物业增值服务会议会客接待服务方案.docx
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物业增值服务会议会客接待服务方案.docx
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物业增值服务会议会客接待服务方案
会议、会客接待方案
1.目的
规范项目名称会议、会客的各项工作,确保高质量、高效率的完成学校会务接待的工作。
2.适用范围
适用于项目名称的各项会议、会客接待工作。
3.职责
3.1物业项目经理负责检查会议的接待、会客的接待、会议室的卫生日常清理工作的组织、监督。
3.2会议、会客接待人员负责会议的接待、会客的接待、会议室的卫生的日常清理的工作。
4.程序要点
4.1会议接待人员进行会议接待、会议室的卫生日常清理的基本要求。
〈1〉会议接待人员进行会议接待室严格遵守员工守则和各项规部分制度。
〈2〉会议接待人员进行会议接待时,要做到如下:
1按规着装。
服装整洁、皮鞋光亮,无泥污渍。
2佩戴卡,头发梳理整齐。
3上岗的服务人员不戴首饰,一律淡妆,不留长指甲,不涂抹指甲油。
4会议召开期间岗位上有岗、有人、有服务。
5会议接待人员站姿、走姿、坐姿端正,要符合标准。
6确保会议室设备设施完好、有效,能随时启用。
7有工作日志,纪录工作清楚,随时查阅。
4.2会议接待
4.2.1会议准备
1提前半小时,会议室开窗通风,确保会议室空气清新;(夏天时将空调设定位26℃)
2检查会议桌是否整齐,茶杯及椅子是否按位置摆放;
3会议用的暖水瓶打满热水并依次摆放整齐;
4检查地面是否清洁;
5会议开始前5分钟将窗户关闭;
6再次检查地面的清洁;
4.2.2会议期间(工作人员每次进入会议室必须携带抹布)
1会议开始时,将茶水到满;
2会议前半段时间,每10分钟倒一次茶水;
3会议后半段时间,每20分钟倒一次茶水;
4.2.3会议结束
1会议室开窗通风,确保会议室空气清新;
2将用过的茶杯、烟灰缸进行彻底的清洗;
3清理会议桌的卫生;
4清洗过后的茶杯、烟灰缸用干抹布擦干,在茶杯内倒入茶叶;
5将茶杯、烟灰缸、椅子摆放适当的位置;
6清理地面卫生及窗台卫生;
关闭窗户,确认无误,关闭会议室。
4.3会客接待
4.3.1客人来到接待中心问讯某部门某工作人员,可通过通讯录进行查找;
4.3.2查到时,打电话与其联系,说明有人找,征得同意后,可将电话转接给客人。
4.3.3如被访者不在时,原则上不把电话号码告知查询者,但可问清来访者是否需要留言;
4.3.4一时找不到被访者,决不能轻易回绝客人,经过多次查找,如仍找不到被访者,应向寻问者表示歉意,并说明已通过多种方式查找,同时请留下电话号码,一旦查到后马上通知询问后,或请问讯者留言。
4.4报纸投递
4.4.1报社投递;
4.4.2会客接待人员在报纸登记表中,分别对报社名称、报纸名称、分数、日期进行登记。
会客接待人员进行签收,投递员签字;
4.4.3会客接待人员去各办公室进行发放;
4.5信件签收
4.5.1普通信件按办公室分别放到办公室中;
4.5.2挂号信、快件、包裹单等
1会议接待人员将挂号信、快件、包裹单等在信件登记表中,分别对邮件类别、办公室、数量、接受日期,收件人进行登记。
2办公室人员收取信件时,在信件登记表中领件人一览中签字。
3如在当班没有联系上师生,应在交接班记录本说明,并说明为联系的原因。
物业增值服务-会议服务规程及标准
1.日常办公会议服务
✧服务要求
工作时统一着装上岗,要保持服装、鞋袜、领花干净整洁。
淡妆上岗,打扮适度,不蓄留和佩带与本岗不相适的头型和饰物,不得留长指甲和涂有色指甲油。
每天到岗后首先打开各会议室门窗,进行通风,视季节、天气情况掌握通风时间,如有会议应提前20分钟关闭门窗,打开空调送冷(暖)风,以保证会场舒适度。
每天检查会议室的灯光,设备完好情况,发现问题及时通知相关部门进行维修,以保证会场的正常使用。
✧会前准备
会场布置
按照主办单位要求布置会场。
如有特殊要求可提前订制鲜花、悬挂会标。
提前2小时请主办单位检查会场布置是否符合要求。
1小时准备——开启照明灯具,打开门窗通风,检查室内卫生。
按照要求订制鲜花盘,会见主位摆放大花盘,陪同位置摆放小型花盘(花盘规格及所需的色调,由会见主办单位确定),摆放在茶几里端,与边沿平齐。
