办公室管理 最新版 全部章节能源管理专自考要点.docx
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第一章绪论
“办公与管理”活动,远在古代氏族社会就已经存在了。
第一节办公室管理的发展概况
一、现代办公室由来与发展
(一)现代办公室的基本情况
我国现有的办公室,最早是在19世纪末20世纪初。
我国今天的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式。
(二)现代办公室主要特点
1.信息化2.效率化3.多功能化
现代办公室信息化的发展,使它很自然地成为任一管理体系的信息中心。
(三)现代办公室与未来的办公室
区别:
1.办公设备的不断发展和改进,办公自动化设备将更加微电子化。
现代办公室业务活动基本上是以纸张为信息产品的载体,而微电子化的发展将要大量地被取代,有出现所谓“无纸办公室的可能”,但是否会全部取代,尚需必要的社会条件,而且,办公过程中是否将做到全部“无纸”,目前学术节看法尚未统一。
2.办公活动中传统的文件、表格、报表等“有行产品”,在未来的办公室作业中可能变成不是主要的手段。
3.未来办公室工作人员,特别是那些从事信息产品生产和信息加处理人员,将可通过计算机通信网络,在“电子化家庭”中就可能完成他们担当的工作或部分工作,并能参与决策管理活动。
今天的办公室正处于现代化阶段,它的突出特点:
首先初步实现办公自动化。
在办公室工作中现代技术越来越多。
形成一种依靠电子机具系统的局面。
其次今天办公室的工作重点是处理信息、交流信息,不是怎样编制文件、报表,也不是如何设法克服重复性劳动,而是关注载体所包含的的信息;同样,用来编制和传递文件的机器设备也不是重点,真正的重点是由机器和人员所形成的人—机系统,是这种系统如何能以最低的费用来完成生产办公信息产品的职能,这是今天办公室的明显特点
办公自动化与办公室管理究竟有什么联系和区别呢?
1.办公室管理和办公自动化是两门内容既有交叉又有独立学科体系的相关学科。
2.两者产生和发展的背景知识和理论渊源各不相同。
渊源理论是泰罗的《科学管理原理》
3.办公室管理和办公自动化的目的不同。
4.两者的内容不同。
5.办公室管理的生命力的精髓是它的管理学性能和系统工程性能。
第二节办公室管理在管理中的地位和作用
一、中心的地位和作用
处于“决策—执行—监督—反馈”各环节的“中心”
办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地。
二、枢纽的地位和作用
是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。
三、窗口的地位和作用
是一个单位领导机关的总进出口。
第二章办公室管理理论及方法
第一节办公室管理的理论依据
二、办公室管理含义
办公室管理:
即依据办公室内在活动机理,利用先进的科学技术,综合运用办公室中的人力资源,从而有效地实现组织目标过程。
包括四个要素:
1.明确的住在目标。
2.服从自己目标的运转方式。
3.管理人员。
4.先进的科技管理手段。
管理:
指一定组织中的管理者,通过实施计划、组织、人员配备,指导与领导、控制等职能来协调他人的活动,使别人同自已一起实现既定目标的活动过程。
三、办公室工作与管理的关系
管理理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律、基本原理和一般方法的科学。
办公室管理是管理学的一个分支。
管理理论为办公室管理理论建立,提供了重要的理论依据:
1.办公室工作管理引进现代管理理论的可行性。
2.管理理论与办公室工作管理的一致性。
这也是建立办公室管理的理论体系的重要依据。
第二节办公室管理原理
一、办公室管理的性质与职能
性质:
综合性、辅助性、服务性三重属性。
三层含义:
1)为领导服务2)为机关内部各部门服务3)为人民服务
职能:
1.指导职能
2.参谋咨询职能
获得和处理信息的方法和途径:
1.实际面的信息。
2.理论研究方面的信息3.信息的加工。
参谋咨询职能三种类型:
1)“顺向”参谋咨询2)“逆向”参谋咨询
3)“侧向”参谋咨询。
3.管理服务职能
4.协调职能
有如下内容:
1.统一步调2.化解矛盾3.合理安排
从方位上可分为:
纵向协调、横向协调和内部协调。
从方式上可分为:
指令性协调、协商式协调、说服式协调、缓冲式协调和突发式协调。
5.监督职能
主要目标:
1.检测工作进度、检查工作质量2.督办,3.排忧解难。
二、办公室管理指导思想与基本原则
“三服务”指导思想:
1.为领导机关服务
2.为相关的各级各部门和领导服务
3.为人民服务.
