工程项目合同管理办法 22页.docx

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工程项目合同管理办法22页

××××集团有限公司

工程项目合同管理办法

第一章总则

第一条为加强××××集团有限公司（以下简称“公司”）合同管理，建立完备的合同风险防范体系，保障生产经营顺利进行，维护公司合法权益，根据国家法律、法规以及西安建工（集团）有限责任公司（以下简称“集团公司”）相关规定，结合公司实际情况，修订本办法。

第二条本办法适用于公司各项目部在项目施工过程中以公司名义或者以项目部名义对下签订的各类合同。

第三条本办法中的合同主要包括工程专业分包合同、劳务分包合同、委托协作合同、加工定作合同、材料采购合同、机械设备采购合同、租赁合同、技术服务合同、试验检测合同、监测合同等。

第四条合同管理实行公司成本合约部归口管理，公司归口管理部门与各项目部合同管理部门分级负责的原则。

第五条公司合同归口管理部门与项目部合同管理机构互相配合，严格程序管理，明晰业务流程，各负其责，切实执行本办法。

第六条任何单位、个人不得超越经营范围和授权权限订立合同；不得利用合同从事扰乱社会经济秩序或公司生产经营管理秩序、损害公司利益或国家利益等违法活动；不得泄露在合同管理过程中知悉的商业秘密；不得违背公司章程规定及重大事项决策程序进行重大合同的立项。

第二章合同管理机构及职责

第七条公司成本合约部的主要职责是：

（一）建立健全公司合同管理制度，拟定工程项目合同管理办法及修改意见；

（二）负责集团公司有关合同管理制度的分解、落实，并按集团公司要求进行合同备案、上报合同有关资料报表、配合集团公司各项合同检查工作；

（三）负责公司合同示范文本的编制及修改；

（四）负责组织公司分包合同的谈判、起草、评审及修改并指导合同签订；

（五）参与项目部重大合同的谈判、起草及审核工作；

（六）定期检查、考核各项目部合同管理制度执行情况；

（七）负责项目部的合同收集备案、建立合同管理台帐、执行合同登记、统计及报告制度；

（八）负责公司合同档案管理，监督各项目部的合同档案管理；

（九）组织公司及项目部学习有关合同管理的法律、法规；

（十）其他相关管理工作。

第八条公司所属项目部是合同的承办部门，其主要职责是：

（一）执行集团公司、公司有关合同管理办法及规定，并按集团公司、公司的要求进行合同备案、上报合同有关资料报表、接受公司合同检查、考核工作；

（二）负责本项目部承办合同的合同谈判、合同文本起草、内部合同评审及修改、送审公司评审、合同的签订及完善；

（三）负责本项目部的合同管理台帐建立、合同档案管理,定期向公司成本合约部报告合同管理情况；

（四）组织本项目部合同管理人员对与合同管理有关的法律、法规的学习、培训；

（五）负责监督检查本项目部所属合同的履行，随时掌握合同的履行情况，及时向公司成本合约部通报合同履行中发生的问题。

定期对各劳务分包方进行考核评价。

（六）其他相关管理工作。

第九条公司各项目部负责承办本项目部的合同及与合同有关的工作。

各项目部须根据项目具体情况设置合同管理部门，项目投资3000万元以上的必须设置合同预算部，项目投资3000万元以下的必须设置专职合同预算人员，专职合同预算人员需满足以下要求：

1.统招大学专科及以上学历。

2.土木工程、工程管理、工程造价等工程或工程经济类相关专

业。

3.掌握专业基础知识，熟悉工程施工工艺流程，熟悉相关政策

与法规；能熟练操作广联达软件，熟悉市场劳务、材料、设备单价；能独立完成项目部预算编制，成本测算及核算；

4.助理工程师及以上。

5.从事建筑行业合同管理、成本管理、经营核算等工作3年以

上。

各项目部的合同管理部门人员由各项目部自行确定后报公司成本合约部备案。

第三章协同工作

第一十条公司成本合约部对主责范围内的合同牵头进行监督管控；公司其他职能部门按照职责分工，对相关合同条款及内容进行评审会签，并在合同履行过程中对属于本部门职责范围内的事项进行监督和检查。

