会议团队服务合同.docx

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会议团队服务合同

团队会议服务合同

公司:

（以下简称“甲方”）

地址:

联系人:

职位:

联系电话:

传真号码:

电子邮箱:

公司:

（客户方信息）（盖章）（以下简称“乙方”）

地址:

联系人:

职位:

联系电话:

传真号码:

电子邮箱:

依照《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定，本着平等互利、诚实守信的原则，经过甲乙双方自愿协商一致，就甲方向乙方提供团队会议服务订立如下条款供双方遵照执行。

一：

住宿安排

房间类型

入住日期

退房日期

保证用房量

预计用房量

优惠房价

单位：

人民币（元）/间/夜

/

/

/

预计房费总和

备注：

1.以上房价已含15%的客房服务费，每个房间最多含2人份的中西式自助早餐并不含人民币（RMB）11元/人/晚的政府调节基金（需乙方或乙方客人另行支付）。

2.以上价格为特惠价且仅针对本合同约定的团队会议期间。

3.乙方须保证XXXX年XX月XX日起每天用房量不少于每种房型的保证数量，若每天用房数量少于保证数量，须按保证数量支付甲方酒店房费及相关费用，若每天用房数量超过保证数量，则按实际入住房间数支付甲方酒店房费及相关费用。

4.中西自助早餐价格为每位人民币（RMB）138元+15%服务费,超出房费所含免费享用早餐人数以外的人员享用早餐的，按此计费标准收取早餐费，在XXXX年XX月XX日一并结算。

5.高级房和豪华房不能加床，其它房型如需加床人民币（RMB）200元/床/晚，（不包含1份早餐及政府调节基金）。

6.甲方将关闭所有房间内的国内及国际长途电话，如乙方需开通房间内的国内及国际长途电话，则需提前24小时以书面形式通知甲方并由乙方客人直接到甲方前台交纳押金后，甲方方可开通。

7.入店/离店

Ø甲方客房入住时间为15：

00之后，离店时间为中午12：

00之前，如需提早入住，甲方将会在房间供应情况允许条件下尽最大努力安排客人入住。

在情况不允许的条件下，如乙方客人仍要求15：

00以前入住，甲方将加收一天房费作为提前入住费。

Ø如乙方客人要求在12：

00——18：

00之间离店，甲方将加收一天房费的50%作为延迟退房费，18：

00之后离店，甲方将加收一天房费作为延迟退房费。

针对此次会议活动，甲方可优惠免费延迟退房至下午15：

00之前。

Ø请会务组务必于入住当日提供所有住店客人的有效身份证件，以配合三亚出入境管理科关于甲方住店客人登记报关的操作要求，若未提供住店客人的有效身份证件，甲方有权拒绝相关人员入住并不计入乙方总用房数量。

Ø乙方人员房间安排名单须于XXXX年XX月XX日（含）前通知甲方，住房名单上没有包括的房间将会售予其他客人。

住房名单不作为保证用房数量的确定依据。

XXXX年XX月XX日以后甲方会继续受理房间的预定但将按照当时房间的供应情况给予确认。

如乙方希望在截止日期后还继续保留预订房间，须提供预订房间房费%金额的保证金作为房间费用（所有入住晚数）的担保，该保证金可冲抵应付房款，如乙方最终未入住甲方为其保留的预订房间，所收取的保证金不予退还。

8．房间备品及客人可享受以下待遇;

Ø独立的团队登记柜台

ØLED电子欢迎辞显示

Ø快速入住、免查房

Ø领队房和司陪房有水果

Ø擦鞋服务

Ø夜床服务（赠送夜床礼品）

Ø报纸服务

Ø枕头菜单服务

Ø游泳池服务

Ø健身房服务

二：

宴会及会议安排

活动日期

活动时间

会议地点

摆台方式

会议人数

价格（人民币）

预计会议费用

/

/

/

/

会议室提供以下设备及服务：

Ø免费提供一台投影仪及一块幕布、2支无线麦克风、1个演讲台

Ø免费提供会议指示牌XX个，请乙方须至少提前10日告知指示牌的具体内容

Ø免费提供与会人员纸、铅笔及本地矿泉水服务

Ø备注：

如需使用其它会议设备，须至少提前10天通知甲方，甲方将按实际情况提供租用

Ø茶歇费用价格：

元/人，总计元。

（包含/不包含）在预计会议费用中。

三：

餐饮安排：

用餐日期

时间

用餐地点

形式

预计人数

保证人数

价格（人民币）

单位：

元/人

XXXX年XX月XX日

星期X

00:

00

-

00:

00

XXXX年XX月XX日

星期X

00:

00

-

00:

