存货管理业务流程.docx

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存货管理业务流程

3.3存货管理业务流程

一、业务流程范围

1所涉及的业务范围

库存物资的入库（采购入库、退料入库）、出库（领料出库、借料出库）、出入库料帐登记、仓库保管（清查盘点）

2所涉及的部门范围

采购部门（采购管理部）、工程管理部门（网络发展部）、财务部门、市场部门、运行维护部门及各单位

3所涉及的计算机系统和相关维护部门

SAP系统、办公自动化系统、供应链系统

企业信息化部

二、目标

1合理保证存货的出入库、调拨、处置等均经适当授权和审批；

2合理保证存货记录（包括存货跌价准备）的及时性、真实性、准确性和完整性；

3合理保证存货实物保管得到良好的监控；

4合理保证存货数量的合理性以及存货的质量，提高公司经营的效率和效果；

5合理保证存货保管符合国家相关安全、消防等规定。

三、风险

1存货的出入库、调拨、处置等未经适当授权和审批；

2存货记录（包括存货跌价准备）未能在账上及时、真实、准确和完整地反映；

3未能良好监控存货实物保管，导致资产损失；

4未能及时发现存货短缺、积压、过期或毁损并采取适当行动进行处理，影响经营效率和效果；

5存货实物保管违反国家相关安全、消防等规定，遭受经济处罚。

四、相关会计科目

委托加工物资、附属生产、在途物资、库存材料、备品备件、库存商品、发出商品、材料临时性差异、低值易耗品、存货跌价准备、工程物资、应付账款、营业外收入、经营成本、销售费用、管理费用、资产减值损失、受托代销商品、和营业外支出等

五、流程概述

1办理库存物资的入库

1.1采购入库

1.1.1采购部门人员及时在SAP系统内创建采购订单，仓库料账员凭采购订单/调拨单（以下简称“相关单据”）通知仓库管理员进行物单核对和数量验收，与送货方办清交接手续，并在送货清单上签字,

不符合要求应拒收，数量验收合格后待检入库。

1.1.2所有物资，在入库前需要由仓库物资检验人员或仓库保管员进行检验，填写连续编号的进货检证记录、检验合格后仓库管理人员方可办理入库手续。

1.1.3检验合格后，仓库料账员凭物资检验单及送货签收单开具系统自动生成连续编号的机制入库单。

检验不合格办理退货手续。

仓库管理员凭机制入库单办理实物入库，并做好实物卡登记。

入库单上由仓库料账员、仓库管理员签字确认。

1.1.4对于直接运抵施工现场的工程物资，采购人员事先根据合同在系统内生成采购订单。

货到后，由建设单位或其委托方、物资管理部门或其委托方、供应商经办人，根据采购订单、产品质量保证书、送货清单与实物一一核对，质量、数量、规格验收合格后在送货清单上签字，交付现场使用。

仓库管理员根据送货清单、采购订单及领料单（有质量检验单还需提供质量检验单）办理入库同时办理出库的手续，系统根据采购订单自动生成连续编号的入库单。

采购部门经办人员须随时跟踪采购订单信息，对长期未到货的采购订单采取必要措施以督促供应商及时发货。

1.1.5对于货到票未到的物资，月结时系统根据已到货物资的采购订单自动作为暂估入账，第二个月月初系统自动冲回。

1.1.6入库料帐登帐

在生成连续编号的入库单的同时系统自动登记实物登记簿（即库存情况结存表）和生成财务凭证，财务人员进行月结。

1.2物资退料入库手续

1.2.1物资的退库申请

物资领用部门提出申请，在信息系统中填写退料单并提供原领料单编号和原领料工程编号。

工程物资退料单经过工程项目管理人员及相关负责人确认；一般物资退库需经领用部门负责人确认，并经采购部门审核。

审核确认后的退料申请单送仓库保管部门。

仓库料账员将退料单信息与SAP系统中原领料情况核对后，通知仓库管理员进行物单核对和数量验收，与退货方办清交接手续。

1.2.2物资的退库验收

仓库管理人员审核退料单位的退料单，与实物数量一一核对。

并根据物资质量检验标准，对物资进行质量检验，验收合格后入库。

1.2.3仓库料账员对需要入SAP系统的物资，凭物资质量检验单及退料开具系统自动生成连续编号的机制退库单，经退料经办人、仓库料账员、仓库管理员签字确认后，交退料单位。

