JLH电子商务部门管理规章制度.docx
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JLH电子商务部门管理规章制度
电子商务部门管理制度
(初稿)
目录
一、电子商务部组织架构全图
二、电子商务部岗位职责说明
三、电子商务部运营流程图
四、电子商务部管理制度
一、电子商务部组织架构全图
二、电子商务部岗位职责说明
1、市场部经理:
1.1全面计划、安排、管理市场部工作;
1.2协助制定年度营销策略和营销计划;
1.3协调部门内部与其他部门之间的合作关系;
1.4制定市场部的工作规范、行为准则及制度;
1.5指导、检查、控制本部门各项工作的实施;
1.6参与公司整体形象的策划工作,负责公司整体形象的维护;
1.7拟订并监督执行市场规划与预算;
1.8拟订并监督执行公关及促销活动计划,计划安排年、季、月及专项市场推广策划;
1.9制定广告策略,包括年、季、月及特定活动的广告计划;
1.10对市场进行科学的预测和分析,并为产品的开发、生产及投放市场做出准备;
1.11拟订并监督执行市场调研计划;
1.12拟订并监督执行新产品上市计划和预算;
1.13制定各项费用的申报及审核程序。
2、新媒体运营:
2.1负责移动互联网自媒体平台(微信、微博、手机终端为主)的日常运营及推广工作;
2.2负责能够独立运营微信公众号,为粉丝策划与提供优质、有高度传播性的内容;
2.3负责策划并执行微信营销线日常活动及跟踪维护,根据项目发送各种微信内容;
2.4负责增加粉丝数,提高关注度和粉丝的活跃度,并及时与粉丝互动;
2.5挖掘和分析网友使用习惯、情感及体验感受,及时掌握新闻热点,有效完成专题策划活动;
2.6紧跟微信发展趋势,广泛关注标杆性公众号,积极探索微信运营模式;
2.7充分了解用户需求,收集用户反馈,分析用户行为及需求。
3、线下销售:
3.1负责产品的市场渠道开拓与销售工作,执行并完成公司产品年度销售计划;
3.2根据公司市场营销战略,提升销售价值,控制成本,扩大产品在所负责区域的销售,积极完成销售量指标,扩大产品市场占有率;
3.3与客户保持良好沟通,实时把握客户需求。
为客户提供主动、热情、满意、周到的服务;
3.4根据公司产品、价格及市场策略,独立处置询盘、报价、合同条款的协商及合同签订等事宜。
在执行合同过程中,协调并监督公司各职能部门操作;
3.5动态把握市场价格,定期向公司提供市场分析及预测报告;
3.6收集一线营销信息和用户意见,对公司营销策略、售后服务、等提出参考意见;
3.7认真贯彻执行公司销售管理规定和实施细则,努力提高自身业务水平;
3.8积极完成规定或承诺的销售量指标,并配合销售经理的工作;
3.9办理各项业务工作,要做到:
积极联系、事前请示、事后汇报,忠于职守、廉洁奉公;
3.10负责与客户签订销售合同,督促合同正常如期履行,并催讨所欠应收销售款项;
3.11对客户在销售和使用过程中出现的问题、须办理的手续,帮助或联系有关部门或单位妥善解决;
3.12填写有关销售表格,提交销售分析和总结报告;
3.13做到以公司利益为重,不索取回扣,馈赠钱物上交公司;
3.14对各项业务负责到底,对应收的款项和商品,按照合同的规定追踪和催收,出现问题及时汇报、请示并处理;
3.15积极发展新客户,与客户保持良好的关系和持久的联系,不断开拓业务渠道;
3.16完成销售经理临时交办的其他任务。
4、公关:
4.1根据公司公共关系体系的运作和业务品牌发展状况,提出公共关系策略、制度的调整建议,并协助监督执行情况;
4.2参与制定公司政府公共关系的开发、维护策略和规划,并参与监督执行;
4.3负责研究政府相关政策的现状和趋势走向,为公司业务运营和重大决策提供建议,了解文件要求,准备、制作符合政府要求的申报文件,协助公;
4.4协助拓展和维护与各级政府的关系,为公司持续发展提供政府公共关系支持与保障;
