业务流程.docx
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业务流程
商业管理信息系统
BusinessManagementInformationSystem
业务流程
1总部管理业务流程:
2
1.1超市采购员作业流程2
1.2新品导入流程3
1.3滞销品淘汰流程4
1.4价格变动流程4
1.4.1售价变价流程4
1.4.2批次进价调整流程(对以入库批次商品进价调整)5
1.5采购部续订工作流程6
1.6财务结算流程7
1.6.1经销结算流程:
7
1.6.2代销结算流程:
7
1.6.3联营结算流程:
8
2配送中心业务流程9
2.1配送中心收货流程9
2.2配送中心退厂流程11
2.3配送中心配送/拣货/出货处理作业流程13
2.4配送中心盘点作业流程14
2.5配送中心协调门店间商品调拨流程16
3分店管理业务流程18
3.1分店销售价格变动流程18
3.2分店要货作业流程19
3.3分店自进货作业流程21
3.4分店自进货退厂作业流程21
3.5配送商品直接退厂作业流程21
3.6配送商品退库作业流程22
3.7配送中心协调门店间商品调拔流程24
3.8分店盘点作业流程25
3.9不可退换的商品报损流程27
3.10分店前台收款员作业流程28
连锁超市业务流程
1、总部管理业务流程:
1.1超市采购员作业流程
采购市场搜寻畅销品及新品信息
1
有目标拜访供应商
2
搜寻供应商基本资料
3
填写新品导入报告单报主管审批
不通过
4
新品导入会审核
通过
不通过5
经新品导入会核准后,与供应商签定商品交易协议书及其它条件交易协议书
6
按照新品导入报告单下第一份订单(手写)转支持部
7
作业名称:
采购员作业流程控制
涉及机构:
采购部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
采购员采集市场信息、搜寻畅销商品及新品信息。
采购部
采购员
2
采购员接触相关供货商,了解相关商品信息(价格、优惠条件等)。
采购部
采购员
3
采购员整理供货商基本资料及相关商品信息资料。
采购部
采购员
4
采购员填写相关供货商基本资料及新品导入报告单报采购主管审批。
采购部
采购员
采购主管
5
采购主管审批通过后,由新品导入会进行审核。
采购部
营运部
采购员
柜组长
6
经新品导入会核准后,与供应商签定商品交易协议书及其它条件交易协议书。
采购部
采购员
采购主管
7
采购员按照新品导入报告单下第一份订单(手写)转支持部
采购部
采购员
1.2新品导入流程
定期制定商品开发计划
1
采购员收集计划商品资料
2
新品导入会
不通过资料不足
停止
3
商品编码资料录入
4
停止
门店试销
试销不好
5
变更商品陈列表
6
发文到门店相关单位
7
门店进货陈列销售
8
作业名称:
新商品的引进/收货/配货/销售评估作业流程控制
涉及机构:
配送中心、门店超市、财务部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
公司内部任何人员均可向采购部提出新商品引进的需求(填写新商品引进需求/评估表),制定开发计划。
采购部主管依商品类别分交采购员处理。
采购部
采购主管
采购员
2
采购员开始寻找供应商和收集有关商品的信息数据。
采购部
采购员
3
采购部对收集的资料进行评审,评审通不过的商品淘汰。
要求相关人员参与评审,各单位应就本分工作提出意见,依新商品开发、引进评估标准表评分最后表决是否引进。
如不通过则停止引进,如需补充资料则要求采购员再进行数据收集。
商管部
采购部
门店管理部
配送中心
4
新商品决定引进后必须编定新商品号码,以便统一评审后管理。
如果是新厂商则应建立厂商基本数据,商品基本数据等。
(厂商基本资料表,新商品基本资料表),有关资料录入电脑,产生采购需求。
。
商管部
采购部
5
确立新品引进数量、售价和交期。
依商品适合的商圈而决定铺货门店和货架陈列信息,进行门店试销。
(新商品引进通知单)
采购部
市场营销部
门店管理部
新品进货后,配送中心应主动进行新商品的拣货/出货作业。
打印商品条码,新商品标价牌,并按时将新商品及有关资料送达试销门店。
配送中心
送货员做好新商品的送交工作。
配送中心
送货员
做好新商品上货架的工作:
上架,标价,广告,促销等。
门店
新商品试销一段时间后应进行评估。
由电脑打印出评估表。
(新商品销售状况表)
