演示文稿制作软件PowerPoint.docx
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演示文稿制作软件PowerPoint
第5章演示文稿制作软件PowerPoint2003
PowerPoint2003和前面介绍的Word2003、Excel2003等应用软件一样,都是Microsoft公司推出的Office2003系列产品之一,它是用于制作演示文稿的工具软件。
PowerPoint可以十分方便快捷地制作出一组幻灯片,即演示文稿,每张幻灯片中都可以包含文字、图形、声音和影像等多种信息,在学术交流、工作汇报、课堂教学和产品介绍等场合进行放映将产生更具说服力和感染力的特殊效果。
PowerPoint是表达观点、演示成果、传达信息的强有力的工具,随着办公自动化的普及,PowerPoint的应用越来越广。
5.1 PowerPoint2003概述
利用PowerPoint制作的文件叫“演示文稿”,它是PowerPoint管理数据的文件单位,以独立的文件形式存储在磁盘上,其文件扩展名为.ppt,而演示文稿中的每一页叫做一张幻灯片。
一个演示文稿可以包括多张幻灯片,每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。
5.1.1 PowerPoint2003的启动和退出
类似Word2003和Excel2003,PowerPoint2003的启动和退出的方法很多,这里介绍常用的几种。
1.启动PowerPoint2003
PowerPoint2003的启动有下列几种方法:
(1)执行【开始】|【所有程序】|【Microsoftoffice】|【MicrosoftOfficePowerPoint2003】命令。
(2)双击Windows桌面上的“MicrosoftPowerPoint图标”。
(3)找到要打开的PowerPoint文件,双击该文件或按回车键确认。
2.退出PowerPoint2003
退出PowerPoint2003有下列几种方法:
(1)单击PowerPoint程序窗口右上角的“关闭”按钮。
(2)执行【文件】|【退出】命令。
(3)按下快捷组合键Alt+F4。
(4)双击控制菜单。
注意:
如果在PowerPoint中编辑了幻灯片并且未事先保存,在退出时系统会提示用户是否保存,如果想保存文件,则选择“是”,系统会弹出“另存为”对话框,在确认保存位置和输入文件名后可单击“保存”按钮保存文件并退出;选择“否”,则不保存文件退出;选择“取消”,则返回PowerPoint工作界面。
5.1.2 PowerPoint2003的窗口组成
PowerPoint作为Office家族的一员,秉承了Office办公软件的风格,让用户在使用不同的Office产品时都能感到熟悉和亲切。
启动PowerPoint2003后,屏幕将出现如图5-1所示的工作界面。
1.标题栏
标题栏显示目前正在使用的软件的名称和当前文档的名称,其右侧是常见的“最小化、最大化/还原、关闭”按钮。
2.菜单栏
菜单栏包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“幻灯片放映”、“窗口”、“帮助”九个菜单项。
单击某菜单项,可以打开对应的菜单,执行相关的操作命令,菜单栏中包含了PowerPoint的所有控制功能。
(1)文件菜单:
对PowerPoint文件进行操作。
如:
新建、打开、保存等。
(2)编辑菜单:
对正处于使用状态的PowerPoint文件执行一些编辑操作,如:
剪切、复制、粘贴等。
(3)视图菜单:
用于改变屏幕界面的分布,如:
显示或隐藏工具栏、状态栏及编辑栏、改变窗口的显示比例等。
(4)插入菜单:
对幻灯片进行操作,如:
插入新幻灯片、幻灯片编号、图片、文本框等。