将“三服务”思想转变为办公室工作人员行为必须规定其准绳。
这个准绳,我们称为办公室工作管理的基本原则。
基本原则:
1)准确原则;2)迅速原则;3)协调配合原则;4)密切联系群众原则。
5)一切从实际出发的原则。
三、办公室机构设置的准则
基本准则:
1.科学合理原则
2.效率效能原则
3.层次管理原则
4.精简有力原则
第三节办公室管理方法
一、目标管理方法
目标管理是美国学者彼得杜拉克于1954年创立的,发表了《管理实践》一书。
我国从1978年开始引进目标管理
目标管理:
让组织主管人员和员工亲自参加目标的制定,在工作中实行“自我控制”并努力完成工作目标的一种管理制度或方法。
目标管理的特征:
1.是参与管理的一种形式。
2.强调“自我控制”。
3.建立客观的考核标准。
目标管理的基本过程:
1.目标制定2.目标贯彻3.目标考核
二、沟通方法
沟通特点:
1.沟通的范围逐渐扩大。
2.横向联系加强,横向沟通增加。
3.信息反馈在沟通作用下越来越多。
4.沟通手段趋于现代化。
沟通的渠道和方式:
正式沟通可以分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。
(二)协调的功能
1.统一功能2.导向功能3.放大功能4.控制功能
四、激励方法
激励是办公室管理的核心问题
(一)激励方法的含义
激励的本质是激发、鼓励,努力调动人的积极性的过程。
人的动机是促使人产生行为的基本因素。
(二)强化激励的要求
1.坚持物质利益原则
2.不断调整和发展决策目标
3.随机制定,创造激励条件。
(三)激励的具体方法
1.目标激励法
2.参与激励法
3.期望激励法(弗鲁姆)
4.榜样激励法
第三章办公室管理系统
第一节办公室管理系统构成
一、办公室管理系统概念
用系统理论描述帮手管理工作,是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑,从而以“系统”为研究对象,从“系统”的整体出发,用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术。
最优地达到“系统”的目的。
办公室系统管理必然具备系统的一般特性,它们是:
一、整体性二、层次性三、相关性
四、目的性五、适应性
二、办公室管理系统基本要素
必须具备办公人员、办公信息、办公手段、办公机构、办公制度和办公环境等必要条件。
(一)办公人员(按工作内容和所起到的作用)
1.决策者或高层管理人员
2.中层管理人员
3.专业技术人员
4.辅助人员
按照职务划分可以分为一下8类
1.决策服务人员2.事务工作人员
3.文书工作人员4.技术工作人员
5.经济工作人员6.组织工作人员
7.政治工作人员8.领导人员
(二)办公信息
现代化的办公室就是生产与处理信息的场所,信息化是现代办公室的主要特点。
办公室管理活动就是对各类信息进行采集、加工、传输和输出的过程。
办公室处理业务大致可分为三个方面
1.信息传输2.信息加工3.信息管理
(三)办公手段
1.传统的办公室设备
2.现代化办公设备
3.办公家具
(四)办公机构
办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位。
(五)办公制度
“办公室工作规程”的主要任务:
1.工作项目名称的规范化
2.明确规定工作内容和范围
3.不同岗位人员专业化要求
4.工作基本程序
5.标准化要求
6.规章条列的政策依据
7.明确协作关系
8.接受监督。
第二节办公室管理系统组织结构
一、办公室管理系统组织结构类型
办公室管理系统组织结构即前面讲过的办公机构。
组织是一种结构,不同的组织具有不同的结构,组织的功能是由其结构决定的。
组织结构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。
办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的。
主要有以下几种类型:
1.集权组织机构2.线性组织机构
3.横向组织机构(专家)4.线性—横向综合型组织机构
5.委员会组织机构6.矩阵式组织机构
二、办公室管理系统组织结构设计原则
本着“简单实用”原则的前提下,还必须遵循一列原则:
1.明确性
2.动态性“因事设置”
3.适当性:
职责范围要适当
(二)办公室管理系统组织结构设计关键因素
1.工作专业化2.部门化(工作分类的基础)
3.命令链(谁向谁回报)4.控制跨度
5.集权与分权6.正规化(实行标准化程度)
三、办公室管理系统组织结构设计方案
1.简单结构(小型私企)
2.官僚结构(程序化来进行)
3.矩阵结构(部门化和产品部门化形式的融合)
4.团队结构
5.虚拟结构
影响这些方案选择的因素到底有哪些?