门店管理部
如果试销不好则退厂。
采购部
门店管理部
6
如果试销良好,则转入日常采购处理,门店阵列销售。
1.3滞销品淘汰流程
●滞销品淘汰程序:
1.数据分析:
根据滞销品的标准进行数据分析。
例如:
以销售排行榜3%为淘汰基准,以每月销售量未达到50个单位为基准、以商品品质为基准等,找出销售不佳、周转慢或品质有问题的商品作为淘汰品。
2.确认原因:
采购人员应了解淘汰商品的真正原因,究竟是商品不佳还是人员作业流失,如缺货未补、订货不准确,陈列定位错误等,然后再确认是否淘汰。
3.告知门店:
淘汰滞销品之前,总部应至少在10天前向门店告知滞销品的项目及退还作业的程序。
●滞销品形成的原因:
1。
供货商所提供的商品有质量问题,顾客买后退货,造成店铺商品积压而形成滞销品。
2.供货商供货不及时,延误了销售时机。
3.进价及采购成本过高。
影响了商品的畅销度。
4.未掌握商品的畅、滞销状况。
5.贪图厂商搭赠或数量折扣。
贸然大量进货。
6.市场供求状况发生变化,以致畅销品成为推销品或滞销品。
7.商品库存分类不清,门店陈列不能没有定位或促销方式不佳。
8.总部对门店存货及销售状况没有准确了解、把握,
●滞销品淘汰作业:
1、列出淘汰品清单,确定淘汰日期;
2、确定淘汰品的数量;
3、查询有无货款可抵扣,公司如有应付款项,可将滞销品退回供应商,无法退回给厂商的商品,可降价销售、廉价卖给员工或作为促销的奖品送给顾客;
4、滞销品如退给厂家,应及时通知厂家取回退货,如在门店处理,总部应将处理方式及时告知门店;
5、淘汰作业结束后应做好淘汰品记录,每月汇成总表,整理归档,以避免重新将滞销品引进。
1.4价格变动流程
价格变动包括售价调整和进价调整。
1.4.1售价变价流程
对商品价格进行市调
1
判断本店价格是否需要调整
填写售价调整单
2
3
商管部主管进行审核
4
进行电脑售价调整
5
通知各门店更新数据、更换商品标价签
6
作业名称:
售价调整流程控制
涉及机构:
商管部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
总部安排人员对敏感商品及普通商品进行市场调查。
商管部
物价员
2
物价员市调商品价格同本超市标准价格进行比较,判断是否需要变更各分店售价。
商管部
物价员
3
如果需要进行价格调整,物价员填写售价调整单。
商管部
物价员
4
售价调整单报商管部主管审核。
商管部
主管
5
主管审核通过后,交录入员录入电脑。
商管部
录入员
6
通知各门店更新数据并且更换商品标价签。
门店
理货员
1.4.2批次进价调整流程(对以入库批次商品进价调整)
采购员与供货商协商,确定对已入库商品进价进行调整
1
采购员填写批次进价调整审批单
2
采购主管进行审核
3
财务主管进行审核
4
审核通过后录入人员录入电脑并打印
5
打印调整单交财务人员
6
作业名称:
批次进价调整流程控制
涉及机构:
采购部、财务部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
采购员与供货商进行经常性议价,根据市场变化及时调整进价,对以入库商品价格进行确认。
采购部
采购员
2
采购员按要求填写批次进价调整审批单。
采购部
采购员
3
采购主管对批次进价调整审批单进行审核。
采购部
采购主管
4
采购主管审核通过后,由财务主管进行审核。
财务部
财务主管
5
财务主管审核通过后,交录入员录入电脑,并打印。
录入员
6
打印后交财务人员记账。
财务部
财务人员
1.5采购部续订工作流程
进行电脑分析
不需分析
1
检查电脑建议订单
2
人工制定采购计划单
3
按需求与厂商联系
4
是否修改
不需修改
5
进行电脑修改
6
生成订货单
7
打印、主管审批
N
8
向供货商发出采购订货单
9
厂商送货,收货作业
10
作业名称:
采购部续订工作流程控制
涉及机构:
采购部、配送中心、门店超市、财务部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
采购需求的产生有系统自动产生和人工输入两种方式,可根据实际情况作选择。
配送中心
采购部
仓管员
采购员
2
采购员对建议订单进行审核。
采购部
采购员
3
由仓管人员依存量情况填写采购计划单,再输入采购计划单
配送中心
仓管员
4
采购员依采购计划单与厂商联系有关商品的上次进价、数量、交期等事项。
采购部
采购员
5
