给教授发英文邮件须知教材.docx
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给教授发英文邮件须知教材
去年秋季,参加了一次工作坊,主题是“大学的电子邮件礼节”。
尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感,但随后课业催人老,一直顾不上整理。
后来学期结束,国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题,所以把这些玩意分享给大家。
这些信息来自研究生写作中心,较为权威,可以放心实践。
内容很多,我只整理那些“醍醐”。
因为这些是我自己犯过错误的地方。
1.邮件主题(subject)不需要写自己的名字。
名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。
2.在第一封邮件中称呼对方,两种正式的方法如下。
其他的方式都是错误的。
(例如Prof.、Hello、全名云云)
DearDr.***/DearProfessor***(***是姓)
3.收到回信后,可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。
如果对方落款只有名字(firstname),那么下一次可以用名字称呼。
如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。
不过,在任何时候,用正式称呼都是保险的。
4.正文的第一句话必然是介绍自己。
这句话必然要遵循这个格式:
Mynameis***(全名),andIam…例如:
MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.
5.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。
分三种情况:
有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。
6.接下来便可以提出问题或请求了。
这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negativepoliteness)。
常用的策略有:
主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。
7.避免使用Iwant和Iwouldlike,实在要用,就用Iwouldlove。
最坏最坏,也要用Iwanted代替。
8.多用Iwaswonderingif(一定要用was,而不是Iwonder或Iamwondering)。
9.多用woulditbepossible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。
例如:
(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)
Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime?
10.避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。
11.提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。
常用的方法是:
展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。
或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。
12.结尾必然要感谢。
最正式的表达是:
Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.
13.落款之后的正式礼节问候是:
Sincerely;Bestwishes;Bestregards。
其他的都不甚正式。
Source:
Olinger,A.(withassistancefromAvineri,N.&GrayM.).EmailEtiquetteattheUniversity.AWorkshopoftheUCLAGraduateWritingCenter.October,2010.
用英文给教授发邮件请教学术问题(转)
2012-12-2820:
39:
15|分类:
英语相关资料|标签:
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邮件主题
邮件主题(subject)不需要写自己的名字。
名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。
[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人,以及主要是什么事。
很多教授只看主题。
]
一个好的标题,要能简洁地概括邮件的目的或内容。
如果你对教授的某个研究项目感兴趣,就可以用这个研究方向作标题,例如"Deformationandfractureofhexagonalclose-packedmetals"或者"Fabricationofsemiconductorthroughchemicalvapordeposition"等等。
然后在邮件的正文里,可以谈谈你对这个方向如何感兴趣,你有什么相关的学术背景,还有你对这个研究领域的任何见解。
如果你对教授的某一篇文章很感兴趣,并且你的邮件正文里要谈到这篇文章,那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。
如果文章的标题过长,可以把它压缩一下。
此外,还有人喜欢用一种开门见山式的标题,比如"Inquiryintograduateadmissionoffall2011"。
这种标题我本人没有尝试过,不知道效果如何,有兴趣的同学可以自己去尝试。
最后,我想说的是,套磁信的标题并没有一定之规。
大家不要拘泥于我上面提到的这几种,一定要勇于创新。
在主题中包含coursenumber,"Questionabout3009assignment"或者"questionaboutEnglish2011essay."听起来很真实,而"aquestion"看起来像垃圾邮件。
"QuestionaboutEnglishassignment"or"questionaboutassignment,"withoutidentifyingtheclassyou'rein,mayleaveyourprofessorwiththechoreoffiguringthatout.Forsomeoneteachinglargelectureclasses,thatmightmeanreadingthroughhundredsofnamesonrosters.Butevenforaprofessorwithsmallerclasses,it'sadragtogetane-mailthatmerelysays"I'minyourEnglishclassandneedtheassignment."AllyourEnglishprofessor'sclassesareEnglishclasses;sheorhestillneedstoknowwhichoneisyours.
称呼
Salutationsmatter.Thesafestwaytostartiswith"DearProfessorSoandSo"(usingtheirlastname).Thatwayyouwon'tbegettingintotheissueofwhethertheprofhasaPh.D.ornot,andyouwon'tseemsexistwhenyouaddressyourfemale-professoras"Ms."or,worseyet,"Mrs.ThisandThat."