第一十一条公司综合管理部负责按照本管理办法及公司相关管理制度的规定，监督公司与合同管理相关的职能部门（包括经办、审批、资料管理）贯彻执行本管理办法。

第四章合同的订立

第一十二条所有工程项目合同须严格执行公司《招投标管理办法》，属于招投标范围内的合同，必须按《招投标管理办法》完成招投标工作后，与选定的中标人订立合同。

原则上禁止各项目部在未签订分包合同的情况下先进场施工，再补签合同。

第一十三条属于公司组织招标比选范围内重点合同的谈判，由公司成本合约部负责组织公司相关业务部门参与合同谈判，公司成本合约部须在谈判结束后将谈判过程及谈判结果上报公司领导。

第一十四条属于项目部自行招标比选范围内合同的谈判，由项目部组织相关业务部门参与合同谈判，项目部合同预算部或合同预算人员须在谈判结束后将谈判过程及谈判结果上报公司成本合约部。

第一十五条合同谈判的情况应有书面记录，必要时以谈判纪要固定谈判结果，谈判纪要应由谈判各方签字盖章，谈判纪要应及时归入合同档案保存。

第一十六条签订合同前应进行合同相对方的资信调查，确定拟签约主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力。

审查范围主要包括：

（一）具有经年检合法、真实有效的营业执照及其他资质方面的证明文件涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；

（二）经营范围能够充分满足合同所涉内容的需要；

（三）履约能力良好。

过去三年重大合同无严重违约事实；

（五）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或行政处罚；

（六）严禁与在集团公司《不合格分包方名录》中的分包单位签订合同；

（七）其他与合同签订、履行相关的事项。

第一十七条公司所属各项目部必须严格执行集团公司拟定的示范文本；没有集团公司示范文本的，应严格执行公司拟定的示范文本及由公司制定或审核的其他合同文本。

第一十八条采用集团公司及公司下发的《合同示范文本》签订合同时，凡空格处需填写的内容必须按相关法律、法规、规范等填写清楚；如空格处无需填写任何内容，必须注明“无”或用“/”符号表示，禁止留白；如含空格条款不适用本合同具体内容的，注明“无”或用“/”符号标识后在合同补充条款中另行约定具体内容，示范文本中任何条款禁止修改。

如无特殊说明，补充条款与格式条款规定内容相冲突或出现歧义的，以补充条款表述为主。

第一十九条下列合同必须经过公司会签：

（一）劳务分包、委托协作、加工定作合同额预估在100万元（含）以上的合同；

（二）工程专业分包合同额预估在200万元（含）以上的合同；

（三）材料及构配件采购合同额预估在100万元（含）以上的合同；

（四）机械设备采购合同额预估在100万元（含）以上的合同；

（五）设备物资租赁合同额预估在100万元（含）以上的合同；

（六）以公司名义签订的合同；

（七）项目部公章由公司保管的以项目部名义所签署的合同。

第二十条合同的评审会签采用公司和项目部二级评审会签机制。

合同评审会签程序及要求如下：

（一）对于公司成本合约部承办的合同，由公司成本合约部按《合同审查会签表》（附表1或附表3）发起审批流程，将合同分发至相关部门审查完毕后上报领导进行评审会签，待公司领导评审会签完成后，方可签订合同；

（二）由项目管理中心承办的合同，由项目管理中心按《合同审查会签表》（附表4）发起审批流程，将合同分发至相关部门审查完毕后上报领导进行评审会签，待公司领导评审会签完成后，方可签订合同；

（三）对于本办法第十九条范围外的项目部合同，由项目部须按照《项目部合同评审会签表》（附表5）自行组织内部合同评审会签，合同价款须符合公司成本管理办法相关规定，评审会签完成后上报公司成本合约部备案；

（四）对于由项目部承办的且必须经过公司会签的合同，项目部为合同承办部门，公司成本合约部发起公司审批流程，完成公司合同评审后，方可签订合同；

（五）评审部门如对合同无异议应在《合同评审会签表》勾选同意并签字；如有意见需按《合同评审意见书》（附表2）填写评审意见，并及时返还成本合约部，由成本合约部汇总意见后及时反馈给承办部门，由承办部门进行修改。