4.5参与重大的政府公关活动,为上级主管提供支持;
4.6参与制定公司媒体公共关系开发、维护策略和规划,并参与监督执行;
4.7行业协会关系开发与维护建立和维护与各相关行业协会的关系,为公司持续发展提供公共关系支持与保障;
4.8社会公众宣传负责起草宣传方案,对社会公众宣扬公司的社会责任感,提升公司品牌的社会认知度;
4.9参与建立完善的公司危机管理体系以及管理制度和流程,在紧急情况下启动危机程序,并协助协调各方面关系处理危机事件;
4.10根据公司及下属公司业务需要,负责向市场部门人员提供市场开拓、促销、展会等方面的公关支持;
4.11协助组织公司重大活动,接待重要来宾;
4.12负责配合公司相关部门开展活动,组织专人拍照、摄影,并确保宣传资料完整;
4.13负责活动的宣传工作,组织相关新闻采写工作,并确保公司网站新闻及时更新;
4.14负责本部门主管方面宣传工作的方案策划、组织实施,围绕公司中心工作,以多种形式积极宣传企业文化,对外树公司形象、对内凝聚员工精神;,
4.15负责深入了解各公司的企业文化建设情况,组织挖掘有新闻价值的采访线索,为各公司的宣传做好深度报道采写工作。
5、视觉中心经理:
5.1对店铺整体风格的视觉规范,对产品图片拍摄提出要求;
5.2对店铺布局要有创意并指导下属设计完成;
5.3活动图片及商品图片的创意及对文案提出要求;
5.4定期对各种图片反馈的数据进行分析并提出优化方案;
5.5.辅助营销部门完成所需的图片设计。
6、平面设计:
6.1执行项目提案内容设计工作;
6.2理解项目设计要点贯彻执行设计创作工作内容;
6.3明确项目设计内容,使用适当创意手法表现设计工作;
6.4积极与客户沟通,理解客户需求进行设计创作工作;
6.5总结自己各个项目的设计成功与失利工作并与小组其他成员分享心得;
6.6设计资料的收集;
6.7自身专业积累。
7、网页设计:
7.1负责公司旗下网站平台的策划、设计、切图、排版、改版;
7.2负责对网页的风格、色彩、布局设计工作,图片美化处理;
7.3负责公司自媒体平台产品界面图片进行创意设计、美化、排版;
7.4负责对公司线上活动广告宣传进行创意策划、排版、美工设计。
8、摄影:
8.1熟悉使用佳能、尼康数码单反相机;
8.2根据不同类型的产品拍摄出网络展示图片;
8.3能够独立处理摄影作品的后期美工工作,并能熟练使用相关软件;
8.4根据公司产品定位,对整个拍摄背景、构图、用光进行拍摄企划。
9、空间设计:
9.1配合产品设计师对项目进行分析定位,负责制定专业的整体软装饰设计方案,将方案与室内空间做精准的结合;
9.2整体把控设计方案的主题,风格,色彩,产品选择,及细节尺寸面料等选择;
9.3协助采购挑选各项产品(灯具,地毯,窗帘,饰品,挂画,雕塑等);
9.4负责编制并执行设计成本目标,保证成本控制在目标范围内;
9.5负责项目的现场陈列摆场的工作的协调、问题解决及进度控制,把握效果、质量和进度。
10、运营部经理:
10.1负责管理运营公司销售平台,使网店变得更有效率、并持续不断地跟进平台运营规则和完成销售业绩,为公司制订战略规划和长远目标;
10.2制定、分解各部门(负责人)季度、月销售计划,指导各部门完成销售任务;
10.3控制运营成本,提高公司综合经济效益;
10.4进行市调,并且制定相应的竞合策略和促销策略;
10.5执行店铺完成既定业绩目标;
10.6控制店铺ROI(即运营成本与销售业绩比例或投资回报率);
10.7团队组建与管理;
10.8及时向总经理制定月度销售计划。
与月度总结,及时提供各项应急方案;
11、售前客服:
11.1受理客户的售前咨询,为客户推荐商品、尺寸、搭配等;
11.2介绍商品的材质、卖点,利用当前的促销活动吸引客户购买;
11.3解答客户在网店购物有关淘宝的疑惑:
购物车、支付宝、运费、信用卡等;