(5)格式菜单:
对文稿中的内容进行格式化操作,如:
改变字体、项目符号和编号、幻灯片设计、幻灯片版式、背景等。
(6)工具菜单:
主要进行一些辅助操作,例如:
检查拼写错误等。
(7)幻灯片放映菜单:
主要针对幻灯片放映过程进行各种处理,例如:
对幻灯片进行动作设置、设置幻灯片的放映方式等。
(8)窗口菜单:
对窗口中打开的演示文稿进行排列或选择不同的演示文稿,例如:
新建窗口、全部重排、重叠等。
(9)帮助菜单:
向读者提供有关操作和使用方法上的帮助信息。
图5-1PowerPoint2003的工作界面
3.工具栏
工具栏是菜单栏的直观化,工具栏中的所有按钮,都可以在菜单栏里找到。
每一个按钮代表一个命令。
通过工具栏进行操作和通过菜单进行操作的结果是一样的。
工具栏里的工具按钮是可以改变的,用户可以根据需要来选择自己喜欢的工具,定制个性化的工具栏。
操作方法与Word介绍的方法相同。
4.编辑区
编辑区是用来显示当前幻灯片的一个大视图,可以添加文本,插入图片、表格、图表、绘制图形、文本框、电影、声音、超级链接和动画等。
5.备注栏
用户可在备注栏添加与每张幻灯片的内容相关的备注,并且在放映演示文稿时将它们用作打印形式的参考资料,或者创建希望让观众以打印形式或在Web页上看到的备注。
6.幻灯片窗格
幻灯片窗格由每一张幻灯片的缩略图组成。
此窗格中有两个选项卡,一个是默认的“幻灯片”选项卡,另外一个是“大纲”选项卡。
当切换到“大纲”选项卡时,可以在幻灯片窗格中编辑文本信息。
7.状态栏
状态栏显示演示文稿一些相关的信息。
如,总共有多少张幻灯片,当前是第几张幻灯片等。
8.视图栏
在演示文稿制作的不同阶段,PowerPoint提供了不同的工作环境,称为视图。
在视图栏中有3个视图切换按钮,如图5-2所示,将鼠标悬停在这些按钮上,会自动出现对应的视图切换按钮名称。
图5-2 视图切换按钮
9.任务窗格
“任务窗格”是不同于以前PowerPoint版本的“新特性”。
任务窗格可用于完成以下任务:
创建新演示文稿;选择幻灯片的版式;选择设计模板、配色方案或动画方案;创建自定义动画;设置幻灯片切换;查找文件;以及同时复制并粘贴多个项目。
单击任务窗格的下拉菜单即可选择相应的任务,如图5-3所示。
若不小心关闭了任务窗格,可从菜单栏中的【视图】|【任务窗格】或按快捷键Ctrl+F1再次打开。
图5-3 任务窗格下拉菜单
5.1.3 PowerPoint2003演示文稿的视图
为了便于演示文稿的编辑,PowerPoint2003中提供了六种不同的视图:
普通视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、大纲视图、备注页视图、幻灯片放映视图。
其中普通视图中,以标签的形式,包括了大纲视图、幻灯片视图和备注页视图。
选择“视图”菜单中的对应的视图命令,或单击主窗口左下角的视图切换按钮可以实现视图方式之间的切换。
1.普通视图
普通视图是PowerPoint的默认视图方式,它将幻灯片视图、大纲视图和备注页视图集成到一个视图中,在此视图中可以处理文本、声音、动画和其它效果,能满足普通用户大部分编辑的需要,因此用户最常使用的是普通视图,如图5-4所示。
图5-4 普通视图
2.幻灯片视图
幻灯片视图主要用于对具体某张幻灯片的内容进行编排,在此视图上,可以调整处理幻灯片上每一个元素的格式以及整体的布局形式。
3.幻灯片浏览视图
在此视图中,演示文稿中所有的幻灯片以缩略图的形式将被按顺序显示出来,以便一目了然地看到多张幻灯片的效果,且可以在幻灯片和幻灯片之间进行移动、复制、删除等编辑,如图5-5所示,该视图下无法编辑幻灯片中的各种对象。
图5-5 幻灯片浏览视图
4.大纲视图
大纲视图是使用大纲的形式显示幻灯片的标题和内容,其特点是可以清晰显示用户所编辑文档的层次结构。
5.备注页视图