对电脑中的采购需求,依据与厂商联系的结果可作修改,包括改变厂商、数量、价格。
采购部
采购员
6
如要修改采购需求,由人工进行采购需求的修改
采购部
采购员
7
如不再修改,则由系统产生采购订货单
采购部
采购员
8
采购部门主管对打印输出采购订单作审批,紧急订单应从速处理,未批准的采购订单还可修改。
对批准后的采购订单签认。
采购部
采购主管
9
向供货商发出采购订货单。
对已发出的采购订单,采购员应与厂商保持联系,确认厂商是否收到订单、采购的商品能否如期交货等。
采购部
采购员
10
厂商交货,参照收货作业流程
配送中心
仓管员
1.6财务结算流程
供货商的经营方式分为经销、代销、联营三种。
经销含义为:
由供货商进货后,商品的所有权属于超市。
结算依据为进货单。
经销又分为以下几种结算方式:
●现结:
货到后付全款
●实销实结:
按销售额付款
●帐期:
指定帐期天数,进货时间大于帐期进货单的可以结算
●月清:
结上月进货的进货单
●滚结:
结本次进货以前的进货单
代销含义为:
商品所有权属于供货商,但由超市进行统一进、销、存管理。
结算的依据为销售(包括盘亏、报损)的商品。
联营含义为:
商品所有权属于供货商,总部提供一定的经营场地,由总部和供货方共同经营管理。
商品库存由供货方自行管理,超市不管联营商品的库存。
按照销售额的付款率或保底金额的进行结算。
1.6.1经销结算流程:
1.对单
对单可以手工对单,也可自动对单。
如自动对单,系统根据供货商合同中的结算方式,自动挑出可结的单据及应结金额。
2.付款
如定义了供货商合同收费条款,系统计算出本次应收费用,如有差异,结算人员可输入实际收费金额。
结算人员输入支付方式后,确认,供货商往来帐即发生变化。
说明:
如结算有误,可进行结算冲帐。
1.6.2代销结算流程:
1.生成结算单
系统根据代销商品的变动情况(包括商品零售、批发、报损、盘亏)生成各代销供货商的结算单。
2.对单
如需调整,可调整商品的结算数量。
如商品结算数量大于变动数量,系统做记录并标识为‘提前结算’。
3.付款
如定义了供货商合同收费条款,系统计算出本次应收费用,如有差异,结算人员可输入实际收费金额。
结算人员输入支付方式后,确认,供货商往来帐即发生变化。
1.6.3联营结算流程:
1.生成应付款
系统根据联营供货商商品的销售及付款率生成各联营供货商的应付款。
2.对单
输入实际结算金额。
3.付款
如定义了供货商合同收费条款,系统计算出本次应收费用,如有差异,结算人员可输入实际收费金额。
结算人员输入支付方式后,确认,供货商往来帐即发生变化。
2、配送中心业务流程
2.1配送中心收货流程
厂商交货
1
有无订单
有订单
2
库房与采购联系
3
拒收
是否收货
不要
4
补采购订单
5
数量点收破损检查
6
交货量是否溢/缺
没有溢/缺7
与采购员联系
8
签收验货单
9
登录电脑打印入库验收单
10
商品按库位上架
11
填写货位卡
12
验收单交财务作账务处理
13
作业名称:
配送中心收货作业流程控制
涉及机构:
采购部、配送中心、门店超市、财务部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
依据采购订单,配送中心接到厂商预约交货时先打印收验单。
配送中心
仓管主管
录入员
2
厂商交货时查核有无收验单。
配送中心
仓管员
3
如果查无收验单仓库人员与采购部联系是否收货。
配送中心
仓管主管
采购部
采购员
4
由采购部采购员与厂商联系并决定是否收货。
采购部
采购员
5
采购部决定收货,需补开采购订单并登录于电脑。
采购部
采购员
6
有订单,仓库人员按送货单进行大件点数,有无破损…
配送中心
仓管员
7
检查厂商送货是否有多或缺或破损,发票价格是否与订购单价格一致。
配送中心
仓管员
8
质量或发票问题可拒收,商品溢交,电话与采购部联系确定收货量。
交货不足或缺货与采购部联系,由采购部与厂商交涉。
配送中心
仓管员
主管
采购部
采购员
9
验货人员点收无误可签收厂商送货单。
配送中心
仓管员
10
填写验货单上的验收资料,将验收结果登录电脑。
确认入库作业,打印入库验收单,一联交供货商做结算用。
配送中心
仓管员
录入员
11
商品依储存位置移入存放库位。
配送中心
仓管员
12
存放后填货位卡,新商品应制作新货位卡。
配送中心
仓管员
13
送货单及一联验收单交财务作账务处理。
财务部
会计员
2.2配送中心退厂流程
开始
换货?