称呼很重要。
最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”(×××是姓)。
这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。
其他的方式都是错误的。
(例如Prof.、Hello、全名云云)
Chooseanappropriategreeting."Hi/HelloProfessor[Blank]"isalwaysappropriate.Substitute"Dear"andyou'veendedupwritingaletter;leaveout"Hi"andyourtoneistoobrusque(无礼).
开篇介绍自己,表明意图
一般开头简单介绍下自己,表明你对他的研究感兴趣,对作者的结果给予一定的肯定。
然后,如果是你主动写电子邮件给别人的话,那就以你写此邮件的目的开头。
例如,"Iamwritingtoenquireabout…"或是"Iamwritinginreferenceto…"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。
正文的第一句话必然是介绍自己。
这句话必然要遵循这个格式:
Mynameis***(全名),andIam…例如:
MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.
正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。
分三种情况:
有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。
[这句话挺重要的,因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。
有人推荐当然最好,比如这个教授的同事某某某推荐你去找她,因为某某原因,那么把这个环节表述清楚即可。
如果无人推荐(更常见的情况),一定要说清楚原因,例如刚刚看了人家的一篇新作云云(你要确实看过才能这么说),不然人家可能就不往下读了。
]
提出问题或请求
清楚简洁是最好的。
你的教授每天会收到25-30封邮件,所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。
如果你不能快速直达主题,对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。
因此,迅速切入主题。
这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negativepoliteness)。
常用的策略有:
主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。
[这是最最重要的两个原则之一。
谈谈消极礼貌]
1.多用Iwaswonderingif(一定要用was,而不是Iwonder或Iamwondering)。
[打交道多了,可以不必拘泥于此。
例如也可以说Iwondered...甚至shallwe...如果是自己的导师,或者工作往来很密切的教授,一天到晚说“Iwaswonderingif”,过分礼貌,其实也挺奇怪的。
]
多用woulditbepossible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。
例如:
(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)
Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime?
2.避免使用Iwant和Iwouldlike,实在要用,就用Iwouldlove。
最坏最坏,也要用Iwanted代替。
避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。
提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。
[这是最最重要的两个原则之二。
]
常用的方法是:
展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。
或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。
Askpolitely."Couldyoue-mailmethepagenumbersforthenextreading?
Thanks!
"isalotbetterthan"Ineedtheassignment."
“Whatgreatnews!
I'dbethrilledtomeetwithyou。
。
。
”
“Woulditbeconvenientto。
。
。
“
”Yes,itwouldcertainlybefineto。
。
。
”
“Wouldyoupreferto。
。
。
”
“Ilookforwardtoitwithgreatpleasureandthankyouforyoureffortsandtime.”
“ThankyoufortheverykindXXXX.Iwastouchedbyyourthoughtfulness,andassureyouthatitwaswhollymypleasuretoxxxx.I'mdelightedtoknowthat。
。
。
。
”Thanksforallofyoureffortandservicetoxxxx.It'sbeenapleasuretoworkwithyouandI'mlookingforwardtotheresultsofyourxxxx"
"IhopeyouhadaverygoodSpringbreakinspiteofthismuchappreciatedworkthatyou'vedonefor...."
"I'mlookingforwardwithgreatpleasuretoworkingwithyouonxxxx"
“Ihopethisemailfindsyouwell..."
"We'rehonoredandgratefulforyoursupport.....andeagerlylookforwardtoyourthoughts....."
结束语
在你结束邮件之前,再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。
你可以"Thankyouforyourpatienceandcooperation."或"Thankyouforyourconsideration."
开始接着写,"Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don'thesitatetoletmeknow."及"Ilookforwardtohearingfromyou."
结尾必然要感谢。
最正式的表达是:
Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢,而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。
事先表示感谢,能让对方在行动时更主动更乐意。
Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事,那就先得表示感谢。
Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似,本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利,例如你在求职的话,就用这封邮件结尾。
Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾,和以上有所不同。
如果你在邮件开头已经谢过了读者,你就可以使用这句话,但是因为他们的帮助,你可以着重再次感谢你们的付出。
礼节问候和签名
Signoffsandsignaturescount.Alwaysendbythankingtheprofessorforhisorhertime,andclosingwith"Bestwishes"or"Regards"(orsomeotherrelativelyformal,butfriendly,closing).Andalwayssignwithyour(entire)realname,notsomewackynicknamelikeRy-RyorBiff.