单击“视图”菜单中的“备注页”命令,进入幻灯片备注视图,可以在备注栏中添加备注信息(备注是演示者对幻灯片的注释或说明),备注信息只在备注视图中显示出来,在演示文稿放映时不会出现,如图5-6所示。
图5-6 备注页视图
6.幻灯片放映视图
使幻灯片占据整个计算机屏幕,可以看到图形、图像、影片、动画元素以及切换效果。
5.2 演示文稿的制作
5.2.1 演示文稿的基本操作
1.创建演示文稿
PowerPoint2003中的“新建演示文稿”任务窗格,如图5-7所示,提供了一系列创建演示文稿的方法,包括:
(1)空演示文稿:
从具备最少的设计且未应用颜色的幻灯片开始。
单击“空演示文稿”命令以后“新建演示文稿”任务窗格会自动转成“幻灯片版式”任务窗格。
(2)根据设计模板:
在已经具备设计概念的字体和颜色方案的PowerPoint模板的基础上创建演示文稿。
除了使用PowerPoint提供的模板外,还可使用自己创建的模板。
(3)根据内容提示向导:
使用“内容提示向导”应用设计模板,该模板会提供有关幻灯片的文本建议,用户只需键入所需的文本。
(4)根据现有演示文稿:
在已经存在的演示文稿基础上创建、修改演示文稿。
使用此命令创建现有演示文稿的副本,以对新演示文稿进行设计或内容更改。
(5)网站上的模板:
使用网站上的模板创建演示文稿。
(6)OfficeOnline模板:
在MicrosoftOffice模板库中,从其他PowerPoint模板中选择,这些模板是根据演示类型排列的。
图5-7“新建演示文稿”任务窗格
2.打开已有的演示文稿
下列几种方法都可以打开一个已经存在的演示文稿。
(1)找到要打开的演示文稿,双击打开。
(2)在PowerPoint2003菜单栏中执行【文件】|【打开】命令,在弹出的“打开”对话框中找到要打开的文件,单击“打开”。
(3)在PowerPoint2003主窗口界面工具栏中单击“打开”按钮,在弹出的“打开”对话框中找到已有文件,单击“打开”。
3.保存演示文稿
完成演示文稿的制作后,一定要将演示文稿文件保存起来。
在编辑、修改演示文稿时也要养成随时保存的好习惯,以避免因断电、死机等意外事故造成的文件损失,在PowerPoint中可使用以下方法保存演示文稿。
(1)执行【文件】|【保存】命令。
(2)单击常用工具栏上的“保存”按钮。
(3)按快捷键Ctrl+S。
注意:
如果是第一次保存演示文稿,则要在弹出的对话框中设置好保存位置、文件名和保存类型,再单击“保存”按钮。
若要把文稿以另外的文件名或文件类型保存,则可执行【文件】|【另存为】命令。
5.2.2 幻灯片的编辑
通常在“幻灯片浏览视图”或“普通视图”下的幻灯片窗格能够比较直观和方便的对幻灯片进行各种复制,移动和删除等操作。
1.添加新幻灯片
选定要添加新幻灯片的位置即插入点,执行菜单栏中的【插入】|【新幻灯片】命令或单击格式工具栏上的“新幻灯片”按钮,此时右侧的“任务窗格”会自动转变为“幻灯片版式”,在其中选择需要的幻灯片版式后即可。
2.插入文件中已有的幻灯片
该方法可以将其他文件中比较适合的演示文稿应用到现在的演示文稿中,具体操作方法如下:
(1)选定要插入幻灯片的位置。
(2)执行【插入】|【幻灯片(从文件)】命令。
(3)在弹出的“幻灯片搜索器”对话框中单击“浏览”按钮选择文件所在的文件夹,如图5-8所示。
(4)在“选定幻灯片”对话框中选择要插入的幻灯片,单击插入。
图5-8 “幻灯片搜索器”对话框
3.复制幻灯片
复制幻灯片的操作步骤如下:
(1)在幻灯片浏览视图或普通视图下,选择要复制的幻灯片,执行【编辑】|【复制】命令或单击常用工具栏上的“复制”按钮。
(2)将光标定位在要复制到的位置。
(3)选择【编辑】|【粘贴】命令或单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。
4.移动幻灯片