2办理库存物资的出库

2.1库存物资的出库

2.1.1工程项目物资的领用：

工程项目用料，由工程建设单位根据工程项目设计本进行领料申请，在信息系统填写物资申领单，到仓库申请领料。

仓库物资料帐员根据领料单及时核对系统内设计本，申领数量不得大于该工程项目的设计数量，审批无误后,料账员在SAP系统中根据项目对应的移动类型数据输入，

系统自动生成连续编号的机制领料单。

仓库保管员凭机制领料单发料，并做好实物卡登记。

机制领料单与物资申领单一一对应，一同保存。

机制领料单由领用人、仓库料账员、仓库保管员签字

工程项目初验之后，MSS系统禁止项目的领料。

借：

在建工程

贷：

库存材料（工程物资）

2.1.2公司向二级单位调拨库存物资：

2.1.2.1公司仓库物资核算主管根据二级单位物资管理员在信息系统中填写的物资申领单，及时核对系统内设计本，领料数量不得大于该工程项目的设计数量，核对无误后，仓库保管员发出库存物资，系统自动生成连续编号的调拨单。

公司仓库将调拨单作为领料单，二级单位仓库将调拨单作为入库单。

2.1.2.2维护料、低值易耗品的领用，需求部门填写手工领料单（作为申请单），经本部门负责人批准后，到仓库领用。

经仓库物资料帐主管审批无误后，仓库管理员发出库存物资，并在系统内登记领用信息，系统自动生成连续编号的调拨单。

公司仓库将调拨单作为领料单，二级单位仓库将调拨单作为入库单。

2.1.2.3对于终端产品的领用：

1公司全额买断，根据实际销售数进帐的终端流程：

各二级单位从公司仓库领用后，先进各二级单位仓库，各二级单位作为库存材料入库（此时系统内只是库存地点的转移），各二级单位待实际放号后进成本费用，同时在SAP内进行领料处理。

月末当营销部门放号数与SAP系统内实际领料数不一致的前提下，领用部门应书面出具调整领料数通知，仓库管理员在SAP系统将实际领料与营销成本调整一致。

2对于公司采用铺货销售的终端产品，参照以下流程：

对于采用铺货销售的方式，在供应商提供终端后：

（2）采购管理部根据实际销售数在SAP系统内建立采购订单，各二级单位根据实际销售数在SAP系统内进行终端领用的操作。

（3）每月二级单位待实际放号后进成本费用，同时在SAP内进行领料处理。

月末各二级单位市场营销部门放号数应和SAP系统内实际领料数相一致，若不一致，领用部门应书面出具调整领料数通知，仓库管理员在SAP系统将实际领料与营销成本调整一致。

2.1.3工程项目物资的配送

工程项目用料，由工程建设单位根据工程项目设计本进行领料申请，在信息系统填写物资申领单。

仓库物资料帐员根据领料单及时核对系统内设计本，申领数量不得大于该工程项目的设计数量，审批无误后,

由物流服务商进行配送。

工程项目物资接收人在送货清单上签字确认。

料账员在SAP系统中根据项目对应的移动类型数据输入，系统自动生成连续编号的机制领料单。

机制领料单、物资申领单和送货清单一同对应保存。

2.1.4出库物资料帐登记

2.1.4.1系统生成领料单的同时自动登记实物登记簿并生成财务凭证，财务人员进行月结。

2.1.4.2物资的申领、审批、保管与记账由不同的人员负责。

2.2存货及工程物资的借料

2.2.1对已批复同意立项并落实费用落实项目编号但未出设计本的项目。

需紧急领用（借料）库存物资的，需求部门填写借料单，填写借料原因、品名、型号、数量等信息，紧急借用需由建设单位经工程项目经理或二级单位分管领导书面批准签字后,经物资管理部门主管项目经理确认后通知仓库准备发料，仓库物资核算主管核对借料手续确认无误后，仓库保管员发出库存物资，作为借料处理，借料单单独存放。