00

餐饮预计

总费用

备注：

Ø以上用餐价格（需另加/已包含15%）的服务费

Ø若乙方实际参会人数少于保证人数，将按保证人数收取茶歇费用、午餐费用、晚餐费用；若实际参会人数超出保证人数，甲方将视被通知时的会议室预定状况增多茶歇准备时间/增多午餐准备时间/增多晚餐准备时间，尽力但不保证安排，且乙方需按实际用餐人数支付甲方费用。

Ø如需增加用餐人数须至少提前48小时通知甲方，甲方将会视场地情况给予安排。

Ø基于消防考虑，甲方宴会厅内为无烟区。

Ø甲方保证向客人提供优质和新鲜的食品、未经甲方食品安全检验，谢绝自带酒水、饮料及食品。

Ø以上未确认的细节安排，须至少提前7个工作日通知甲方，甲方将会视具体情况给予安排。

Ø上述所提及的全部费用均为折扣优惠后价格，不再享受任何优惠。

Ø乙方将承担上述所提及的全部餐饮费用。

四：

视听及会议设备收费价格明细

甲方拥有独立的音频、视频部门并可提供经验丰富的技师协助乙方的活动/会议。

常用设备及价格参考如下：

☐投影仪人民币XXXX元每台每天（XXXX流明）

☐投影幕布人民币XXXX元每个每天（XXXX寸）

☐有线麦克风人民币XXXX元每个每天

☐无线麦克风人民币XXXX元每个每天

☐翻页纸人民币XXXX元每个每天

☐白板人民币XXXX元每个每天

☐激光笔人民币XXXX元每支每天

☐录音设备XXXX元每台每次（MD光盘）人民币每张XXXX元（至少提前XX天预订）

☐植物及鲜花名称及价格和数量：

五：

房间数量及用餐人数确认

1、房间预定取消或减少制度

甲方允许乙方在XXXX年XX月XX日以书面形式再次确认保证用房数量，甲方将根据实际房态给予安排；乙方在XXXX年XX月XX日前，如需取消不多于XX间的预留房间，甲方将不会收取消费，若超出上述的数目，甲方将收取多余部分房间数一晚的房费总额以作取消费。

若乙方没有取消任何已确定的客房，即便没有入住的客房甲方也会收取房费，甲方将视为所有的客房均为已确认的客房。

在XXXX年XX月XX日之后，甲方不再受理乙方取消申请，均按本合同第一条备注第3项的约定收取乙方房费。

2、餐饮预订取消减少制度

乙方须在XXXX年XX月XX日（含）前通知甲方取消及减少用餐人数，甲方有权收取所取消的总费用的%作为违约金；乙方在此时间之后不得提出取消及减少用餐人数，否则甲方有权收取所取消的总费用的100%作为违约金。

六：

付款

住宿费

人民币（RMB）XXXXX

政府调节基金

RMBXXXXX

会议费用

RMBXXXXX

餐饮费用

RMBXXXXX

共计总费用

RMBXXXXX

1、此次（活动/团队/会议）的预计总费用为人民币XXXX元整（¥XXXX元），乙方应在合同签署当日/（）日内，即XXXX年XX月XX日之前，向甲方支付预付款，即（活动/团队/会议）预计总费用的60%，共计人民币XXXX元（大写：

）。

2、余下的款项以及其他发生在甲方酒店内的费用务必于（团队离店/活动/会议结束）当天一次性付清。

若乙方未能在此（活动/会议结束/团队离店）时支付全部消费费用，甲方将保留款项的追索权，由于延迟付款所产生的经济及法律后果（包括但不限于支付甲方赔偿金、违约金及律师费等），由乙方全部承担。

所有会议账单由乙方授权签单人XXXX先生/女士签字认可（请预留XXXX先生/女士签字样式作为合同附件。

），并于离店前结清所有在店消费款。

3、乙方应将本合同项下全部服务费用以（现金、汇款、电汇）的方式支付至甲方如下账户：

甲方开户行及银行账户如下：

开户名称：

开户银行：

银行地址：

银行账号：

此合同所有价格均以人民币计算。

七：

违约责任

1、若乙方未在合同约定期限内结清此次会议的所有费用，甲方有权按日收取应付款项千分之五的违约金。

2、本合约约定的优惠政策仅适用于本次会议活动，乙方不能安排本次会议以外的其它客人入住，否则甲方有权终止本合同并扣除乙方已付费用,同时要求乙方赔偿给甲方造成的直接和间接损失。

3、若乙方实际用房数、用餐人数及用茶歇人数少于保证人数，乙方需按保证人数支付甲方前述费用。

4、本合同里所有项目的价格，为甲方针对乙方本次会议活动的优惠价格，未经甲方书面同意，乙方不得通过任何方式泄露给第三方，否则视为乙方严重违约，甲方有权追究乙方的违约责任（违约金为本合同总金额的20%）及损害赔偿责任。

