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物资采购管理办法.docx
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物资采购管理办法
物资采购管理办法
第一章总则
第一条为加强物资采购管理,规范采购流程,降低采购成本,提高采购质量,制订本办法。
第二条本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。
第二章部门分工及职责
第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。
主要职责如下:
1、负责制定完善公司物资采购管理制度;
2、负责组织相关领导和部门确定采购方案,并报总经理审批;
3、监督指导相关部门实施采购方案;
4、组织相关部门进行采购物资的验收;
5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。
第四条采购分工如下:
1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购;
2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购;
3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购;
4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。
各部门的职责如下:
1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划;
2、市场调研或谈判,初步确定供货商及采购价格,编制采购方案报分管领导审核。
3、协助分管领导实施采购方案;
4、参与采购物资的验收入库工作;
5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续;
6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。
第三章采购计划管理
第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定,具体分工如下:
1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划;
2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划;
3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划;
4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。
第六条计划编制时间
1、按月度编制,每月25日前编制次月的采购计划;
2、非计划性的临时采购,编制临时计划。
第七条计划内容
采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。
第八条计划审核审批
1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核,总经理审批。
总经理是否授权采购分管领导审批?
2、日常办公用品,生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品,实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核,部门分管领导审批。
第四章采购组织管理
第九条确定采购方案
审批后的采购计划,由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判,初步确定供货商及采购价格,编制采购方案报分管领导审核或审批。
编制采购方案应遵循以下基本原则:
1、采购价格应以市场价格为指导;
2、通过比质、比价,确定供货商及采购价格;
3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。
第十条签订采购合同及履约
1、公司根据《合同法》等法律法规要求,制定符合公司实际情况的“物资采购合同模板”(附件一),规范公司采购合同文本的管理。
2、有以下情形之一的,必须与供货商签订采购合同:
(1)须预付货款的物资采购;
(2)有特殊质量和技术要求的物资采购;
(3)有到货期限要求的物资采购;
(4)有特殊售后服务要求的物资采购,如技术培训、技术指导和咨询;安装调式;配件保障等;
(5)其他存在交易风险或不确定事项的物资采购。
3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核,部门分管领导审批后(附件二),方可盖章生效。
合同生效后采购部门方可履约。
4、各采购部门负责合同履约。
包括发货,运输,到货,争议的处理,退货,补货,结算,付款,履约评价等。
5、合同文本的管理
(1)由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》(附件三)进行编号,并登记合同台帐,存档管理。
(2)合同执行完毕后,由采购部门对本合同履约情况进行书面总结评价,并将《合同履约情况评价表》(附件四)与对应合同一起存档。
(3)采购合同按年进行清理、汇编成册,交综合管理部存档。
第十一条物资验收入库
1、物资到货后,分管采购的副总经理组织相关部门,对照采购计划或采购方案或采购合同进行逐项验收,如需出具检验报告单的,由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告,各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续,填制《物资采购验收单》,库管、采购、检测员签字确认。
2、代采购物资到货后,由采购部门代表公司书面委托收货人,按上述要求进行验收,并将签认后的《物资采购验收单》索回公司。
3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资,销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据”,库管依据“收货凭据”同时办理出入库手续,填写《出库单》或《入库单》。
4、检验不合格的物资不得办理入库。
第五章采购结算管理
第十二条发票管理
采购物资时,经办人必须索取增值税专用发票,并对发票的真实性和合法性负责。
特殊情况不能取得增值税专用发票的,事前请示财务部门的分管领导。
第十三条结算付款管理
1、预付货款必须有合同约定,否则财务资产部不得支出预付款;
2、无论是现款采购还是赊购,一律实行“先对账结算,再付款”。