移动幻灯片的操作步骤如下:
(1)在幻灯片浏览视图或普通视图下,选定要移动的幻灯片。
(2)按住鼠标左键不放,拖动所选定的幻灯片到合适的位置,松开鼠标左键即可。
也可以选定要移动的幻灯片后,先点击右键选择“剪切”然后选择“粘贴”命令来实现幻灯片的移动。
5.删除幻灯片
删除幻灯片的操作步骤如下:
在幻灯片浏览视图或普通视图下,选定要删除的幻灯片,单击【编辑】|【删除幻灯片】或直接按“Delete”键。
5.2.3 幻灯片中对象的编辑
1.文本的输入
(1)在“占位符”中添加文本
在选择用空演示文稿方式建立幻灯片后,列出了各种版式,用户选择了所需的版式后,在幻灯片工作区,就会看到各“占位符”,如图5-9所示,单击“占位符”中的任意位置,此时虚线框将被加粗的斜线边框代替。
“占位符”的原始示例文本将消失,在其内出现一个闪烁的插入点,表明可以输入文本了。
图5-9 输入文字之前见到的文本框
(2)通过“文本框”输入文本
如果用户选择了内容版式中的空白,或需要在幻灯片中的“占位符”以外的位置添加文本时,可以利用绘图工具栏中的“文本框”按钮来输入文本,其操作方法与Word的操作方法类似。
(3)插入符号和特殊字符
将插入点移动到要插入符号或特殊字符的位置,选择【插入】|【特殊符号】命令,选择要插入的符号和特殊字符可进行符号和特殊字符的插入。
2.图像的处理
(1)插入剪贴画
①利用幻灯片版式建立带有剪贴画的幻灯片
双击带有小人图标的剪贴画占位符,出现“选择图片”对话框,如图5-10所示,在该对话框中选择所需的剪贴画,单击确定。
②直接插入剪贴画
执行【插入】|【图片】|【剪贴画】命令,此时“任务窗格”显示为“剪贴画”窗口。
在“搜索文字”文本框内不输入任何字符,“搜索范围”选择“所有收藏集”,“结果类型”选择“剪贴画”,单击“搜索”按钮,下方即可显示范围内所有剪贴画,如图5-11所所示,单击所需的剪贴画即可插入。
图5-10“选择图片”对话框 图5-11“剪贴画”任务窗格
(2)插入其它图片
插入用其他方式获取图片的操作方式如下:
执行【插入】|【图片】|【来自文件】命令,出现“插入图片”对话框,找到所需的图片文件,单击“插入”按钮即可。
(3)编辑图片
编辑图片的方法与Word介绍的方法相同。
(4)绘制图形对象
与Word介绍的方法相同,利用“绘图”工具栏中的“直线”、“箭头”、“自选图形”、“矩形”等按钮可以绘制各种图形,利用“绘图”工具栏上的“填充颜色”、“阴影”、“三维效果”等按钮修饰图形,同时可在选中图形后,单击鼠标右键,在弹出的菜单中设置“叠放次序”,也可以在选中多张图形后,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“组合”等对图形进行组合。
3.艺术字的处理
在PowerPoint2003中插入艺术字的操作步骤如下:
(1)将鼠标移动到要插入艺术字的位置。
(2)选择绘图工具栏中的“插入艺术字”按钮,或选择【插入】|【图片】|【艺术字】命令,出现“艺术字库”对话框,选择一种“艺术字”样式后选择确定。
(3)在编辑艺术字的对话框中输入文字,根据需要设置字体、字号、粗细、倾斜,单击“确定”即可。
4.声音的插入
(1)插入声音文件
①选中需要插入声音文件的幻灯片,执行【插入】|【影片和声音】|【文件中的声音】命令,打开“插入声音”对话框,选中要插入的声音文件,单击“确定”。
②此时,系统会弹出提示框,根据需要单击其中相应的按钮,即可将声音文件插入到幻灯片中,幻灯片中显示出一个小喇叭符号,并且在“自定义动画”任务窗格中会出现所选择的音乐文件名。
③如果要在普通视图中试听声音,可双击声音图标。
注意:
如果要让上述插入的声音文件在多张幻灯片中连续播放,也就是设置演示文稿的背景声音,操作步骤如下:
①在第一张幻灯片中插入声音文件,打开“任务窗格”,在下拉菜单中选择“自定义动画”,此时“任务窗格”中就会显示出插入声音文件的文件名。
