图纸会审时间控制:
设计图纸分发后五个工作日内由项目管理公司负责业主、监理、施工单位及其他相关单位设计图纸会审问题收集整理。
七个工作日内由项目管理公司负责组织上述单位进行设计交底及图纸会审。
3)图纸会审施工单位、监理单位及其他各个专业的工程技术人员针对自己发现的问题或对图纸的优化建议以文字性汇报材料分发会审人员讨论。
4)图纸会审会议由业主或项目管理公司主持,主持单位应做好会议记录及参加人员签字。
5)图纸会审每个单位提出的问题或优化建议在会审会议上必须经过讨论做出明确结论;对需要再次讨论的问题,在会审记录上明确最终答复日期。
6)图纸会审记录由监理负责整理并分发各个相关单位执行、归档。
7)图纸会审可采用全部图纸集中会审、分部图纸会审、分阶段图纸会审及分专业图纸会审,具体会审形式由项目管理公司确定。
8)各个参建单位对施工图、工程联系单、及图纸会审记录做好备挡工作。
9)作废的图纸设计以书面形式通知,各个施工单位自行处理,不得影响施工。
图纸会审
会审纪录
各参建单位自审
项目管理公司工程部组织
设计单位
建设单位
项目管理公司
监理单位
施工单位
2.2施工组织设计及专项方案审查制度
施工组织设计及专项方案是指导工程施工的纲领性技术文件,也是项目管理工作的依据之一。
通过对施工组织设计审核,是管理工作中预控的重要措施和方法。
2.2.1对施工单位的要求
1)根据合同约定或监理单位要求,施工单位应在正式施工前将需要监理单位审核的施工组织设计编制完成,并经施工企业单位的技术负责人审批。
2)施工组织设计的报审有时限规定。
施工单位应按照施工合同或约定的时限要求完成报送和审批工作。
规模较大、工艺复杂的工程、群体工程或分期出图工程,可分阶段报批施工组织设计。
3)主要分部(分项)工程、工程重点部位、技术复杂或采用新技术的关键工序应编制专项施工方案。
冬、雨期施工应编制季节性施工方案。
4)施工组织设计及施工方案编制内容应齐全。
施工单位应首先进行内部审核,后报监理单位批复后实施。
5)当涉及主体和承重结构改动或增加荷载时,必须将有关设计文件报原结构设计单位或具备相应资质的设计单位核查确认,并取得认可文件后方可正式施工。
同时对施工组织设计做修改后重新报监理单位审核。
6)发生较大的施工措施和工艺变更时,应向监理单位办理变更审批手续。
2.2.2.对监理单位的要求
1)施工组织设计(专项方案)是由承包单位编制的技术文件,应由承包单位对其负编制责任。
监理单位重点核查其审批程序、内容是否全面;是否具备可行性、有效性、合理性。
2)由总监组织有关专业监理工程师对施工组织设计分专业进行审核;最后由总监审定后批复。
对于重大或特殊的工程(包括施工方案)应报公司审核;再由总监汇总签认批复后上报项目管理公司。
2.2.3对项目管理公司的要求
1)施工组织设计(施工方案)作为工程质量、进度、投资控制的依据性文件,项目管理公司要对施工组织设计(施工方案)中的技术、经济措施进行审核。
2)对施工组织设计(施工方案)审核意见,用独立表式进行整理后上报业主。
2.2.4审核注意事项:
1)审核程序:
由于施工单位和总承包单位是一家(施工组织设计由总承包单位编制),报审表中技术负责人、申报人应分别为编制单位(工程项目部)的总工和项目经理,“施工单位审核意见”栏中的“审核人”为上级法人单位的总工(或技术部门负责人);施工单位和总承包单位是不是一家时,必须经总承包单位签字盖章后上报。
2)监理单位审核意见。
为保证施工组织设计的质量、指导作用和权威性,对于部分内容需修改补充的应在“修改后再报”前打勾;若内容短缺较多,又无针对性则应“重新编制”。
在审核过程中不应采取非正式审核(非正式报审、口头意见)→修改→正式审核的程序;
3)施工组织设计应在主要章节中明确写明进度、质量和造价控制目标,并应符合施工合同的规定;
4)安全生产、文明施工的专项方案。
包括安全控制目标;安全保障体系;安全技术措施;施工现场临时用电、消防方案等等;
5)应含有针对工程项目确定的关键工序和特殊工序;列出的关键工序、特殊工序应与监理规划所列一致。
关键工序除对工程质量有重要影响的正式分项工程外,还应包括重要的辅助项目,如降水、深坑支护、高层外架子等。
一般情况下,应该要求施工单位另编专项施工方案作为施工组织设计的组成部分。
6)在施工方法的选择上应注意审核其依据是否正确;在计算书部分应注意审核其假定条件是否符合实际,结论是否符合要求;
7)各项措施应有针对性、可操作性。
8)根据设计深度,某些分部工程项目需要施工单位做进一步的方案深化。
在审核时,要提出方案深化的完成时间。
9)对的审批意见,应尽量避免简单的批注,如:
“同意”、“同意按此执行”等;应做到具体,详细,有的放矢。
一般审批意见可以包含:
评语类、提醒类、改错类、建议类、疑问类、结论指示类等。
审批意见一般须另做附件。
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