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秘书与同事的关系

浅谈秘书在处理与同事的关系时的原则和方法

摘要：

人的社会性决定了人际交往的必然性。

人际关系是在双向的互惠的积极主动的交往之中形成与发展的，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

无论从哪种方面来讲，处理好人际关系都十分重要。

因此，我们有必要处理好人际关系。

而对于秘书这个特殊的职业来讲，与同事相处的人际关系的原则和方法又有何新的特点和要求呢？

关键字：

秘书同事人际关系沟通原则方法

在讨论这之前我们有必要先了解一下同事的概念，所谓的同事是行事相同、相与共事；执掌同一事务、共事的人。

而在这里领导是不是同事，当然是。

因此我们有必要把秘书与同事的关系作以下的分类：

其一：

一般的同事的关系，这之中又要分成两类：

一是，秘书与同职能部门同事的关系。

二是，秘书与各平行职能部门同事的关系。

其二：

与领导之间的关系。

而我们今天着重讨论的是前一种关系的处理，即与一般同事的关系。

而又因为秘书特殊的地位和性质就要求其必须要有较强的社交能力，合作能力，所以这里主要讲的是秘书与同事的合作关系（人际关系）。

一，秘书与一般同事关系的特征

秘书与一般同事纯粹是工作上的合作关系，是完全平等的，相互稳定的业缘关系。

但是由于秘书的特殊地位，处于主管和基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，容易受到嫉妒或猜忌，很难与基层职工打成一片。

而秘书工作的性质又要求他们在主管和职工之间传达指令，反映情况，沟通协调，职工往往视秘书是上司的替身，上司又会把秘书看作是职工的代言人。

如果上下级关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下级关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。

因此，秘书要处理好与一般职工和同事的关系，比之与上司的关系更为困难一些。

二，处理好人际关系的重要性

交际是指人与人之间的往来接触，人际关系是指人与人之间互相交往与联系的关系。

世界上只要有两个人，就必然产生人际关系。

人们活在世界上，每天所面临的，无非就是处理两大关系：

一是人与自然的关系——我们要和大自然打交道，探索自然的奥秘，不断向它索取人类的衣食住行所必需的物质资料，同时注意保护大自然，了解大自然的各种变化，及时采取防范措施，使自然和人类保持和谐的统一；二是人与人的关系——每个人都要和别人打交道，谋求沟通，理解，配合和协作，从而有条不紊的组织起来，促使社会不断发展。

人的社会性决定了人际交往的必要性。

人际交往是双向的，互惠的，积极主动的交往中形成和发展的。

同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义。

交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

美国成人教育家戴尔·卡奈基在调查了无数的明星巨商，军政要员之后认为，一个事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%是靠人际关系和处世技巧。

许多研究表明，因为缺乏技能而失去或无法开展工作的人数要比因缺乏与人相处的能力而失去工作的人少得多

。

例如在国外，工程界得到报酬最高的不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可以寻到具有这种专业技术能力的人。