②单击声音文件名,在右侧的下拉菜单中选择“效果选项”,如图5-12所示。
弹出“播放声音”对话框,在效果选项卡中找到停止播放:
选择“在n张幻灯片”后,如图5-13所示。
图5-12“效果选项”命令
图5-13 “多媒体设置”选项卡
(2)为幻灯片配音
为幻灯片配音的操作步骤如下:
①在电脑上安装并设置好麦克风。
②启动PowerPoint2003,打开相应的演示文稿。
③执行【幻灯片放映】|【录制旁白】命令,打开“录制旁白”对话框,如图5-14所示。
图5-14 “录制旁白”对话框
④选中“链接旁白”选项,并通过“浏览”按钮设置好旁白文件的保存文件夹。
同时根据需要设置好其他选项。
⑤单击确定按钮,进入幻灯片放映状态,一边播放演示文稿,一边对着麦克风朗读旁白。
⑥播放结束后,系统会弹出如图5-15所示的提示框,根据需要单击其中的相应按钮。
图5-15 录制完成后弹出的系统提示
注意:
如果某张幻灯片不需要旁白,可以选中相应的幻灯片,将其中的小喇叭符号删除即可。
5.影片的插入
选中相应的幻灯片,执行【插入】|【影片和声音】|【文件中的影片】命令,将视频文件插入到幻灯片中,然后可以仿照上面“插入声音”的操作,对插入的影片进行播放控制等操作。
6.flash动画的插入
PowerPoint不直接支持Flash动画的插入,可以通过插入控件对象的方式在PowerPoint中使用Flash动画,具体步骤如下:
(1)执行【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令,展开“控件工具箱”工具栏,如图5-16所示。
图5-16 控件工具箱
(2)单击工具栏上的“其他控件”按钮,在弹出的下拉列表中,选择“ShockwaveFlashObject”选项,这时鼠标变成了细十字线状,按住左键在工作区中拖拉出一个矩形框(此框即为flash的播放窗口)。
(3)将鼠标移至上述矩形框的边角成双向拖拉箭头时,按住左键拖动,将矩形框调整至合适大小。
(4)右键单击上述矩形框,在随后弹出的快捷菜单中,选“属性”选项,打开“属性”对话框,如图5-17所示,在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径,然后关闭“属性”窗口。
图5-17 “属性”对话框
注意:
为便于移动演示文稿,最好将Flash动画文件与演示文稿保存在同一文件夹中。
5.3 演示文稿的修饰
5.3.1应用设计模板
应用设计模板的目的是美化演示文稿,使它具有统一的外观风格。
模板选择对于一个演示文稿的风格和演示效果影响很大。
PowerPoint提供两种模板:
设计模板和内容模板。
设计模板包含预定义的格式和配色方案,可以应用到任意演示文稿中创建独特的外观。
内容模板包含与设计模板类似的格式和配色方案,加上带有文本的幻灯片,文本中包含针对特定主题提供的建议。
用户可以修改任意模板以适应需要,或在已创建的演示文稿基础上建立新模板。
还可以将新模板添加到内容提示向导中以备下次使用。
为新创建的演示文稿应用设计模板的方法是:
在任务窗格下拉列表中选择“幻灯片设计”,可以看到很多外观设计模板的缩略图,鼠标悬停在缩略图上方会出现当前设计模板的名称并且当前所略图右侧会出现一个下拉菜单按钮,用户可以从中选择自己满意的一种设计方案。
外观设计可以在一开始就选定,但也不妨等内容都处理完毕之后,再根据演示文稿的具体内容来挑选最贴切的外观方案。
1.整体调整外观设计
整体调整外观设计的操作步骤如下:
(1)打开待调整设计的演示文稿,首先确定“任务窗格”已经打开,若未打开可从“视图”菜单中选择“任务窗格”,在“任务窗格”下拉列表中选择“幻灯片设计”,此时出现如图5-18所示的“应用设计模板”。
图5-18 “幻灯片设计”任务窗格