11.4对客户提出的商品问题、页面问题、仿冒店铺问题进行反馈;
11.5解释安抚催发货、指定快递、快递异常、退换货等不满客户;
11.6受理、分流、交接部分售后问题;
11.7及时完成淘宝商城新品上架、产品编辑、产品更新;
11.8负责电子商城产品图片处理;
11.9及时完成电子商城软文撰写、新闻发布;
11.10完成领导交给的其他任务;
12、售后客服:
12.1审核带留言的订单,核实或修改客户地址、电话、商品及尺码等;
12.2 缺货订单,通知顾客的工作;
12.3异常快递订单的反馈、跟踪工作;
12.4受理客户的退换货需求,符合店铺服务要求的在信息系统中进行操作;
12.5受理客户的退款需求,符合店铺服务要求的在淘宝后台操作并汇总成表格放入共享;
12.6受理客户的投诉,回复客户的留言;
12.7对评论区不满的客户进行反查,联系客户核实真实情况,并在评论区进行回复;
12.8对店铺会员进行维护和管理,包括:
旺旺群等;
13、店铺运营:
13.1熟悉淘宝操作流程和交易规则及关注相关公告发布并作出及时反应对策;负责淘宝网店的整体规划、营销、推广、客户关系管理等系统经营性工作;
13.2负责店面日常改版策划、上架、推广、销售、售后服务等日常运作与管理工作;
13.3协调店铺与公司内部的各项资源配置,有效提高各工作绩效与能力,定期组织客服人员技能培训及KPI考核;
13.4制定月度店铺推广预算;
13.5负责策划店铺促销活动方案,执行与配合淘宝官方相关营销活动,带领管理团队完成预期销售目标;
13.6负责收集市场和行业信息,产品分析,为公司定制网销产品提供依据;
13.7淘宝营销工具研究,优化店铺及商品排名,提出应用方案,提高入店流量,增大点击率和浏览量、转化率;
13.8优化产品关键词、库存和产品线,并根据实际情况微调店铺的经营方向;
13.9按日/周/月/季监控分析数据(营销数据、交易数据、客户关系、库存数据)、,定期针对推广效果进行跟踪、评估,并提交推广效果的统计分析报表,及时提出营销改进措施,并给出切实可行的改进方案;
14、仓库管理:
14.1严格执行入库手续,商品进仓时,仓管员要核实数量,规格,种类是否与货单一致,是否按照采购订单的数量和要求并做好入库日期统计
14.2入库的商品应按区域,种类,入库日期摆放整齐,并做好标示
14.3商品出库时库管员按照审核无误的发货单和先进先出的原则发货
14.4为使仓库库存准确,库管员必须做好日常盘点和月末盘点工作
14.5随时了解仓库储备情况,有无储备,不足或超存积压、呆滞等现象发生,并及时上报
14.6做好防盗,防火做工并保持库房清洁,整齐,定期检查存货,防止存货变质
14.7严禁在仓库内吸烟、用火和乱接使用电器
14.8上下班前做好门、窗、水、电的开关工作
15、产品设计经理:
15.1具备高超的方案设计能力,能独立完成设计方案,熟练使用相关设计软件,有独特审美,视角和行业前景趋势判断;
15.2负责公司定制设计与团队管理,带领团队完成定制产品设计,并给予指导,提供专家级设计咨询;
15.3能够把握市场需求,结合企业的营销策略,确定设计风格和后期的整体输出;
15.4能独立完成项目从前期策划到后期完成的整个过程;
15.5负责设计师团队的日常管理工作;
15.6对下属员工进行技术培训与考核,规范员工行为提高工作效率与质量,组建高效统一的设计团队。
16、外观设计:
16.1进行产品设计,包括外观,造型,色彩搭配,符合人体工程学。
16.2对产品的内部传动和机械构造有一定经验和具有建模和图纸绘画能力。
16.3负责开发出的产品进行外协生产。
16.4对产品的包装进行设计。
16.5在项目售前,根据客户需求,从系统功能设计、外观造型、人机功效评估、产品材质、表面颜色及质感等几个方面进行系统概念设计工作;制作并输出渲染效果图,帮助售前支持工程师争取项目签单;
