Excel是现时最广泛被采用的电子试算表它是一个由多栏和.docx
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Excel是现时最广泛被采用的电子试算表它是一个由多栏和
簡介
Excel是現時最廣泛被採用的電子試算表。
它是一個由多欄和多列組成的表格,而數字就在這些欄和列上分佈和計算。
Excel提供強大的運算功能去處理數據,並能把得出的結果轉化為各類型的圖表。
基本操作
啟動Excel
1.在WindowsNT的桌面按下「開始」鈕,拉出開始功能表;
2.選擇「程式集」命令,拉出應用軟件選擇表;
3.按「MicrosoftExcel」。
認識Excel的工作環境
以下是Excel工作環境的組成元件:
標題欄
:
顯示檔案名稱
功能表列
:
集合所有Excel的操作命令
一般工具列
:
以按鈕形式顯示常用的命令
格式工具列
:
以按鈕形式顯示把資料格式化的命令
儲存格
:
資料的存放處
資料編輯列
:
輸入和編輯儲存格資料的地方
狀態列
:
顯示目前系統的狀況,如開檔及存檔等
頁次標籤列
:
區別不同的工作表
儲存檔案
1.
如果要儲存的新是檔案,請按一下一般工具列的儲存檔案鈕:
或選擇功能表列的「檔案」下的「儲存檔案」命令;
2.選擇儲存新檔案的地方,例如D:
;
3.輸入檔案名稱,例如‘abc’;
4.
按「儲存」。
開啟舊檔
要開啟舊有檔案有多種方法,例如:
一、由工具表列開啟:
1.
按一下一般工具列的開啟舊檔鈕:
或選擇功能表列的「檔案」下的「開啟舊檔」命令;
2.選擇儲存舊檔案的地方,例如D:
;
3.雙按要開啟的舊檔。
二、由開始鈕開啟:
1.按一下「開始鈕」;
2.選擇功能表上的「文件」;
3.在「文件表」中選擇近期使用過的舊檔。
輸入資料
1.在頁次標籤列上選擇要編修的工作表,例如‘Sheet1’;
2.用滑鼠在儲存格上按一下選定;
3.鍵入資料;
4.按Enter鍵確認。
資料的種類
可輸入到工作表的資料分為兩類:
1、文字資料,包括由文字和數字的組合;
2、數字資料,例如678、4.23、-23、7%。
如果要將數字當成文字資料輸入,則必須在數字資料前加上單引號,例如’562120。
修改儲存格資料
1.雙按需要修改資料的儲存格;
2.直接在儲存格上修改資料;
3.按Enter鍵確認。
復原資料
有時我們在修改或刪除一些資料後才發覺弄錯了,這時我們只需按一下一般工具列上的「復原」鈕,便可以救回這些資料。
但要注意的是復原只能從最近的一次編輯動作開始,如後面的動作沒有取消,則前面的動作會無法復原。
自動填滿
Excel提供的「自動填滿」功能讓使用者能輕易地填滿一串連續的儲存格。
1.選定要複製的儲存格;
2.
將鼠標移到粗框線的右下角,鼠標會變成+;
3.按住左鈕不放向下拉,複製的資料便會填滿所經的儲存格:
建立數列
「建立數列」功能讓使用者能輕易地填滿一串連續的,具有某種規律的數列。
1.在儲存格上分別輸入數字,例如1、2;
2.選定儲存格的範圍;
3.
將鼠標移到粗框線的右下角,鼠標會變成+:
4.