如果除有技术知识之外还善于交际，个人的收入势必增加。

无论从哪方面看，处理好人际关系都十分重要。

所以，我们应该主动地、积极地培养交际能力，努力建立良好的人际关系。

三，人际交往时的主要障碍

实际上，人际关系的重要性是不言而喻的，我们生活中处处体现的出来。

但是我们与别人相处时总会存在这样和那样的障碍，我们应该避免障碍的发生，使得人际沟通进行更加顺利，成功。

㈠语言表达障碍

语言是最为重要的沟通工具，但语言又是一种极其复杂的工具，加之有些人表达能力上的欠缺，这样由语言方面的原因引起的沟通障碍时有发生。

比如中国有56个民族有8大方言区，语言系统十分复杂，如四川话说“鞋子”北方人就常听成“孩子”，广东人的“二”又非常像北方说的“一”。

所以如果不能很好地运用普通话就很容易造成不必要的沟通障碍。

所以，作为秘书人员要经常与他人进行语言沟通。

㈡印象障碍

印象障碍是就人们的第一印象所产生的有碍沟通的负面影响。

第一印象往往会给人留下特别深刻的印象，以后想要改变这种印象往往不太容易。

有研究表明，84%的人对另外一个人的看法来自第一印象，如同事的外貌，打扮，言谈，举止等等

㈢年龄障碍

在我们与人交往时，年龄障碍是普遍的一种障碍，我们俗称“代沟”。

因为年纪的差别，会让很多沟通归于失败，比如年轻人喜欢采用新潮，流行的语言，而中老年人则更喜欢旧式的语言。

这主要体现在老秘书和年轻秘书之间，这似乎是一种普遍的情况，事实上，要消除“代沟”也不是不可能的，关键是要设身处地站在对方的角度，从对方的生活背景，文化背景等出发，求同存异。

生活中也不乏“忘年交”，我们年轻秘书要向他们学习注意克服年龄障碍，学会与不同年龄层次的人沟通。

㈣地位障碍

地位障碍往往是来源两个方面，一方面是处于高位者为了维护威仪而形成的；另一方面是来源于处于低位者的自卑而怯与沟通，秘书虽然不是“官”，但是很多人会对秘书另眼相看，有些秘书自己也常常认为自己高人一等，如果

有这种想法，必然会影响沟通。

秘书一定要放下架子，摆正位置，才能做好沟通工作。

这主要是针对秘书与各平行职能部门人员的关系。

㈤心理障碍

心理障碍一般是指病态心理，病态心理对人际关系危害最大。

在人际交往中常常会遇见的心理障碍有嫉妒心理，自卑心理，恐惧心理，猜忌心理，孤僻心理，现实的沟通活动还常常被羞怯心理所左右，这些病态心理常常给沟通带来障碍，严重的还可能出现行为问题。

心理障碍已经成为我们每个人都不可忽视的问题。

作为秘书，一定要了解几种常见心理障碍的外在表现，形成原因和解决办法。

嫉妒心理

有嫉妒心理的人往往最不愿意看到地位相同的人强过自己，当同伴事业成功受到表扬时就心里难受，气愤，明明知道自己这样是不对的，可还是控制不了自己的情绪，严重的还会故意找茬儿，闹别扭，甚至是暗中做手脚故意拆台。