2.2.2仓库每月编制借料清单，汇总核销情况,上报主管物资管理部门及物资借用单位。

2.2.3货物发出后借用人员在一个月内在信息系统中及时补办领料手续，并注明原借料情况。

仓库管理员在收到领料单后及时核销借用单据，领料信息输入到SAP系统中的物料模块，自动生成物料凭证和会计凭证。

2.2.4超过一个月未补办领料手续，仓库有责任督促借用单位（人员）办理领料手续，，经物资管理部门同意后同时停止该单位再次借料申请。

2.2.5超过三个月未补办领料手续，物资管理部门应出具借料汇总清单通知借用单位（人员）办理领料手续，借用单位收到借料汇总清单后应确认借料汇总清单内容明确归还日期及时回复

物资管理部门。

物资管理部门收到借料汇总清单回复后及时上报公司领导。

3库存物资的保管

3.1公司采购管理部负责拟订库存物资管理办法，经公司分管总经理审批后下发公司各二级单位执行。

二级单位根据各单位实际情况拟订操作细则。

3.2物资管理人员应做好库存物资的合理限额储备，编制常用物资最高、最低的储备额。

根据库存物资的领用及结存情况实施监控，在到达采购储量点时采购部门及时采购。

仓库根据库存物资收发情况每月编制物资领用及结存情况表，并由采购部门在存货管理系统上实施监控

3.3仓库定期进行库存物资盘点

3.3.1每月抽查盘点，仓库保管部门对分管物资进行盘点，并有仓库主管人员按不低于库存物资总量的10%进行轮流抽查，做好抽查盘点记录。

如发现库存物资短缺、损毁等情况，出具库存物资异常情况报告单，对差异查明原因，提出处理意见，上报采购管理部、财务部。

3.3.2库存物资的全面盘点

各单位仓库每年对库存物资进行二次全面盘点。

库存物资全面盘点由仓库主管部门牵头组织并编制盘点计划，仓库保管员负责实物盘点，填写盘点表并签字。

财务部门、物资管理部门派员进行现场监盘复核并在盘点表上签字，仓库主管人员将盘点结果汇总后出具盘点报告，如发现库存物资短缺、毁损等情况，出具库存物资差异报告，对差异查明原因，提出处理意见，上报

采购管理部、财务部。

3.4仓库定期进行库存物资盘点

各单位仓库每年按物资存放时间分别列出呆滞物资清单，由采购管理人员牵头组织建设单位、总师室、网络运行部等相关部门根据清单内容分析呆滞性质，分别列出技术淘汰物资、残损变质物资、积压呆滞物资。

并提出报废或利用等处理建议，建议书报送财务部门，年底由财务部汇总报公司总经理办公会议审批。

仓库保管部门定期分析实际库存量与计划库存量的差异，并与采购、市场、网络运行维护、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报主管副总经理审批。