16.6在项目开始设计阶段,完善系统概念设计,并将设计结果交付结构设计工程师进行详细结构设计。
17、结构工程师:
17.1根据室内空间的使用性质,所处环境和要求,结合制造工艺及美学原理,设计各类家具产品;
17.2进行现场测量,并为客户提供家具量身定制服务及饰品搭配服务;
17.3编制家具原材料的标准;
17.4解决家具产品的技术问题;
17.5组织于实施产品标准化;
17.6家具生产技术改良及新工艺技术推广应用
18、供应链经理:
18.1负责公司各需求部门所需物资的定制、采购、仓储、物流运输及配送,保质、保量和按时供应生产经营所需。
18.2建立和优化定制、采购、仓储、物流运输及配送流程,规范定制、采购、仓储、物流运输及配送等操作,对相关合同及细则进行管理。
18.3负责定制、采购、仓储、物流运输及配送等环节成本的控制,采取积极有效地措施,降低各项成本。
18.4采购管理体系。
18.5定期对供货商的服务、质量等进行评审, 并实施分级管理制度,建立合作共赢的合作模式。
18.6配合相关部门,做好产品退换货及补货管理,协调索赔事项,维护公司合法权益。
18.7负责对公司生产经营所需物资供应状况进行分析、对比、评估,掌握公司经营所需主要物料的市场价格,了解国内外市场走势,分析并控制成本。
19、质检:
19.1负责对来料进行检验,保障原材料质量合格,并根据公司标准对供方提出质量要求,完成供应商评价;
19.2负责生产过程的品质跟踪和检查,随时巡查生产车间,监督和指导生产工人规范操作;
19.3负责对公司各工序生产过程进行检验,避免不合格产品进入下道工序;
19.4对巡检过程中发现的问题,及时反馈给部门领导,并与工段长沟通解决方案,监督生产工人严格执行;
19.5记录检验报告,根据检验报告,分析造成产品质量问题的原因,提出解决方案上报部门领导;
19.6负责对公司所有半成品、成品入库前的检验工作,并做好标识和记录;
19.7协助和参与公司品质改进方案的制定工作,并配合落实改进方案;
19.8完成发货前产品的检测,并配合出具检测报告或合格证等;
19.9完成领导交办的其他事项。
20、跟单:
20.1负责接受客户订单信息的记录跟踪和回复。
确定所下订单数量、颜色、型号系列、规格、尺寸、货款等;
20.2负责对每日销售清单的汇总和录入;
20.3负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部门,以便及时解决售后问题;
20.4做好接单工作和销售技能的提升,熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、卖点等专业知识;
20.5负责协调好各业务经理,做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作;
20.6跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式;
20.7收到客户传真后,应先与所属业务人员沟通相关事宜,然后必须再给客户打个电话,确认传真上面的订货内容,确定订货内容准确无误后,再打单核定打款总金额;
20.8打单完毕后,回复客户打款总金额,通知客户打订货订金;
20.9去财务确定客户货款订金到账后,下达生产订单到生产计划处;
20.10跟踪订单生产整个过程,对订单处于哪个环节做到心中有数,并参照合同日期规划出货日期。
20.11订单生产完毕后,需提前通知客户打余款,财务确认全款到账后,安排出货;
20.12与业务人员沟通协调货运相关事宜;
20.13接洽财务、出纳、仓库备货、验货、装车、出厂事宜;
20.14负责客户投诉的信息接口传递工作;
20.15跟单文员必须和客户、客服、财务、业务人员等部门做好沟通协调工作;
20.16对每天的销售情况进行汇总,做好日报表,交于省区经理;
20.17负责销售台帐的建立以及应收帐款的回收跟进;