嫉妒心理的产生源于过度的自尊感。

本来，人们的自尊感具有激发自身潜力积极向上的动力。

适度的自尊感能驱使人不断寻求真理，忠实的履行自己的社会义务，促使人们增强责任感，发展道德感，理智感和美感，从而逐渐树立高尚的情操。

然而，人们的个体自尊感有强弱之分，自我评价过高，自尊心过强，就会走向妄自尊大，唯我独尊的地步，甚至会追求徒有虚名的荣誉，蜕变为虚荣心膨胀。

这是自尊的不健康状态。

这种为我独尊是追求虚荣的心理，与尊重别人格格不入。

交往双方平时差不多时，这种心理冲突尚不明显。

当一方有了长足的进步，这种为我独尊就会恶性膨胀，与尊重别人形成尖锐冲突，这就形成了所谓嫉妒的心理特征。

克服嫉妒心理需要自觉认清嫉妒的危害。

莎士比亚说过：

“您要留心嫉妒啊，那是一个绿眼的妖魔！

谁做了他的奴仆，就要受他的玩弄。

”认清危害，注意宽以待人，嫉妒的恶魔就会远离你。

自卑心理

刚才讲了嫉妒源于自尊，其实过度的自尊就是自卑，自卑和嫉妒是孪生兄弟。

一个人如果长期处于自卑状态，就会影响学习，生活和工作，严重的可能扭曲心灵。

自卑心理可能来自于身体或生理缺陷，家庭条件，学习困难，理想自我与现实自我的冲突，不当的归因等原因。

克服自卑心理，关键是要学会接受现实，同时注意收集处于同样境况取得成功的人的资料，以他们为榜样，激发自己增强自信，克服自卑。

如身体残疾的收集史铁生的资料，身材矮小的看拿破仑传，家境贫寒的看林肯传等。

猜疑心理

工作中我们常常会碰到一些猜忌心很重的人，他们整天疑心重重，无中生有，认为人人都不可信，不可交。

如有人见几个同事背地里讲话，就怀疑说他的坏话喜欢猜疑的人特别留心外界和别人对自己的态度，别人脱口而出的一句话很可能琢磨半天，努力发现其中的

“潜台词”，这样便不能轻松自然地与人交往，久而久之不仅自己心情不好，也影响到人际关系。

这种热心有疑惑，不愿公开，也甚少交心，整天闷闷不乐，郁郁寡欢。

由于自己封闭，阻隔了外界信息的输入和人间真情的流露，便由怀疑别人发展到怀疑自己、怀疑自己的能力，失去信心，变得自卑、怯懦、消极、被动。

猜忌心理主要是由于生活中的挫折感和过于敏感带来的。

敏感并不一定是缺点，对事物敏感的人往往是很有灵气的，有创造力的，但是如果过于敏感，特别是与人交往时过于敏感，就需要想办法加以控制了。

如果发现自己对环境、他人缺乏信任，经常无端地猜忌他人的言行，就要用理智的力量克制自己，这时候可以想想“疑人偷斧”、“智子疑邻”的故事，平时注意培养自信心、注意及时沟通，若是看法不同，通过谈心，了解对方的想法，也很有好处；若真的证实了猜疑并非无端，那么，心平气和地讨论，也有可能使事情解决在冲突之前。

恐惧心理

在日常生活中，常看到有人胆子太小，不敢一个人熄灯睡觉，不敢去接触小猫小狗之类的动物，还有的人十分怕闪电雷鸣等。

这种现象即为心理学上所说的一种恐惧情绪反应。

引起恐惧的原因主要是：

熟悉的情景发生意外的变化、受到他人恐惧情绪的感染、后天形成的条件反射，即所谓的“一朝被蛇咬，十年怕井绳”。

要消除恐惧心理，可以通过语言解释法、转移注意法和系统脱敏法等。

羞怯心理

害羞本是一种正常的心理，人人都有害羞的本能。

但是，如果一个人因为害羞而不敢在公开场合讲话，或一讲话就脸红、语无伦次，这就是一种病态。

害羞的主要原因是自信心不足，或是曾经在某个方面遭到过挫折，害羞的现象主要发生在性格内向的人身上。

克服羞怯心理，关键同样在于自我调节。

首先，不要夸大羞怯的负面影响，要看到害羞是人与动物的一大区别，不要因为害羞而抬不起头来。

其次，要加强有针对性的锻炼。

第三，要给自己积极地心理暗示，降低自我要求，随时做好接受失败的心理准备。

四，处理与同事关系的基本原则

首先，要强调的是秘书处理与同事的人际关系的总的原则就是实现原则性、全局性和灵活性的统一。

实现工作效率的最大化。

具体原则如下：

㈠积极配合而不越位擅权

秘书无论是高级、中级还是低级秘书必须做到属于别人职能范围的事，决不干预，属于自己的责任也绝不推卸，在有能力和必要帮助他人工作时，一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法，避免产生负效应。