111
是
新货入库
填写退货商品报批单
否
财务记帐
审核报批单
212
313
同意?
结束
4
整理退货商品打包封存
否
与供货商协商
是
5
变价清仓处理
6
审核退货单
填写退货单
退货商品返厂
7
录入退货单
8
9
10
作业名称:
配送中心商品退厂作业流程控制
涉及机构:
配送中心、采购部、公司总部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
配送中心根据实际情况填写退货报批单
配送中心
仓管主管
2
采购主管审批是否要退货。
采购部
采购主管
3
采购部采购员接到通知后可先电话与厂商联系退厂事宜。
采购部
采购员
4
采购部要将厂商是否同意商品退厂的信息要反馈给配送中心。
采购部
配送中心
采购员
仓管员
5
厂商不同意退货,由公司作出处理意见,配送中心根据公司意见填写商品出货单,并按单处理。
配送中心
公司总部
6
如果可退厂,填写商品出货单。
配送中心
仓管员
7
将退厂商品按厂商整理,打包封存。
配送中心
仓管员
8
填写退厂单。
主管审核后交采购部审核。
配送中心
采购部
仓管员
采购员
9
录入退货单,并打印。
配送中心
录入员
10
待厂商来办理退货时,交厂商收货人员签字,并将退厂商品交厂商人员。
配送中心
仓管员
11
厂家可以新换旧。
配送中心
公司总部
12
新商品验收入库。
配送中心
仓管员
13
单据转财务记帐
财务部
2.3配送中心配送/拣货/出货处理作业流程
开始
核对正确?
电脑收单?
人工修正?
111
否否
处理差异
录入门店要货单
是是
电脑自动备货
212
出货并打印配送单
313
修正备货数量
出货人送货人签字
有差异?
414
打印捡货单
是
出货
否
515
跟催回单
616
登记差异
无误?
进行捡货
按门店分货
717
否
确认责任
818
是是
问题处理
否
919
结束
10
作业名称:
配送中心配送/拣货/出货处理作业流程
涉及机构:
配送中心、门店
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
门店可将要货单以电脑方式传送,也可以人工方式填写要货单送配送中心。
门店
理货员
店长
2
如果人工要货,录入要货单。
配送中心
录入员
3
电脑根据要货及库存量自动计算备货数量。
如库存不足,按要货比例备货。
备货数量按配送规格取整(大于半件按一件算)
配送中心
录入员
4
如果认为有必要调整,可进行人工修正。
配送中心
调拨员
5
人工修正补货量。
配送中心
调拨员
录入员
6
如果是紧急要货则打印备货单。
如果是日常要货则打印拣货单。
配送中心
调拨员
录入员
7
依据拣货单进行拣货。
配送中心
仓管员
8
检查实际库存量是否小于拣货单备货量?
配送中心
仓管员
9
如有库存不足,登记实际备货数量。
配送中心
仓管员
10
将拣出品按门店分货。
配送中心
仓管员
11
分货好的出货品与捡货单逐一核对。
方式:
一人点实物唱出商品和与配货量;一人持捡货单听唱勾划,如有不一致应提出异议。
配送中心
仓管员
配送员
12
捡货单与实物有差异者应找出原因,尽量处理一致。
配送中心
仓管员
13
如捡货数量与备货数量有差异,修改备货数量。
然后将备货单转为配送单并审核。
打印配送单,一式三联。
配送中心
录入员
仓管员
14
录入人、出货人、送货人核对无误后签字。
调拨单一联由录入员转财务作帐,两联由送货人随商品送往门店。
配送中心
仓管员
配送员
录入员
15
送货人将商品送至门店
配送中心
仓管员
配送员
16
跟催门店的签收,调拨单是否已回签。
配送中心
调拨员
17
回单是否有问题?