(2)单击一个设计模板的缩略图,即可从幻灯片编辑主窗口中看到对应于这个缩略图的设计模板的样式。
(3)直到编辑区窗口中出现的样式满意,当前演示文稿的每一张幻灯片均“改头换面”为新的外观设计方案。
需要注意的是,运用这种方法调整外观设计是采取“一揽子方案”的形式,即从字体样式到背景一起改变,并且是每一张幻灯片都做同样改变。
如果只想改变所选中的这一张幻灯片的外观设计,可以让鼠标悬停在选中的设计模板缩略图上,这时当前设计模板缩略图的右侧会出现一个下拉菜单按钮,单击此按钮,在弹出的下拉菜单中选择“应用于选定幻灯片”。
2.创建一个新的设计模板
(1)首先新建一个演示文稿,在“幻灯片设计”中选择一个与自己想创建的模板样式相近的设计模板。
如果是利用已有的演示文稿,则需要删除已有演示文稿中不必要的文字、图形、幻灯片等,以免这些不必要的内容出现在新的模板中。
(2)为当前演示文稿中的幻灯片调整配色方案和填充效果。
(3)进入母版编辑状态,对母版中的占位符进行必要的调整,添加演示文稿中各幻灯片中的公共文字和各种对象,调整项目符号和字体样式等。
(4)关闭母版编辑状态后,执行【文件】|【另存为】命令,此时显示“另存为”对话框,在该对话框的“文件名”栏中输入自定义新模板的名称。
在“保存类型”栏的下拉列表中选择“演示文稿设计模板”,在“保存位置”栏中选择保存该新模板的文件夹(新建模板可以保存到演示文稿设计库中,也可以保存到用户自己的某个文件夹中,默认保存到演示文稿设计库Templates中)。
5.3.2幻灯片背景的设置
背景是幻灯片外观设计中的一个部分,它包括阴影、模式、纹理和图片等。
通过设置幻灯片的颜色、阴影、图案或者纹理,可以改变幻灯片的背景。
此外,也可以使用图片作为幻灯片背景,不过在幻灯片或者母版上只能使用一种背景类型。
设置背景的主要步骤如下:
图5-19“背景”对话框
(1)打开相应的演示文稿,选择要设置背景的幻灯片,并确认视图方式为“普通视图”。
(2)单击【格式】|【背景】命令,屏幕上出现如图5-19所示的“背景”对话框。
(3)单击对话框中的背景填充下方的下拉列表按钮。
在打开的下拉列表中是一排供选择的背景颜色与“其他颜色”和“填充效果”命令,如图5-20所示。
图5-20 打开的背景填充下拉列表
(4)自定义颜色:
单击“其他颜色”,弹出“颜色”对话框,选择一种的颜色,这样将背景设置为一种颜色。
(5)填充效果:
如果不想以单一的一种颜色作为背景,可以使用一些填充效果作为背景,如纹理、过渡、图案和图片等。
具体操作是,单击“填充效果”命令。
弹出“填充效果”对话框,如图5-21所示。
该对话框中有“渐变”、“纹理”、“图案”和“图片”4个选项卡,可用于设置4种填充效果。
“渐变”选项卡用于调整背景色由浅至深的变化效果,“纹理”选项卡用于选择不同的纹理(如大理石等)作为背景,“图案”选项卡和“图片”选项卡用于选择不同图案和图片作为背景。
选择好填充效果后,单击“确定”按钮即可。
图5-21“填充效果”选项卡
5.3.3配色方案
PowerPoint提供了“配色方案”以方便用户进行色彩的调整。
所谓配色方案是指用于演示文稿的八种协调色的集合,如图5-22所示。
“配色方案”也可用于图表和表格或对添加至幻灯片的图片重新着色,每个设计模板均带有几套不同的配色方案。
用户为演示文稿选择了一种设计模板以后,该模板会自动应用它所带的默认配色方案于演示文稿中,操作步骤如下:
图5-22 “配色方案”中的八种协调色
(1)打开演示文稿,选择所需要使用配色方案的幻灯片,使之处于“普通视图”。
(2)在“任务窗格”下拉菜单中找到【幻灯片设计】|【配色方案】命令,单击后如图5-23所示。
图5-23 “标准色彩”对话框
(3)单击下方“编辑配色方案”命令
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