按住左鈕不放向下拉,數列便會填滿所經的儲存格,如1、2、3、3、4、5:
資料驗證
當我們輸入資料時,有時會需要對資料的種類或範圍加以限制去避免發生錯誤。
例如當我們把學生的各科分數輸入成績表時,分數一定是介乎0與100之間。
如果輸入的分數大于100,便一定是出錯了。
為了避免這類錯誤,我們可以把要輸入的分數限制在0與100之間,讓電腦去檢查分數是否正確。
1.選定要加限制的儲存格範圍;
2.選擇功能表列的「資料」下的「驗證」命令,便會顯示「資料驗證」表格,選擇「設定」頁;
3.在「儲存格內允許」一欄選擇「實數」(表示可以有小數位);
4.在「最大值」和「最小值」一欄分別填上適當的上下限數字;
5.按「確定」鈕。
完成資料驗證設定後,如果我們把超過指定範圍的資料(如101)輸進儲存格中,螢幕便會出現警告字句並提示要重新輸入正確資料。
建立公式
Excel提供讓使用者自行設計公式的功能,輸入公式後運算的工作便可交由電腦進行;而當資料有所改動時,計算的結果還會自動更新。
Excel提供以下的方法讓使用者輸入公式:
一、自行輸入公式
Excel的公式和一般的數學公式差不多,試看以下的比較:
數學公式
Excel公式
例:
A3=A1+A2
例:
=A1+A2
如果把=A1+A2輸入儲存格A3,A1+A2的結果便會顯示在A3中。
1.在儲存格中輸入供計算的數字,例如在儲存格A1輸入100、在儲存格A2輸入200;
2.選定一個儲存格輸入公式。
輸入公式時必須以等號‘=’起首,例如在儲存格A3輸入‘=A1+A2’;
3.按Enter鍵,答案立即顯示在A3中。
以下是一些Excel常用的運算子及公式例子:
運算子
用途
例子
+
加
=A1+A2
-
減
=A1-A2
*
乘
=A1*A2
/
除
=A1/A2
二、運用內建函數
1.在儲存格中輸入供計算的數字,例如要計算100和200的和,便輸入100和200;
2.按「編輯公式鈕」顯示「公式輔助輸入編輯器」:
3.按「函數方塊」旁的▼鈕,在函數表中選擇‘SUM’,這時會顯示一個要求使用者輸入計算數字範圍的表格;
4.用滑鼠選取供計算的儲存格:
5.按「確定」鈕,公式便會被輸進儲存格A3中,答案‘300’也會同時顯示出來。
三、貼上函數
1.在儲存格中輸入供計算的數字,然後選定供輸入公式的儲存格;
2.
按「一般工具列」上的「貼上函數」鈕:
3.在顯示的「插入函數」表格中選取合適的函數,如「最近用過函數」下的‘SUM’:
4.按「確定」鈕,這時會顯示一個要求使用者輸入計算數字範圍的表格;
5.用滑鼠選取供計算的儲存格;
6.按「確定」鈕,答案‘300’便會顯示出來。
複製公式(相對參照位址)
如果要把公式複製到單一個儲存格上再用:
1.選定要複製的公式儲存格;
2.按「複製」鈕;
3.在複製目的地儲存格上按一下。
如果要把公式複製到一連串的儲存格上:
1.選定要複製的公式儲存格;
2.將鼠標移到粗框線的右下角,鼠標會變成+;
3.按住左鈕不放向下拉,公式便會輸入所經的儲存格。
編輯資料
縮放工作表的顯示比例
有時為了方便編輯,我們可以利用一般工具列上的「縮放」鈕去調整工作表顯示在螢幕上的比例。
1.按「一般工具列」上的「縮放」鈕:
2.可選擇其內定的縮放比例(由25%至200%)或直接輸入自訂的比例。
資料的排序
排序是指將清單資料按照某個順序重新組織排列。
1.選定要排序的欄中的儲存格範圍;
2.
如果想把資料由小到大排列(例如1,2,3…),按「遞增排序」鈕:
如果想把資料由大到小排列(例如3,2,1…),則按「遞減排序」鈕:
複製資料
1.選定要複製的儲存格範圍,如果只是要複製單一個儲存格,在其上按一下即可。
如果要複製的是兩個或以上的儲存格,先選定這範圍的其中一個儲存格然後拖行,直至全個範圍反白:
如果要複製的全個工作表,則只需按一下「全選」鈕。
2.
按「複製」鈕:
3.選定要貼上的區域;
4.
按「貼上」鈕:
搬移資料
Excel提供兩種讓使用者搬移資料的功能。
一、使用工具列命令
1.選定要搬移的儲存格範圍;
2.
按「剪下」鈕:
3.選定貼上區域;
4.
按「貼上」鈕:
二、使用滑鼠
1.選定要搬移的儲存格範圍;
2.將鼠標移到選定範圍的粗外框線上,這時鼠標會變成;
3.拉曳鼠標至目的地儲存格然後放開滑鼠,資料便會被搬移過來。
插入和刪除欄、列
一、插入空白欄、列
假設我們輸入資料後才發覺漏了標題,這時便要插入一空白列:
1.