3、结算时,由采购部门收集、整理相关结算凭据,填写《物资采购结算单》,经部门负责人、分管领导、总经理审核签字,送财务部门进行帐务处理。
4、办理采购结算时,《物资采购结算单》必须附有以下资料:
(1)经审批的物资采购计划;
(2)经审批的物资采购方案;
(3)盖章生效的采购合同(本办法规定可不签订采购合同的除外);
(4)真实、合法、有效的发票(及货物清单)或收据;
(5)完整的审核签字的《物资采购结算单》和《入库单》;
(6)财务部门或公司领导要求的其他资料。
5、付款时,由采购部门填写《付款审批单》,经部门负责人、分管领导审核签字,总经理审批后,送财务资产部进行帐务处理后付款。
第六章采购台账管理
第十四条采购部门设专人负责物资采购工作,建立健全物资采购台账,并即时登记台帐。
物资采购台账包括物资采购流水账及采购付款明细账等。
第十五条采购部门应定期与供货商核对供货、结算及付款情况,编写并签认备忘录。
第十六条采购部门应每月7日前与财务部门核对上月账务。
第十七条采购部门应按月对采购情况进行总结和分析。
第七章罚则
第十八条不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理,已经与供方签订购销合同,导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
第十九条经审批的采购方案,负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位,如不能如期完成应及时向分管领导说明原因,否则由经办人承担相应责任。
第二十条未经比价或谈判即进行采购的,采购价格明显高于比价结果的,价格高出部分由采购人员自行承担。
提交供应商报价时,与供应商串通抬高价格,从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高,经查实后采购人员承担相应损失。
第二十一条验收相关人员必须对所有到达的采购物资,依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。
若发现质量不合格时,必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。
严禁不合格的采购物资入库。
因验收人员玩忽职守造成经济损失的,给予相应的经济处罚和行政处分。
第二十二条库管对采购物资的入库数量负责。
若发现数量不符时,应当及时报告采购部门,同时妥善保管该批采购物资等待处理。
因库管个人原因,造成入库数量短缺、超计划采购的,给予相应的经济处罚。
第二十三条财务资产部必须认真履行审核监督责任,对审核把关不严、不及时向公司领导汇报有关事情真相,并造成经济损失的,给予相应的经济处罚和行政处分。
第八章附则
第二十四条其他管理制度中与本办法不相符的,以本办法为准。
第二十五条本办法由采购分管领导负责修订和解释。
第二十六条本办法自2017年1月1日起执行。
附件一:
物资采购合同
合同编号:
按附件三编号
供方:
需方:
根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国产品质量法》及相关法律法规,本着平等互利、等价有偿的原则,经双方协商一致,订立本合同。
一、货物名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额
序号
货物名称
规格型号
计量单位
数量
含税单价(元)
金额(元)
1
2
合计
大写
二、质量要求:
(按国家标准和行业标准)执行,供方必须对产品的质量负责,提供据以验收的必要技术资料。
三、包装要求:
1、包装须适合(汽车或火车运输)要求,能适应气候的变化,能防护正常装卸、潮湿、雨淋、腐蚀、震动和冷冻,并符合技术附件中的规定。
2、包装标准:
[]包装执行标准。
[√]复合三合一包装(外牛皮纸、中间编织袋、内衬塑料薄膜),公斤/袋。
[]普通编织袋包装公斤/袋。
[]坚固的纸箱包装。
[]桶装:
全新铁包装桶,200公斤/桶。
3、包装费用承担:
包装及相关费用由供方承担。
包装物不回收。
4、供方将对由于包装不当致使货物毁损、缺失和由此产生的费用以及因此给买方带来的全部损失负责,包括直接经济损失和合理的可预期利益损失。
四、交货地点及运输方式:
(供方运至需方要求的交货地点),到需方收货前所发生的运输费、保险费及装卸费等费用由供方承担。
五、交货期限及违约责任:
(发货及交货日期)前到(需方要求的交货地点)。
在合同执行期间如果供方延迟交货,则每7天(日历天数)罚迟交货款值的0.5%(不满7天按7天算),但最高不能超过合同总金额的5%。
如果乙方延迟3周仍不能交货,需方有权终止合同,同时供方退换需方所有货款,而供方仍要向需方按时支付上述罚金。
六、验收标准、方法及提出异议期限:
(产品名称及标准号)验收,货到需方二十日内对供方产品质量提出异议,若存在问题,供方负责换货或退货。
七、随机备品,配件工具数量及供应方法:
(附产品标准,检验报告及合格证等)。
八、结算方式:
。
九、违约责任:
按《中华人民共和国合同法》有关条款执行。
十、解决纠纷方式:
双方协商解决。
如协商不成,可向有管辖权的人民法院提起诉讼。
十一、其他约定事项:
1、。
2、。
十二、合同生效:
1、本合同正本一式两份,双方各持一份,传真件有效。
2、本合同有效期限自年月日起至年月日止。
供方:
(章)
法定地址:
法定代表人:
委托代理人:
电话:
传真:
开户银行:
帐号:
税号:
邮编:
签订日期:
年月日
签订地点:
成都
需方:
(章)
法定地址:
法定代表人:
委托代理人:
电话:
传真:
开户银行:
帐号:
税号:
邮编:
签订日期:
年月日
签订地点:
附件二:
采购合同评审会签表
合同号
合同名称
合作单位
市场营销部
经办人
市场营销部审核意见:
签字:
年月日
财务资产部审核意见:
签字:
年月日
分管领导审核意见:
签字:
年月日
总经理审批意见:
签字:
年月日
附件三:
合同编号规则
为加强公司合同编号管理,将合同分类编号规则做如下规定:
1、一级编码:
由公司简称XYHW四个大写字母表示。
2、二级编码:
由合同类别(销售XS、采购CG、劳务LW、技术服务JS等)汉语拼音的声母表示。
3、三级编码:
由合同签订年月日组成。
如20121105
4、四级编码:
根据合同签订先后顺序编流水号。
5、编码举例:
如2012年11月5日公司签订的第3份采购合同,合同编码为:
XYHW-CG-20121105-3;
如2012年12月23日公司签订的第36份销售合同,合同编码为:
XYHW-XS-20121223-36;
附件四:
采购合同履约评价表
合同号
合同名称
合作单位
市场营销部
经办人
合同履约情况综述:
(包括合同履约的过程及结果、合同变更情况、对合作单位的评价、所取得的经验教训等)
签字:
年月日
总经理意见:
签字:
年月日
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