经沟通后仍无法达成一致意见，合同承办部门应提交情况说明或承诺书等书面文件。

评审部门应根据情况说明或承诺书给出明确评审意见。

第二十一条合同评审时承办部门须提供合同初稿、合同相对方的资信状况证明材料、招标比选依据，同时需提供了解待审合同背景的对接人及联系方式，以便评审部门准确掌握合同背景信息。

第二十二条项目部承办的所有合同须先由项目部按《项目部合同评审会签表》（附表5）进行评审会签，在报公司评审会签或备案时须提供项目部评审会签表。

第二十三条合同的签署:

（一）合同原则上须由公司法定代表人签字，由授权代表签署的，应由承办部门办理授权委托。

委托中应明确委托代理的范围、权限及期限，并加盖公司（项目部）印章。

授权代表公司（项目部）对外签订合同时，必须在授权范围、权限及期限内行使代理权，禁止超越代理权或滥用代理权。

（二）需要办理授权委托书的，承办部门应当提出申请，公司总经理（项目经理）批准。

未经主管领导批准，不得开具空白委托书。

（三）合同签署后，合同承办人将合同送公司（项目部）印章管理人员，印章管理人在审核确认合同签订流程完整性后方可加盖印章。

（四）合同相对方由代理人代签合同的，应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。

（五）合同文本原则上应先由对方签字盖章后，再由我方签字盖章。

严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方当事人签字盖章。

（七）合同文本上须载明签字盖章日期。

第二十四条禁止在合同文本上进行手写修改。

如因特殊情况，需要在合同文本上进行手写修改的，必须确保所有合同文本修改内容一致，且修改之处必须由合同各方当事人签字盖章。

禁止任何个人私自修改合同文本。

第二十五条凡涉及发票、结算等财务条款，需由财务管理部进行审核，合同签订后须向财务管理部备案一份合同原件，作为付款的依据。

第二十六条在合同签订后，项目部合同管理部门应负责组织进行合同交底，组织项目管理人员学习合同条款，熟悉合同内容，规避风险、跟进合同的履行。

第二十七条合同经办人应建立《合同分发记录台账》（详见附表6），确保已签订合同应留存至己方份数与文本载明份数一致，且按制度规定向相关单位、部室、项目部交送。

第五章合同的备案、履行、变更和解除

第二十八条合同备案管理为逐级备案制，各级管理部门需遵守以下原则：

1.项目部所属各劳务方、专业分包队伍、加工商等与其他方签订的和本项目相关的合同，由所属各方向项目部备案原件；

2.公司直属项目部，项目部（或项目部人员）签订的合同，由项目部合同管理部门向公司成本合约部备案原件；

3.公司下属各子、分公司所属项目部，项目部（或项目部人员）签订的合同，由项目部合同管理部门向各子、分公司备案原件；

4.公司各部门、各子、分公司将集团公司要求原件备案的合同向公司成本合约部备案原件，成本合约部汇总后统一向集团公司备案；

5.公司各部门、各子、分公司将以市政公司名义签订的合同向成本合约部备案扫描件，各子、分公司将集团公司重点项目的（对下）合同向公司成本合约部备案扫描件，成本合约部汇总后统一向集团公司备案。

第二十九条各项目部所签订的合同，合同管理部门应在合同签订后5个工作日内按本办法第三十条的规定进行备案登记（对此类合同的变更、补充等也属于备案合同范围）。

第三十条工程合同备案需提交的资料

（一）合同原件一份（需合同相对方逐页签字），同时备案一份合同扫描件；

（二）合同签约人、法定代表人证明复印件一份，合同签约人如非法定代表人，提交法定代表人授权委托书原件一份；

（三）合同相对方的营业执照、资质证书、安全许可证等加盖公章的复印件；

（四）项目部合同评审会签及评标报告或确定相对方会议纪要复印件。

第三十一条备案合同如有以下情形之一的，公司备案部门不予备案，并有权要求完善资料：

（一）合同签约主体不合法；

（二）合同签约方不具备相应资质要求；

（三）合同相关条款损害本公司利益；

（四）未执行本办法及集团公司或公司制定的《示范文本》或未经评审会签的合同；

（五）合同签署不规范:

如合同未盖骑缝章,“单价表”及“甲供材”等附表双方未签字盖章，合同中存在空白处，合同签订日期未填写等。

第三十二条所有合同均应填报合同台账（详见附表7），公司各子、分公司、公司直属项目部应于每季度末30日前向公司成本合约部报送本季度合同台账，由公司成本合约部汇总后向集团公司成本合约部报送台账。

