中层通用管理能力之二时间管理.docx
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中层通用管理能力之二时间管理
第一部分自我管理
第一章角色认知
第二章时间管理
时间支配能力分析
请回答下列问题,测试一下你对时间的支配能力。
请问答“是”或“否”。
(1)你是否一到公司便列出当日工作安排?
(2)你是否在固定的时间里处理往来函件,如上午或下午?
(3)你是否将无用的文件处理掉,而不是机械地归档?
(4)你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”?
(5)你能使每项工作都善始善终,避免头绪多而乱吗?
(6)你能注意缩短用餐、饮茶时间吗?
(7)你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗?
(8)你除非万不得已才召开会议吗?
(9)你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗?
(10)你收到函件后是否阅后立即处理?
(11)你阻止别人给你寄发各种无用资料吗?
(12)你阅读报刊杂志时是否浏览大意后,再细读重点章节?
(13)你肯放手让部下独立工作吗?
能不频繁检查或干扰他们吗?
(14)你鼓励部下遇到问题时开动脑筋,提出独立见解吗?
(15)你手边有重要工作处理时,如果同事找你聊天,你能巧妙地拒绝吗?
(16)你能充分利用电话提高效率,不在工作时间煲“电话粥”吗?
(17)你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划?
(18)你能充分利用电脑、复印机提高效率吗?
(19)当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时,你是否请教专家协助,而不是单枪匹马地蛮干?
(20)你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话,不会见未约来访者?
回答“是”,得5分;回答“否”,得0分。
如果得80-100分,表明你能最充分地利用自己的时间,不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。
如果得60-80分,表明你基本上能有效支配时间,只在某些方面仍须改进,可参考测试结果对照检查。
如果得30-60分,表明由于做事计划性差、效率低,增加了很多工作压力,你的问题集中在三个方面:
主次不分;不能充分相信下属,不放权;精力分散,易受不速之客干扰。
只要下决心改正以上不足,你一定能在有限的时间里取得更高的效益。
如果得30分以下,那表明你面临严重的问题或将被解职,除非你立即全力以赴提高效益。
【忠告】
我们都有相同的时间,时间稍纵即逝,失去的时间是永远无法追回的。
真正的价值在于我们利用它做什么事。
我们只有176个小时来完成每个月的目标,只有2112个小时来完成每年的目标,只要时间一流逝,我们就一无所获。
让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱,你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。
时间是最有价值的资源,而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。
一、时间的重要性
多数职业经理都很忙,经常加班加点,没有周末,没有休息时间,简直就是“忙碌”二字的化身。
由于职业经理的多维角色,他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。
有没有方法提高时间的利用率,有尽可能多的时间去陪陪家人?
下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。
1、无计划或计划不周
由于职业经理经常碰到突发情况,所以,很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。
总认为计划不如变化快,所以干脆不定计划。
计划是时间管理的前提,没有计划,也就谈不上有效的时间管理。
2、工作无主次
工作总有主要与次要的差别,作为职业经理,由于他的很多工作会影响到其他人,因而在工作中,必须分清楚哪些事情是必须做的,哪些事情可以慢一点处理,哪些事情不必亲力亲为。
对于必须做的事情,不但要优先处理,还要规定一个时限。
不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。
有很多人按照先后顺序来安排工作,这种方法的本身就没有主次之分,弊病是在次要工作上浪费很多时间,因为时间是有限的,必然用在重要工作上的时间就要相对减少。
这是优秀职业经理要避免的。
3、不对下属授权
职业经理的主要角色是管理者,管理就要向下属进行有效的授权,通过下属去实现目标。
不向下属授权,很多工作都得由自己去完成。
总认为这个工作下属做不了,那个工作下属做不了,所有的工作都由自己做,而下属无事可做。
这种情况实际上是你在替下属工作,而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成,原因就在于把时间用错了地方,用在根本不需要亲自去做的事情上。
自己忙得不可开交,结果不但家人报怨,上司和下属也不觉得你好。
上司认为你的工作效率低,员工认为你不认可他的工作能力。
总之,不向下授权往往会吃力不讨好。
4、沟通不善
前面说过,企业70%的问题是沟通障碍引起的。
关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面:
(1)时间用于处理沟通不善带来的恶果
例如,某员工对公司有一些看法,正确的做法是他向你或有关部门提出意见,但是,这位员工却私下议论,或者透露给客户,一传十,十传百,员工的个人看法在众多员工和客户中传开,给公司形象带来消极影响。
作为上司,必须花时间去处理由此带来的负面效应。
如果员工能够与你进行有效沟通,就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。
(2)无效沟通
花了很多时间,却没有达成有效沟通,也就是用于沟通的时间没有效率。
很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。
问题不是有没有沟通,而是沟通的效果如何。
沟通只是第一步,目的是为了获得高效的沟通。
沟通没有了效果,我们称之为“沟而不通”。
5、不良习惯
有的人把大量时间浪费在不良习惯上。
例如,喜欢在电话里聊天;在桌面上堆放一大堆材料,用的时候就得花时间去找;有些人属心血来潮型的,想到哪里,做到哪里;有些人对办公环境特别敏感,必须在一定的环境中才能静心工作;有些人在某些时段的工作效率不高。
对于不良习惯,可能自己没有意识到,但实际上浪费了很多时间。
如果是普通员工,不良习惯只会影响一个人。
作为职业经理,要和下属进行交流,不良习惯就会影响到很多人,甚至影响部门的工作。
【事例】
人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋,但总觉得没有做自己应该做的事情,每天都忙,却忙的不是地方。
让我们来分析一下任经理某一天的活动:
8:
30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题,一直到10:
00。
10:
00正准备工作,又有电话询问有关新员工薪资的问题,解释了20分钟。
10:
20给下属布置招聘工作,中间不断有人进来请示汇报工作,一直到11:
00。
11:
00处理文件报告等,到12:
00,还有一部分没有过目。
吃过午饭,看了一会报纸,聊了一会天,猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成,就急忙赶到办公室。
14:
00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜,由于对招聘主管不放心,本应是他的职责,任经理又全包了下来,包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定,这项工作又占去两个小时。
16:
00刚要写公司人力资源规划报告,一个下属又进来请示工作,顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。
4:
30召集下属开会,因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作,会议不仅没有达到预期目的,还拖延了时间,一直持续到5:
00。
已经没有时间写报告,只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。
晚上又得加班了。
仔细分析一下,任经理的时间为什么不够用?