配送中心
调拨员
18
回单有问题查核原因,确认责任。
配送中心
调拨员
主管
19
问题处理。
配送中心
录入员
2.4配送中心盘点作业流程
一、盘点前期准备
1、网络部:
A电脑操作人员核对各项单据录入是否完成,如有遗漏必需在盘点前录入完毕。
B由电脑部专人在作好有关盘点准备工作后,在电脑上设置商品盘点开始(复制当前库存帐)。
2、库房:
A盘点前商品货位卡必须到位。
B商品的归位和整理,盘点人员的分组安排。
C盘点所需盘点表及盘点用品的准备。
手工盘点表的填写要以单个货架作一个盘点单元,使用单独盘点表。
填写顺序应从左到右,从上到下。
二、盘点中作业
1.每个货架作一个单独盘点单元,使用单独盘点表。
2.盘点时,要顺便观察商品保质期,过期商品要随时作记录。
3.复盘时发现与初点时有差异,应填写差异单。
4.盘点时应注意,是否有以办理退货但厂商并末取走的商品,此商品不记入盘点。
三、盘点后处理
1.商品盘点表一式二份,盘点后由库管员将盘点表签字并按顺序装订,一份自留,一份交电脑操作人员录入。
2.盘点表录入时最好由实物负责人监督录入,未监督录入的录入人必须重新核对一次。
3.盘点表电脑录入后,打印商品的差异明细表,由实物负责人核实商品的差异,属录入或盘点错误的要及时更正。
4.对于盘盈商品,必须查找原因(真正的盘盈几乎是不存在的),最好找见互串的商品将盘点数量合并录入,再事后调整。
5.对于盘亏金额、数量较大的商品必须查找原因,采取措施。
6.要将盘盈、盘亏的绝对金额相加作盘点差异的考核指标。
7.盘点结果将有关领导签字确认后,电脑部方可结束商品盘点(更新商品电脑库存帐)。
8.盘点结束后,财务依据实点金额作帐务处理。
9.相关领导针对原因作出相应对策和解决办法。
2.5配送中心协调门店间商品调拨流程
1
配送中心协调双方门店
协调成功派出配送员
2
3
双方确认后签字
4
调拨单审核打印发送
调出方填写调拨单
5
调出方录入调拨单
6
调入店收货并签字
配送员送货
配送员将一联单据带回
7
调入店下载单据并确认
8
9
10
结束
作业名称:
配送中心协调门店间商品调拨流程
涉及机构:
配送中心、门店
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
由配送中心电脑查询某一缺货商品在各门店的存量,判断出哪些门店可以调出,电话联系调出店。
配送中心
配送员
2
协调成功则由配送中心派送货员至调出店。
配送中心
配送员
3
调出店填写手工调拨单。
门店
柜组长
4
调出店理货员和调货员双方在门店调拨通知单上签字。
配送中心
门店
柜组长
配送员
5
调出方录入调拨单。
门店
录入员
6
审核调拨单,打印三联单。
然后将调拨单据发往总部。
门店
录入员
柜组长
7
签字后,调出方留一联,另两联由配送员随商品送往调入店。
配送中心
门店
柜组长
配送员
8
调入店收货后在二联门店调拨单上签字,留存一联。
门店
店长
9
调入店下载调拨信息并确认。
门店
录入员
10
配送员完成调货后,带回一联门店调拨单回配送中心备案。
配送中心
配送员
3、分店管理业务流程
3.1分店销售价格变动流程
对商品价格进行市调
1
判断本店价格是否需要调整
填写售价调整单
2
3
商管部主管进行审核
4
报总部对本店售价进行独立调整
5
门店更新数据、更换商品标价签
6
作业名称:
分店售价调整流程控制
涉及机构:
门店商管部
作业号
作业说明
有关部门
有关人员
1
安排人员对敏感商品及普通商品进行市场调查。
门店商管部
物价员
2
物价员市调商品价格同本门店内商品价格进行比较,判断是否需要变更本店售价。
门店商管部
物价员
3
如果需要对本店售价进行单独调整,物价员填写售价调整单。
门店商管部
物价员
4
售价调整单报门店商管部主管审核。
门店商管部
主管
5
主管审核通过后,交录入员录入电脑。
门店商管部
录入员
6
各门店更新数据并且更换商品标价签。
门店
理货员
3.2分店要货作业流程
开始
ABC
是补货日?
自动要货?
低于补货点?
是补货日?
110否
否是是
电脑生成要货单
211否
是否是
人工提出日常要货
312
低于安全存量?
电脑紧急要货
人工提出
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