20.18严格执行公司的各项规章制度,积极完成销售部下达的各项工作要求和目标;
20.19根据客户要求,按公司的有关流程,进行及时准确的发货。
20.20完成领导交给的其他任务
三、电子商务部运营流程图
一.商品上架销售流程
二.商品发货流程
注:
1.仓库发货后须在出库单上“发货专用章”
三.商品退货流程
四、电子商务部管理制度
第一章:
员工守则
一、标准
一切以公司利益为重,团结协作、努力工作、积极进取、钻研业务、不断提高服务意识,以赢得客户的满意并保守公司的商业秘密,为公司取得良好的经济效益和社会效益做出应有的贡献。
二、仪容仪表
员工的仪容仪表关系到公司的形象和声誉,同时也是公司管理水平的具体体现。
1、员工必须以饱满的工作热情进入工作岗位,工作时间内应保持良好的精神面貌,语言文明,举止端庄;
2、上岗时员工须保持良好的个人卫生,不得留过长的指甲,身体及口腔不得有异味(上班前不得饮酒及使用刺激性气味食品);
3、员工工作时间必须讲普通话;服装要时刻保持清洁平整,男员工不得穿拖鞋、布鞋、露脚趾凉鞋在办公时间内进入办公区;
4、员工发型要大方端庄并梳理整齐,头发要保持清洁,不得留怪异发型;
三、行为规范
为保证工作秩序,员工应遵守下列行为规范;
1、员工按照公司规定的时间上下班,不迟到、不早退;
2、接听工作电话,语气要温柔,言语要有礼貌并简洁明了,严格执行岗位规范,对于本部门其他员工或其他部门的电话有义务转达和告知;
3、员工在岗期间,不准看非工作性的报纸和杂志;不得使用公司电脑做其他与工作无关的活动(例如:
浏览工作无关的网页、网络游戏等);
4、员工在岗期间,不准处理与工作无关的事情,不准串岗、脱岗;严禁长时间打私人电话,严禁因私打长途电话。
除规定人员外,其他人不得轻易在公司上网,如特殊需要,需主管同意方可;
5、员工须按规定及时上交在公司内拾到的任何物品;爱护办公设备,节约办公耗材、下班之前应及时关闭电源(包括电脑、电灯等),关好门窗,以免造成不必要的损失;
6、员工应绝对遵循公司的保密制度,未经主管批准,不得将公司的技术、资料、计划、决定等商业机密向其他非相关人员甚至公司以外的员工透漏、复制或者发送,一经发现,严肃处理,对于情节和后果严重者,公司将保留进一步追究其法律责任的权利;
7、如员工无特殊原因,应迅速赶赴公司完成工作任务;如联系不上,并对公司造成损失或延误工作者,视情节轻重分别处于警告、罚款等处罚;
8、员工如遇特殊情况不能到岗上班,须提前一天按公司规定的请假程序办理请假手续;
9、员工必须遵守公司和部门制定的各项管理制度和岗位职责;
第二章:
行政上班制度
一、总述
1、部门负责人负责公司考勤工作,包括制度解释及完善,组织检查和分析考勤的执行情况及管理工作;
2、考勤内容包括出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、婚假、丧假、法定假日等;
二、日常出勤规定考勤制度
1、周一至周日全员在岗。
每天2人值班,1人为主班,1人为配班;其余人员按行政班工作时间上下班;行政班工作时间为:
上午8:
00-12:
00,下午13:
00-18:
30;主班上班时间为:
上午8:
00-12:
00;下午13:
00-22:
00;主班第二天休息;配班上班时间为:
上午8:
00-12:
00;下午13:
00-22:
00;
2、每日工作时间为:
上午8:
00——12:
00;下午13:
00——6:
30;
3、员工应自觉遵守上下班时间,到上班时间本人还未到岗,即为迟到;凡未到下班时间,提前离岗,即为早退,早退当天按旷工处理。
实际到岗和离岗时间均以考勤记录时间为准,考勤奖惩以财务制度为准;
4、因公外出不能按时签到者在征得直接主管领导批准的情况下,由直接主管领导签字,交办公室备案,否则视为旷工;如果直接主管领导出具虚假证明则将承担连带责任,公司将视情节轻重给与处罚;