3.5库存物资的安全保管

仓库管理员要遵守物资的防护规定，按物资性质进行分类库存管理，确保物资存放处防火、防盗、防水、防锈。

仓库分管负责同志每月进行巡视检查，保留实地检查情况记录。

3.6实物管理

对于SAP系统中无资金金额的物资领料与退料参照流程1和流程2，并建立健全实物台帐记录。

相关IT流程：

（1）仓库保管人员在SAP系统中把库存清单打印出来，仓库管理员用作实物盘点；

（2）对于帐实不符的，财务部会计人员根据经采购管理部主管审批的盘点结果，在SAP系统中调整物资库存数量和总值,系统自动生成差异会计凭证；

（3）财务部会计人员根据盘点差异审批结果，在SAP系统中进行盘盈、盘亏、毁损、报废等帐务处理，系统自动生成盘盈、盘亏、毁损、报废等的会计凭证。

4处置库存物资

4.1库存物资的盘盈盘亏

对盘点中发现的盘亏、盘盈存货及工程物资，由财务部门在授权范围之内报二级单位总经理办公会批准处理。

超过处理权限的盘亏、盘盈需报公司本部批准处理。

对于重大的盘亏、盘盈需报股份公司批准处理。

对盘点中发现的毁损、报废存货及工程物资，由实物管理部门组织技术部门鉴定，对符合处置条件且在授权范围之内的存货及工程物资经二级单位总经理办公会批准处置。

超过处置权限的需报公司本部审批。

4.2库存物资的报废

各单位仓库管理部门根据呆滞物资建议书填写报废申请单，送采购管理部和财务部等部门审批。

库存物资报废处置意见经批准后，对于拟报废的库存物资，采购管理部牵头组织仓库进行报废实物的清理，财务部门派员监督、并出具资产清理报告，经以上部门参与人员签字。

仓库根据处置结果对报废的库存物资开具领料单，由收购单位或领料单位签字后，办理出库。

报废物资申请经批准后，由采购管理部统一安排回收。

各单位均不得自行变卖处理报废物资。

所有废品要单独存放。

5相关的账务处理

5.1存货成本核算和低值易耗品的摊销方法

公司财务部执行股份公司统一规定的存货计价方法进行财务核算。

存货计价方法变更必须向股份公司财务部门报告，由股份公司财务部门报股份公司领导审批。

存货中的低值易耗品的摊销方法按股份公司规定。

存货计价方法和低值易耗品摊销方法一旦采用不能随意变更；如果变更必须向股份公司财务部门报告，由股份公司财务部门报股份公司领导审批。

相关IT流程：

（1）存货计价及存货中的低值易耗品的摊销额在SAP系统中出库时自动计算，并自动在系统中生成摊销会计凭证与物料凭证;

（2）如果存货计价方法和低值易耗品的摊销方法逻辑要变更，经财务部及其它相关部门确认后，由企业信息化部经办人员在SAP系统中实施逻辑变更，测试确认后上线。

5.2库存物资出入库账务处理

根据财务规定进行帐务处理

5.3计提存货跌价准备

公司财务部根据公司资产减值准备管理办法和具体指导意见，呆滞分析报告、盘点结果和其他相关信息会同采购管理部等部门组织对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算差异，出具存货跌价准备报告，报公司减值准备小组审核后根据权限报公司领导/总经理办公会审批，根据审批意见，公司财务部进行账务处理。

6系统的访问权限

以上流程描述中如涉及人工在系统中进行操作，则需增加对相关系统的访问权限控制，即只有经适当授权的人员才能具有在系统中进行相关操作的权限，这些操作包括但不限于审批、审核、复核、发起、确认、更新、生成会计凭证等操作，以及新增、修改、删除、导出和导入数据或系统配置等操作。

六、主要控制点相关文件

1采购订单

2送货清单

3进货验证记录I（仓库保管员用）

4进货验证记录II（检验中心用）

5库存物资入库单（机制）

6库存物资实物登记簿（即库存情况结存表）

7月度库存物资（工程物资）领用及结存情况表

8库存呆滞物资分析表

9领料单

10借料单

11退料单

12库存物资盘点表

13库存物资盘盈盘亏处理意见的申请及批复

14库存物资报损申请表及批复

15存货跌价准备明细表

16资产减值准备审批表

17最高、最低储备定额清单

18库存物资差异报告

19安全检查记录本

20实物账册

七、相关制度及备查文件

1《中国电信股份有限公司上海分公司物资质量管理办法》（中电信沪〔2009〕192号）

2《上海市电信有限公司物资采购管理办法》（上海电信[2005]140号）

3《上海市电信有限公司资产减值准备管理办法》（上海电信财务[2004]4号）

4《上海市电信有限公司库存物资管理办法》（中电信沪〔2008〕114号）

（本资料素材和资料部分来自网络，仅供参考。

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