第三十三条合同管理部门应在积极履行合同义务的同时，催促对方当事人如期履行其合同义务，应逐个合同建立履约档案。

公司直属项目部和子、分公司合同管理部门每季度月末以书面形式将合同履行情况按照附表7的内容汇总后报送公司成本合约部。

汇总情况中应包括该月合同的履行情况及合同履行中的问题、合同中潜在的风险等。

第三十四条公司成本合约部可视合同的性质及情况，要求项目部合同管理部门补充合同履行情况或组织召开合同履行情况座谈会。

第三十五条对于公司立项为重点监督的项目，公司成本合约部可组织其他部门对该项目重大事项有关的合同进行实地检查，项目部的负责人及合同管理部门应积极配合，对检查中发现的问题，公司成本合约部应及时向公司领导汇报，并要求项目部整改。

第三十六条合同签订后，因客观情况变化需要变更合同内容的，或者合同相对方提出变更要求的，合同承办部门在与对方协商确定好变更条款内容后，按照合同订立程序办理合同变更，禁止擅自变更合同。

合同变更后应及时到公司成本合约部备案。

第三十七条合同履行完成或因其他原因终止后，项目部应及时将合同所涉及的所有资料及时整理、分类、归档、保存。

并将终止情况及时报送公司成本合约部。

第三十八条由于客观情况变化导致不能全面履行合同的，项目部应及时告知公司成本合约部及其他相关业务部门，并及时通知对方，以减少对对方可能造成的损失，并在合理期限内提供相关证明。

第三十九条对方不履行或不完全履行合同的，项目部应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和公司成本合约部，并在法定或约定期限内采取索赔及解除合同等措施，以维护公司的利益。

第四十条需要变更、转让、解除合同时，项目部应按合同管理权限持变更、转让、解除合同的理由报合同审查部门审查，经主管领导批示后，在法定或约定期限内，书面通知对方，并将有关变更、转让、解除合同的文书等的复印件交公司成本合约部入卷归档。

第四十一条合同发生纠纷时，由项目部及时告知公司成本合约部，由公司成本合约部予以登记，并作好纠纷事务的处理工作，同时项目部应固定好与纠纷有关的证据材料。

第四十二条项目部应做好合同的履行工作；公司成本合约部应定期检查合同履行情况，及时做好合同预警，并将合同履行情况按时进行总结向合同履约有关部门提示，并定期、及时向公司领导汇报。

第四十三条项目部须按照集团公司、公司要求定期对劳务分包方进行履约考核评价，每季度满5天内将各分包方的季度履约考核评价资料报公司成本合约部。

第六章合同印章的管理

第四十四条签订合同时应使用合同专用印章，无合同专用印章时，使用行政章。

合同专用章管理应纳入印章管理制度，使用应按规定进行审批，，不得在本公司共管共用或传递使用。

第四十五条合同专用章应当由专人管理，原则上不得携带外出。

如有特殊情况确需携带外出时，经公司总经理批准后由承办人办理借印手续，该项业务办结后应及时交回。

凡调离或换岗的合同专用章保管人必须主动交回印章，否则不予办理调离、换岗等有关手续，并承担由此产生的法律责任。

第四十六条合同专用章须妥善保管，不得转借他人或为其他单位签订合同。

不得为空白纸、空白合同书加盖合同专用章。

第四十七条合同专用章丢失或损毁的，应当在丢失、损毁后的2小时内口头报告公司综合管理部，24小时内补交书面报告。

第四十八条单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章；合同文本中有粘贴页的，粘贴处须加盖骑缝章。

骑缝章应从合同文本正面加盖，且合同文本每一页都必须有部分印章内容。

印章加盖时，应用印清晰，无重影。

禁止重复加盖印章。

第四十九条合同专用章或法人章保管人员应建立合同用印登记台账，确保合同盖章份数与文本载明份数一致。

第七章合同档案管理

第五十条合同管理部门应对合同进行编号，建立合同书面、电子档案，规范、完整、齐全地管理合同档案。

第五十一条合同档案包括但不限于：

合同正本及附件、补充协议、变更解除协议、会议纪要、还款计划、合同台帐（台帐应列明合同名称、对方单位名称、金额、签约时间、主办单位、经办人、履约情况等事项）、合同会签审批表须明确会签意见、经营资格、资信情况、工程立项情况、相关产品质量证明文件、授权委托书等。