將鼠標指在起始列的編號上按住左鍵不放,再拉曳鼠標去選定要插入的空白列數。
例如要在分表的頂部插入兩行空白列來輸入標題,便選定1、2列:
2.選擇功能表的「插入」下的「列」命令,兩行空白列立即顯示出來。
使用者可以在上面輸入資料了:
至於插入欄的方案跟插入列大同小異,只是所選的是起始欄。
二、刪除空白欄、列
1.將鼠標指在要刪除的列或欄的編號上選定範圍;
2.選擇功能表的「編輯」下的「刪除」命令。
刪除列後,下方的列會往上遞補;而刪除欄後,右方的欄會往左遞補。
欄、列的調整
一、調整欄寬
1.將鼠標指在要調整的欄的右框線上,這時鼠標會變成雙箭嘴狀;
2.按住左鍵不放向左或右拉曳直到滿意欄的寬為止才放開左鍵。
二、調整列高
1.將鼠標指在要調整的列的下框線上,這時鼠標會變成雙箭嘴狀;
2.按住左鍵不放向上或下拉曳直到滿意列的高度為止才放開左鍵。
字型格式
Excel提供多種字型格式供使用者選擇:
abcdef
a)字型鈕:
選擇字型類別d)斜體鈕:
把字體向右傾斜
b)字型大小鈕:
選擇字型大小e)底線鈕:
為字體加上底線
c)粗體鈕:
加粗字體f)字型色彩鈕:
選擇字型顏色
1.選定儲存格;
2.按有關的字型鈕。
數字資料的格式化
Excel提供多種數字資料格式供使用者選擇,例如金錢($100)、百分比(100%)、小數位數(100.00)等,讓使用者輸入數字時能自動以預選的格式顯示出來。
1.用鼠標選定要格式化的範圍:
2.選擇功能表的「格式」下的「儲存格」命令,這時會顯示一個「儲存格格式」表格:
3.選擇數字標籤,在表格上選擇數字資料的格式(例如我們要顯示貨幣符號$、小數位數是2);
4.按「確定」鈕,儲存格裡的資料便會自動被格式化:
儲存格資料的對齊
格式工具列中有四個對齊鈕,可用來改變儲存格資料的左右對齊方式:
靠左對齊置中對齊靠右對齊跨欄置中
效果:
如果要改變儲存格資料的上下對齊方式,則選擇功能表的「格式」下的「儲存格」命令。
在「儲存格格式」表格中選擇「對齊」標籤,在「水平」一欄選取上下對齊方式。
建立圖表
Excel能把工作表的資料轉化成圖表顯示出來。
以下會介紹用圖表精靈建立圖表的方法。
1.
選定用作建立圖表的資料和數據;
2.
按一下「圖表精靈」鈕:
3.
在圖表精靈交談中選取合適的項目。
假設我們要建立一個簡單的直條圖去表示以上學生的英文科成績,可選擇以下的項目:
4.如果按住「按住不放可預覽」鈕可立即預覽繪製出來圖表的樣子;
5.按「下一步」鈕去顯示圖表的初稿;
6.在圖表精靈交談中選取「數列」表格;
7.在「名稱」欄內填上直條代表的資料名稱,例如英文分數;
8.按「下一步」鈕進入「圖表選項」表格,選擇「標題」頁:
9.在「圖表標題」、「類別X軸」及「數值Y軸」各欄分別填上合適的標籤;
10.按「下一步」鈕進入「圖表位置」表格,選擇將圖表存成「工作表中的物件」;
11.按「完成」鈕確認,圖表即顯示在工作表上。
圖表的編輯
圖表的基本組成元件
一個Excel的圖表基本上由以下幾個元件組成:
編輯文字
圖表上的文字可分為附貼文字和非附貼文字兩種。
附貼文字在建立圖表時便即時自動產生,如刻度標籤和圖例項目等。
非附貼文字則需要我們自行輸入,如圖表標題和座標軸標題等。
要編輯非附貼文字:
1.將鼠標移至非附貼文字上,先按一下滑鼠左鈕,文字即被框線圍著;
2.再按一下滑鼠左鈕,即可直接修改文字內容。
要編輯附貼文字:
1.將鼠標移至圖表區上,按一下滑鼠左鈕,圖表區即被框線圍著。