1.组织战略
2.技术
第四章办公室管理划分与职位分析
第一节办公室职位划分依据和功能
一、办公室职位划分含义
职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。
包括三方面内容:
1.职务和责任2.必须有一定工作任务3.有相应的职权
职位与职称的区别:
1.职位是人与事的有机结合
2.一般地说,职位的数量是有限的。
而职称可以随人走。
3.职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。
4.职位一般不随人走,而职称可以随人走。
二、办公室职位划分的依据
“因事设职”是办公室职位划分的总标准。
三、办公室职位划分的功能
1.“因事求才”的用人标准2.支付工资的重要基础
3.实行岗位责任制的前提4.实现科学化和现代化的重要手段
5.是高等院校和中等专业学校制定专业设置计划和招生计划的依据。
第二节办公室职位划分原则
1.系统原则
2.最低职位数量原则
3.整分合原则
是指一个“组织”在整体规划下的明确分工以及在分工基础上的有效结合。
分解是这一原则的基础。
整合是整分合原则的目的。
4.能级原则
遵循能级原则必须做到以下几条:
1)按层次,分层级
2)不同层次能量亦不同
3)人的才能不是先天定量的,而是后天培养的。
第三节办公室职位类型及职责
二、办公室职务责任
(一)办公室主任的职责
办公室主任围绕“服务”担负着承办、参谋、管理、协调四项责任。
办公室管理职责,主要体现五个方面:
1.文书管理2.信息处理3.机关财务管理4.人事管理5.事务管理。
(二)党政机关办公室秘书职责
秘书主要有:
1.行政秘书:
起草文稿、接待来访、办理领导交代的事宜、安排其他事宜等
2.机要秘书:
指专门从事文书管理、档案管理、对领导活动进行辅助的秘书。
文书处理包括发文、收文、阅办和管理电文。
3.生活秘书:
比较特殊,只有高级领导人才有可能配备。
4.专业秘书:
如翻译秘书、法律秘书、新闻秘书等
(三)企业机关办公室秘书职责
第四节办公室职位分析
一、办公室职位分析的目的和作用
职位分析是获取职位各要素的信息,从中概括出职位特征。
目的:
找出完成工作的最佳方法,以称职人员,最公平地完成令人满意的最大工作量,进而提高办公室的工作效率及效能。
职位分析的作用可集中表现在如下三个方面:
1.为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。
2.使办公室职位更加简化和标准化。
3.职位分析是职务评价的重要前提。
二、办公室职位分析的内容和特点
(一)办公室工作一般特点
1.办公室作为一种管理系统或机构,与生产系统不同,就现在的实情看,脑力劳动者占大多数。
2.办公室工作基本任务是信息处理。
3.办公人员的业务素质和工作能力的差异性
4.办公室工作的多样性
5.办公室业务工作容易受到系统内外环境的影响
6.办公室职务的模糊性
三、办公室职位分析的步骤与方法
职位分析工作可分为四个阶段
1.准备阶段2.实际职务分析阶段
3.编写职务说明和职务规范4.职务评价
职位分析的方法:
1.问卷法
2.面谈法
3.职务观察法
4.职务测试分析法