电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题,是薪酬主管的职责。
会议安排没有计划,会议拖延,主题不明确,对会议没有实行有效控制。
上司不定期召见使时间具有很大的随意性。
喜欢下属事事请示汇报的官僚作风,浪费了许多时间。
对下属工作不放心,替下属做工作,结果整天都在处理事务性的工作。
事必躬亲,为许多不需要处理的文件而耽误时间。
工作没有目标和程序,就没有主动性。
没有轻重缓急和主次之分,甚至本末倒置。
不会说“不”,对随机事件不加控制,浪费了许多时间。
乐于做熟悉和喜欢做的事,对棘手问题过于拖延,只有通过加班来完成。
二、第二象限工作法
(一)“四象限”的工作分类
所有的工作都既有紧急程度的不同,又有重要程度的不同。
根据这两个方面,可以将工作分成四类,如下图所示:
图6-1四象限的工作分类
1、第Ⅰ象限:
既紧急又重要的事项
紧急是指必须马上做的事项;重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。
例如销售部经理要处理客户投诉。
需要职业经理临“急”不乱,能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。
但是,如果顾客投诉增多,每天都要处理类似事件,则要考虑产品是否出了问题?
销售人员的销售或服务水平是否降低?
2、第II象限:
重要但是不紧急的事项
例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定,新聘的销售人员的培训等虽然非常重要,但可以拖一段时间。
然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成,等到要上交或实施时才着急去做,就变成第一象限的工作——既重要又紧急。
一般情况下,重要的事项都是可以在一定的时间内完成的,一般有较充足的时间安排,但是,由于每天忙于琐碎事务,经常把重要的事搁置起来或认为还有时间,结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻,不仅时间仓促,质量和效果也不能令人满意。
3、第III象限:
紧急但不重要的事项
销售经理解决客户投诉,上司找你了解工作等等都是紧急的事。
下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。
由于对时间没有计划性,没有按优先原则排序,所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理,颠倒了主次。
4、第Ⅳ象限:
不紧急和不重要的事项
不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。
【事例】
肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。
按照优先顺序原则即四象限原理,这些工作事项应为:
图6-2“四象限”实例解析
【自检】
运用“四象限”分析法,对你一天时间内的工作进行排序。
(二)艾森豪威尔原则
对于各类工作的具体处理,管理者应当怎样区别对待呢?
美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原则:
◆对于重要又紧急的突发事件,要管理者本人亲自、立刻处理;
◆对于重要而不紧急的,则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划;
◆对于紧急而不重要的工作,要减少对其所花费的时间,也可以酌情委托给下属去处理;
◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。
图4-2 艾森豪威尔原则
三、艾维李十分钟效率法
1、效率法的内容
美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟六件事效率法:
◆用前五分钟列出明天(下周、下月)要做的六件重要的事情;
◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序;
◆上班开始先做1号,完成之后再做2号,以此顺延直至下班结束。
【自检】
请您按照艾维李的十分钟效率法,将您下个月要做的六件重要事情列出,并按重要程度排序,填写在下面的表格中:
重要程度
下月需要完成的重要事务
1
2
3
4
5
6
2、黄金三问
每位主管在遇到具体事务时要问自己三个问题,即“黄金三问”:
◆此事价值是否大?
真的很重要吗?
◆如果价值大,是否需要亲自做,能否请别人代劳?
◆价值高又必须亲自做的事,如果不做是否会有重大影响?
四、养成好习惯
(一)养成好习惯的四个阶段
1、不良习惯的无意识阶段
这个阶段还没有意识到已经有某种不良的习惯,也没有意识到这个不良习惯给工作带来的危害。
2、不良习惯的有意识阶段
已经意识到居然有这么不好的习惯,而且这个习惯给工作带来如此大的危害,或者存在极大的隐患。
有时候,不良习惯是很难发现的,可以借助一些测试手段来发现。
3、良好习惯的有意识阶段
这一阶段,决心改变不良习惯,开始培养好的习惯。
就时间管理而言,可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。
在进行面对面沟通时,至少要做到以下三点:
◆在约定的时间到达。
◆对沟通所需的时间进行预算。
◆提出沟通的主题。
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