同時,用作建立圖表的資料儲存格也會被藍色方格圍著;
2.只要修改資料儲存格上的資料,然後按‘Enter’鍵,圖表內的相關資料(包括圖形)便會自動一併更改。
文字和圖形格式化
除了修改圖表裏的文字,我們還可以把文字和圖形格式化:
1.將鼠標移至圖表的文字或圖形元件上,按一下滑鼠右鈕,元件即被框線圍著,並出現一快顯能功表;
2.選擇第一項「格式」;
3.在「格式」表格裏可以為有需要的項目,例如圖樣、字型和對齊等選擇合適的格式。
列印程序
列印
要列印工作表和圖表可按「列印」鈕:
預覽列印
我們在列印工作表和圖表前可使用Excel提供的預覽列印功能去預先檢查列印出來的樣子。
方法是按「預覽列印」鈕:
列印設定
如果我們要對列印作特別的設定,可選擇功能表的「檔案」下的「列印」命令。
這時便會顯示出以下的列印交談:
列印交談包括四個部分:
印表機:
供選擇現時連接電腦的印表機型號。
範圍設定:
供選擇列印的範圍。
如果選取「全部」項會印出一張工作表的全部頁數;如果只想列印其中的幾頁則選取「頁數」項,然後填上由哪頁到哪頁。
列印:
如果要列印的是只是工作表的某一儲存格範圍,例如某幾行或某個圖表,應先用滑鼠選定要列印的範圍,然後選取「選定範圍」項。
如果要列印某幾個特定工作表,應選取「選定工作表」項。
如果要列印活頁簿的所有工作表,則選取「整本活頁簿」。
份數:
列印份數欄可供使用者直接輸入數字去決定印出文件的份數。
如果列印兩份或以上,可選取「自動分頁」項。
這樣在列印時會先印完第一份再印第二份。
列印版面設定
Excel提供多項有關版面設定的功能讓使用者去設定列印的效果。
更改列印方向
使用者可選擇把工作表直印或橫印。
通常如果要列印的工作表的寬度較大,可選擇橫印。
直印效果:
橫印效果:
1.
選擇功能表的「檔案」下的「版面設定」命令,這時會顯示一個「儲存格格式」表格,選取「頁面」標籤:
2.在「方向」區裡選擇「縱向」(即直印)或「橫向」(即橫印);
3.按「確定」鈕。
設定紙張大小
Excel提供15種最常用作列印的紙張大小。
1.選擇功能表的「檔案」下的「版面設定」命令,在「儲存格格式」表格中選取「頁面」標籤(見上圖);
2.在「紙張大小」項目處選擇合適的大小,例如‘A4’;
3.按「確定」鈕。
縮放列印比例
Excel提供縮放列印比例的功能讓使用者去設定列印出來工作表的大小。
常見的例子是當要列印的資料範圍很大時,我們可以把它按比例縮小以便用一頁紙印出。
1.選擇功能表的「檔案」下的「版面設定」命令,在「儲存格格式」表格中選取「頁面」標籤(見上圖);
2.在「縮放比例」區裡選擇「縮放比例」鈕,然後便可直接把比例輸入格中(100%是正常的大小;放大最高可達400%;縮小則可小至10%)。
調整頁邊界寬度
使用者可以通過版面設定去調整列印頁四周空白區域的大小,達到美觀的效果。
1.
按「預覽列印」鈕:
2.
按「邊界」鈕,畫面會顯示現時的頁邊界線和控點:
3.移動鼠標到控點上,鼠標會變成雙箭嘴狀,這時便可直接拉曳控點來調整頁的邊界。
不列印底格線
列印工作表時我們可選擇是否把底格線印出。
1.選定列印範圍;
2.選擇功能表的「檔案」下的「版面設定」命令,在「儲存格格式」表格中選取「工作表」標籤;
3.如果要印出底格線,在「列印」區裡的「列印格線」方格上按一下,顯示號即表示已選取了。
如果不想印出格線,則只需在方格上再按一下,號便會被消除。
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