第五十二条合同主办单位应指定专人负责合同资料的管理与移交，按档案管理要求规范保管，确保合同资料完好无缺。

第五十三条成本合约部负责公司合同备案合同的档案记录、整理、分类归档和管理，并负责项目部的档案管理监督工作。

第五十四条各项目部负责所属项目的合同的档案记录、整理、分类归档和管理。

第五十五条合同主办单位应对送交存档的合同资料留存备份，以便合同履行过程中查阅，并建立《合同借阅登记台账》（详见附表8）。

除特殊情况外，合同汇总档案中留存的资料不予出借，如确需借用应办理档案借用审批手续。

任何人不得擅自将合同原件、复印件及电子影像资料提供给他人。

第八章附则

第五十六条本制度由公司成本合约部负责解释。

第五十七条本制度自发布之日起施行，原《工程项目合同管理办法》（西建市政发〔2018〕25号）自本办法下发之日起废止。

附表1合同评审会签表

项目名称

合同名称

合同编号

承办部门：

经办人：

负责人：

年月日

□法务/□律师：

同意□/不同意□

年月日

成本合约部：

同意□/不同意□

年月日

工程管理部：

同意□/不同意□

年月日

安全生产管理部：

同意□/不同意□

年月日

财务管理部：

同意□/不同意□

年月日

公司副总经理：

年月日

公司副总经理：

年月日

公司总经理：

年月日

本表适用于使用集团公司或公司统一示范文本的审查会签格式。

附表2

合同评审意见书

基本情况介绍

工程名称

合同背景

1.合同地位：

□甲方□乙方□其他

2.文本来源：

□甲方□乙方□其他

3.强势地位：

□有□无

4.交易频率：

□长期□偶发

5.审查范围：

□整体审查□条款审查（请明确标注）

6.修改程度：

□可更换文本□可整体调整□重大风险调整

7.成果提交：

□修订、批注□出具书面意见

8.特殊背景：

9.联系人:

电话：

合同目的

审查意见

评审人

收到时间

年月日时

送审人确认

回复时间

年月日时

附表3

合同评审会签表

文件名称

工程项目合同管理办法

承办部门：

成本合约部

经办人：

负责人：

年月日

项目管理中心：

年月日

工程管理部：

年月日

安全生产管理部：

年月日

财务管理部：

年月日

市场商务部：

年月日

综合管理部：

年月日

总经理助理：

年月日

总经理助理：

年月日

公司副总经理

年月日

公司副总经理

年月日

公司总经理：

年月日

附表4

××××集团有限公司

合同评审会签表

合同编号

合同名称

承办部门：

合约经办人：

负责人：

年月日

法务/律师：

年月日

项目管理中心：

年月日

财务管理部：

年月日

公司分管领导：

年月日

附表5

项目名称

合同名称

合同编号

合同主要内容

总工程数量

预估总价款

工期

质量标准

价款支付方式

承办部门：

经办人：

负责人：

年月日

工程部：

年月日

安全部：

年月日

合同预算部

年月日

物资设备部：

年月日

财务部：

年月日

总工程师：

年月日

项目副经理：

年月日

项目经理：

年月日

项目部合同评审会签表

本表为项目部承办合同的审查会签格式，各项目部根据所在项目部门设置情况进行审查会签。

附表6

××××集团有限公司

合同分发记录表

序号

合同名称

合同编号

类型（原件/复印件）

份数

接受部室（单位）

接收人

联系方式

接收日期

备注

附表7

××××集团有限公司

合同台账

单位名称：

项目名称：

填表时间：

填表人：

序号

合同类型

合同名称（全称）

签订日期

合同对方（全称）

发包方式

计价方式

合同编号

合同金额（万元）

价款类型

合同状态

累计产值（万元）

目前形象进度

累计应付款（万元）

累计已付款（万元）

累计应付未付款（万元）

付款条件

备注

附表8

××××集团有限公司

合同借阅登记表

序号

合同编号

合同名称

借阅事由

借阅时间

数量

借阅部室（单位）

借阅人

联系方式

归还时间

备注