㈡明辨是非而不斤斤计较

秘书之间要顾全大局，从维护团结的良好愿望出发，坚持做到“是非问题弄清楚，一般问题不在乎”。

涉及大是大非问题，一定要坚持原则不妥协，不让步。

但要讲究方式方法，避免言辞激烈，伤害对方的感情。

对一些无关紧要的“小事”，应该采取不细究，不计较的态度，对己严，待人宽，谦和忍让，豁达大度。

㈢见贤思齐而不嫉贤妒能

处理好同级处理好同级关系，不仅要有容人之短的度量，而且要有容人之长的胸怀，见贤思齐，不怕别人超过自己。

要虚心学习别人的长处，增长才干，共同进步。

㈣相互沟通而不怨恨猜忌

实践证明，善于沟通的秘书，就容易被对方理解和信任，彼此之间的“心理防线”也容易迅速消除。

相反，若彼此之间缺乏相互沟通的精神、彼此“各踹心腹事”，最容易发生心理冲突，怨恨猜忌，造成“僵局”。

只要经常注意沟通思想，就可以减少矛盾，消除不必要的猜忌，增进感情，增进团结。

㈤支持帮助而不揽功推过

同级之间，常常会遇到一些工作上的交叉，也会有一些需要共同处理的交叉事务。

对这些交叉工作，同级之间应当互相支持、互相配合。

其他秘书在工作中遇到困难时，也要主动帮助排忧解难；当对方出现失误和差距时，应当主动补台，不能看人家的笑话，更不要落井下石，趁机拆台。

不能好大喜功，有了功劳往自己身上揽，有了过错往别人身上推。

五，处理与同事的关系的基本方法

其实在之前的对交往障碍的描述之中我们已经对解决方法谈了一些，但是在这里有必要再系统的和大家来归纳一下：

㈠了解同事

与人相处得好做起码的条件是先了解对方。

每位同事的成长背景和工作习性都不同，我们应通过人事资料或日常交谈，了解他们的家庭背景、人生态度、专长、能力及个性、兴趣等。

了解得越清楚，越能应付自如。

㈡赞美同事

赞美是对他人人格的极大尊重和对他人人格的极高赞赏。

在一定程度上，满足了对方高层次的精神需求，能激起对方内心的愉悦感，从而使双方在愉快的氛围中交流。

所以，作为秘书应该学会如何赞美。

我们应该明白一点：

赞美不等同于恭维。

其实，生活中缺乏的不是恭维而是赞美，恭维是虚伪的称赞，赞美则是发自内心的认同和肯定。

它们的动机是根本不同的。

所以，你首先要善于挖掘对方身上的闪光点，让自己的赞美发自内心，出自真诚，否则给人曲意奉迎的印象，让听的人尴尬万分，起不到和谐沟通协调的作用。

为此，你需要做到以下几个方面。

不要夸大其词

“我敢说，你可以与比尔·盖茨相提并论了。

”纵使对方是公司中的中流砥柱，这样的话也未免夸大了事实，而且有明显的妄加评论之嫌疑，让听的人会有疑惑：

想撵我走吗？

态度诚恳，不附带其他条件

如果让赞美成为一种获取利益的方式，赞美就不成其为赞美，起不到交际的作用。

因此，只有在他人有可赞之处，才能给予他人几句“美”言。

赞美需要策略

漂亮的女人希望得到智慧的肯定，智慧之人想凸显其气质，平庸之人喜欢活得开心，成名之人愿望得到别人的尊重。

挖掘出他的美，还要善于“美化”他的美，你的赞美才能深入到他的心里。

因此，掌握必要的赞美策略势在必行。

赞美需要明辨对象

同样是称赞他人的年轻，对于敏感内向的人可以巧借第三者之口。

对于开朗豁达的人士则可以直截了当：

“你闲得很年轻”。

应分清楚场合

赞美他人，既要因人而异，恰如其分，又要分清场合。

当着众人，多颂扬他人的能力与品格；私下里，你们可以无所不赞。

如：

在公司，你可以称颂男同事的调研报告有分量，企划方案可操作性高，或者他这个人在临危决策时的冷静与果断等。

至于他烧饭的手艺、洗衣的技术等，就放到休闲或饭桌上去说。

选择合适的对象

男士身穿一套新西服显得“英俊”或“格外有精神”；女士身穿一套新款的衣服不只是显得“漂亮”，要从她对服饰的鉴赏能力去赞美。

真诚的赞美也要别出心裁，不要千篇一律。