做好会见摆台。
每个座位内侧距茶几前端10厘米处摆放茶杯垫盘,垫盘内摆放湿巾托盘。
30分钟准备——启动空调设备。
服务员站在门口两侧,面向外微笑迎候领导和与会人员,引导落座,协助安放随身物品。
10分钟准备——摆放湿巾、润茶。
5分钟准备——沏茶。
按要求布置好会场,做好清洁打扫工作,以保证会场的整齐与清洁。
如需要音响设备、投影、幕布的,要配合相关人员做好一切准备。
会场布置好后,打好开水放到会议室备用,并检查会议服务必需品(如茶杯、杯垫、毛巾、托盘等)是否到位。
服务人员要对每天所服务的会议室的会议情况有所了解,避免同时开几个会议而不知将客人引到那间会议室。
要把会议指示牌摆放在电梯口,必要时在大厅指示牌也要有所指示。
一切准备好后,服务人员要面带微笑提前15分钟站在会议厅门口准备迎客。
当客人到达时,要主动向每位客人问“您好”、“请进”等。
会议服务人员对入座的来宾要及时倒水,以示欢迎。
✧会中服务
会议开始后,为每位来宾倒水。
倒水时,应在客人右方用无名指和小拇指夹起杯盖,用拇指和食指拿起茶杯,退后一步倒水,茶杯里的水不要倒的太多,一般八成满即可,避免洒在客人身上。
放茶杯时要轻、稳、茶杯要放在客人的右手一边。
待茶水全部上好后,环视会场是否还需其它服务,然后礼貌退出会场,轻轻把门关上。
添水时间要视客人饮水多少而灵活掌握,一般第一次间隔15分钟左右加一次水,以后可间隔20—30分钟加一次水。
如遇会议需上香巾、果盘等,要及时清理会议桌上的废弃物,以保持桌面的干净整洁。
会议期间,会议厅门口要始终有一人值守,以备客人的各种需求及时得到解决和对周围秩序的维护。
✧会后工作
会议结束后,为客人打开会议厅大门,并向客人说“请慢走,再见”,送走每一位客人。
迅速检查会议厅的设备设施是否完好,如发现有客人遗留下的物品,不能及时返还的要上交主管部门保管并负责联系送还给客人。
撤台,把服务用品及时进行清理,协助保洁做好清洁工作,恢复原貌,为下次会议做好准备。
会议撤下的茶杯及时送到水房进行清洗。
先用稀释的消毒液进行浸泡,再用洗洁精洗刷,特别对杯口部位重点洗刷,然后用清水冲洗干净为止。
清洗完毕的茶杯要逐个检查,发现有破损的要及时拿出来,没问题的放好备用。
2.大型会议的服务
✧会前服务
服务项目
工作标准
接受任务
根据甲方相关部门通知接受接待任务,明确记录日期、时间及与会人数并了解其他特殊要求
传达任务
在接受任务后5分钟之内将会议通知如实传达到客户服务部,客户服务部对传达的通知如实记录,并迅速安排会议礼仪组作准备。
拟定方案
会议礼仪组根据所接受的任务的具体要求,拟订详细地接待方案,管理处客服部对拟定的方案提出修改意见后,反馈给会议主办部门获得批准确认。
准备物品
会议礼仪组根据确认的实施方案,做好以下各类物品的准备:
茶具、日用品、饮料水果,做好品种数量登记。
客户服务部按需准备好徽标、横幅、大屏幕等;园艺工按需准备好盆花、鲜花、花篮、会议桌椅等;保洁人员按需准备清香剂、餐巾纸、其他卫生用品;工程人员按需准备好灯光、音响、空调、电梯等。
布置场地
会议礼仪组按实施方案,做好茶具、日用品、饮料、水果的摆放,并负责指导其他设备的布置。
保洁、园艺工按要求摆放桌椅、花卉等,并按要求清扫场地、置放卫生用品、喷清香剂;工程人员按要求打开通道、门、调好灯光、音响、协助挂放会标横幅等,并设置好大屏幕。
总体验收
会议礼仪组对所有的准备工作做最后的确认,发现问题,及时通知有关人员纠正补做。
✧会中服务
为安全保密起见,会议服务人员不得随意出入会场,按会议举办者的要求,随时在会场外待命,做好后勤工作。
✧会后服务
服务项目
工作标准
整理物品
会议礼仪组按单查验接待必需品,并做好剩量登记、物品整理,为下一次接待做好准备。
保洁人员整理桌椅、花卉,做好清洁归还工作;工程人员撤除装修物、徽标、横幅,关闭音响空调。
清扫场地
保洁人员按操作规范对场地进行打扫,并进行消毒。
会议礼仪组对接待室必须进行清洗,为下一次接待做好准备。
安全检查
工程人员关闭所有应该关闭的设备、灯光、门窗。
会议礼仪组检查场地内是否有宾客的遗留物,如发现应该及时汇报,设法归还。
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- 物业 增值 服务 会议 会客 接待 方案