第五章办公室管理工作程序、控制及简化
(基本内容)
第一节办公室管理工作程序
一、办公室管理工作程序概念与设计
概念是指办公室内按照一定模式制定的,完成各项管理工作所需的步骤的总和。
办公室管理工作程序设计是实现办公室管理自动化的依据和基础。
(一)办公室管理工作程序设计内容
设计两种方法:
1.分析式2.创议式
设计的步骤主要包括:
分析调查材料、各项工作的程序、事务处理周期以及工作人员的职能、职责等
(二)办公室管理工作程序设计组织
三种类型的组织形式:
1.委员会制
2.专门机构和委员会
3.专门机构结合制。
(三)办公室管理工作程序设计原则
1.简单易行,便于管理。
2.有明确的分工
3.各个环节工作量化均衡
4.避免工作重复
5.避免不必要的书写、走动或精力耗费
6.尽可能避免例外现象
7.避免不必要的审查批复
8.合理划分由低到高的工作职能
9.尽量考虑到工作过程的连续性
10.文件性的工作应限制到最小量
11.工作程序应具有一定的灵活性
12.最有效地利用办公室机器设备并采用最好的操作程序
13有效利用“例外原则”即采取必要而灵活的措施来应付新情况。
二、办公室管理工作程序示例
常见的工作程序主要有:
1.开拓型程序
含义:
是指决定某些具有风险性和不确定性的工作事项时所必经的决策过程。
四个基本步骤:
1)确定问题所在
2)发现、探索和拟定各种可能的方案
3)从各种可能方案中选出最佳方案
4)执行和检查
2.逻辑型程序(霍尔)
含义:
指运用系统方法,按照逻辑关系形成的一整套工作方法和步骤。
3.技术型程序
含义:
是办公事务中的技术活动的程序。
特点:
多次重复,易于完成,不需要高度业务水平,多数可实行机械化。
三、办公室管理工作程序手册与图表
(一)办公室管理工作程序手册
手册上可能出现的主要内容有:
1.办公室内每一岗位的职责2.处理工作的制度及方法
3.允许使用的文件及其使用方法4.手册签发人姓名、日期及有效期等。
(二)办公室管理工作程序图标
1.网络分析(主线路)图(工作、事项、线路)
2.程序流程图(纵轴、横轴)
3.时间图(左右、上下、谋求缩时)
4.内容分析图(预先联、过程联)
第二节办公室管理工作控制
一、办公室管理工作控制概念
控制是指按照给定的条件和预定的目标,对其中一个过程或一个序列事件施加某种影响的行动。
办公室管理工作控制是指通过办公室高层领导的指挥,使办公室管理工作沿着办公室预定的目标前进。
按系统的结构来分,控制可分为开环控制和闭环控制。
开环控制是由管理者把预先规定好的控制规律单方面地通过执行者对系统施加控制。
闭环控制又叫反馈控制。
它把系统输出量的一部分或全部,通过一定的方法,反送回系统的输入端。
办公室管理工作控制是办公室管理的基本内容。
它是一个连续发展的过程,办公室领导通过这一过程,了解办公室工作的现状,将实际活动与计划制定的活动相比较,寻找计划与执行之间的差异,以修正工作偏差,控制办公室管理的工作方向,
二、办公室管理工作控制内容
1.数量控制“瓶颈现象”
控制措施:
1)尽可能合理地设计办公室工作程序,使工作流畅运行。
2)对能够进行定量控制的工作,要做到有效地定量控制,以防积压。
3)对于大量重复性的工作,要尽量使用现代化的机器设备,实现办公自动化.