㈢牢记别人姓名

姓名是最甜蜜的语言。

不管对谁，记住陌生人的名字，是你走近他们的钥匙。

你记得越快，那扇门开得就越早。

一般人对于自己的名字，比起全世界人姓名的总和还要关心。

心理学家发现，当许多人坐在一起讨论问题时，如果你发言中提到某个同事的名字及他们所说过的话，那么被提到的同事就会对你的发言重视一些，容易接受一些。

这就是“尊重”的作用。

我们通过记住别人的姓名进一步交往、发展友谊的交际谋略之一。

一般来说，每个人对自己的姓名都很关心，如果能被别人轻易而准确地叫出自己的名字，内心一定会产生莫名的好感，并愿意和此人进一步交往。

相反，忘记或叫错、写错别人的名字，会使对方产生抵触情绪。

记住对方的姓名，是建立人际关系的起点。

要记住对方的名字，前提就是尊重对方。

如在交换名片时可以大声的读出了，这样你在表达尊重的同时也不知不觉地记住了对方的名字，而对方对你的好感就会油然而生。

名字是一个人生命中最亲切、最重要的一部分，所以记住名字，往往能立即达到其他理解所无法达到的效果，能获得友谊，或是在人际关系和社会活动中占据优势。

所以，迅速、正确地记住对方的名字，不仅能缩短双方的距离，还能增进亲密感。

㈣维护同事的自尊心

中国人很讲究面子，自古就有“人活一张脸，树活一张皮”的俗话。

如果不小心，很可能在不经意间说出使同事尴尬的话，表面上也许她毫不介意，但在心里他已经受到严重的挫伤。

尤其是面对某方面不如他的同事，更要留心，他们很可能因为自卑而表现出极强的自尊，他仅有的一点颜面特别需要你的细心的呵护。

善于给同事找台阶

工作中，与同事发生争论，非原则性的问题不必非要争个输赢，只要阐明你的看法，在他的看法，在他强词夺理之时不妨微笑着对他说：

“可能你是对的，我再考虑考虑。

”

如果你遇到同事之间相互争执，眼看一方理屈词穷，又下不了台，不妨手拿一份资料过去：

“对不起，打扰一下，上司要我们马上把这个方案确定下来，你看看还有没有什么遗漏？

”

巧妙地帮助同事

同事之间都有明确分工，一般来说，同事都不希望别人干涉或插手自己的事务。

如果任务有一定的难度，他没能顺利完成，碰巧上司来催，他又有困难，你也只能不留痕迹的帮忙，在上司走开后，你可以假装突然想起来一件事，像讲故事一样把他的问题症结编排处来，然后说出解决的方法。

若有可能，你甚至可以说是他的某个动作让你想起这个解决方案的。

给予他真诚的关怀

马有失蹄，人有失足。

同事犯了错误，你不要落井下石，要本着真诚之心去帮助他。

可以在办公室无人的情况下跟他聊天，帮助他看到自己的长处，恢复他的自信。

人在遇到挫折时需要的不是批评和规劝，而是信心的恢复。

㈤微笑示人

雨果曾说过：

“微笑就是阳光，它能消除人们脸上的冬色。

”“一切成见、隔阂、怨恨、猜忌，可望在微笑中冰释。

”微笑时人际关系的一张通行证，面带微笑可以向同事传递这样的信息：

我很羡慕你；我很信任你；我愿成为你的朋友；我们会合作得很愉快。

真诚的微笑体现了一个人的淳朴、坦然、宽容和信任，可以反映出一个人极高的修养和待人至诚，而且非常容易被人接受，会为你赢得口碑、好感和潜在的机遇。

微笑也是一种自然的表情，能够使他人感到愉快。

无论你拥有什么，你是谁，你处于何种地位，你在做什么，你遇到什么挫折，只要你笑口常开，和善待人，就能获得别人的信任和爱戴，同时也让自己保持一种轻松。

所以，学会微笑你就会在社交中拉近与陌生人的距离，使你在社交活动中深受大家的欢迎。

㈥做个忠实的听众

我们这里所说的倾听，不是无动于衷，消极的听，也不是“左耳进，右耳出”，而是积极主动的投入倾听，讲究倾听的技巧，不仅可以掩盖自身的缺点，而且可以使你得到别人无法得到的重要信息，使对方觉得自己的话有价值，从而获得信任和友谊，走向成功。