5、员工请假须提前一天申请,主管批准后报人事部备案。
事假、病假属无薪假,即员工请假期间,不计工资;
6、迟到和早退处罚按财务管理制度执行;
三、旷工的处罚规定
1、没有按规定程序办理请假手续或未经批准离岗1小时以上者及各种假期逾期而无续假者依旷工论处;
2、迟到或早退1小时以上且无正当理由办理补假手续者视为旷工;
3、不服从公司的岗位调配而拒绝不上班者按旷工处理;
4、员工无故旷工一次扣人民币100元,两次扣人民币300元,连续矿工两日,或一年旷工累计三日者,公司将予以开除;
5、凡请假须填写“请假申请单”并报办公室,特殊原因电话通知办公室,否则视为旷工;
6、如需外出提前向办公室说明外出原因,否则视为早退;
四、请假规定
除非特殊情况,员工请假必须提前办理请假手续,到办公室领取《请假申请单》,并需主管给予审批后方为生效;否则按旷工处理。
1、员工因病或非因公受伤请假一天以内者,应补办请假手续;
2、员工因病或非因工伤请假超过一天者,须持医院开具的病假证明办理请假手续,连续病假3天以内由直接主管上级批准,3天以上由主管领导批准;
3、员工到医院看病视为病假,以实际离岗时间填报病假申请单,办理请假手续;
4、员工医疗期自病假之日起计算;
五、事假规定
1、员工确因私事须亲自处理,可请事假。
事假必须提前一天向所在部门提出书面申请,办理相应请假手续;
2、请假期满,如需延长,应提前办理请假手续,经主管批准方可延假。
如遇急事无法在事前办理手续时,可采用通讯办法报告相应主管上级,事后补办手续;
3、员工因特殊原因迟到,经补办请假手续可作为事假处理;
4、员工连续请事假两天以内有直接主管上级批准,两天以上由主管领导批准;
5、病假、事假为无薪假;
六、加班规定
1、本公司如因工作需要,可于办公时间以外指定员工加班,如员工无特殊原因拒绝加班而对公司造成损失或延误工作者,视情节轻重分别处于批评、罚款、除名等处罚;
2、公休日加班可补休,补休时间由主管批准安排,交办公室备案办公室无备案的不予承认;
第三章:
员工福利
实施方式:
1、端午、中秋等民俗节日公司视行业景气及经营情况发给节日礼品;
2、公司将不定期的组织各种活动,以丰富员工的业余生活,提高生活品质;
3、公司每月将会视各部综合情况,给予发放部门基金,用以部门组织各类活动所用;
第四章:
工资管理与发放
工资管理制度
按照有关劳动人事管理法规和政策,根据公司远景规划、现行管理模式、运营状况以及其他有关规章制度,特制定本制度:
1、工资管理的基本原则是:
1.1.各尽所能,按劳分配,维护员工的基本利益;
1.2.坚持量入为出,工资支出不以牺牲公司未来发展为代价;
1.3.员工平均实际收入增长必须基于公司盈利的基础;
2、以员工工作职责、个人业绩、工作绩效、工作态度、工作技能、价值观以及公司盈利状况表现等指标综合考核员工报酬;
工资发放制度
1)、发放形式:
打银行卡支付;
2)、发放时间:
每月25日发放上个月1号至月底的工资,员工无特殊情况不得以其他理由申请提前发放;
3)、新员工办理入职手续时,需缴交本人身份证复印件一张至人力资源,并签名备注;
其他注意事项
1)、各类假期依照公司请假管理办法,决定工资的扣除;
2)、各类违规依照公司相关制度和部门通知,决定工资的扣除;
3)、各类补贴津贴依据公司相关财务管理办理;
4)、工资计量天数按照当月实际工作日来计算;
5)、每月计薪期为当月1日至月底,支薪日视银行结算情况,于每月25日发放,如遇节假日酌情提前发放;
6)、每月25日之前入公司的员工,工资于下个月25日发放,当月25日以后入职的员工,工资与次月工资一起发放;
第五章:
员工处分制度
公司员工必须遵守国家的法律法规及
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