4)要避免办公人员的工作过于专门单一化,培养“多面手”和通才,使得在出现特色问题时不致空岗。
5)要错开可能集中在一起做的工作。
2.质量控制(工作质量、品质质量)
工作质量是为了保证和提高产品或服务质量所做的工作的质量,是为实现生产目的或办公目的而进行的各方面工作的水平和能力。
实质上都是为了提供优质的产品或服务。
检查工作一般可以视工作的相对重要程度,采取逐一检查或者抽样检查两种方法。
3.时间控制
是指事先估计在一定时间内的工作完成量,然后将实际完成的工作量与事先估计的工作量相比较,从而达到控制的目的。
第三节办公室管理工作简化
一、办公室管理工作简化内容和目标
总目标:
提高办公室管理工作的效率。
三、办公室管理工作简化程序与意义
意义:
1.提高效率
2.节省人力、物力、财力。
3.协助决策
4.洗脑
第六章现代办公室量化管理
第一节办公室工作量化管理
三、办公室量化管理基本原则
1.工作定额的制度原则
2.工作定额的考核与分析原则
第二节办公室工作量化管理的理论基础
扎德提出模糊推理组合规则,形成模糊矩阵运算。
第三节办公室工作量化管理的主要方法
一、工作定额制定的方法
1.经验估算法(随机)
2.概率估算法(比较科学的估算法)
3.统计分析法(比较简单易行的方法)
4.类似比较法(相同、相似)
5.工作抽样法(1简称抽样法2等距抽样法3类型抽样法)
6.模特计时法(黒德)
7.工作定额打分法
是针对办公室管理业务中不确定性因素较多的工作,采用的一种量化管理方法。
两种打分法:
1.按工作标准打分法2.按工作构成要素打分法
8.时间管理法
办公室业务工作消耗时间大体可分为五类:
1.作业时间
2.例行时间
3.授权时间
4.办公产品生产时间
5.非定额时间如闲谈时间、返工时间和停工时间等。
二、工作定额的考核范围与方法
1.考核范围
2.考核时间
3.考核组织
4.考核内容
5.评价(或考核)职工绩效的方法
评语记述法的两种形式:
1.积分评语2.期望评语
工作定额修改的期限,应每年修改一次,二三年即可定型。
第七章办公环境与物质设备
第一节办公环境管理的意义与范围
一、办公环境管理的意义
可使办公室工作取得更高效率和更好服务质量的效果,能提高工效,保证工作人员和公众的舒适和便利。
二、办公环境管理的范围与目标
(一)管理范围
广义:
包括人文环境、空间环境、心理—生理环境、物理环境、空气环境、以及办公室建筑等物质设备环境等。
狭义:
主要指直接影响功效的办公或作业环境,如心理—生理环境和办公物质设备等。
第二节办公建筑结构设计管理
新建办公场所:
通用参考模式图表如甘特计划表
甘特计划表包括三个部分:
1.新办公室的设计项目,包括设计需要的分析、设计计划的提出和批准,公布结构实体改造的工作;
2.计划实施的时间分配;
3.多项计划实施的进度;
两种设计思想的比较:
1.分隔式办公室
2.开放式办公室
优点:
1.能降低建筑和能源的成本
2.办公空间重新布局的灵活性
3.办公流水线,无空间障碍,便于办公业务的交流与相互接触。
4.开放式办公室新用的间隔物,在会记科目上属动产性质,所以,可利用折旧以减少税务。
缺点:
1.不便于单独性的办公活动
2.干扰因素增多
3.整个开放式设计系统尚不健全
4.尚有些脱离实际需要的地方。
第三节办公室内部环境的设计与管理
一、办公室内部空间颜色因素及其对人心理—生理的影响
红色、橙红色:
产生一种刺激性效果,引起不安与紧张的情绪;
灰色:
使人产生消极困倦的心理反应;
如果将办公室门窗、地板、墙壁都用相同颜色,也会使人产生同样困倦的缺乏活力的心态影响。
黑白相间的图案就做对比色图案:
会使人产生心理上的烦躁感和困扰感,容易产生室内的紧张气氛。
办公室的墙壁与天花板最能产生室内颜色效果的部分
选用平淡的颜色为主,能二、起到镇定作用。