倾听对我们来说似乎很简单，但是能够真正运用好这一技巧的人却比较少。

我们做到有效倾听，就要注意做到以下几点：

专注

在倾听时，首先是要“专注”地听，要把所有的注意力集中在你所面对的说话人及他所说的内容上，无论是眼神、还是身体动作都要给人一种“全身心投入”倾向的感觉。

同时，不仅要“听”还得要听进去，将说话人的内容和意义充分的吸收，才能达到沟通的理想效果，切勿左耳进，右耳出。

关注说话内容

孔子曾说：

“三人行，必有我师。

”我们在交流过程中遇到的每个人都可能有我们不知道的知识。

听实际上是一种很容易获得新信息的活动，我们以宽阔的胸怀去关注说话者的内容，可以帮助我们获得一些新信息，掌握一些新知识。

所以我们在沟通中要关注说话人

所说的话，而且最好是能听清其说话的全部内容。

不要马上表明自己的观点，对不熟悉的内容要特别注意。

鼓励对方说下去

在别人说话时，你可以用一些很短的评语或问题来表示你在用心听，比如“真的吗？

”等一般性的问题，让对方继续他的话题。

这样说话他人便能更投入地说，使沟通更为有效和成功。

㈦对同事一视同仁

有些人往往因为个性接近、志趣相投、谈得来而感情较好。

秘书与同事间也有这样的现象发生。

虽然这是正常的，但其他同事却不这样看，总认为你厚此薄彼，搞小团体主义。

因此，工作时，秘书与任何同事之间，要一视同仁，绝不徇私。

这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。

㈧自我克制

除了以上的七点之外，我们难免会受到一些委屈，我们必须学会控制自己的情绪，理智地应对沟通环境的变化，以免发生不必要的误会，甚至使双方的关系僵化。

控制情绪

在沟通过程中，很多人会因为和说话人的意见、言论不合而发生一些不愉快。

一旦我们的情绪有所反应，就可能失去理性的控制，忍不住去打断对方的话，插进去争辩，结果导致双方发生激烈的争吵。

作为秘书，如果有什么情况不满或者不喜欢就立马流露出来，往往会错过沟通的良机。

不管怎样，要想获得良好的沟通效果，就要想办法控制自己。

首先可以先试着深呼吸一下，平静一下自己的情绪；

接下来还可以分析对方正确的地方，让自己平静的情绪；

最后还可以告诉自己，双方沟通的过程是一个“合作”的过程而不是“斗争”的过程。

保持客观

在沟通的过程中，说话者的观点和立场很有可能是和你不同的虽不能因为这样与说话人发生争执，但是也不需要为了迎合说话人的观点而改变自己的立场。

要从沟通中得到信息，评价说话者的观点，我们就不要急于得出结论或者放弃自己的想法，而是以开阔的胸怀去自由地倾听、交谈，保持客观。

避免误会

在沟通中难免会发生误会，一般都是由我们的偏见或立场不同造成的。

我们往往自认为已经完全明白别人的用意，可是对方很有可能不是这个意思。

所以我们在沟通和交流时一定要尽量控制自己的情绪波动，专心、耐心、细心地去听对方说话，防止误会的发生。

结语

在这个快节奏的社会，秘书为领导收集信息的职能越来越重要，秘书与同事的人际关系的好坏直接影响了收集信息的质和量。

所以，我们必须重视人际关系的重要性，我认为我们能认真遵守以上的原则和方法就能较好的处理好与同事的关系，成为一个受人尊重的好秘书！

参考文献：

（1）杨怀恩，《中层领导沟通艺术》中国时代经济出版社2007年9月第一版

（2）邓石华等《职业秘书人际关系与沟通教程》清华大学出版社2008年4月第一版

（3）陈合宜《秘书学》暨南大学出版社2005年6月第五版

（4）陆瑜芳《秘书学概论》复旦大学2010年5月第二版

（5）孙荣等《秘书工作案例》复旦大学2005年8月第一版