最后的签名很重要。
每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“BestWishes、Regards”来结尾。
(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。
)然后签上你的全名,而不是什么昵称,就像Ry-Ry或者Biff。
落款之后的正式礼节问候是:
Sincerely;Bestwishes;Bestregards。
其他的都不甚正式。
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。
"Bestregards,""Sincerely,"及"Thankyou,"都很规范化。
最好不要用"Bestwishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。
[熟了之后就可以多姿多彩了,例如可以写:
Best,Cheers,Regards,Seeyousoon,Niceweekend,云云。
或者学我们一个心理测量学家,写:
Makesense.不过,最常用也最百搭的一个或许是:
Thanks.尽管你可能根本没有提出请求,也可以用这个,谢什么呢?
——谢谢对方花时间读了你的邮件。
]
问候方式有:
“Bestwishes“
“Withverybestwishes”
“Withallbestwishes”
"Withwarmregards"
“Withthanksandbestregards“
"withverybestwishesandmuchgratitude"(gratitude....-_,-)
"Bestregardsforagreatweekend"
“Withwarmregardsforasunnyandrelaxingbreak”
“Ihopeyou'reallenjoyinganexcellentbreak”
"I'mgratefulforyouall,andwishyouandyoursaveryhappyThanksgiving."
务必回信
Alwaysacknowledge.Ifyourprofessordeignstoanswer—orsendyouthehandoutorreferencethatyouaskedfor—besuretotellhimorherthatyougotit.Thatwayheorshewillthinkkindlyofyounexttimetheyseeyouinclass.
必须要告知教授已收到邮件。
如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料,一定要告诉他你已经收到了。
这样,下次在课堂上看到你的时候,他们就会觉得你是个不错的学生。
感谢读者是邮件开场白的好办法。
感谢您的读者能让对方感到高兴,特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
Thankyouverymuchforyourexplanation.Itwasgreathelp.
Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件,一定记得要感谢他们。
如果回复并不及时,只要将“prompt”除去即可,你还可以说,“Thankyouforgettingbacktome.”
Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息,他们花了点时间才发送给你,那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。
Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助,那一定要感谢他们!
如果你想对他们表示特别的感激,就用这个句子,“Itrulyappreciate…yourhelpinresolvingtheproblem.”Thankyouraisingyourconcerns.
Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务,就可以使用这句句子开头。
向他们对公司的兴趣表示感谢。
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑,你还是要感谢他们。
这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。
同时,你也可以使用,“Thankyouforyourfeedback.”
Whenyougetareply,saythanks.JusthitReplyandsay"Thanks,"oralittlebitmoreifthat'sappropriate.Theoldsubjectline(whichwillnowhavea"Re:
"infront)willmakethecontextclear.Idon'tthinkthatyouneedtoincludeagreetingwithashortreply,atleastnotifyourefertoyourprofessorinyourreply.Andyoudon'tneedtoidentifyyourselfbycoursenumberandmeetingtimeagain.
Whenyoureply,youshoulddeletealmosteverythingofyourprofessor'sreply(quotingeverythingisrarelyappropriateine-mail).Leavejustenoughtomaketheoriginalcontextclear.[这条大家可以探讨一下]
Sowhatwouldagoode-mailtoaprofessorlooklike?
Example
HiProfessorLeddy,
I'mworkingonmyessayonWilliamCarlosWilliamsandI'mnotsurewhattomakeofthelaststanzaof"SpringandAll."I'mstucktryingtofigureoutwhat"It"is.Doyouhaveasuggestion?
Thanks!
MaggieSimpson
Eng3703,MWF10:
00
Andasubsequentnoteofthanks:
>"It"ismostlikelyspring,orlifeitself.Buthaveyou
>lookedup"quicken"?
That'llprobablymake
>"It"muchclearer.
Itsuredid.
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