(一)墙壁与天花板的颜色
从40%—60%,即中等反射值选色以平淡颜色为宜。
三、办公室内光线因素及其对人心理—生理的影响
视觉环境:
指为办公司各项工作提供合适的光线的系统。
办公室光源:
自然光与人造光。
办公室照明最佳效果的发挥,只靠加大光源是不行的,主要是靠人的高超设计。
噪音:
也称“噪声”,是不同频率和不同强度的声音,它们无规律地组合在一起。
噪音的来源:
1.来自办公室机器设备2.办公室工作人员。
空气环境:
即温度、湿度、流通、净化所形成办公室的整个空气环境。
工作温度是70F一下,相当于21度。
湿度是在40%—60%的范围。
空气流通是空调设备的重要任务。
净化空气一般用空气过滤器。
美化环境的新方法:
绿色植物。
第四节办公家具和设备的管理
一、办公家具的选择和配备
应考虑如下原则:
1.掌握信息;2.标准化原则3.经济实用性原则
(三)办公设备的选择
需要明确以下两个问题:
1.是否需要;2.哪种设备最好。
选择办公设备的准则:
1.由此设备后,提高人工的效率。
2.要搞清设备的利用率
3.能使办公产生的数量、速度、质量都能显著提高。
4.要选择日程中紧急业务需要的设备
5.要考虑设备的适用性原则
6.需注意机器的标准规格、型号和更新、维修等特点。
(四)办公设备的管理
大中型办公室的集中管理的一般做法:
1.要建立办公设备资产集中管理中管理系统
2.制定办公设备的使用规程
3.研究确定维修和更换机器设备的最佳办法,是报废期还是提前更换。
4.对所有设备的定期检查
5.保存一份最新的办公设备和技术进展的情报资料。
第八章办公室文书管理与服务
文书:
以文字的方式,在一定的书写材料上表达思想意图、交流社会信息、处理问题的一种书面记录。
第一节办公室文书管理与服务的任务和地位
文书的创制和处理,在办公室日常工作中占有相当大的比重,是办公室工作管理不可缺少的组成部分。
包括以下几个方面:
1.文书的创制2.文书的处理3.文书的管理
二、办公室文书管理与服务的地位
在公务活动中占有重要地位:
1.是实现管理职能的必要前提。
2.是国家档案事业的基础。
第二节文书处理程序与方法
一、收文处理程序与方法
文书处理包括:
收文处理、发文处理以及办毕文处理
收文处理是指对来自机关外部的文书所实施的处置与管理活动。
处理的一般程序:
1.签收:
签字或盖章两种方式。
2.外收文登记
3.启封4.内收文登记
5.分办6.摘编7.拟办8.批办9.承办
10.注办:
倾向结果11.组织传阅
12.催办:
内催办和外催办两种形式13.查办;核查
二、发文处理程序与方法(流程)
1.拟稿2.会商:
因注意:
协商对象是否齐全;协商问题是否一致;协商时应采用多种方式
3.核稿4.签发5.编号登记6.缮印
7.校对8.盖印9.分装10.发出
三、办毕文的管理
(一)办毕文书的处置
主要活动是:
清退、销毁、暂存、立卷归档。
1.文书清退的范围和手续
清退是经过清理将有关办毕的收文按期推归原发文机关或由其指定的有关单位。
应清退的文书一般包括:
『1.绝密文件;2.有重大错误的文件;3.被明令撤销的文件;4.送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅文件和未经审阅的领导同志讲话等。
』
不得私自摘录其内容,更不得复制留存。
当接受人员核对完毕后,双方应履行交换手续,在清退文件凭证上签字,凭证应一式两份。
若有未退完的,应做好记录,以后再退。
2.文书销毁范围与手续
应销毁的文书主要包括:
1.所有不具备留存价值的文书2.不需要立卷归档的文书材料;3.无留存必要的重份文书;4.在
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