5、乙方入住客人对甲方物品造成损坏的，须按照甲方出示的价格赔偿，对此乙方应与入住客人承担连带责任。

八：

不可抗力因素

1、不可抗力指本合同双方或一方无法控制、无法预见或虽然可以预见但无法避免的任何事件。

包括但不限于：

罢工、员工骚乱、爆炸、火灾、洪水、地震、飓风及其他自然灾害和战争、政府行为、法律变化导致情形。

如果发生不可抗力事件，履行本合同受阻的一方应以最便捷的方式通知对方，并采取合理措施消除或者减少不可抗力造成的损失。

因不可抗力使得一方或双方不能履行/不能完全履行本合同造成的损失，双方互不承担赔偿责任。

九：

争议的解决

1、本合同的签署、效力、解释、履行、执行及争议的解决，均适用中国法律（不包括港澳台地区法律）并受其管辖。

因履行本合同引起的任何争议，双方应争取协商解决。

若经协商未能解决的，任何一方均可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼解决。

十：

特别说明

1、乙方贵重物品应自行妥善保管，如有遗失/损坏，甲方概不负责。

2、活动期间，因乙方原因造成甲方设施损坏，乙方应在造成损坏之日起15日内按甲方所在地市场价格赔偿。

3、乙方对其参会客人在入住甲方期间所发生的一切消费漏付费用及对甲方和第三方的侵权损害赔偿承担连带清偿责任。

4、本合同生效后，乙方如取消本次活动/团队/会议，甲方不退还乙方已经支付的费用，乙方对此完全了解并予以认可。

十一：

会场布置及拆除

1、甲方会在保证甲方设施、设备完好的前提下，依据乙方的要求或由乙方委派的外部承包商进行特殊的会场布置。

乙方所有（会议/活动）的布展及搭建需在本合同签订后，于布展及搭建7天前向甲方提供书面说明。

如果乙方决定使用自行设计的艺术图案与布局安排自己的装饰方案，请乙方或乙方委派的外部承包商提前10日将装饰方案，平面图、效果图、安装材料清单及安装方式提交至甲方进行确认。

乙方在甲方最终确认完整方案后，与甲方签订相关权责申明。

甲方保留批准与修改方案的权利。

搭建方案需经甲方工程部门、安保部门共同审核通过后方可实施。

布展搭建费用全部由乙方承担。

2、在乙方预申请的情况下，乙方应在甲方通知的时间进场搭建（活动/会议）所需背景板及展台，所有（会议/活动）的布展及搭建物品需从甲方指定通道运入及运出，乙方应将进场人员数量提前告知甲方，甲方会准备通行证件发放给乙方搭建和拆除人员供其在进出甲方（会议/活动）场所时统一佩戴，否则甲方安保人员有权阻止其进行任何行动。

乙方需提供每个进出人员的身份证件，同时应提交甲方通行证押金，每个人民币伍拾元（￥XX），通行证件须活动结束当天归还甲方，否则押金不退。

搭建与布展之前，乙方应另行向甲方支付人民币XXXX元（￥XXXXX）作为进场搭建的押金，乙方应在搭建布展及之后的拆除过程中采取适当措施做好对甲方地面（所有布展需占用的地面要用薄毯和胶合板铺装防护）、墙面等设施设备的防护，由此引起的费用由乙方自行负担。

如不能满足甲方管理要求，甲方将禁止乙方进场搭建和布展，且不视为违约。

乙方因搭建和布展中的不当行为给甲方和第三方造成的损失，应承担全部赔偿责任，如果甲方对第三人先行赔偿的，有权向乙方追偿.

3、所有会场布置搭建和拆除人员在工作过程中须严格遵守甲方的各种规章制度，不可出现在宴会厅、会议室、装卸区及甲方任一公共区域内进食、吸烟、喧哗、和躺卧等不文明行为；乙方人员如需进食须在甲方规定区域内进行，且不允许为送外卖人员从甲方客用通道入内；如需使用卫生间，须使用甲方指定的专用卫生间。

在布展及会议/活动后的拆除过程中如需使用甲方物品及工具，必须经过书面申请并获得甲方正式书面许可后方可使用。

4、若因布展工期较长，中途停工，隔天再次进行的，乙方必须在中途停工后将所有布展物品按照甲方安排并指定的场所进行归位整理，保证会场整齐有序并保障道路疏通。

若需通宵布展，在晚20:

00后禁止有噪音施工及音响调试，如有特殊情况，报甲方批准另行安排。

乙方不可在甲方酒店内进行任何物品的加工，所有部件的成形工作必须在甲方酒店外完成。

乙方不可在甲方的天花板、墙面、地面及任何非经允许的地方钉钉或进行任何生根施工，如要粘贴双面胶或其它胶纸，必须获得甲方确认许可后方可施工。

所有因乙方施工原因或材料原因而造成甲方设施受损的，均需由乙方做出赔偿。

5、在搭建及拆除过程中，甲方宴会部门、工程部门及安保部门将全程监管，甲方有权按照相关要求随时纠正乙方的施工活动。

甲方监管人员有权在发现甲方设施设备有损毁问题时及时拍照记录，出具《事故诊断报告》，评估维修工作所需费用作为向乙方索赔的依据。

6、在（会议/活动）结束后，乙方必须及时拆除所有布展设施，并将所有撤展垃圾、物料带出甲方，将甲方会场内恢复为布展前的原始状态。

搭建布展押金将在乙方撤展后且经甲方检查所有设施设备完好无损后如数退还。

十二：

安全规章

1、乙方有责任检查并确认（入住客人/活动/会议参与者）的身份。

甲方会采取必要的预防措施以保证会议的顺利进行。

同时，甲方保证紧急出口指示牌清晰可见，紧急出口畅通及灭火设施设备完好可用。

2、乙方应负责有秩序地、合法地开展活动，并保证不实施任何违法行为或有危险性、危害性的行为。

禁止从事违法的赌博和博彩活动。

3、乙方及其参会人员应自行妥善保管其财产和随身物品，甲方对在活动前、活动中和活动后损坏和丢失的个人物品不承担任何责任。

乙方应自行对其贵重物品及参加（会议/活动）的人员投保财产险和人身险。

4、乙方或乙方委派的搭建商在进入甲方场地前，应向甲方提供搭建工人身份证复印件，特殊工种的操作证书，务工证等必要的有效证件，如乙方或乙方委派的搭建商进入甲方的活动场地出现操作不当引发事故，由乙方或乙方委派的搭建商承担全部责任。

5、乙方或乙方委派的搭建商必须为参与搭建或施工的相关人员办理人身意外保险，并有责任监督工人遵守现场安全生产制度，规范标准的操作程序，法规，纪律。

若乙方或乙方委派的搭建商的工人在施工作业中发生工伤事故，或造成甲方或其他第三人财产、人身损害，一切由乙方或乙方委派的搭建商负责并承担责任。

6、甲方所有会场内禁止出现任何形式的明火，包括烛台等。

甲方所有会场及公共区域（包括甲方客房内）严禁喷射各种彩条、喷雪、礼花、礼炮及扔砸各种物品，并严禁使用冷烟火、悬挂串灯及彩虹机，严禁在甲方内场放飞气球、鸽子、蝴蝶等。

7、乙方在组织会议/活动时，必须加强安全保障，承担必要的安全保障义务，禁止从事具有危险性、危害性、破坏性的活动。

如在会议/活动期间发生人身、财产损害，一切责任由乙方承担。

十三：

附则

1、本合同附件为本合同不可或缺的组成部分，与本合同具有同等法律效力。

甲方拥有终止或修改本合同及附件内容的权利，并作为本合同的组成部分，合同内容以变更后的内容为准，但须提前10日通知乙方。

2、本合同自双方签字盖章后成立，自以下条件全部满足后，本合同方可生效：

（1）在XXXX年XX月XX日之前，乙方将签字盖章的本合同交送或寄送至甲方（以本合同首页所列联系方式为准）。

（2）乙方按照本合同第六条第1款约定的金额和期限，向甲方支付预付款。

3、乙方签订合同时需向甲方提供加盖公司印章的营业执照副本及税务登记证复印件、签约代表人身份证复印件及公司授权委托书。

4、本合同的任何条款无效、失效、被撤销或者不可执行，不影响其他条款的效力。

5、双方确认：

在签署本合同前已仔细审阅过合同的内容，并完全了解合同各条款的法律含义，不持任何异议。

6、与本合同有关的文件和通知，应当按照在本合同首页所列明的联系方式进行送达。

任何一方的联系方式发生变动，必须提前7天以书面形式通知对方，否则视为未变更。

7、本合同一式二份，双方各执一份，并具有同等法律效力。

我们衷心希望以上安排符合您的要求并能使您满意，如需作任何改动请及时通知我们。

现在我们为您暂时预订了场地，希望贵司能在XXXX年XX月XX日前将正式书面签字盖章确认的此合同交送或寄送至甲方，并按照本合同约定的期限向甲方支付预付款，我们可确保这项预订，如果逾期，以上预订不再为贵方保留。

感谢您选择XX酒店，我们承诺将保证您的会议/活动取得圆满成功。

（以下无正文）

甲方（公章）乙方（公章）

甲方代表确认签字乙方代表确认签字

XXXX

销售经理职位

日期：

年月日日期：

年月日

XXXX

市场销售总监

日期：

年月日